会議室予約システム12選を比較！メリット・デメリットも徹底解説

会議室予約システムとは？

会議室を利用したいときに、ほかの部署と時間が被ってしまい利用できなかったという経験はありませんか？会議室予約システムを活用すれば、利用時間が被らずに会議室を予約できます。 また、会議室の予約だけでなく管理も行えるため、会議室を有効的に利用可能です。

会議室予約システム９選を比較！

ITトレンドがおすすめする会議室予約システムを紹介します。製品ごとに、特徴をわかりやすく表にまとめました。それぞれ比較しながら見ていきましょう。

ChoiceRESERVE

株式会社リザーブリンクが提供している「ChoiceRESERVE」は、予約管理がスムーズにできる、企業向けの悩み別パッケージシステムです。企業ごとに異なる予約管理の課題を明確にし、企業にあったシステムを導入できるようにサポートします。予約や会員情報を一元管理でき、情報の散乱を防ぎます。また、各企業のセキュリティポリシーにあわせて運用できるため、強固なセキュリティ対策が可能です。

予約ルームズ

RECEPTIONISTが提供している「予約ルームズ」は、会議室の予約管理をデジタル化し、効率的な利用を可能にするシステムです。主な２つの機能は、会議室の予約・管理機能と会議室利用を効率化するための機能です。予約・管理機能では、会議室をデジタルで一元管理するため、QRコードでの予約・入退出管理、利用履歴の参照などができます。会議室利用の効率化では、カラ予約の自動キャンセルが可能。リマインドメールによって、効率的に会議室を利用できます。

ACALL MEETING

ACALL株式会社が提供している「ACALL MEETING」は、座席管理システムや受付システムなども利用できる、WorkstyleOSと連携した会議室予約管理システムです。会議室の利用時にチェックインとチェックアウトを行い、入退室の実績を取得できるので、会議室の管理分析に活用できます。リアルタイムで利用状況がわかるため、カラ予約の防止にもつながります。

Biz Room

パナソニックソリューションテクノロジー株式会社が提供している「Biz Room」は、Microsoft 365との連携に特化した会議室予約管理システムです。会議室前に設置した端末とMicrosoft 365のスケジュールを連携し、会議室の利用状況をリアルタイムに確認できます。未使用の会議室の予約を、自動で取り消しできる機能もあります。端末の操作方法は簡単で、会議室の予約・開始・延長・終了を、ストレスなく操作できるでしょう。

SmartRooms

株式会社内田洋行が提供している「SmartRooms」は、主要なグループウェアと連携可能な会議室予約・運用システムです。300社・9,000室以上の導入実績を誇り、10室未満から100室以上まで、さまざまな規模・室数のオフィスで活用されています。クラウド形態で提供されるため、初期費用を抑えて導入できます。

Nimway

ソニーネットワークコミュニケーションズ株式会社が提供している「Nimway」は、一目で会議室の利用状況を把握し、予約も簡単にできる会議予約サービスです。会議室の利用データ分析が可能なため、利用頻度の高い時間帯などを割り出せます。また、座席管理にも対応しており、フリーアドレス下での座席予約や空席確認も可能です。座席の利用データは、オフィスレイアウトの改善に役立つでしょう。

Condeco

株式会社日立ソリューションズが提供している「Condeco」は、会議室の予約だけでなく、最適に運営するための支援をするサービスです。使用しない会議室をそのまま放置しておくことは、スペースの無駄遣いです。Condecoでは、座席や会議室の稼働率を把握・分析できるため、オフィス利用の最適化を図れます。分析結果はExcel形式で出力できるほか、BIツールとデータ連携し、より詳細な分析が可能です。

リザエン

株式会社インタークエストが提供している「リザエン」は、予約に特化したクラウドシステムで、会議室の運営業務を自動化します。スマートロックができる外部ツールと連携が可能になり、会議室の開錠の自動化を実現しました。また、LAN回線やホワイトボードなどの備品の在庫管理や予約受付もあわせて行えます。

RoomLead

株式会社ユーテックが提供している「RoomLead」は、クラウド型の会議室予約システムです。会議室の予約や管理を一元化し、カラ予約の防止や稼働率の改善に役立ちます。社内だけでなく、外出中にスマホから会議室の予約や空き部屋検索が可能です。ブラウザを使用しているため、導入から利用開始までがスムーズです。

【無料プランあり】会議室予約システム３選を比較！

次に、無料プランがある会議室予約システムを紹介します。初期費用を抑えたい方や、まずはお試しで使ってみたい方におすすめです。

りざぶ郎

ルミックス・インターナショナル株式会社が提供している「りざぶ郎」は、すべての機能が無料で利用でき、手軽に会議室の予約管理ができるツールです。会議は青、イベントは赤などといったスケジュールの色分けや、予約時の入力項目の増減など、柔軟なカスタマイズが可能です。クラウド形態のため、デバイスや場所を問わず、いつでもどこでも予約・管理ができます。会員登録は不要です。

AirRESERVE

株式会社リクルートが提供している「AirRESERVE」は、会議室の空き状況をリアルタイムで可視化し、稼働率アップを図るツールです。時間帯によって予約できる会議室の数を制限できるため、ダブルブッキングの防止につながるでしょう。時間単位で料金を設定できる機能もあるので、貸し会議室の運営に役立ちます。さらに、端末を問わず、どこからでもアクセスできるため、会議室の急な利用や予定変更に便利です。

STORES 予約

STORES 株式会社が提供している「STORES 予約」は、予約業務を簡易化し、全面的にサポートするサービスです。曜日や時間が固定されている会議が、リスケになった場合の振替予約も簡単にできます。また管理者権限機能があり、ページの閲覧・編集権限を職位などでカスタマイズできます。

会議室予約システムを選ぶポイントは？

特徴の異なるさまざまな会議予約システムを紹介しましたが、どのような基準で製品を選べばよいのでしょうか。選定ポイントを紹介します。

スケジュール管理システムとの連動

スケジュール管理アプリやシステムをすでに導入している場合、そのシステムと連携できると便利です。特に、社内会議において利便性が高まります。 参加者の予定を、わざわざほかのシステムやアプリで調整する必要がなくなるためです。会議の日程調整と会議室の確保が同時にできて、時短につながるでしょう。

受付システムとの連動

来訪者との会議が多い場合は、受付システムと連動できる会議室予約システムが便利です。例えば、来訪者との会議の際、受付を済ませてから担当者に引き継がれるまでに、来訪者を長時間待たせてしまうと失礼にあたります。

受付システムと連携していれば、来訪者を確認した後に、会議室への案内を提示したり、担当者に通知が来たりする機能により、スムーズな対応が可能です。来社案内から会議室の予約までを一貫して行えるため、業務効率が上がるでしょう。

自社の規模にあっているか

気になる会議室予約システムがあっても、即決で導入するのではなく、プランやセキュリティ対策、使用できる機能や保守面を事前に調べることをおすすめします。例えば、対応している会議室の数はシステムによってさまざまです。

５室以下の会議室予約に対応したシステムもあれば、数十室の予約に対応したプランをもつシステムもあります。コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶためには、自社の規模や用途にあっているかを確認しましょう。

会議室予約システムのメリット

会議室予約システムには、会議室を効率化できるたくさんのメリットがあります。具体的に見ていきましょう。

会議のタイムマネジメントができる

効果的な会議室運営には、次の利用者も考慮したタイムマネジメントが必要です。システムによっては、会議室の利用終了時刻をアラートする機能をもつものもあります。

さらには、終了時刻に向けたカウントダウンや退出を促すアラート機能をもつものもあり、会議の無断延長を防止できるでしょう。会議室の利用者にとっては、時間を意識した効率のよい会議ができ、無駄な残業時間の削減にもつながります。 また、時間どおりに会議室を空けられるため、次の利用者にも配慮した運営が可能です。

会議室の利用状況を把握できる

会議室予約システムを導入すると、会議室の利用状況を正確に把握できます。普段から会議室を利用しない時間帯があれば、講演会の会場やイベントの参集場所にするなど、ほかの用途としての利用を検討可能です。

また、利用の多い時間帯などの傾向分析ができるシステムもあります。利用状況を見える化することで、会議の時間帯を調整して空き時間を少なくするなど、効果的な会議室の運営が期待できるでしょう。

会議室の稼働率を向上できる

予約された時間に実際に会議室が利用されているかを把握し、利用されていなければ自動で予約をキャンセルする機能をもつシステムもあります。

このような融通の利く予約システムがあると、会議室を使いたい人が使いたい時間に使用できる機会が増えます。限りある会議室の稼働率を上げて、効率的に会議室を機能させましょう。

会議室予約システムのデメリット

前述したとおり、会議室予約システムには便利なメリットがありますが、デメリットもあります。事前に確認しておきましょう。

コストがかかる

会議室予約システムには、スケジュールの管理や受付システムとの連動など、いろいろな機能をもちます。コスト面を重視してシステムを選んでしまうと、自社で利用したい機能が搭載されておらず、想定した効果を得られない可能性があります。 自社にあった機能を選別し、自社に見あったコストのシステムを選ぶようにしましょう。

利用しているスケジュール管理システムとの連動が必要

すでにスケジュール管理システムを利用している場合、導入したい会議室予約システムの連動対象かどうかを、事前に確認しておきましょう。

既存のシステムと連動させることで、会議予約と同時に、会議参加者のスケジュールに自動登録できると便利です。会議室の場所や時間などを参加者に明示的に知らせる必要がなくなり、効率よく会議室の予定確認や案内ができます。

会議室予約システムを比較して自社に最適な製品を導入しよう

会議予約システムを選ぶときには、下記の比較ポイントを参考にしましょう。

• ・スケジュール管理システムとの連動
• ・受付システムとの連動
• ・自社の規模にあっているか

また、会議室予約システムのメリットは以下のとおりです。

• ・会議のタイムマネジメントができる
• ・会議室の利用状況を把握できる
• ・会議室の稼働率を向上できる

一方で、コストがかかることや、既存のスケジュール管理システムとの連動が必要といったデメリットもあります。 上記を参考にして、自社に適した会議室予約システムを導入しましょう。