診療予約システムとは
診療予約システムとは、インターネットやアプリを活用して患者が医療機関での診察を予約するシステムです。クリニック予約システムとも呼ばれます。インターネットさえあれば、場所や時間を問わずWebページやスマホアプリ・LINEなどを通して診察予約が可能。患者にとって利便性の高いシステムです。
また、医療機関にとっても予約の処理を自動化でき、業務の効率化が図れます。システムを活用して同時間帯における診察の集中を防げ、駐車場や待合室などの混雑の軽減も期待できるでしょう。このように診察予約システムは患者と医療機関の双方にとってメリットが大きいシステムです。
診療予約システム導入のメリット
診療予約システムは患者の利便性向上や院内業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。具体的な導入メリットは以下のとおりです。
- ●リアルタイムで順番待ちの状況がわかる
- ●受診予定者の人数把握が可能になる
- ●患者情報を一元管理できる
- ●予約忘れによるキャンセルを防げる
- ●受付業務の効率化により従業員の業務負担が軽減する
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
リアルタイムで順番待ちの状況がわかる
診療予約システムを導入すれば、患者が診察の順番や待ち時間の状況を確認できます。時間の見通しが立たないまま院内で待つのは、患者にとって大きなストレスとなるかもしれません。診療予約システムからリアルタイムで順番待ちの状況がわかれば、ストレスも軽減されるでしょう。待ち時間にあわせて受付後の外出を可能にしたり、診察予定時間にあわせた来院を促したりと、患者の利便性を考慮した仕組みも作りやすくなります。
受診予定者の人数把握・調整が可能になる
診療予約システムでは日にちや時間帯ごとに予約枠の上限を設けられるため、受診患者数を調整できます。外来患者が比較的多い曜日や手術の予定などにあわせ、予約上限を設定することで患者数の偏りが軽減できるでしょう。また、患者は予約状況の確認が可能なため、混雑している日を避けて予約を入れられます。
さらに、受診を予定している患者の人数がリアルタイムで表示されます。日ごとの患者数の偏りが少なくなると、人員の配置計画が立てやすくなるでしょう。
患者情報を一元管理できる
予約情報と電子カルテが連携できる診療予約システムであれば、予約に連動して電子カルテから受診歴や処方歴の確認が可能です。病歴や来院の理由などを素早く把握することで、事前に診察の準備ができるため受付スタッフや医師の負担を減らせるでしょう。電子カルテとの連動機能の有無はシステムによって異なるため、導入前に資料請求やベンダーへの問い合わせで確認するのがおすすめです。
予約忘れによるキャンセルを防げる
診察時に次回の予約日時を伝えても、患者が忘れて来院せずにキャンセルが発生したり、日時を間違えて来院したりすることがあります。診療予約システムには受診前にリマインドメールの自動送信機能を備えた製品もあるため、予約忘れによるキャンセルを防げるでしょう。また、患者はオンラインで予約日時の確認が可能なため、来院日間違いの減少も期待できます。
受付業務の効率化により従業員の業務負担が軽減する
診療予約システムを導入することで、受付での予約確認やシステムへの予約入力が不要になります。予約を変更したい場合は患者がインターネットから変更できるため、電話など予約関連の対応数が減少するでしょう。
また、電子カルテやレセコンと連携できる診療予約システムであれば、予約情報から患者情報を確認できるほか、診察前の問診入力や新規受診患者の自動登録が可能な製品もあります。受付の医療事務員が対応する複数の業務を自動化するため、従業員の業務負担軽減が期待できるでしょう。
診療予約システムのタイプ
診療予約システムは予約の方法などによって、以下のようなタイプにわけられます。ここではそれぞれのタイプについて詳しく解説します。
- ●予約受付に特化したタイプ
- ●LINEでの予約に対応したタイプ
- ●アプリでの予約に対応したタイプ
- ●受付・医療事務業務を効率化できるタイプ
予約受付に特化したタイプ
診療の予約受付機能のみに特化したタイプです。予約方法にはWebや自動音声電話、医療機関内のタッチパネルなどから選択できます。シンプルで運用コストが低く、導入しやすいのがメリットです。
LINEでの予約に対応したタイプ
メッセージアプリのLINEで診療予約ができるタイプです。普段使っているLINEで友だち登録をすることで、予約やリマインドなどをLINE上で完結できるため、Webページの検索やアプリのインストールの必要がありません。
患者にとって予約のハードルが低く、集患や再診率向上への効果も期待できるでしょう。また、LINE経由でのお知らせ送付や、ボットによる医療相談が可能な製品もあります。
アプリでの予約に対応したタイプ
スマートフォンにインストールしたアプリからも予約ができるタイプです。LINEでの診療予約と同様に予約やリマインドがアプリ上で完結するほか、オンライン診療や電子処方箋に対応している製品もあります。医院からのお知らせ送信やチャットによるフォローなど、患者との接点を増やすことで治療途中の離脱防止が期待できるものもあり、集患やかかりつけ化を目的とする医院にもおすすめです。
受付・医療事務業務を効率化できるタイプ
電子カルテやレセコンとの連携が可能で、受付・医療事務業務の効率化に貢献するタイプです。予約情報から患者情報の参照・入力ができ、診療予約から来院時の受付、問診や会計などの業務をサポートします。患者対応が効率化することで、従業員の業務負担が軽減しクラーク業務やレセプト請求業務などに人員をあてられるようになるでしょう。
診療予約システムの選定ポイント
多種多様な診療予約システムから自院に最適な製品を選定するには、以下のようなポイントを押さえて比較するとよいでしょう。ここでは、診療予約システムの比較・選定ポイントについて詳しく解説します。
- ●予約方法の種類は自院に適しているか
- ●自動音声応答での電話受付が可能か
- ●院内表示ディスプレイと連携可能か
- ●既存の電子カルテ・レセコンと連携可能か
- ●予算にあったコストで導入できるか
予約方法の種類は自院に適しているか
診察予約は医療機関によってさまざまな方法が使われます。例えば時間の指定方法であれば、予約順や日時指定、時間帯指定などがあり、さらに同じ診療科でも１診や２診などがある場合も考えられるでしょう。
そのため、自院が必要とする予約方法に診療予約システムが対応しているか、柔軟にカスタマイズ可能かは重要な比較のポイントといえます。
自動音声応答での電話受付が可能か
自動音声応答機能（IVR）は、自動音声案内により電話で予約を受け付ける機能です。IVRは24時間365日、自動音声での受付対応ができるため、患者は診療時間外でも予約が可能になります。また、Webやアプリを使い慣れていない人でも気軽に予約できるのが特徴です。医療機関のスタッフにとっても、電話応対の負担が減らせます。
院内表示ディスプレイと連携可能か
待合室で現在の呼び出し番号や順番、待ち時間などをディスプレイで表示すると、診察までどれくらいかかるかわかるため患者のストレスが緩和されます。また、患者の呼び出しもスムーズに行え、受付業務の効率化にもつながるでしょう。
ディスプレイの表示を自動で行う、デジタルサイネージ機能に対応した予約システムもあり、スタッフが手動で表示を更新する手間が省けます。ディスプレイとの連携可否や表示のカスタマイズ性はシステムによって異なるため、導入前にチェックしておきましょう。
既存の電子カルテ・レセコンと連携可能か
患者情報の一元管理や医療事務業務の効率化も同時に実現したい場合は、電子カルテやレセコンと連携できる製品を選ぶのがおすすめです。しかし、製品によっては連携できないシステムもあるため、自院で活用している電子カルテ・レセコンと連携が不可能な製品を導入してしまうと、業務効率化につながりません。導入前に資料請求やベンダーへの問い合わせを行い、自院の電子カルテやレセコンと連携が可能な製品か確認しましょう。
予算にあったコストで導入できるか
診療予約システムの費用相場は以下のとおりです。
- ●初期費用：０円～50万円
- ●月額費用：10,000円～30,000円
診療予約システムは製品の搭載機能や提供形態などによって、初期費用や月額費用などのコストが変動します。搭載機能が多い製品やオンプレミス型で提供される製品は比較的高額な傾向にあるため、自社の利用目的や必要な機能、予算などを考慮したうえで最適なシステムを選定するとよいでしょう。
おすすめの診療予約システム紹介
ここでは、おすすめの診療予約システムを紹介します。ぜひシステム導入の際に参考にしてください。
《Dentis》のPOINT
- 歯科専用システムで、予約・診療・会計・レセプトの効率化を実現
- インターネットができるPC・タブレットがあればどこでもつながる
- WEB予約にも対応！患者様からの予約を簡単に受付可能
株式会社メドレーが提供する「Dentis」は予約・診療・会計・レセプトの効率化を実現する歯科専用システムです。Web予約のほか、SOAP入力補助・レセプトチェックなどのカルテ・レセコン機能や、Web問診・リコールといったかかりつけ支援機能も搭載しています。また、オンライン診療にも対応可能で、患者とのつながり強化やコミュニケーション円滑化をサポートします。
《ChoiceRESERVE》のPOINT
- 導入前後も高品質で安心のダブルサポート体制
- ISMS認証・ISMSクラウドセキュリティ認証を取得
- 予約に関するお悩みを解決する機能を網羅
株式会社リザーブリンクが提供する「ChoiceRESERVE」は、感覚的なデザインと操作性が特徴のインターネット予約システムです。予約の受付と会員情報・予約情報の管理を一元化することで、窓口の受付や電話対応を効率化します。複数拠点での予約管理も可能なため、グループ病院にもおすすめです。導入から運用までのサポートと、導入後のアフターフォローのダブルサポート体制がある点も特徴です。
《テルミーアイ》のPOINT
- 医科専用システムで、予約～問診～受付業務を効率化！
- 来院集中による混雑が緩和され、診察待ち時間のストレス解消へ
- 各社の電子カルテと連動、お使いのカルテに連携して運用が可能
株式会社アイアコスが提供する「テルミーアイ」は、電話・インターネットで当日受付や後日予約ができる総合型診療予約システムです。受付制限や画面カスタマイズなど多彩な機能があり、全国のクリニックで高い利用率を誇ります。また、電話・メール・FAXでの充実したサポート体制により、システムを快適に使用できます。
《MICEEE》のPOINT
- 業務標準化が可能なクラウドシステムで、貸し会議室事業に最適
- 明日から利用開始可能！問合せ～入金消込までプロセス標準化
- BtoBに必要な各種機能を搭載し、面倒な管理業務の負荷を解消
MICEプラットフォーム株式会社提供のクラウド型予約管理システム「MICEEE」は、施設予約やスペース在庫管理、備品など、多様な予約業務を効率化します。予約数に応じた従量課金制で、最短明日から利用可能。BtoBに必要な各種機能を搭載し、管理業務の負荷を大幅に軽減します。
《リザエン》のPOINT
- 予約や顧客管理から決済対応まで200以上の業種に対応！
- 厳格なサーバー管理と情報管理体制を備える！
- 導入前後の充実したサポート体制が整っている！
株式会社インタークエストが提供する「リザエン」は、予約や顧客管理から決済対応まで200以上の業種に対応するインターネット予約システムです。顧客の個人情報管理や予約枠設定、一元予約管理など機能も豊富で、顧客の来店忘れを防止するリマインドメール機能も充実しています。導入前後のサポート体制も整っており、はじめての導入でも安心して利用できるでしょう。
《カロネード》のPOINT
- 「リソース自動割り振り機能」で、カンタン予約管理！
- LINE予約機能でリピート率アップ！
- 技術力を活かしたカスタマイズ開発で、個別ニーズにも対応！
Kalonade株式会社が提供する「カロネード」は、美容・自由診療向けのWeb予約管理システムです。予約時にスタッフや設備を自動で割り振る機能があるため、ムダな空き枠を最小限に抑えた効率的な予約管理が可能です。さらに、LINEからの予約機能にも対応しています。
iTICKET Smart Cloud
「ITICKET Smart Cloud」はエムスリーソリューションズ株式会社が提供しているクラウド型の診療予約システムです。院内サーバが必要なく、運用に必要な機器のレンタルにも対応しているため導入しやすいのが特徴です。導入時のサポートはもちろん、故障時に適切な人員を派遣するかけつけ訪問サポートもオプションで用意されています。
QuiQ
「QuiQ」は、株式会社peerNISTが提供する診療予約システムです。受付業務のトータルサポートを特徴とし、Web予約のほかQRコードによる来院受付や精算機・入金機と連携できます。予約・来院受付・会計までの診療に必要となる窓口業務全体の効率化が可能です。また、表示板による診察室への呼び込みや会計窓口への呼び出しにも対応しています。
ドクターキューブ
「ドクターキューブ」は、ドクターキューブ株式会社が提供している診療予約システムです。同社は1999年から診療予約システムを専門に開発しており、小児科から歯科や接骨院まで多様な導入実績があります。時間予約・順番予約・時間枠予約に対応し、追加費用なしで１診・２診や複数科の予約も可能です。さらにデジタルサイネージや電子カルテ・レセコンとの連動も可能です。
メディカル革命 byGMO
「メディカル革命 byGMO」は、GMO医療予約技術研究所株式会社が提供するクラウド型の診療予約システムです。テンプレートを用いて容易に予約ページを作成できます。そのほか、Web問診機能やオンライン診療機能・LINE予約など、インターネットを活用した機能が充実しています。
ヨヤクル
「ヨヤクル」は、株式会社ヨヤクルが提供するクリニック向けの診療予約システムです。順番・日時・時間帯予約に対応し、Webからの新患予約・バーコード受付も可能です。多彩なオプションも特徴の一つで、電子カルテ連動や自動音声電話予約などを追加できます。
まとめ
診療予約システムは患者にとって予約の利便性が高まるだけでなく、受付業務の効率化にもつながります。製品によって対応している予約方法などに違いがあるため、自院の課題や利用目的にあった製品を選ぶとよいでしょう。
下のボタンから各社製品資料の一括請求ができるので、診療予約システムの比較検討にぜひ活用してください。
