【2024年】ペーパーレス会議システム比較11選！失敗しない選び方も解説

ペーパーレス会議システムとは

ペーパーレス会議システムとは、紙の資料を使わず、デジタルデバイスを利用して会議を進めるためのシステムです。クラウドやオンプレミス環境にデジタル化した資料を保存しておき、PCやタブレットからインターネット回線経由で資料にアクセスして会議を行います。

従来の会議では参加者に紙の資料を配布し、それをもとに議事を進行していましたが、資料をデジタル資料に移行することで、コスト削減や業務効率化の効果が期待できます。

またペーパーレス会議システムには、会議を円滑に進めるためのさまざまな機能が標準搭載されており、オフライン会議・オンライン（Web）会議を問わず活用可能です。

ペーパーレス会議システムをお探しの方へ

この記事では、おすすめのペーパーレス会議システムを以下のタイプ別に分類し、価格や機能などを比較しています。「すぐにツール選定に移りたい」という方は、以下の見出しをクリックして、詳しい製品情報をご覧ください。

• ▼オンライン会議の進行にすぐれたペーパーレス会議システム
• ▼自治体・議会での利用に強みをもつペーパーレス会議システム
• ▼資料の閲覧・管理にすぐれたペーパーレス会議システム

▼一覧表からチェックしたい方はこちら！
【比較表】おすすめのペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムの機能

ペーパーレス会議システムのメインの機能は「資料共有」であり、画面上の資料に紙のような感覚でメモ書きしたり、会議の同席者と画面共有できたりします。また資料へのアクセス権限を設定できるほか、利用後の資料を速やかに破棄する機能など情報漏えいの観点からもすぐれた機能を搭載しています。主な機能は以下のとおりです。

以下の記事では、ペーパーレス会議システムの機能についてより詳しく解説しています。自社に必要な機能を洗い出す際に、あわせてご覧ください。

ペーパーレス会議システムのメリット

ペーパーレス会議システムのメリットは大きく４つあります。コスト削減・会議準備の効率化・会議進行の円滑化・セキュリティの強化です。それぞれのメリットについて詳しく解説します。

紙やインク、郵送料などのコストを削減できる

ペーパーレス会議システムの最たるメリットは、コスト削減です。会議の数が多いと資料も増えるので、紙の資料では年間の印刷量に比例してインクコストも膨大になるでしょう。資料はデータでやり取りするため郵送料の削減に加え、資料保管用のスペースや備品も不要になります。

会議準備にかかる時間を削減できる

ペーパーレス会議システムを導入した企業のほとんどが実感するのは、「準備の手間が大幅に減った」ことです。紙の資料の場合、会議前に資料を印刷して配布準備を行うほか、変更があれば差し替え作業も発生します。

デジタル化することで一連の作業負担が減り、業務効率化が図れるでしょう。また、資料の回収や廃棄といった会議後の手間も省けます。

会議の進行を円滑化できる

ペーパーレス会議システムを活用していれば、会議資料に誤記があったり間違った資料を表示したりしても、速やかに修正や差し替えが可能です。会議を長く中断することなく、いつでも適切な資料をもとに進行できるでしょう。

また資料によっては、紙よりもデジタルのほうが読みやすい場合もあります。ペーパーレス会議システムはカラーの資料をPCやタブレットで拡大表示できるので、「文字が小さくて読みにくい」「グラフが白黒でわかりにくい」といった問題も解消されます。

セキュリティを強化できる

紙の資料はセキュリティ面におけるリスクが生じます。紙の資料の不正なもち出し、紛失だけでなく、処分する際にも情報が外部に流出する危険性があります。アクセス制限や閲覧期間の指定、ログ管理が行えるペーパーレス会議システムなら、資料をセキュアな環境で一元管理するため、安心して利用できるでしょう。

ITトレンドでは、さまざまなメリットをもつペーパーレス会議システムを紹介しています。こちらから一括資料請求ができるので、手間をかけずに多くの製品を比較検討したい方はぜひご利用ください。

ペーパーレス会議システムのタイプ

ペーパーレス会議システムは、搭載機能によって「オンライン会議の進行にすぐれたタイプ」「自治体・議会での利用に強みをもつタイプ」「資料の閲覧・管理にすぐれたタイプ」の３つにわけられます。それぞれどのような特徴があるのか詳しく解説します。

オンライン会議の進行にすぐれたタイプ

特にオンライン会議での利用に強みをもつタイプです。Web会議システムと連携できるシステムや、ビデオ通話機能を搭載したシステムなどが該当します。もちろんオフライン会議の活用も可能です。

遠隔会議であっても、参加者がコミュニケーションをとりやすく会議を円滑に進めるための機能が特徴です。例えば、ホワイトボード機能やチャット・メッセージ機能 、採決（投票）機能 、２画面表示機能などがあります。

テレワーク環境下や社外でのWeb会議などにおいて、使いやすいペーパーレス会議システムをお探しの企業におすすめです。

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自治体・議会での利用に強みをもつタイプ

一般企業に加え、自治体や議会などにも多数の導入実績をもつタイプです。行政専用のネットワークであるLGWAN環境で利用できるシステムや、介護認定審査会に特化した独自機能を備えた製品などがあります。審査会資料に素早くアクセスしたり事前判定結果を集計したりできます。

セキュリティを確保したうえで、膨大な資料の印刷・配布に要する時間やコストを削減したいと考える官公庁・自治体での利用におすすめです。

▼自治体・議会での利用に強みをもつペーパーレス会議システムの紹介へジャンプ

資料の閲覧・管理にすぐれたタイプ

このタイプは、スタンダードなペーパーレス会議システムといえます。OfficeファイルのPDF自動変換やファイルの一括ダウンロード機能によって、簡単に資料をデジタル化し共有可能です。文書内検索や全ファイル横断検索機能があれば、必要な資料をすぐに見つけられるでしょう。

また、アクセス制限や閲覧制限、公開期間の設定など、セキュリティを担保しながら大量の資料を保管するための機能も充実しています。ペーパーレス会議の開催はもちろん、資料や文書の管理も重視したい企業の利用に適しています。

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ペーパーレス会議システムの選定ポイント

ペーパーレス会議システムを選ぶにあたって、どのような点に注目したらよいのでしょうか。機能や価格はもちろんですが、そのほかに比較すべきポイントを紹介します。

• ●操作性（紙のような読みやすさや書き心地）に問題はないか
• ●利用規模や料金体系は自社に適しているか
• ●自社の要件を満たすセキュリティ対策・提供形態か
• ●自社デバイス（タブレット・ノートPC・スマホ）に対応しているか
• ●オンライン会議に利用できるか
• ●設定や運用、緊急時のサポートは万全か

操作性（紙のような読みやすさや書き心地）に問題はないか

資料の閲覧性や書き込みの自由度が低いシステムだと、思うように活用してもらえない恐れがあります。そのため大半のペーパーレス会議システムには、資料の並列表示や閲覧ページ同期機能、メモ・マーカー機能が備わっています。これらの機能については、以下の点において違いが出やすいため、製品比較の際に確認しておきましょう。

• ●同期中でも先読みや別資料の参照ができるか
• ●参加者が同時に資料へ書き込み可能か
• ●メモは手書きかテキスト入力か

利用規模や料金体系は自社に適しているか

ペーパーレス会議システムの料金体系は、一般的にID数や同時接続数による従量課金制が多いようです。また、データの保存容量に上限を設けているシステムもあります。そのため、利用規模を正確に把握することでコストの無駄を防げます。

会議参加者が固定または小規模の場合、ID数にもとづく料金プランでもよいでしょう。一方、会議の規模に幅がある場合は、ユーザー数無制限の同時接続端末数によるプランや、会議回数で料金が設定された製品などが選択肢になり得ます。なお小規模導入し、後々規模を広げていくのであれば拡張性も確認しておきましょう。大規模会議の場合は、通信が不安定で反応が遅くならないかもチェックが必要です。

自社の要件を満たすセキュリティ対策・提供形態か

ペーパーレス会議システムの提供形態は、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はサーバを社内で構築するため導入に時間がかかるものの、クラウド型に比べて強固なセキュリティ体制を構築しやすいでしょう。自社のセキュリティポリシーに沿った設定が可能です。一方、クラウド型の場合は短期間で導入できますが、システム提供会社のサービスを利用するため、セキュリティ対策の確認が必要です。

また自社の機密情報を守るためにも、会議終了後の資料処理やアクセス権限などの対策もチェックしましょう。会議資料の自動削除機能や端末紛失に備えたワイプ機能、ユーザーによって資料閲覧を制限するアクセス制御機能や二要素認証などがあると安心です。

自社デバイス（タブレット・ノートPC・スマホ）に対応しているか

普段利用しているデバイスとOSに対応可能かどうか確認が必要です。iOSに対応していてもAndroidには対応していないサービスもあるため、スマートデバイスを利用中の場合は特に注意しましょう。

また、会議のスタイルや活用シーンを想定したうえでデバイスを選定することも大切です。例えば、テレワークや現場との打ち合わせに利用するなら持ち運びしやすいタブレットが適しているでしょう。会議室や教室へ常設するのであれば、スクリーンサイズが大きくて見やすいインタラクティブホワイトボードも候補に挙げられるでしょう。

オンライン会議に利用できるか

ほかの拠点と会議を行うなら、オンライン会議ができるかも重要なポイントです。遠隔会議のペーパーレス化を進めるのであれば、既存システムとの連携可否をチェックしましょう。なおシステムによっては、ビデオ通話機能が搭載されているものもあるため、Web会議システムやテレビ会議システムなどが未導入であれば検討をおすすめします。

設定や運用、緊急時のサポートは万全か

初期設定などの導入サポートが受けられる製品であれば、スムーズに利用開始できます。製品によっては運用支援や操作研修サポートなどもあるため、導入効果を最大化したい企業や端末操作に不安のある従業員が多い企業は、サポート体制を意識するとよいでしょう。

なかにはサポートセンターだけでなく、専任のカスタマーサクセスチームが付いてシステム導入を支援する製品もあります。システムトラブルが起こっても迅速に対応してもらえるほか、運用方法の相談や他社事例の共有など、運用が定着するまで手厚いサポートが受けられます。

【比較表】おすすめのペーパーレス会議システム

ペーパーレス会議システムのおすすめ製品を一覧にまとめました。機能や無料トライアル・無料プランの有無、口コミ評価などがひと目でわかるので参考にしてください。また、この記事で紹介している主要な製品を細かく調査して見えてきた、ペーパーレス会議システムの特徴や傾向を以下にまとめています。

• ●ID・ライセンス数による月額・従量課金制が多い。10IDで10,000円前後から利用できるものが目立つ。
• ●初期設定料や初期費用が必要になる製品は半数程度。金額は20,000～100,000円と幅がある。
• ●ほぼすべての製品がクラウドでの提供に対応、うち半数程度の製品がオンプレミスにも対応可能。
• ●大半の製品が資料の自動削除や時限削除機能を搭載し、権限設定が可能。端末の個体認証によりデバイスセキュリティを高めている製品は多いが、遠隔ロックやワイプ機能を備えた製品は少ない。
• ●およそ半数の製品がマルチデバイスに対応しており、ほぼすべての製品がタブレットに対応。
• ●ビデオ遠隔会議機能や会議予約機能を搭載した製品は、半数に満たない。
• ●導入後の問い合わせについてはメールによるサポートが多く、電話でのサポートを受けられる製品は少ない。

下のボタンから、ペーパーレス会議システムの最新ランキングを確認できます。人気のある製品を参考に導入を検討したい方は、ランキングをチェックしてみましょう。

▶オンライン会議の進行にすぐれたペーパーレス会議システム

ここからは、オンラインでの会議進行に強みをもつペーパーレス会議システムを紹介します。気になる製品は緑色の「＋資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておくと、あとでまとめて資料請求できるので便利です。

▶自治体・議会での利用に強みをもつペーパーレス会議システム

一般企業への導入実績だけでなく、自治体や議会などにも多数の導入実績をもつペーパーレス会議システムを紹介します。

▶資料の閲覧・管理にすぐれたペーパーレス会議システム

ここからは資料の閲覧・管理に強みをもつシステムを紹介します。

以下のボタンから一括請求（無料）が可能です。資料請求した製品は、価格・機能・特徴・口コミをまとめた比較表をエクセルで作成できます。稟議資料や社内検討時の資料としてぜひ活用ください。

無料でペーパーレス会議を行うには

Googleドライブのようなファイル共有システムや、無料のペーパーレス会議システムを活用すれば、コストをかけずに会議のペーパーレス化を実現できます。しかし、ファイル共有システムはあくまでファイル共有が目的であり、会議を行うための機能はあまり搭載されていません。無料ツールは利用に制限がある場合も多く、スムーズな運用は難しいでしょう。

そのため無料で使えるツールは、お試し用として活用することをおすすめします。以下の記事では、無料ツールや無料トライアルがあるペーパーレス会議システムを紹介しています。興味のある方はご覧ください。

ペーパーレス会議の失敗事例

以下はペーパーレス会議でよくある失敗例です。

• ●導入したシステムの機能を使いこなせない。
• ●複数の資料を俯瞰して見たいのでタブレットでは不便。

ペーパーレス会議システムを導入したものの、紙のほうがわかりやすいと資料を印刷したり従来の紙運用に戻ったりしては意味がありません。これらの失敗を回避するためには、システムの機能を含め効果的な利用方法や運用マニュアルを整備し、全従業員へ共有することが大切です。

また導入前に無料トライアルを活用し、PC初心者や年配の従業員であっても使いやすい操作性か、画面上の資料が見やすいかどうかを確認しておくとよいでしょう。ペーパーレス会議の失敗事例についてより詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。

まとめ

ペーパーレス会議システムとは、「資料のデジタル化」や「資料の共有」機能を備え、会議の活性化や円滑化にも役立つシステムのことです。コスト削減や業務効率化、セキュリティ向上など多数のメリットを享受できるため、ぜひ導入を検討してはいかがでしょうか。

ペーパーレス会議システムには「オンライン会議の進行」に強みをもつ製品もあれば、「自治体・議会での利用」や「資料の閲覧・管理」を得意とする製品もあります。どのような会議でシステムを活用したいのか、システム導入で解決したい課題は何かを明確にしたうえで比較検討を進めましょう。

なお、製品情報をまとめて比較したい方には、一括資料請求（無料）がおすすめです。資料請求を行うと、価格や機能、特徴を一覧で比べられる比較表を簡単に作成できます。口コミなども確認できるのでぜひ活用ください。