会議室予約システムとは
会議室予約システムとは、社内会議室や貸会議室の予約・利用状況を一元管理し、スムーズな会議室運営を実現するシステムです。本社や支社などグループ会社すべての会議室を対象に、予約・管理が行えます。
会議室予約システムの必要性
Excelやホワイトボード、Webアプリケーションを用いて、会議室の予約・管理を行っている企業は多いでしょう。しかし、それぞれに以下のような課題を抱えています。
- ■課題：Excelやホワイトボードなどによるアナログ管理
- ・リアルタイムでの情報共有が難しく、予約が重複しやすい。
- ・手書きや手入力のため、入力ミスや更新忘れなどのヒューマンエラーが発生しやすい。
- ・会議室の利用状況や予約傾向を効率的に把握できない。利用履歴などの蓄積や分析にも手間がかかる。
- ■課題：Google カレンダーなどによるWebアプリケーション管理
- ・全会議室の予約状況を一覧で確認できないため、どの会議室が空いているのかを把握しにくい。
- ・実際の利用状況がわからないため、空予約や無断延長が発生していても気づけない。
- ・特定の会議室を特定の従業員だけが使用できるように制限するなど、柔軟な運用が難しい。
会議室予約システムを活用すれば、これらの課題をまとめて解決できます。予約や確認の効率化とともに、会議室の稼働率向上にも貢献します。
会議室予約システムをお探しの方へ
この記事では、おすすめの会議室予約システムを特徴別に分類し、機能や価格などを比較しています。「すぐにツール選定に移りたい」という方は、以下の見出しをクリックして、詳しい製品情報をご覧ください。
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▶【比較表】おすすめの会議室予約システム
会議室予約システムの機能
会議室予約システムには、主に「会議室の予約・管理機能」と「会議室運営の効率化機能」が搭載されています。
- ■会議室の予約・管理機能
- 会議室の一元管理：会議室の空き状況や予約状況をカレンダー形式で表示する機能。
- 会議室の予約：希望する日時や会議室の設備・容量などを選択し、予約を作成する機能。予約の変更やキャンセルにも対応。
- 予約情報の通知とリマインダー：予約確定後、参加者全員に予約情報を通知する機能。予約時間に近づいたらリマインド通知を送付できる製品も。
- 利用状況の分析：会議室の利用履歴を蓄積し、ヒートマップやグラフなどで可視化する機能。空予約の多いユーザーや稼働の多い時間帯など、さまざまな利用実態を把握・分析できる。
- ■会議室運営の効率化機能
- 予約の自動キャンセル：一定時間を経過しても利用されない場合に、予約を自動でキャンセルする機能。
- 終了アラート：会議の終了時刻が近づくと、参加者のPCやスマホなどの端末にアラート画面を表示する機能。
- アクセス制限設定：ユーザーグループや部署ごとに予約できる会議室を制限する機能。
製品によって利用できる機能は異なります。製品ごとの特徴や詳しい機能については、資料を取り寄せ比較してみましょう。以下のボタンより一括資料請求（無料）が可能なので、ぜひご利用ください。
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会議室予約システムの導入メリット
会議室予約システムには、会議室の利用や管理を効率化できる多くのメリットがあります。以下で具体的に解説します。
会議のタイムマネジメントができる
効果的な会議室運営にタイムマネジメントは欠かせません。システムによっては、会議室の利用終了時刻をアラートする機能や残り時間を知らせるタイムキーパー機能が搭載されています。時間を意識した効率のよい会議を手助けし、無断延長の防止に役立ちます。
なお、来客や上司などに対して会議時間の超過を指摘しにくい場合もあるでしょう。アラート機能などにより終了時間をさりげなく伝えられるため、会議時間の削減にもつながります。
会議室の利用状況を把握できる
システム導入によって、利用頻度の高い会議室や時間帯などを正確に把握できます。例えば、ほとんど使用されていない時間帯があれば、講演会の会場やイベントの参集場所にするなど、ほかの用途での利用を検討可能です。
さらに、空予約やキャンセル、無断延長が多いユーザーを把握できるシステムもあります。利用状況が詳細に管理されれば、不要な予約の抑止や実稼働とのズレ防止にもつながります。
会議室の稼働率を向上できる
会議室予約システムを導入すれば、空予約を防ぎ、多くの人が希望の時間に会議室を使用できるようになります。例えば、予約された時間に会議室が利用されているかを把握し、利用されていなければ自動で予約をキャンセルする機能があります。
また、予定時間よりも早く会議が終わったら空室としてほかの予約を入れたり、次の予定が空いている場合には予約時間を延長したりできる製品も。これらの機能によって、会議室の無駄が減り、会議室の稼働率が向上します。
会議室予約システムの４つのタイプ
会議室予約システムは、機能や料金によって以下の４つに大別できます。各タイプの特徴を詳しく解説します。
- ●会議室運営の効率化に役立つ汎用的なタイプ
- ●備品管理も可能なタイプ
- ●貸会議室の予約が可能なタイプ
- ●無料プランを利用可能なタイプ
会議室運営の効率化に役立つ汎用的なタイプ
会議室の予約や管理の効率化に役立つ幅広い機能を搭載したタイプです。社内会議室の予約状況を一覧で把握でき、利用者ごとの予約履歴も確認可能です。予約の自動キャンセル機能や利用履歴分析機能などを備え、効率的な運営を支援します。
おすすめの会議室予約システム（汎用型）の見出しへジャンプ！
備品管理も可能なタイプ
会議室の予約と同時に、会議に必要な備品や設備も一括管理できるタイプです。例えば、プロジェクターやホワイトボード、テレビ会議システムなどの予約や在庫状況の確認が可能です。必要なツールを確実に用意できるため、会議の進行がスムーズになります。
おすすめの会議室予約システム（備品管理も可能）の見出しへジャンプ！
貸会議室の予約が可能なタイプ
社外向けの貸会議室運営に必要な機能をもつタイプです。クレジット決済に対応し、会員料金や夜間料金など複数の料金設定が可能です。30分単位や１時間単位の細かな予約設定ができる製品もあります。情報漏えいを防ぐ高いセキュリティ対策も備えています。
おすすめの会議室予約システム（貸会議室予約も可能）の見出しへジャンプ！
無料プランを利用可能なタイプ
会議室予約システムには、無料プランを提供している製品もあります。初期費用を抑えたい企業や、まずはお試しで使用してみたい企業に適しています。ただし、利用可能な機能やユーザー数が制限される場合もあるため、自社の規模や運用方法に見合うかどうかを事前に確認しましょう。
おすすめの会議室予約システム（無料プランあり）の見出しへジャンプ！
会議室予約システムの比較ポイント・選び方
自社に適した会議室予約システムを選ぶためには、以下の５つのポイントに着目して製品を比較してみてください。
誰でも簡単に予約・管理できるか
会議室予約システムの使いやすさは、システム選定の重要ポイントです。日常的に多くの従業員が使用するため、複雑な操作を必要としない直感的なUIが望まれます。特に、予約の手順がわかりやすく、数クリックで予約を完了できるシステムが理想です。
また、スマートフォンやタブレットなど、マルチデバイスに対応していると外出先でも管理しやすく、利便性が向上します。言語対応やサポート機能も考慮し、全従業員がスムーズに利用できるかを確認しましょう。
リアルタイムで空き状況を可視化できるか
会議室の利用状況をリアルタイムで可視化できるシステムは、空き会議室の即時確認に役立ちます。例えば、人感センサーが会議室の利用状況をリアルタイムで検知し、システム上に自動反映する製品があります。予約時間経過後に利用確認されない場合は自動で予約がキャンセルされるため、空予約を回避し効率的に会議室を活用可能です。
また、会議室だけでなく座席の予約・管理が行える製品も提供されています。フリーアドレスを採用している企業や、共有のワークスペースを設けている企業にとって利便性が高いでしょう。従業員のいる場所が可視化され、同僚の居場所を探す手間も省けます。
スケジュール管理アプリと連携できるか
Google カレンダーやOutlookの予定表など、利用中のカレンダーシステムやスケジュールアプリと連携可能かどうかも確認すべきポイントです。既存のカレンダーと連携して会議室の予約管理もできれば、重複予約の防止や予定の確認がスムーズになります。
例えば、システム連携によって会議予約と同時に会議参加者のカレンダーに情報が自動登録されます。会議の時間や参加者などが変更された場合にもカレンダーが自動更新されるため、参加者は常に最新情報を把握できます。主催者にとっても、会議室の場所や時間などを共有する手間が省けて便利です。
受付システムと連携できるか
来客や電話対応を効率化するために受付システムを導入している企業は、会議室予約システムとの連動可否を確認してください。来社案内から会議室の予約まで一貫して管理できるようになるため、業務効率がさらに高まります。
例えば、来訪者の受付と同時に会議室への案内表示や担当者への通知などが自動で行われるため、スムーズな来客対応が可能です。また、来訪者の受付後に専用のQRコードが発行され、会議室を自動で解錠できる製品も。出迎えを待つ必要がなくなり、来訪者の利便性も向上します。
権限設定や入室制限ができるか
システム導入にあたり、扱うデータの保護も欠かせません。情報漏えいを防ぐためには、データの暗号化や認証、アクセス制限などのセキュリティ機能の有無を確認してください。特に、ユーザーごとのアクセス権限設定ができるかどうかが重要です。従業員や部門ごとに予約可能な会議室や設備を制限し、会議室の不正利用を防ぎます。
また、会議室付近に設置した専用パネルやタブレットなどで、入退室を管理する製品もあります。許可された利用者のみの入室に限定できるため、セキュリティ対策としても効果を発揮します。
【比較表】おすすめの会議室予約システム
ここからは、おすすめの会議室予約システムを紹介します。まずは製品の機能や提供形態、無料トライアルの有無などを一覧表で比較してみましょう。また、ITトレンド編集部が調査し見えてきた会議室予約システムの傾向もまとめています。製品の比較・検討にお役立てください。
- ●スマホ・タブレットから予約や空き状況の確認ができる製品もあるが、PCのみの利用に限定される場合も多い。
- ●空予約の回避に役立つ自動キャンセル機能は、無料製品や貸会議室向け製品以外のほぼすべてに搭載されている。
- ●利用データ分析機能は、一部の無料製品を除いたすべての製品に搭載されている。
- ●会議室前にタブレットなどの端末を設置して、入退室管理や予約・延長手続きができる製品は約半数。PCやスマホアプリを立ち上げる手間がなく便利。
- ●フリーアドレスに対応する製品は約３割。集中ブースやフリースペースなどの予約が可能な製品もある。
会議室予約システムの人気傾向が知りたい方は、以下の月間ランキングもご覧ください。
おすすめの会議室予約システム（汎用型）
予約や管理業務の効率化に役立つさまざまな機能を有した会議室予約システムを紹介します。
《Nimway》のPOINT
- 人感センサーで自動チェックイン。瞬時に利用状況を可視化
- 空き状況がひと目で確認できる直観的でシンプルなMAPデザイン
- センサーで利用が検知されない時は自動キャンセルし空予約防止
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供する「Nimway」は、タブレットのようなルームパネルで会議室の利用状況を簡単に把握可能です。シンプルなデザインで、直感的に操作できる使いやすさが特徴です。会議室の利用データ分析も可能なため、利用頻度の高い時間帯などの割り出しが行えます。また、座席管理にも対応しており、フリーアドレス下での座席予約や空席確認も容易です。座席の利用データは、オフィスレイアウトの改善に役立つでしょう。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
ー（※無料デモあり） |
| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《iMeeting-R》のPOINT
- 会議室管理は部署ごとにお任せ！システム管理者の負担軽減が可能
- 拠点でグループウェアが違ってもスケジュールの連携OK！
- 「仮予約」でより効率的な会議室運用をサポート！
NTTデータルウィーブ株式会社が提供する「iMeeting-R」は、複数のグループウェアと連携が可能な会議室予約システムです。拠点やグループ会社ごとに異なるグループウェアを利用している場合でも、会議室情報を一元管理します。部署やチーム単位で権限設定でき、使用可能な会議室や予約変更の許可など詳細な設定にも対応します。また、利用ログの確認をすれば、会議室利用の課題も明確化できます。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
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| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
予約ルームズ
RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、会議室の予約管理をデジタル化し、効率的な運用を実現するシステムです。PC・スマホ・タブレットから予約でき、QRコードでの入退出管理や利用履歴の自動分析などの機能をもちます。空予約の自動キャンセルやリマインドメールによって、会議室利用の効率化につながるでしょう。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
◯ |
| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 / リマインダーメール / 終了アラーム |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Biz Room
パナソニックソリューションテクノロジー株式会社が提供する「Biz Room」は、Microsoft 365との連携に特化した会議室予約管理システムです。会議室前に設置した端末とMicrosoft 365のスケジュールを連携し、会議室の利用状況をリアルタイムに確認できます。未使用の会議室の予約を自動で取り消す機能もあります。端末の操作方法は簡単で、会議室の予約や開始、延長、終了をストレスなく操作できるでしょう。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
◯ |
| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 / 終了アラーム |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
SmartRooms
株式会社内田洋行が提供する「SmartRooms」は、主要なグループウェアと連携可能な会議室予約・運用システムです。500社・16,000室以上の導入実績を誇り、10室未満から100室以上までさまざまな規模や室数のオフィスで活用されています。クラウド形態で提供されるため、初期費用を抑えて導入できます。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
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| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 / リアルタイム連動 / 終了アラーム |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
Condeco
株式会社日立ソリューションズが提供している「Condeco」は、会議室の予約だけでなく、最適に運営するための支援を行うサービスです。座席や会議室の稼働率を把握・分析できるため、スペースの無駄遣いを防止し、オフィス利用の最適化を図れるでしょう。分析結果はExcel形式で出力できるほか、BIツールとデータ連携すれば、より詳細な分析も可能です。
| 参考価格 |
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無料トライアル |
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| 対応機能 |
利用ログデータ分析 /リマインダーメール / 終了アラート |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
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おすすめの会議室予約システム（備品管理も可能）
備品や設備の予約・在庫管理にも対応した会議室予約システムを紹介します。
《Colorkrew Biz》のPOINT
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数800社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- ３ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、会議室やフリーアドレス席の予約や調整が可能なビジネスツールです。Outlookとのスケジュール連携で、人と会議室の空き時間を自動で抽出しレコメンドします。備品貸出対応の自動化や会議室の座席管理、従業員の現在位置まで管理するため、業務負担を軽減します。
| 参考価格 |
初期費用無料
月額40,000円～ |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 / リアルタイム連動 |
《ResourceLook》のPOINT
- Teams連携で来訪者の受付を無人化！
- 自動キャンセルで会議室のカラ予約をゼロに！
- 充実のレポート機能で会議室運用を適正化！
株式会社ビービーシステムが提供する「ResourceLook」は、会議室の有効的な運用と受付の無人化を実現します。入室が確認できない会議室は、自動化キャンセル機能により空予約を防ぎます。備品をシステム登録することで、予約や在庫状況の管理も可能です。また、Microsoft Teamsとの連携により、受付を無人化します。事前に来訪者の番号を発行し、来客時に端末に番号を入力してもらう仕組みです。
| 参考価格 |
部屋数１～５：月額15,000円（固定）
部屋数６～９：3,000円/部屋 |
無料トライアル |
◯（30日間） |
| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 / リアルタイム連動 / リマインダーメール / 終了アラーム |
《BRoomHubs》のPOINT
- 中小から大企業まで業種を問わない豊富な導入実績！
- 基本機能にとどまらない多様なカスタマイズが可能！
- 最短2週間で本格導入可能なクラウド型を採用！
株式会社アークシステムが提供する「BRoomHubs」は、会議室予約情報をはじめ、社内のリソースを一元管理するクラウド型システムです。グループウェアと連携して、会議室情報や人事データを取り込めます。さらに、デジタルサイネージ端末との連携も可能で、フロアマップや予約情報を大画面で表示できます。なお、来訪者管理やワークフローにもオプションで対応しています。
| 参考価格 |
ー |
無料トライアル |
ー |
| 対応機能 |
自動キャンセル機能 / 利用ログデータ分析 / リアルタイム連動 / リマインダーメール |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
おすすめの会議室予約システム（貸会議室予約が可能）
貸会議室やレンタルスペースの予約・管理もできる会議室予約システムを紹介します。
《カシカイ》のPOINT
- 機能を絞ることで低コスト化が実現！商工会議所向け機能も搭載
- マイページで自身の予約内容を確認でき、キャンセルも可能
- Webで簡単に使える管理画面。オプションで初期設定サポートも有
株式会社ASJが提供する「カシカイ」は、Web上で簡単に利用できる貸会議室管理システムです。会員料金・テナント料金など多様な料金設定に対応し、最大６種類の貸室料金設定が可能。クレジットカードやコンビニでの決済、仮予約や備品貸出も可能です。また、予約や入金状況の確認、キャンセル操作もマイページから簡単に行えるため、利便性と業務効率の向上に貢献します。
| 参考価格 |
初期費用33,000円
月額11,000円 |
無料トライアル |
ー |
| 対応機能 |
利用ログデータ分析 / 備品管理 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
リザエン
株式会社インタークエストが提供している「リザエン」は、予約に特化したクラウドシステムです。スマートロックができる外部ツールと連携可能で、会議室の開錠を自動化します。また、LAN回線やホワイトボードなど備品の在庫管理や予約受付もあわせて行えます。
| 参考価格 |
初期費用25,000円～
月額15,000円～ |
無料トライアル |
◯（１か月） |
| 対応機能 |
利用ログデータ分析 / リマインダーメール / スマートロック連携 / 備品管理 |
おすすめの会議室予約システム（無料プランあり）
無料プランが提供されている会議室予約システムを紹介します。
りざぶ郎
ルミックス・インターナショナル株式会社が提供する「りざぶ郎」は、すべての機能を無料で利用でき、手軽に会議室の予約管理が行えます。スケジュールごとの色分けや予約時の入力項目の増減など、柔軟なカスタマイズも可能です。クラウド形態のため、デバイスや場所を問わずいつでも予約・管理ができて便利です。会員登録は不要です。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
AirRESERVE
株式会社リクルートが提供する「AirRESERVE」は、会議室の空き状況をリアルタイムで可視化し、稼働率アップを図るツールです。時間帯によって予約可能な会議室の数を制限できるため、ダブルブッキングの防止につながるでしょう。時間単位で料金設定も可能なので、貸し会議室の運営に役立ちます。さらに、端末を問わずどこからでもアクセスできるため、会議室の急な利用や予定変更に便利です。
| 参考価格 |
月額5,500円～（税込み）
※無料プランあり |
無料トライアル |
ー |
| 対応機能 |
利用ログデータ分析 / リマインダーメール |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
STORES 予約
STORES 株式会社が提供する「STORES 予約」は、予約業務を簡易化し全面的にサポートするサービスです。曜日や時間の決まった定期会議がリスケになった場合の振替予約も簡単です。管理者権限機能があり、ページの閲覧・編集権限を職位などでカスタマイズできます。
| 参考価格 |
初期費用無料
月額：9,790円～
※無料プランあり |
無料トライアル |
◯ |
| 対応機能 |
利用ログデータ分析 / リマインダーメール |
まとめ
会議室予約システムを導入すれば、予約状況や利用状況を可視化し、効率的な会議室運営を実現できます。空予約の回避や空き時間の有効活用なども可能になり、会議室の稼働率向上に貢献します。システム選定時は、スケジュール管理アプリや受付システムとの連携が可能かを確認しましょう。使いやすさやセキュリティ対策も重要です。
記事内で紹介した会議室予約システムの多くは、資料請求（無料）が可能です。既存システムに課題を感じている企業やアナログな手法で管理している企業は、システムの入れ替えや導入を検討してみてはいかがでしょうか。
