【比較表】ITトレンド編集部おすすめペーパーレス会議システム
ITトレンド編集部がおすすめするペーパーレス会議システムの対応機能や参考価格を紹介します。必要な機能を洗い出して、自社に合うシステムを見つけてみてください。
シンプルなペーパーレス会議システム
| 製品名 |
主な対応機能 |
参考価格 |
| スマートセッション |
ビデオ遠隔会議／閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／会議予約／タブレット対応 |
30,000円～ |
| SmartDiscussion |
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応 |
別途お問い合わせ |
| ConforMeeting/e |
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応 |
3,500,000円 |
| SideBooksクラウド本棚 |
閲覧ページ同期／会議予約／タブレット対応 |
30,000円～ |
| ConforMeeting/c |
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応 |
1,000,000円 |
多機能なペーパーレス会議システム
| 製品名 |
主な対応機能 |
参考価格 |
| moreNOTE（モアノート） |
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／会議予約／タブレット対応 |
13,200円～ |
| MetaMoJi Share for Business |
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応 |
別途お問い合わせ |
| Garoon（ガルーン） |
会議予約／タブレット対応 |
別途お問い合わせ |
| Handbook |
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応 |
25,000円～ |
| SONOBA COMET |
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応 |
500,000円～ |
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【シンプルな機能】ペーパーレス会議システムを比較
まずはペーパーレス化を実現するためのシンプルなペーパーレス会議システムを紹介します。
スマートセッション の比較ポイント
- 会議資料の準備を大幅短縮、コスト削減に大きく貢献します
- ビデオ通話機能を始め、豊富な機能と柔軟なセキュリティを実現
- 初心者向け「シンプルモード」搭載、上級者と混在した会議が可能
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、初心者でも使いやすいシンプルモード機能を搭載しており、誰でも直感的に使えるペーパーレス会議システムです。会議資料はOfficeファイルを管理ツールに入れるだけでアップロードできます。資料には共同メモのほか、個人的なメモも残せる仕様です。
また、資料のデータは端末に残らず、資料別にセキュリティレベルを設定できます。導入頻度や規模に合わせた導入が可能で、オンプレミス版・サブスクリプション版・クラウド版から選べます。
- 「スマートセッション」の製品情報
- 提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：30,000円～
- 主な対応機能：ビデオ遠隔会議／閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／会議予約／タブレット対応
SmartDiscussion の比較ポイント
- 発表者操作が画面同期！完全ペーパーレス化を実現！
- 会議資料準備の作業負荷・コストを大幅削減！
- iPadとWindows10、クラウドサービスとパッケージ導入に対応
キッセイコムテック株式会社が提供する「SmartDiscussion」は、タブレットを活用したペーパーレス会議システムです。発表者が操作する画面を、閲覧者の画面と同期できる点が特徴です。また、閲覧者の画面は２画面表示になるので、発表者の画面を見ながら別の資料やページを同時に閲覧することも可能です。
オフラインでも資料は閲覧できるので、セミナーなど会議以外のシーンでも活躍するでしょう。セキュリティに関しても、資料の暗号化や閲覧有効期限設定、端末紛失時の遠隔消去コマンド発行などの機能を備えているので、内密な資料を扱う会議も行えます。
- 「SmartDiscussion」の製品情報
- 提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / ASP
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
ConforMeeting/e の比較ポイント
- ConforMeeting/eは会議を効率化し、議論の質を向上させます
- セキュリティを確保しながら過去会議資料を閲覧も可能です
- マルチデバイスに対応しており、混在環境でも利用が可能です
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「ConforMeeting/e」は、会議準備から会議後までのペーパーレス化を実現できる、経営層や役員会議向けのペーパーレス会議システムです。会議資料の暗号化など、基本的なセキュリティ機能はもちろん、オプションでユーザー認証機能やICカード連携機能、端末制御機能などが用意されています。そのため、重要度の高い会議をセキュアな環境で行えるでしょう。
また、事前に資料を共有し、会議中には資料への書き込みができるので、迅速な意思決定をサポートします。さらにテレビ会議やWeb会議と組み合わせると、遠隔会議も行えます。
- 「ConforMeeting/e」の製品情報
- 提供形態：パッケージソフト / SaaS
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：3,500,000円
- 主な対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
SideBooksクラウド本棚 の比較ポイント
- 【使いやすさ】ユーザの要望をシステムに反映(現ユーザ数: 3万)
- 【安心の実績】200件の自治体、10業種以上の民間企業にて採用
- 【ご担当者様のお悩み解決】培った導入・運用ノウハウでサポート
東京インタープレイ株式会社が提供する「SideBooksクラウド本棚」は、約200の自治体で活用されているペーパーレス会議システムです。シンプルな機能で使いやすく、デバイスの操作になれていない方が多い企業や団体におすすめです。
文書管理としても活用でき、フォルダ分けや文書検索が行えます。スマートフォンやタブレットからでも簡単に操作が可能です。また、専門の技術チームによるサーバの管理や運営、バックアップなど、サポート体制も万全なので安心して使えるでしょう。
- 「SideBooksクラウド本棚」の製品情報
- 提供形態：クラウド
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：30,000円～
- 主な対応機能：閲覧ページ同期／会議予約／タブレット対応
ConforMeeting/c の比較ポイント
- いつでも事前準備なしで簡単にミーティングを開催できます
- PC、AndroidやiPadのマルチデバイスに対応しています
- 参加者認証による多段階認証でセキュリティを確保します
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「ConforMeeting/c」は、資料の共有が簡単にできるペーパーレス資料共有システムです。マルチデバイスに対応しており、スマホで資料が見られるので外出先から会議に参加できます。テレビ会議システムを活用すれば遠隔会議も開催可能です。会議中はも発表者の画面と同期できますが、通常画面に切り替えて別資料の閲覧もできます。
また、多段階認証を採用しており、資料はサーバ上で暗号化して保管されます。さらに、共有した資料はダウンロードURLを参加者へ通知後一定時間で削除されるため、情報漏えいの予防にもなるでしょう。
- 「ConforMeeting/c」の製品情報
- 提供形態：パッケージソフト
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：1,000,000円
- 主な対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
バルコ株式会社が提供する「ClickShare」は、ボタンをクリックするだけで、簡単にプロジェクターや複数のPCに画面を共有できる無線プレゼンシステムです。画面共有に特化したシンプルなシステムなので、誰でも簡単にペーパーレス会議を実現できます。
「ベースユニット」と「ボタン」の２つの機器で構成されており、ベースユニットにプロジェクターやPCをワイヤレスで接続し、共有するPCに「ボタン」を挿して画面の共有が可能になります。複数のPCに「ボタン」を挿しておけば、クリックするだけで共有するPCを変更できるので、ケーブルを差し替える手間がなくなります。
- 「ClickShare」の製品情報
- 提供形態：ハードウェア / アプライアンス
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：タブレット対応
【多機能】ペーパーレス会議システムを比較
ここでは、メモやカレンダーなどの機能が豊富なペーパーレス会議システムを紹介します。ペーパーレス会議システムを運用してみたけど、物足りない部分があった、もっと全社を巻き込んでシステムを活用したいという企業の方は必見です。
moreNOTE（モアノート） の比較ポイント
- 市場シェア No.1 ／ ITトレンドお問合せ数 No.1 獲得
- 画面同期、２画面表示、カレンダー機能など、直感的に使える機能
- ペーパーレス化の効果を見える化！「GreenAction」機能搭載
富士ソフト株式会社が提供する「moreNOTE（モアノート）」は、３年連続シェア No.１獲得、導入社数3,000社超えの実績を持つペーパーレス会議システムです。マルチデバイスに対応しており、資料閲覧ツールとして営業や建設現場などでも役立つでしょう。
会議資料はカレンダーと紐付いているので迷わずアクセスでき、操作になれていない社員でも簡単に目当ての資料を探し出せます。また、暗号化や公開権限に関しても細かく設定ができることから、重要な資料の管理も可能です。
- 「moreNOTE（モアノート）」の製品情報
- 提供形態：オンプレミス / クラウド / パッケージソフト / SaaS / サービス
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：13,200円～
- 主な対応機能：
閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／会議予約／タブレット対応
MetaMoJi Share for Business
MetaMoJi Share for Business の比較ポイント
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」は、タブレットを活用するペーパーレス会議アプリです。選択肢を選ぶだけで必要な操作が自動的に完了するウィザード形式により、会議の参加者が同時閲覧や編集が可能なシェアノートを簡単に作成できます。
また、QRコードをかざすだけでIDとパスワードが自動入力されるので簡単にログインできます。さらに、１人１台でないタブレット利用環境を想定しているので、マルチアカウント対応であり、利用者登録数の制限がありません。ログアウト時に端末からデータを削除するのでセキュリティも考慮されています。
- 「MetaMoJi Share for Business」の製品情報
- 提供形態：オンプレミス / クラウド
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
Garoon（ガルーン） の比較ポイント
- 日本企業の文化に合った使いやすさ
- 5,600社、270万人 を超える導入実績
- 様々なビジネスシーンに応じた豊富なコミュニケーション機能
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」は、全社の情報共有を集約するグループウェアですが、スケジュール機能によりペーパーレス会議を実現できます。ペーパーレス会議を行うために必要な、出欠管理や会議室予約、資料添付などの機能が搭載されています。
スマートフォンやタブレット端末からもアクセスできるので、社外でもスケジュールやタスクの確認が行えます。テレビ会議システム「V-CUBE ミーティング」と連携することで、遠隔地との会議も可能になります。
- 「Garoon（ガルーン）」の製品情報
- 提供形態：クラウド / パッケージソフト / オンプレミス / SaaS
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：別途お問い合わせ
- 主な対応機能：会議予約／タブレット対応
Handbook の比較ポイント
- 誰でも簡単に使用することができる、スマートな使い勝手を提供
- 経営会議を始め、様々な規模の会議の運営をスムーズに
- セキュアで手軽なペーパーレス会議を25,000円～導入可能！
アステリア株式会社が提供する「Handbook」は、会議に必要な資料や画像、音声や動画などをクラウドに保存できるコンテンツ管理システムです。オフラインで閲覧できるファイルのダウンロード機能や、会議で情報を伝えた人からのフィードバックやアンケートを収集する機能、誰がいつ何を聞いたかなどを分析する機能なども搭載しています。
そのほか、閲覧制限や閲覧有効期限の設定など、セキュリティ機能も充実しているので安心でしょう。
- 「Handbook」の製品情報
- 提供形態：クラウド / オンプレミス / パッケージソフト / SaaS / サービス
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：25,000円～
- 主な対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
SONOBA COMET の比較ポイント
- 同期と非同期。2つの機能で新しいコミュニケーションを実現
- 端末にデータを残さず、高いセキュリティを確保
- インターネット接続に制限のあるNW環境への適用も柔軟に対応可能
株式会社CIJが提供する「SONOBA COMET」は、発表者の画面と同期したり非同期にしたりできるペーパーレス会議システムです。会議の用途によって２種類のモードを選択できます。役員会議などの大規模な会議に対応したフォーマルモードでは、会議が終了すると手書きメモなどが加えられた資料はファールサーバにアップロードされ、配布された資料は端末から自動削除されます。
対して、簡単な打ち合わせに対応したカジュアルモードでは、発表者のタブレットに資料を格納するだけですぐに会議を開始できます。フォーマルモードと同じく、会議終了後は端末から資料が自動で削除されるのでセキュリティ面も安心でしょう。
- 「SONOBA COMET」の製品情報
- 提供形態：オンプレミス / パッケージソフト
- 対象従業員規模：全ての規模に対応
- 価格：500,000円～
- 主な対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、文字通り紙を使用せずに行う会議のことです。従来の会議では参加者に紙の資料を配布し、それを元に話を進めていましたが、PCやタブレットなどを利用することで、紙の資料からデジタルの資料に移行し、ペーパーレス会議を行えるでしょう。
たかが紙とはいえど、積み重なれば膨大なコストになります。最近では、コスト削減や業務の工数削減を目的として、ペーパーレス会議システムを導入する企業が増えてきています。
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ペーパーレス会議のメリット
ここからはペーパーレス会議を行うメリットをより詳しく解説します。
業務効率の改善
まず１つめのメリットは、業務効率の改善です。紙の資料の場合、会議前に作成した資料を印刷する手間がかかり、会議後も使用した資料を管理する作業が発生します。ペーパーレスにすることで印刷作業を省き、資料のデータ管理によって片付け時間や収納スペースの削減に繋がります。
印刷コストの削減
２つめのメリットは、印刷コストや時間の短縮です。会議の数が多いと資料も増えるので、紙の資料だと年間の印刷量が膨大になり、インクのコストも大きくなります。ペーパーレス化すれば紙やインクのコストを削減できます。
セキュリティ面の強化
３つめのメリットは、セキュリティ面の強化です。紙の資料はセキュリティ面におけるリスクが生じます。情報漏洩の最も多い事例は、紙の資料を持ち出し、紛失することです。また、紙の資料を処分するときにも情報が外部に漏れる危険性があります。ペーパーレス化すれば、資料をシステム上で一元管理するので安心でしょう。
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ペーパーレス会議システムの機能
では、ペーパーレス会議システムにはどのような機能があるのでしょうか。一覧で紹介します。
- ●資料共有機能
- ●画面共有機能
- ●メモ機能
- ●資料の削除機能
- ●アクセス管理機能
- ●カスタマイズ機能
ペーパーレス会議システムのメインの機能は「資料共有」ですが、製品によっては会議資料がカレンダーと紐付いていたり、文書管理の機能を搭載していたり、さまざまな特殊機能があります。自社に必要な機能を洗い出して製品を絞り込んでいきましょう。
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機能？価格？ペーパーレス会議システムの選定ポイント
ここからは、ペーパーレス会議システムの選定ポイントを紹介していきます。
導入目的を明確して、必要な機能を洗い出す
まずはどんな課題を解決したくてシステムを導入するのかを明確にしましょう。多機能な製品を選んでも良いのですが、機能が多すぎる場合や、必要な機能が揃っていない場合は使いこなせない可能性もあります。導入目的を明確化し、必要な機能を洗い出すことで、こうした問題を防げるでしょう。
提供形態は適しているか
ペーパーレス会議システムには、大きく分けてオンプレミス型のシステムとクラウド型のサービスの２つがあります。
オンプレミス型であれば情報が外部に漏れる心配は少なくなりますが、導入に時間がかかります。スムーズに導入できるシステムかどうかが重要でしょう。 クラウド型の場合は、短期間で導入できますが、システム提供会社のサービスを利用するのでセキュリティ機能を確認しましょう。
製品によってはパッケージで提供している場合もあるので、基本的な機能で簡単に導入したいという方は、パッケージ型も検討してみてください。
対象規模・拡張性はあるか
対象規模が適しているかどうかも確認しましょう。最初は小規模な会議で導入し、後々規模を大きくしていくのであれば、製品の拡張性を確認してください。
導入してから拡張できないとなると、リプレースしなければなりません。こういった手間をなくすためにも、事前にどれくらいの規模で活用する予定なのかを想定しておきましょう。
利用しているデバイスで対応しているか
普段使っているデバイスに対応していることを確認してください。スマートデバイスを使っている場合は、iOSに対応していても、Androidには対応していないサービスもあるため、幅広く対応できるかどうかを確認しましょう。
遠隔会議が行えるか
他の拠点と会議を行うなら遠隔会議ができるかどうかもポイントになります。ペーパーレス会議システム自体は、資料共有がメインのシステムなので、テレビ会議システムやWeb会議システムと連携できる製品も多くあります。遠隔会議のペーパーレス化を進めるのであれば、関連するシステムと連携できるのかどうかも重要です。
セキュリティはしっかりしているか
会議の内容はさまざまですが、機密性の高い会議もあるはずです。重要な会議にペーパーレス会議システムを導入するのであれば、データの保管方法はもちろんのこと、データの暗号化やアクセス管理などの機能もよく確認しましょう。
製品によっては重要な会議に向いているシステムもあるので、よく比較してみてください。
実際の運用に問題はないか
運用後に不具合が発生することも考えられます。例えばクラウド型のサービスを運用したときに通信が不安定で反応が遅い場合があります。稼働が安定した製品を選ぶには、無料トライアルで試してみると良いでしょう。
さらに、システムを実際に使ってみて「使い勝手が良いか」も確認してください。機能がたくさんありすぎても使いこなせなかったり、機能がシンプル過ぎてやりたいことができなかったり、ということも考えられます。実際に利用した社員の声を聞き、適したシステムを選びましょう。
導入前・導入後のサポートは万全か
ペーパーレス会議システムを提供する会社の確認も重要です。クラウド型のサービスであれば、通信の不具合で資料を表示できなくなる可能性もゼロではありません。不測の事態に素早く対応できるサービスかどうか見極める必要があります。
また、問い合わせても全くつながらないようではサポートの意味がありません。やり取りをしていくうえで、信頼のおける提供会社を選定しましょう。
ペーパーレス会議の失敗事例
ペーパーレス会議システムを導入しても使いこなせないという事態に陥らないよう、ここで失敗事例を見ておきましょう。事前に手を打てば、失敗は防げるはずです。
ペーパーレス会議でよくある失敗としては、以下のようなことが起こります。
- ●電子文書を印刷してしまう
- ●導入したタブレットが使いこなせない
ペーパーレス会議を行ってみて、結局紙のほうが使いやすいと感じるケースも少なくありません。このような場合は、システムの使い方の指導や運用ルールの設定が必要になるでしょう。
誰でも直感的に操作できて、画面でも資料が見やすいかどうかを、事前に確認すると良いです。
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無料でペーパーレス会議を行うには
Googleドライブのようなファイル共有システムや無料のペーパーレス会議システムを活用することで、コストをかけずに会議のペーパーレス化を実現できます。
しかし、ファイル共有システムはあくまでファイル共有が目的であり、会議を行うための機能がなかったり、無料ツールは利用制限があったりするので、スムーズな運用は難しいでしょう。
そのため無料で使えるツールは、お試し用として活用することをおすすめします。以下の記事では、無料ツールや無料トライアルがあるペーパーレス会議システムを紹介しているので、ご興味のある方はご覧ください。
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無料ペーパーレス会議システム製品を紹介！iPadでも利用可能！？
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まずはペーパーレス会議システムを比較してみよう！
ペーパーレス会議システムを導入することで、コスト削減や業務効率化、セキュリティ向上が期待できます。ペーパーレスになれば環境にも優しいでしょう。ぜひペーパーレス会議システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
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