ペーパーレス会議システムの人気ランキング
早速おすすめのペーパーレス会議システムをランキング順に紹介していきましょう。クラウドやオンプレミスなどの提供形態のほか、対応機能や参考価格なども比較できます。必要な機能を洗い出して、自社に合うシステムを見つけてみてください。
さらにペーパーレス会議システムを毎週更新のランキング順でチェックしたい方は、以下のボタンからご覧いただけます。
《moreNOTE（モアノート）》のPOINT
- 5年連続 シェア No.1 ／ 導入実績4,000社
- マルチデバイス・ブラウザ対応で、オンライン会議でも活躍
- ペーパーレスの効果見える化「グリーンアクション」搭載
富士ソフト株式会社が提供する「moreNOTE（モアノート）」は、４年連続シェア No.１獲得、導入社数3,500社超えの実績をもつペーパーレス会議システムです。マルチデバイスに対応しており、資料閲覧ツールとして営業や建設現場などでも役立つでしょう。
会議資料はカレンダーと紐付いているので迷わずアクセスでき、操作になれていない社員でも簡単に目当ての資料を探し出せます。また、暗号化や公開権限に関しても細かく設定ができることから、重要な資料の管理も可能です。
- 提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / サービス
- 参考価格：クラウド版の場合、初期費用36,000円、ライセンス費用月1,200円/１ID（31ID以降は600円））、ディスク費用月1,200円/GB
《スマートセッション》のPOINT
- 会議資料の準備を大幅短縮、コスト削減に大きく貢献します
- ビデオ通話機能を始め、豊富な機能と柔軟なセキュリティを実現
- 初心者向け「シンプルモード」搭載、上級者と混在した会議が可能
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、初心者でも使いやすいシンプルモード機能を搭載しており、直感的に使えるペーパーレス会議システムです。会議資料はOfficeファイルを管理ツールに入れるだけでアップロードできます。資料には共同メモのほか、個人的なメモも残せる仕様です。
また、資料のデータは端末に残らず、資料別にセキュリティレベルを設定できます。規模にあわせた導入が可能で、オンプレミス版・サブスクリプション版・クラウド版から選べます。
- 提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS
- 参考価格：サブスクリプション版(20ライセンスパック)の場合、30,000円～
MetaMoJi Share for Business
製品・サービスのPOINT
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」は、タブレットを活用したペーパーレス会議アプリです。選択肢を選ぶだけで必要な操作が自動的に完了するウィザード形式により、会議の参加者が同時閲覧や編集が可能なシェアノートを簡単に作成できます。
また、QRコードをかざすだけでIDとパスワードが自動入力されるので簡単にログインできます。さらに、１人１台でないタブレット利用環境を想定したマルチアカウント対応であり、利用者登録数の制限がありません。ログアウト時に端末からデータを削除するのでセキュリティも考慮されています。
- 提供形態：オンプレミス / クラウド
- 参考価格：利用人数や導入形態により、別途お問い合わせ
《SmartDiscussion》のPOINT
- 発表者操作が画面同期！完全ペーパーレス化を実現！
- 会議資料準備の作業負荷・コストを大幅削減！
- クラウドサービス、パッケージ導入、LGWAN-ASPに対応
キッセイコムテック株式会社が提供する「SmartDiscussion」は、iPadやWindows向けペーパーレス会議システムです。発表者が操作する画面を、閲覧者と同期できる点が特徴です。また、閲覧者の画面は２画面表示になるので、発表者の画面を見ながら別の資料やページを同時に閲覧できます。
オフラインでも資料は閲覧できるので、セミナーなど会議以外のシーンでも活躍するでしょう。資料の暗号化や閲覧有効期限設定、端末紛失時の遠隔消去コマンド発行などの機能を備えているので、セキュリティも安心です。
- 提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP
- 参考価格：利用端末数やサービス形態（オンプレミス導入・クラウド月額サービス）にあわせて、別途お問い合わせ
《ConforMeeting/e》のPOINT
- ConforMeeting/eは会議を効率化し、議論の質を向上させます
- セキュリティを確保しながら過去会議資料を閲覧も可能です
- マルチデバイスに対応しており、混在環境でも利用が可能です
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「ConforMeeting/e」は、事務局ツールが搭載された、経営層や役員会議向けのペーパーレス会議システムです。会議資料の暗号化など、基本的なセキュリティ機能はもちろん、オプションでユーザー認証機能やICカード連携機能、端末制御機能などが用意されています。そのため、重要度の高い会議をセキュアな環境で行えるでしょう。
また、事前に資料を共有し、会議中には資料への書き込みができるので、迅速な意思決定をサポートします。さらにテレビ会議やWeb会議と組み合わせると、複数拠点間の遠隔会議も行えます。
- 提供形態：パッケージソフト / SaaS
- 参考価格：SaaS版の場合、月30,000円～/10ID/１GB（無料トライアル実施中）
《ConforMeeting/c》のPOINT
- いつでも事前準備なしで簡単にミーティングを開催できます
- PC、AndroidやiPadのマルチデバイスに対応しています
- 参加者認証による多段階認証でセキュリティを確保します
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「ConforMeeting/c」は、資料の共有が簡単にできるペーパーレス資料共有システムです。マルチデバイスに対応しており、スマホで資料が見られるので外出先から会議に参加できます。テレビ会議システムを活用すれば遠隔会議も開催可能です。会議中は発表者の画面と同期できますが、通常画面に切り替えて別資料の閲覧もできます。
また、多段階認証を採用しており、資料はサーバ上で暗号化して保管されます。さらに、共有した資料はダウンロードURLを参加者へ通知後一定時間で削除されるため、情報漏えいの予防にもなるでしょう。
- 提供形態：パッケージソフト
- 参考価格：1,000,000円（1年間の期限付きで150,000円での利用も可）
《ECO Meeting》のPOINT
- シンプル操作で直感的にセキュアな会議を開催可能
- 2画面・見開き・見比べ、マーカー、同期、投票などの豊富な機能
- iOS/Windows対応。クラウド・オンプレミスからお選びください。
「ECO Meeting」は株式会社エステック提供のペーパーレス会議システムで、業界最高水準のセキュリティの高さが強みです。資料の自動削除やダウンロード制限などのサーバセキュリティ機能と、アカウントロックやアクセス制限などのデバイスセキュリティ機能が搭載されています。
会議に特化した付箋やメモ機能、画面共有などの基本機能はもちろん、投票機能などの豊富な機能が魅力です。
- 提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS
- 参考価格：クラウド版の場合、初期費用50,000円、月額費用1,000円～/１アカウント、ストレージ費用1,000円/１GB
《SideBooksクラウド本棚》のPOINT
- 「見てほしいページ」を即時に伝えられる通知機能！
- 小範囲・広範囲使い分けられる豊富な検索機能！
- セキュアな管理と毎日のフルバックアップで安心！
東京インタープレイ株式会社が提供する「SideBooksクラウド本棚」は、約330の自治体で活用されているペーパーレス会議システムです。シンプルな機能で使いやすく、デバイスの操作に慣れていない方が多い企業や団体におすすめです。
文書管理としても活用でき、フォルダ分けや文書検索が行えます。スマートフォンやタブレットからでも簡単に操作が可能です。また、専門の技術チームによるサーバの管理や運営、バックアップなど、サポート体制も万全なので安心して使えるでしょう。
- 提供形態：クラウド
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
《Handbook》のPOINT
- コンテンツの作成から配信、フィードバックまでカバー
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ
- オプションやサポートが充実
アステリア株式会社が提供する「Handbook」は、会議に必要な資料や画像、音声や動画などをクラウドに保存できるコンテンツ管理システムです。オフラインで閲覧できるファイルのダウンロード機能や、会議で情報を伝えた人からのフィードバックやアンケートを収集する機能、誰がいつ何を聞いたかなどを分析する機能なども搭載しています。
そのほか、閲覧制限や閲覧有効期限の設定など、セキュリティ機能も充実しているので安心でしょう。
- 提供形態：クラウド / オンプレミス / パッケージソフト / SaaS / サービス
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
《SONOBA COMET》のPOINT
- サーバ管理、サーバレスの2パターンを用途により使い分け可能！
- 資料はファイルサーバに保管し会議後に端末から削除！
- アジェンダの作成と会議通知も簡単に実行！
株式会社CIJが提供する「SONOBA COMET」は、画面同期が非常に速く、同期・非同期の切り替えも容易なペーパーレス会議システムです。会議の用途によって２種類のモードを選択できます。役員会議などの大規模な会議に対応したフォーマルモードでは、会議が終了すると手書きメモなどが加えられた資料はファールサーバにアップロードされ、配布された資料は端末から自動削除されます。
対して、簡単な打ち合わせに対応したカジュアルモードでは、発表者のタブレットに資料を格納するだけですぐに会議を開始できます。フォーマルモードと同じく、会議終了後は端末から資料が自動で削除されるのでセキュリティ面も安心でしょう。
- 提供形態：オンプレミス / パッケージソフト
- 対象従業員規模：すべての規模に対応
ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、文字通り紙を使用せずに行う会議のことです。従来の会議では参加者に紙の資料を配布し、それを元に話を進めていましたが、PCやタブレットなどを利用することで、紙の資料からデジタルの資料に移行し、ペーパーレス会議を行えるでしょう。
たかが紙とはいえど、積み重なれば膨大なコストになります。最近では、コスト削減や業務の工数削減を目的として、ペーパーレス会議システムを導入する企業が増えてきています。
ペーパーレス会議のメリット
ここからはペーパーレス会議を行うメリットをより詳しく解説します。
業務効率の改善
ペーパーレス会議システムを導入した企業のほとんどが実感するのは、「準備の手間が大幅に減った」ことでしょう。紙の資料の場合、会議前に作成した資料を印刷して配布準備を行うほか、変更があれば差し替え作業も発生します。ペーパーレスにすることでこれらの作業が簡素化され、業務の効率化が図れるでしょう。また、紙の資料の場合は会議後、使用した資料を管理する作業が発生しますが、資料をデータ管理できるようになれば、片付け時間や収納スペースの削減に繋がります。
印刷コストの削減
２つめのメリットは、印刷コストや時間の短縮です。会議の数が多いと資料も増えるので、紙の資料だと年間の印刷量が膨大になり、インクのコストも大きくなります。ペーパーレス化すれば紙やインクのコストを削減できます。
セキュリティ面の強化
３つめのメリットは、セキュリティ面の強化です。紙の資料はセキュリティ面におけるリスクが生じます。情報漏えいの最も多い事例は、紙の資料を持ち出し、紛失することです。また、紙の資料を処分するときにも情報が外部に漏れる危険性があります。アクセス制限や閲覧期間の指定、ログ管理が行えるペーパーレス会議システムなら、資料をセキュアな環境のシステム上で一元管理でき安心でしょう。
ペーパーレス会議システムの機能
ペーパーレス会議システムには主につぎのような機能があります。
- ●資料共有機能
- ●画面共有機能
- ●メモ機能
- ●資料の削除機能
- ●アクセス管理機能
- ●カスタマイズ機能
ペーパーレス会議システムのメインの機能は「資料共有」ですが、資料に紙のような感覚でメモを書き込めたり、資料を見ながら画面共有できるのも便利でしょう。さらに、会議の進行にあわせてページやスライドを一斉に変えられるペアリング機能もあります。そのほか、製品によっては会議資料がカレンダーと紐付いていたり、文書管理の機能を搭載していたりと、さまざまな特殊機能があります。自社に必要な機能を洗い出して製品を絞り込んでいきましょう。
機能？価格？ペーパーレス会議システムの選定ポイント
ペーパーレス会議システムを選ぶにあたり、機能や価格はもちろんですが、ほかにも比較すべきポイントがあるので紹介します。それぞれ詳しく見ていきましょう。
- ●導入目的を明確して、必要な機能を洗い出す
- ●提供形態は適しているか
- ●対象規模・拡張性はあるか
- ●利用しているデバイスに対応しているか
- ●遠隔会議が行えるか
- ●セキュリティはしっかりしているか
- ●実際の運用に問題はないか
- ●導入前・導入後のサポートは万全か
導入目的を明確して、必要な機能を洗い出す
いきなり社内のすべての会議をペーパーレスに、と意気込んで多機能な製品を導入してしまうと、運用ルールの作成に手間取ったり、複雑な運用ルールが面倒になってしまって計画がなくなってしまったりと、導入に失敗してしまいます。まずは社内で、どんな課題を解決したくてシステムを導入するのかを明確にしましょう。
ペーパーレス会議は運用改善を重ねて段階的に導入していくことで社内に浸透しやすい特徴をもつため、必要な機能をいつでも増やせるような製品だと導入に失敗しにくいでしょう。
提供形態は適しているか
ペーパーレス会議システムには、大きく分けてオンプレミス型のシステムとクラウド型のサービスの２つがあります。
オンプレミス型であればサーバを社内で構築するため、クラウドに比べて情報が外部に漏れる心配は少なくなりますが、導入に時間がかかります。スムーズに導入できるシステムかどうかが重要でしょう。 クラウド型の場合は、短期間で導入できますが、システム提供会社のサービスを利用するのでセキュリティ機能を確認しましょう。
製品によってはパッケージで提供している場合もあるので、基本的な機能で簡単に導入したいという方は、パッケージ型も検討してみてください。
対象規模・拡張性はあるか
対象規模が適しているかどうかも確認しましょう。最初は小規模な会議で導入し、後々規模を大きくしていくのであれば、製品の拡張性を確認してください。
導入してから拡張できないとなると、リプレイスしなければなりません。こういった手間をなくすためにも、事前にどれくらいの規模で活用する予定なのかを想定しておきましょう。
利用しているデバイスに対応しているか
普段使っているデバイスに対応していることを確認してください。スマートデバイスを使っている場合は、iOSに対応していても、Androidには対応していないサービスもあるため、幅広く対応できるかどうかを確認しましょう。
遠隔会議が行えるか
ほかの拠点と会議を行うなら遠隔会議ができるかどうかもポイントになります。ペーパーレス会議システム自体は、資料共有がメインのシステムなので、テレビ会議システムやWeb会議システムと連携できる製品も多くあります。遠隔会議のペーパーレス化を進めるのであれば、関連するシステムと連携できるのかどうかも重要です。
セキュリティは安心か
気密性の高い情報を扱う重要な会議にペーパーレス会議システムを導入するのであれば、データの保管方法はもちろんのこと、データの暗号化やアクセス管理などの機能もよく確認しましょう。
製品によっては重要な会議に向いているシステムもあるので、よく比較してみてください。
実際の運用に問題はないか
運用後に不具合が発生することも考えられます。例えばクラウド型のサービスを運用したときに通信が不安定で反応が遅い場合があります。稼働が安定した製品を選ぶには、無料トライアルで試してみるとよいでしょう。 特にペーパーレス会議システムは、選定する部門だけでなく、会議に参加するメンバーが実際に試してみることが重要です。使い勝手のよさや搭載された機能を使いこなせるかどうかなど、実際に利用した社員の声を聞き、適したシステムを選びましょう。
導入前・導入後のサポートは万全か
初期設定などの導入サポートが受けられる製品だと安心です。製品によっては運用支援や操作研修サポートなどもあるため、導入効果を最大化したい企業や端末操作に不安のある従業員が多い企業は、サポート体制を意識してみるといいでしょう。
また、運用時のトラブルや操作方法の問い合わせ窓口の有無や時間帯についても確認しておくのがおすすめです。問い合わせても全くつながらないようではサポートの意味がありません。やり取りをしていくうえで、信頼のおける提供会社を選定しましょう。
ペーパーレス会議の失敗事例
ペーパーレス会議システムを導入しても使いこなせないという事態に陥らないよう、ここで失敗事例を見ておきましょう。事前に手を打てば、失敗は防げるはずです。
ペーパーレス会議でよくある失敗としては、以下のようなことが起こります。
- ●資料データを印刷してしまう
- ●導入したタブレットが使いこなせない
- ●複数の資料を俯瞰して見たいので、タブレットだと不便
ペーパーレス会議を行ってみて、結局紙のほうが使いやすいと感じるケースも少なくありません。このような場合は、システムの使い方の指導や運用ルールの設定が必要になるでしょう。
誰でも直感的に操作できて、画面でも資料が見やすいかどうかを、事前に確認するとよいです。
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2023.01.17
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無料でペーパーレス会議を行うには
Googleドライブのようなファイル共有システムや無料のペーパーレス会議システムを活用することで、コストをかけずに会議のペーパーレス化を実現できます。
しかし、ファイル共有システムはあくまでファイル共有が目的であり、会議を行うための機能がなかったり、無料ツールは利用制限があったりするので、スムーズな運用は難しいでしょう。
そのため無料で使えるツールは、お試し用として活用することをおすすめします。以下の記事では、無料ツールや無料トライアルがあるペーパーレス会議システムを紹介しているので、ご興味のある方はご覧ください。
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ペーパーレス会議システムを導入することで、コスト削減や業務効率化、セキュリティ向上が期待できます。ペーパーレスになれば環境にも優しいでしょう。ぜひペーパーレス会議システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
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