会議室予約システムとは
会議室を利用したいときに、ほかの部署と時間が被ってしまい利用できなかったという経験はありませんか。会議室予約システムとは、会議室やWeb会議の利用状況を管理するシステムです。会議室予約システムを活用すれば、利用時間が被らずに会議室を予約できます。また、会議室の予約だけでなく管理も行えるため、会議室を有効的に利用可能です。
会議室予約システムのメリット
会議室予約システムには、会議室を効率化できる多くのメリットがあります。以下で具体的に解説します。
会議のタイムマネジメントができる
効果的な会議室運営には、次の利用者も考慮したタイムマネジメントが必要です。システムによっては、会議室の利用終了時刻をアラートする機能もあります。
さらに、終了時刻に向けたカウントダウンや退出を促すアラート機能が搭載された製品では、会議の無断延長を防止できるでしょう。会議室の利用者にとっては、時間を意識した効率のよい会議ができ、無駄な残業時間の削減にもつながります。
また、時間どおりに会議室を空けられるため、次の利用者にも配慮した運営が可能です。
会議室の利用状況を把握できる
会議室予約システムを導入すると、会議室の利用状況を正確に把握できます。普段から会議室を利用しない時間帯があれば、講演会の会場やイベントの参集場所にするなど、ほかの用途での利用を検討可能です。
また、利用の多い時間帯などの傾向分析ができるシステムもあります。利用状況を見える化することで、会議の時間帯を調整して空き時間を少なくするなど、効果的な会議室の運営が期待できるでしょう。
会議室の稼働率を向上できる
予約された時間に実際に会議室が利用されているかを把握し、利用されていなければ自動で予約をキャンセルする機能が搭載された製品もあります。
このような融通の利く予約システムがあると、会議室を希望の時間に使用できる機会が増加します。限りある会議室の稼働率を向上させることで、無駄を省き、有効活用が実現するでしょう。
会議室予約システムのデメリット
前述したとおり、会議室予約システムには便利なメリットが多数あります。一方で、デメリットもあるため事前に確認しておきましょう。
コストがかかる
会議室予約システムは、スケジュールの管理や受付システムとの連動など、いろいろな機能をもちます。そのため、豊富な機能が搭載されているシステムでは、コストの負担が大きい場合もあります。しかし、コスト面を重視してシステムを選ぶと、自社で利用したい機能が搭載されていない可能性もあり、想定した効果を得られない場合もあるでしょう。
自社に必要な機能を明確にして、予算を踏まえたうえで、自社にあうシステムを選びましょう。
利用しているスケジュール管理システムとの連携が必要
すでにスケジュール管理システムを利用している場合、導入したい会議室予約システムとの連携が可能か、事前に確認しましょう。既存システムと連携することで、効率よく会議室の予定確認や案内ができるためです。
例えば、システム連携により、会議予約と同時に会議参加者のスケジュールに自動登録できると、会議室の場所や時間などを参加者に明示的に知らせる必要がなくなるでしょう。
会議室予約システムを選ぶポイント
特徴の異なるさまざまな会議予約システムから、どのような基準で製品を選べばよいのでしょうか。選定ポイントを紹介します。
スケジュール管理システムとの連携
スケジュール管理アプリやシステムをすでに導入している場合、そのシステムと連携できると便利です。特に、社内会議において利便性が高まります。参加者の予定を、ほかのシステムやアプリで調整する必要がなくなるためです。会議の日程調整と会議室の確保が同時にできて、時短につながるでしょう。
受付システムとの連携
来訪者との会議が多い場合は、受付システムと連携できる会議室予約システムが便利です。例えば、来訪者との会議の際、受付を済ませてから担当者に引き継がれるまでに、来訪者を長時間待たせてしまうと失礼にあたります。
受付システムと連携していれば、会議室への案内表示や担当者への通知など、来訪者へのスムーズな対応が可能です。来社案内から会議室の予約までを一貫して行えるため、業務効率が向上するでしょう。
自社の規模にあっているか
気になる会議室予約システムがあっても、即決で導入するのではなく、プランやセキュリティ対策、使用できる機能や保守面を事前に調べることをおすすめします。例えば、対応している会議室の数はシステムによってさまざまです。
5室以下の会議室予約に対応したシステムもあれば、数十室の予約に対応したプランをもつシステムもあります。コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶためには、自社の規模や用途にあっているかを確認しましょう。
会議室予約システムを比較
ITトレンドがおすすめする会議室予約システムを紹介します。製品ごとに、特徴をわかりやすく表にまとめました。
《Acall》のPOINT
- Web・スマホ・カレンダーからいつでも会議室をカンタン予約!
- 自動キャンセル機能で座席や会議室の効率的運用を可能に!
- リモートワーク・フリーアドレスの簡単管理ができる多様な機能!
Acall株式会社が提供する「Acall」は、座席予約や受付・入退室管理などもできる会議室予約管理システムです。会議室の利用時にチェックインとチェックアウトを行い、入退室の実績を取得するため、会議室の管理分析の活用に役立つでしょう。また、リアルタイムな利用状況の把握により、空予約の防止にもつながります。
《Colorkrew Biz》のPOINT
- 座席管理サービス利用者数 No.1
- 導入企業数600社以上で利用されている座席・備品管理サービス
- 3ステップではじめられ、QRコードとアプリで即開始できる
株式会社Colorkrewが提供する「Colorkrew Biz」は、会議室予約や調整をはじめ、名もなき仕事と呼ばれる煩雑な業務を効率化するビジネスコンシェルジュツールです。Outlookとのスケジュール連携で、人と会議室の空き時間を自動で抽出しレコメンドします。備品貸し出し対応の自動化や会議室の座席管理、従業員の現在位置まで管理するため、時間や手間を要する業務の軽減が実現するでしょう。
《ROOMLEAD》のPOINT
- カラ予約を防止し会議室の稼働率向上/利用実績ログも出力できる
- M365又はGWS連携又は単独利用タイプから選択及びスイッチも可能
- スマホからも予約やチェックイン・チェックアウト操作もできる
「ROOMLEAD」は、株式会社ユーテックが提供するクラウド型の会議室予約システムです。スマホからの会議室予約や空き部屋検索が可能で、外出中の操作にも対応しています。専用アプリのインストールは必要なく、ブラウザを使用するためスムーズな導入と迅速な利用開始が実現するでしょう。また、会議室の稼働率など利用実績情報をCSVデータで出力できます。
《Nimway》のPOINT
- 人感センサーで自動チェックイン。瞬時に利用状況を可視化
- 空き状況がひと目で確認できる直観的でシンプルなMAPデザイン
- センサーで利用が検知されない時は自動キャンセルし空予約防止
ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供している「Nimway」は、タブレットのようなルームパネルで会議室の利用状況を把握し、予約も簡単にできる会議予約サービスです。シンプルなデザインで、直感的に操作できる使いやすさが特徴です。会議室の利用データ分析が可能なため、利用頻度の高い時間帯などの割り出しを行えます。また、座席管理にも対応しており、フリーアドレス下での座席予約や空席確認も便利です。座席の利用データは、オフィスレイアウトの改善に役立つでしょう。
《iMeeting-R》のPOINT
- 会議室管理は部署ごとにお任せ!システム管理者の負担軽減が可能
- 拠点でグループウェアが違ってもスケジュールの連携OK!
- 「仮予約」でより効率的な会議室運用をサポート!
NTTデータルウィーブ株式会社が提供する「iMeeting-R」は、複数のグループウェアと連携が可能な会議室予約システムです。拠点やグループ会社ごとに異なるグループウェアを利用している場合でも、会議室情報を一元管理します。部署やチーム単位での権限設定ができ、使用できる会議室や予約変更の許可、何日前から予約できるかなど詳細な設定にも対応します。また、利用ログの確認をすれば、会議室利用の課題も明確化するでしょう。
《ResourceLook》のPOINT
- Teams連携で来訪者の受付を無人化!
- 自動キャンセルで会議室のカラ予約をゼロに!
- 充実のレポート機能で会議室運用を適正化!
「ResourceLook」は株式会社ビービーシステムが提供しており、会議室の有効的な運用と受付の無人化を実現します。入室が確認できない会議室は、自動化キャンセル機能により空予約を防ぎます。会議室だけではなく備品を登録することで、備品の予約や空き情報などの管理も可能です。また、Microsoft Teamsとの連携により、受付を無人化します。事前に来訪者の番号を発行し、来客時に端末に番号を入力してもらう仕組みです。
《BRoomHubs》のPOINT
- 中小から大企業まで業種を問わない豊富な導入実績!
- 基本機能にとどまらない多様なカスタマイズが可能!
- 最短2週間で本格導入可能なクラウド型を採用!
株式会社アークシステムが提供する「BRoomHubs」は、会議室予約情報をはじめ、社内のリソースを一元管理するクラウド型のワークプレイス予約システムです。グループウェアと連携して、会議室情報や人事データを取り込めます。さらに、サイネージ端末との連携も可能で、フロアマップや予約情報を出力して大画面での表示が可能です。なお、来訪者管理やワークフローにもオプションで対応しています。
ChoiceRESERVE
株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE」は、予約管理がスムーズにできる、企業向けの悩み別パッケージシステムです。企業ごとに異なる予約管理の課題を明確にし、企業にあったシステムを導入できるようにサポートします。予約や会員情報を一元管理でき、情報の散乱を防ぎます。また、各企業のセキュリティポリシーにあわせて運用できるため、強固なセキュリティ対策が可能です。
予約ルームズ
RECEPTIONISTが提供する「予約ルームズ」は、会議室の予約管理をデジタル化し、効率的な利用を可能にするシステムです。会議室の予約・管理機能と会議室利用を効率化するための機能が搭載されています。予約・管理機能では、会議室をデジタルで一元管理するため、QRコードでの予約・入退出管理、利用履歴の参照などが可能です。空予約の自動キャンセルやリマインドメールによって、会議室利用の効率化につながるでしょう。
Biz Room
パナソニックソリューションテクノロジー株式会社が提供する「Biz Room」は、Microsoft 365との連携に特化した会議室予約管理システムです。会議室前に設置した端末とMicrosoft 365のスケジュールを連携し、会議室の利用状況をリアルタイムに確認できます。未使用の会議室の予約を自動で取り消しできる機能もあります。端末の操作方法は簡単で、会議室の予約や開始、延長、終了をストレスなく操作できるでしょう。
SmartRooms
株式会社内田洋行が提供する「SmartRooms」は、主要なグループウェアと連携可能な会議室予約・運用システムです。300社、9,000室以上の導入実績を誇り、10室未満から100室以上まで、さまざまな規模や室数のオフィスで活用されています。クラウド形態で提供されるため、初期費用を抑えて導入できます。
Condeco
株式会社日立ソリューションズが提供している「Condeco」は、会議室の予約だけでなく、最適に運営するための支援をするサービスです。座席や会議室の稼働率を把握・分析できるため、スペースの無駄遣いを防止し、オフィス利用の最適化を図れるでしょう。分析結果はExcel形式で出力できるほか、BIツールとデータ連携すれば、より詳細な分析も可能です。
リザエン
株式会社インタークエストが提供している「リザエン」は、予約に特化したクラウドシステムです。スマートロックができる外部ツールと連携が可能なため、会議室の開錠を自動化します。また、LAN回線やホワイトボードなどの備品の在庫管理や予約受付もあわせて行えます。
【無料プランあり】会議室予約システム3選を比較
ここからは無料プランがある会議室予約システムを紹介します。初期費用を抑えたい方や、まずはお試しで使ってみたい方に適しているでしょう。
りざぶ郎
ルミックス・インターナショナル株式会社が提供している「りざぶ郎」は、すべての機能が無料で利用でき、手軽に会議室の予約管理ができるツールです。スケジュールごとの色分けや予約時の入力項目の増減など、柔軟なカスタマイズが可能です。クラウド形態のため、デバイスや場所を問わず、いつでもどこでも予約・管理ができます。会員登録は不要です。
AirRESERVE
株式会社リクルートが提供している「AirRESERVE」は、会議室の空き状況をリアルタイムで可視化し、稼働率アップを図るツールです。時間帯によって予約できる会議室の数を制限できるため、ダブルブッキングの防止につながるでしょう。時間単位で料金を設定できる機能もあるので、貸し会議室の運営に役立ちます。さらに、端末を問わず、どこからでもアクセスできるため、会議室の急な利用や予定変更に便利です。
STORES 予約
STORES 株式会社が提供している「STORES 予約」は、予約業務を簡易化し全面的にサポートするサービスです。曜日や時間が固定されている会議が、リスケになった場合の振替予約も簡単です。また管理者権限機能があり、ページの閲覧・編集権限を職位などでカスタマイズできます。
会議室予約システムを比較して自社に最適な製品を導入しよう
会議室予約システムのメリットとして、会議のタイムマネジメントがしやすい点が挙げられます。また、利用状況を把握し空予約を防止するため、稼働率の向上につながるでしょう。会議室予約システムを選ぶときには、スケジュール管理システムや受付システムとの連携が可能かを確認して選びましょう。また、自社の規模にあう製品がおすすめです。
なお、記事内で紹介した会議室予約システムは、資料請求(無料)が可能です。資料請求した製品を効率よく検討できる比較表も作成できるため、ぜひ社内検討に役立ててください。