SideBooksクラウド本棚とは？価格や機能・使い方を解説

会議機能と文書管理機能のふたつを有し、会議のペーパーレス化と業務の効率化を実現するシステムです。無限にフォルダを作って管理できる階層機能や、検索機能・しおり機能により、共有サーバーよりも圧倒的に効率的な文書管理を実現し会議以外にも活用できます。

◇会議機能
【会議の設定】
会議の日時や出席者情報を登録し、会議の設定を行えます。出席者は個別登録のほか、部署や設定したグループでの登録も可能です。終わった会議やこれから実施する予約中の会議も含め、会議情報の一覧表示もできます。なお会議は複数同時開催が可能です。

【会議中に閲覧してほしいページの通知】
発言者が出席者に対し、閲覧してほしい資料のページを通知できます。即時に閲覧するかキャンセルするか選択でき、通知された履歴を一覧で確認できるので、自分のタイミングで資料の確認が可能です。この機能は不必要に乱用されないよう、会議設定中のみ利用できます。

【資料に多彩なメモを残せる】
手書きやテキスト入力、画像添付などの方法で多彩なメモを残せます。紙ベースの資料確認と同様のマーキングに利用したり、補足事項を書き込みしたりといった使い方ができます。メモはID単位で記録されるので、同一IDであれば別の端末からでも確認可能です。

【画面の分割表示】
端末が画面分割に対応している必要がありますが、SideBooks上のブラウザで開いた資料を2つ横並びにして分割表示できます。2つの資料を見比べながら会議に参加可能です。

◇文書管理機能
【フォルダの階層管理】
資料を階層化したフォルダで管理できます。デバイス問わず同様のフォルダ階層を使って、簡単に必要な文書を発見可能です。

【豊富な検索】
文書内の検索や複数文書の一括検索が可能です。単一文書内検索からフォルダ内検索、全体検索と複数の検索機能を有しているため、必要な資料をすぐに発見できます。

【しおりのセット】
資料内の任意ページにしおりをつけ、複数のしおりをグループで管理できます。複数文書のしおりをまとめてセット化できるため、「報告書用」「会議用」など用途別のしおりの一括管理が可能です。さらに並べ替えをして使いやすさを向上できます。

【資料のバックアップ】
保存された資料データは、データセンターと別の拠点に毎日フルバックアップされているので、万が一の災害時にもデータが消失するリスクはほぼありません。

【文書管理のフォルダ階層が無制限】
資料を管理するフォルダの階層は無制限に増やせます。膨大な資料や細かに管理部署が分かれた資料なども問題なく対応可能です。

【強固なセキュリティ対策】
URLとIDパスワード、端末認証の4点認証で不正アクセスを防止します。さらにアプリ起動時にパスワードを要求することも可能です。ファイルの暗号化とMDM準拠の情報漏洩対策により、第三者にデータが渡らない対策を徹底しています。

【復旧体制確保で安心】
データセンターとは別の拠点にバックアップを取っているため、万が一メインのデータセンターに障害が発生しても24時間以内の復旧が可能です。

【強靭なデータセンター】
データセンターは耐震構造、UPS完備、入退室管理と24時間365日有人監視により徹底的にセキュアかつ安全に運営されています。