アクティビティ予約管理システムとは
アクティビティ予約管理システムとは、ツアーや体験型イベント、スポーツ施設、ワークショップなどの予約を効率的に管理するためのシステムです。ツアーの年齢制限やガイドのスケジュール、スポーツ施設のレンタル用品管理など、細かな条件管理に対応しているのが特徴です。
オンラインでの予約受付や空き状況の確認、支払い管理、キャンセル対応などを一元化し、運営側と利用者双方の利便性を向上させます。
一般的な予約管理システムとの違い
一般的な予約管理システムとアクティビティ予約管理システムの違いを整理すると、以下のような特徴が挙げられます。
| 項目 | 一般的な予約管理システム | アクティビティ予約管理システム |
|---|---|---|
| スケジュール管理 | 施設やスタッフ単位での予約 | ガイドのスケジュールや年齢制限、定員などの細かい条件管理 |
| 予約受付方法 | 日時指定が基本 | 日時指定＋アクティビティごとの条件設定 |
| レンタル・設備管理 | 基本的に予約枠のみ管理 | スポーツ用品やツアー用具のレンタル状況も管理 |
| 予約のキャンセル・変更 | シンプルなキャンセル処理 | 天候や人数変更による柔軟な対応が可能 |
上記のような違いがあるため、ツアー会社やスポーツ施設、ワークショップ運営者にはアクティビティ予約管理システムがより適した選択となります。
アクティビティ予約管理システムを活用するメリット
アクティビティ予約管理システムの活用によって、どのようなメリットが得られるのか具体的に解説します。
予約業務の効率化
アクティビティ予約管理システムを導入すると、予約受付や顧客対応を自動化し、スタッフの業務負担を軽減できます。特に、電話やメールでの対応が不要になり、予約処理のミスも減少します。
また、事前の自動リマインド機能により、予約忘れによるキャンセルも防げるため、業務の効率化と売上の安定化につながります。
予約機会の最大化
オンライン予約に対応することで、営業時間外でも予約が可能になり、機会損失を防げます。特に、深夜や早朝など、電話がつながりにくい時間帯でもスムーズに予約を受け付けられます。
さらに、多言語対応やモバイル最適化されたシステムなら、海外からの予約やスマホユーザーの利用もしやすくなり、集客の幅が広がります。
ダブルブッキング防止
アクティビティ予約管理システムを導入すると、リアルタイムで予約状況を一元管理でき、手動管理による二重予約のリスクを防げます。また、Web予約や電話予約、対面予約など複数の予約経路の統合により、予約の重複を防止。
正確な予約管理によりトラブルを未然に防ぎ、顧客満足度の向上も期待できます。
顧客管理・マーケティング活用
予約データの蓄積により、リピーター向けの特典やキャンペーン施策に活用可能です。例えば、過去の利用履歴を分析し、おすすめプランを提案して顧客の関心を高めたり、リマインドメールを送信してキャンセルを防いだりできます。
さらに、顧客がよく利用するアクティビティや人気の時間帯を把握し、それにあわせたサービスを提供することで、継続的な利用につなげられます。
アクティビティ予約管理システムの機能
アクティビティ予約管理システムに搭載されている主な機能は以下のとおりです。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| オンライン予約受付 | WebサイトやSNSから簡単に予約できる機能。 |
| 予約カレンダーの表示 | 空き状況をリアルタイムで更新し、利用者が即座に確認可能。 |
| 事前決済・クレジット決済機能 | PayPalやクレジットカード決済対応で、スムーズな支払い管理を実現。 |
| 自動リマインド通知 | 予約確認やリマインドメール、LINE通知機能で無断キャンセルを防止。 |
| 顧客管理機能 | 顧客の予約履歴や行動データを蓄積し、CRMとして活用。 |
| 予約キャンセル・変更機能 | 利用者が自身でキャンセルや変更を行える機能を提供。 |
| OTA（オンライン旅行代理店）連携 | じゃらんや楽天トラベルなどと連携し、予約を一元管理。 |
アクティビティ予約管理システムの選び方
アクティビティ予約管理システムを選ぶ際には、使いやすさや連携性、料金体系などを考慮することが重要です。以下の４つのポイントを押さえて、最適なシステムを選びましょう。
予約形態に合ったシステムか
アクティビティ予約管理システムは、宿泊施設やツアー、スポーツ施設、ワークショップなど業種ごとに必要な機能が異なります。例えば、ツアーならガイドのスケジュール管理機能、スポーツ施設ならレンタル用品の管理機能が必要です。
自社の運営形態に合った機能を備えているかを確認し、無駄な機能が多すぎないシンプルなシステムを選びましょう。
使いやすいか
システムの使いやすさは、スタッフと顧客の利便性に直結します。予約画面の直感的な操作が可能か、スマホ対応しているか、スタッフが簡単に予約を管理できるかを確認しましょう。
また、予約の変更やキャンセルがスムーズに行えるかも重要です。無料トライアルがある場合は実際に試してみて、ストレスなく使えるかをチェックすると安心です。
外部サービスと連携できるか
アクティビティ予約管理システムが外部サービスと連携できると、業務効率が向上します。例えば、OTA（オンライン旅行代理店）との連携で集客を強化したり、決済サービスと連携して事前決済をスムーズにしたりできます。
また、GoogleカレンダーやSNSと連携すれば、予約のリマインドや集客活動にも役立ちます。必要な連携機能があるかを確認しましょう。
コストと料金体系が自社に適しているか
システムの料金体系には、月額固定制・従量課金制・手数料制などがあります。例えば、予約数が多い場合は月額固定制の方がコストを抑えやすく、予約数が少ない場合は従量課金制や手数料制が適しています。
事業の規模や予約の頻度を考え、無駄なコストがかからない料金体系を選びましょう。
アクティビティ予約管理システムは、一般的な予約管理システムと同様に、業態や目的に応じた機能を選ぶことが重要です。より幅広い視点で予約管理システムの選び方を知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。
おすすめのアクティビティ予約管理システム
主要なアクティビティ予約管理システムを紹介します。自社のニーズに最適な製品選びにお役立てください。
リザエン
株式会社インタークエストが提供する「リザエン」は、観光ツアーや体験教室向けの予約管理システムです。24時間365日のオンライン予約に対応し、事前決済機能で無断キャンセルを防止。オプションやレンタル備品の管理、多言語対応、リマインドメール、キャンセル待ち機能なども搭載しています。柔軟な予約枠設定により、ツアーやアクティビティの運営を効率化し、顧客満足度の向上に貢献します。
アクティビティボード
「アクティビティボード」は、株式会社リクルートが提供する予約管理システムです。じゃらんnetの遊び・体験予約サービスと連携しており、24時間いつでも予約受付が可能です。施設にあわせたプランの登録・販売も自由に行えます。また、セキュリティ対策が万全で、年中無休のヘルプデスクサポートも提供。カスタマーは施設の在庫情報を把握でき、予約の利便性が向上します。
ChoiceRESERVE
株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE」は、予約業務を効率化し、運営負担を軽減できるシステムです。24時間オンライン予約に対応し、確認メールの自動送信やキャンセル待ち機能を備えています。スマホからの予約も可能で、外出先でも利用しやすい設計です。顧客情報を管理し、アンケート機能を活用することで、リピーター獲得やサービス向上につなげられます。
リピッテ
株式会社コネクター・ジャパンが提供する「リピッテ」は、LINE公式アカウントを活用した予約管理システムです。ジムやフィットネス、貸切風呂など、さまざまな施設やサービスに対応しています。顧客はLINE上で簡単に予約でき、店舗側は予約の自動受付や管理が行えます。セグメントメッセージ配信機能により、特定の顧客層へ効果的な情報発信も可能です。また、仮予約機能や予約候補最適化機能を備え、店舗の予約効率を高めます。
無料プランのあるアクティビティ予約管理システム
ここでは、無料プランのあるアクティビティ予約管理システムを紹介します。
OMUSUBI
株式会社SEECが提供する「OMUSUBI」は、観光事業者向けの予約管理システムです。予約フォームの生成や在庫管理、スタッフのシフト管理、他社OTAの予約情報の自動取り込みが可能です。多言語機能により、インバウンド需要にも対応しています。無料プランでは、基本的な予約管理機能を利用できます。
RESERVA予約
株式会社コントロールテクノロジーが提供する「RESERVA予約」は、体験型アクティビティや着物レンタル、ドローン操作体験など多様なサービスに対応した予約システムです。備品の同時予約や複数人数の予約受付、子ども料金と大人料金の設定も柔軟に行えます。無料プランから利用開始でき、必要に応じて上位プランへのアップグレードも可能です。
SuperSaaS
SuperSaaS B.V.が提供する「SuperSaaS」は、オンライン予約を効率化する柔軟なカスタマイズ性を備えた予約管理システムです。Googleカレンダーとの連携やWebサイトへの埋め込みが可能で、多様な業種に対応。事前決済や自動リマインダー機能を搭載し、予約の利便性を向上します。無料プランでは、基本的な予約管理機能を利用できます。
STORES 予約
STORES株式会社が提供する「STORES 予約」は、シンプルな操作性が特徴の予約システムです。ネット予約や月謝・回数券のデジタル化、顧客管理、自動メッセージ配信など、予約に関する業務を効率化します。高機能でありながら使いやすく、業種を問わず利用可能です。また、LINEやSMSとの連携により、予約日前日のリマインド配信やリピーター獲得のためのコミュニケーションを実現します。
Airリザーブ
株式会社リクルートが提供する「Airリザーブ」は、アクティビティや各種見学の予約管理に適しています。ネット上で自動的に予約受付やキャンセル対応が可能で、業務負荷の大幅な軽減につながります。また、オンライン決済機能を備え、手数料率は3.24%と業界最安水準です。予約人数の管理も容易で、キャンセル待ち受付やリマインドメール配信などの機能も充実しています。
まとめ
アクティビティ予約管理システムの導入で、予約業務の効率化やダブルブッキングの防止、顧客満足度の向上が期待できます。システムを選ぶ際は、使いやすさや機能の充実度、外部サービスとの連携、料金体系を考慮することが重要です。
はじめて導入を検討する場合は、無料プランを活用して実際の使い勝手を確認するのもおすすめです。ぜひこの記事を参考に、自社に最適なアクティビティ予約管理システムを見つけてください。
