AI議事録自動作成ツールとは
AI議事録自動作成ツールとは、AI(人工知能)やNLP(自然言語処理)技術を活用して、会議やセミナーの音声データを自動的にテキストデータに変換し、議事録を自動生成するツールです。
AI議事録自動作成ツールを活用すると、会議やセミナーの内容を簡単かつ効率的に記録し、議事録作成業務の省力化が可能です。手作業での議事録作成にかかる人件費も削減できるため、近年多くの企業で導入されています。
なお、議事録の作成だけでなく、作成した議事録の共有や編集、管理やセキュリティ対策なども行えるAI議事録自動作成ツールもあります。
AI議事録自動作成ツールの機能
AI議事録自動作成ツールには製品によって多種多様な機能があります。ここではそのなかでも代表的な3つの機能を紹介します。
文字起こし
AI議事録自動作成ツールの最も重要な機能である文字起こしとは、会議やセミナーなどの音声や録音された音声データをテキストデータに自動的に変換する機能です。音声に含まれる話し言葉が文字として記録され、議事録や文書として利用できます。
少し前の音声認識機能が登場した当時は文字起こしの精度が低く、実用には耐えられないものでした。近年のAIの発達により精度が上がり、現在では実用レベルの文字起こしが可能になっています。また、利用頻度の高い言葉をAIに学習させ精度を上げることも可能です。
音質などにより完璧な文字起こしができかねる場合もありますが、最初から人が議事録を作成するのに比べ、格段に作業を効率化できます。
議事録の編集や共有
編集機能が付属しているタイプのAI議事録自動作成ツールであれば、自動生成された議事録に手動で誤字脱字の修正や追加情報の挿入、文言の調整などを行えます。また、録音音声と自動生成された議事録を照らしあわせながらスロー・リピート再生することで、会議やセミナーの内容が正確に反映されているか、資料との食い違いがないかを効率的にチェックできます。
さらにクラウド経由の共有機能が備わったツールを導入すれば、複数での同時編集やコメントの追加も容易となり、より作業効率を上げられるでしょう。
自動要約
自動要約とは、文字起こしされた文章を自動的に要約してくれる機能です。例えば、書き起こしする必要のない「えー」や「ああ」といった言葉は取り除いて議事録を作成できます。
自動要約機能を利用することで、長い会議やセミナーの内容を短い要約形式で抽出し、重要なポイントや議論の要点を簡潔にまとめられます。また、社内や業界などでのみ使う用語もあらかじめ学習させておけば、自動要約の精度を上げてさらなる効率化が期待できるでしょう。
AI議事録自動作成ツールの選び方のポイント
ここでは、AI議事録自動作成ツールを選ぶ際に注目すべきポイントを紹介します。
文字起こしの精度は高いか
AI議事録自動作成ツールの機能のなかでも、文字起こし機能は特に重要です。文字起こしの精度はすべて同じではなくツールによって異なります。あまりに精度が悪いと手作業での修正に時間がかかり、議事録作成の効率化を望めません。
単純にAIであれば精度がよいと思わず、事前に公式ホームページや詳細資料などで、どの程度の精度なのかを確認しておきましょう。また、実際に使った人のレビューを参考にするのもよいでしょう。
操作性に優れているか
いくら多機能でも操作方法が難しかったり、使い勝手が悪かったりすると活用されず導入がムダになってしまうため、使いやすさは重要な選定ポイントです。例えば、リアルタイムで文字起こしするタイプのツールであれば、すぐに起動や停止ができれば会議中のトラブルに対応しやすいでしょう。また、議事録の変更が多い場合は編集ツールの操作性が重要です。
しかし、「使いやすさ」の基準は人によって異なり、一概に判断はできません。確実なのは実際にツールを操作して確認することです。試用版が提供されていれば、実際の状況を想定した使用感の確認をおすすめします。
議事録の編集作業を効率化できる機能があるか
議事録の編集作業を効率化してくれる機能があるかどうかも、AI議事録自動作成ツールの選定時にチェックしたいポイントの一つです。例えば、複数のユーザーが同時に議事録を編集できる共同編集機能や、議事録全体のフォーマットやコメントの書式を揃えて自動で挿入するテンプレート機能があれば、議事録作成の効率化につながります。
また、いくら議事録を残しても発言や要旨などが速やかに探し出せなければ業務のなかで生かすことはできません。必要であれば発言内容や発言者、時間などから検索できる機能があるかも選ぶ前に確かめておきましょう。
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おすすめのAI議事録自動作成ツールを紹介
ここでは、おすすめのAI議事録自動作成ツールと、その他の主要な製品も紹介します。一部資料請求も可能なため、自社に適した製品選びにご活用ください。
《YOMEL》のPOINT
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別!書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化(全自動要約、要約ビルダー等)
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
「YOMEL」は、アーニーMLG株式会社する自動議事録AIです。ワンクリックするだけで、会議の音声を自動認識し、不要な発言を自動でカットします。会議終了とともにログURLを発行し、記録として参加者へすぐに配布できるのも便利でしょう。PKSHA Technology社やOpenAI社の要約エンジンとの連携により、オプションで高精度な要点自動リストアップも可能です。初期費用は無料で月額28,000円から導入でき、無料トライアルにも対応しています。
《ACES Meet》のPOINT
- Web会議ツールと連携すれば会議内容を自動的に録画・文字起こし
- 記録された内容を種々の観点から解析して、営業のヒントを提示
- コメント機能を使って会議記録をチームで共有し、営業力を高める
株式会社ACESが提供する「ACES Meet」は、記録された内容をアイスブレイクや質疑応答、課題や予算などのトピックに分類し、重要な発言を判定します。IP電話やWeb商談、採用面接において利用でき、Web会議ツールとの連携すれば、会議での活用も可能です。さらに、会議出席者の視線やリアクションなどもAIが解析するため、どのようなトピックに関心をもっているか特定できるでしょう。
《Rimo Voice》のPOINT
- 日本語に特化したAIにより、高精度・高速な文字起こしが可能
- 音声や動画をアップロードするだけでAIが自動で文字起こし
- 「出版・金融・建築・行政」を中心に多岐業界で利用実績がある
Rimo合同会社が提供する「Rimo Voice」は、日本語に特化したAIにより、自然で高精度な文字起こしを可能にする議事録作成ツールです。1時間の音声データなら、わずか5分前後で文字起こしが完了します。また、文字検索から発言内容を逆引きすることも可能なため、必要な情報を速やかに探し出せます。ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど代表的な会議ツールに対応しており、一度設定すれば、今後の会議すべてに活用可能です。
《AI議事録取れる君》のPOINT
- AIの自動文字起こし&要約で、議事録作成の圧倒的効率化を実現
- Teams・Zoomと連携!参加者全員の声を識別し議事録作成
- 多言語対応!自動翻訳機能で発言と翻訳を一緒に表示可能
株式会社ALMが提供する「AI議事録取れる君」は、高い精度で文字起こしと自動要約ができるAI議事録作成ツールです。自動で句読点や改行・変換・疑問符をつけたり、テキストを解析して小見出しや箇条書きの要約を自動で作成したりするため、作業時間を大幅に削減します。また、主要なミーティングツールとの連携が可能で、オンラインミーティングのURLを入力すれば、参加者全員の発言や音声を識別して文字起こしできます。ZoomやMicrosoft Teamsとアカウントを連携すれば、議事録作成から終了までフルオートで実施可能です。
スマート書記
「スマート書記」は、エピックベース株式会社が提供する、AI議事録自動作成ツールです。大手企業や自治体を中心に多くの企業への導入実績があり、録音・エディタ・文字起こし・メディアプレイヤーなどの機能を備えています。さらに、ToDoやサマリーを自動抽出してメールやURLで共有することも可能で、議事録の録音から共有までをワンストップで管理できます。また、14日間の無料トライアルも用意されているので、気軽に試せるのも魅力です。
Sloos
「Sloos」は株式会社QuantumCoreによる話者認識に対応したAI議事録自動作成ツールです。話者の特定にかかる時間を10秒程度に短縮することで、議事録作成の効率化を実現しています。Microsoft TeamsやZoomとも連携可能のため、Web会議にも対応可能です。完全無償で提供しており、気軽に利用を開始できるのが大きなメリットですが、個別のサポートは基本的に行われていない点に注意が必要です。
Microsoft Teams
「Microsoft Teams」は国内では日本マイクロソフト株式会社が提供するビジネスチャットツールです。チャットやファイル共有などのさまざまな機能があるなかに、ビデオ会議も実装されています。ビデオ会議ではライブ・トランスクリプションと呼ばれる文字起こしの機能があり、特定のライセンス(Office 365など)を有したデスクトップ版で利用可能です。特徴はリアルタイムでの文字起こしと話者の特定による議事録作成時間の短縮です。ただし、スマホには対応しておらず、Teamsのビデオ会議のみで利用できるため、使える場面が限られる点に注意が必要です。
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AI議事録自動作成ツールの導入メリット
ここでは、AI議事録自動作成ツールを導入した際の3つのメリットを紹介します。
議事録作成の負担軽減
音声の文字起こしには非常に時間がかかります。一般的には慣れた人でも録音時間の4倍、普段から文字起こしをしていない場合はさらに必要と考えられています。
つまり、30分の会議の文字起こしを手作業で行うと、予想される作業時間は2時間です。AIにより文字起こし作業を自動化できれば、議事録作成における負担の軽減につながります。
担当者が会議に集中できる
議事録を作成するために会議中に同時進行で議論のメモを残す場合、議事録を作成する担当者は発言内容を書きとめなければなりません。そのため、担当者は議論に集中できなくなる可能性があります。しかし、メモをするためだけに人員を用意するにしても、録音しておき後から書き起こすにしても、人的コストが上がってしまうのが難点です。
AI議事録自動作成ツールを使えば、人的コストをかけずに議論の記録と議事録の作成が可能となり、担当者がより会議の内容に集中できるようになるでしょう。
共有が簡単
手作業で作成された議事録を共有するためには、印刷やメール添付などの手間が必要です。AI議事録自動作成ツールを使用すると、共有リンクの生成やドキュメント管理システムとの連携など、簡単で便利な共有方法を利用できます。これにより、効率的な情報共有が可能です。
また、AI議事録自動作成ツールは議事録をリアルタイムで生成するため、会議やセミナーが終了した直後に参加者と議事録を共有できます。議事録の内容が新鮮なうちに共有されることで、意思決定やアクション実行の迅速化にもつながるでしょう。
AI議事録自動作成ツールの運用のコツ
AI議事録自動作成ツールを導入する企業が増えるなか、運用に不安を感じている人も多いのではないでしょうか。ここではAI議事録自動作成ツールを導入する際に押さえておきたい運用のコツを3つご紹介します。
会議場所をできるだけ静かな場所にする
音声認識の精度を上げるためには、周りの環境が重要です。たとえAIの音声認識精度が高くとも雑音が多い場所では機能しません。
会議を行う場所の近くで関係ない話し声がする場合や、マイクに空調があたるといった雑音が多い状況はなるべく避けた方がよいでしょう。また、マイク自体も他の方向の雑音を拾いにくい、指向性のあるものを使うといった工夫が必要です。
必要な精度からツールの選定を行う
どの程度の精度を要求するかはツールを使う時に重要になります。普段の打ち合わせの要旨のみが目的であれば、精度は大きな問題にならないかもしれません。しかし、役員会議や株主総会などの議事録であれば十分な精度が必要でしょう。
なお、AIによる音声認識の精度が高くなったとしても、AIの書き起こしミスを完全になくすことはできません。そのため、手動での修正作業やチェックが必要であることを理解したうえで活用する必要があります。
バックアップの用意
AI議事録自動作成ツールを使う時は、スマホの録音アプリでもよいので、なるべく予備の録音手段も用意しておきましょう。バックアップの方法があれば、録音機材が壊れて使えなかったり、うまくデータが保存できなかったり、といったトラブルでも対処できます。
また、会議の内容について時間と発言者などの簡単なメモを残しておくと、後で行う議事録作成がスムーズになります。
AI議事録自動作成ツールで業務を効率化しよう
AI議事録自動作成ツールを活用すれば議事録作成の時間を大幅に短縮でき、業務の効率化につながります。AI議事録自動作成ツールにはさまざまな製品があり、文字起こしの精度や編集機能なども異なるため、システム導入の目的を明確にしたうえで自社に適した製品を導入しましょう。
なお、AI議事録自動作成ツールを提供している企業の多くは、資料請求にも対応しています。導入を検討する際は下のボタンから資料請求して、精度や機能を比較してみてはいかがでしょうか。