ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、クラウドやオンプレミス環境にデジタル化した資料を保存しておき、パソコンやタブレットからネット回線経由で資料にアクセスして会議を行うシステムです。テレワークやWeb会議が普及する昨今は、円滑なオンライン会議を実現するために「ペーパーレス会議システム」を導入する企業が増えています。
従来の会議では参加者に紙の資料を配布し、それをもとに議事を進行していましたが、紙の資料をデジタル資料に移行することで、コスト削減や業務効率化の効果が期待できるでしょう。なおペーパーレス会議システムには、円滑に会議を進めるためのさまざまな機能が標準搭載されています。紙の資料は一切不要となり、企業ごとに最適なペーパーレス会議を実現できるでしょう。
ペーパーレス会議システムの2つのタイプ
ペーパーレス会議システムは、搭載機能によって「資料の閲覧・管理にすぐれたタイプ」と「会議の進行にすぐれたタイプ」の2つにわけられます。それぞれどのような特徴があるのか詳しく解説します。
資料の閲覧・管理にすぐれたタイプ
このタイプは、デジタル化した資料を素早く適切に表示でき、検索機能もすぐれています。PDFへの自動変換やファイルの一括ダウンロード機能によって、簡単に資料をデジタル化し共有可能です。文書内検索や全ファイル横断検索機能があれば、必要な資料をすぐに見つけられるでしょう。
また、資料の閲覧や管理において忘れてはならないのがセキュリティ面です。アクセス制限や閲覧制限、公開期間の設定など、セキュリティを担保しながら大量の資料を保管するための機能も充実しています。
会議の進行にすぐれたタイプ
オフラインはもちろんですが、オンライン会議に適しているのがこのタイプです。ホワイトボード機能やメモ・付箋機能、2画面表示機能、ビデオ通話機能など、オフラインでもコミュニケーションをとりやすく会議を円滑に進めるための機能が揃っています。
例えば、閲覧者の画面を2画面表示できれば、1画面で発表者の表情を見ながらもう一方の画面で資料の閲覧が可能なため、紙の資料と同じ感覚で会議を進行できます。またビデオ通話機能が搭載されていれば、テレビ会議システムやWeb会議システムなど他システムと連動する必要がありません。一つのシステムで完結できるため、コスト削減にもつながります。
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ペーパーレス会議システムの機能
ペーパーレス会議システムのメインの機能は「資料共有」であり、画面上の資料に紙のような感覚でメモ書きしたり、会議の同席者と画面共有できたりします。また資料へのアクセス権限を設定できるほか、利用後の資料を速やかに破棄する機能など情報漏えいの観点からもすぐれた機能を搭載しています。主な機能は以下のとおりです。
- ■資料共有機能
- 会議参加者リストをもとに、ワンクリックで同席者と資料を共有できる。
- ■画面共有機能
- 実際のデスクトップ画面も共有できるため、操作手順などをわかりやすく伝えられる。
- ■メモ機能
- 画面上の資料にメモ書きしたり、マーカーを追加したりできる。
- ■資料の削除機能
- 会議終了後は社外秘資料などをワンクリックで削除できる。
- ■アクセス管理機能
- 資料の閲覧権限を設定したり、社外からのアクセスを遮断したりできる。
- ■カスタマイズ機能
- 少人数の打ち合わせからオンライン会議、ライブ配信などさまざまな会議の形態にその都度アレンジできる。
そのほか、議事の進行にあわせてページやスライドを一斉に変えられるペアリング機能があれば、より会議を円滑にするでしょう。製品によっては会議資料がカレンダーと紐付いていたり、文書管理の機能を搭載していたりと、さまざまな特殊機能があります。自社に必要な機能を洗い出して製品を絞り込んでいきましょう。
以下の記事では、ペーパーレス会議システムの機能についてより詳しく解説しています。自社に必要な機能を洗い出す際に、あわせてご覧ください。
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ペーパーレス会議システムのメリット
業務効率化やコスト削減につながるペーパーレス会議システムですが、具体的には以下のようなメリットが得られます。
- ●会議準備にかかる時間を削減できる
- ●会議の進行を円滑化できる
- ●印刷コストを削減できる
- ●セキュリティを強化できる
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
会議準備にかかる時間を削減できる
ペーパーレス会議システムを導入した企業のほとんどが実感するのは、「準備の手間が大幅に減った」ことでしょう。紙の資料の場合、会議前に作成した資料を印刷して配布準備を行うほか、変更があれば差し替え作業も発生します。
ペーパーレスにすることでこれらの作業を削減でき、業務効率化が図れるでしょう。また紙の資料の場合は、会議後に使用した資料の管理作業が発生します。資料をデータで管理すれば、片付け時間や収納スペースの削減につながります。
会議の進行を円滑化できる
会議中に資料のミスが判明する場合もあるでしょう。ペーパーレス会議システムを活用していれば、会議資料に誤記があった場合や、間違った資料を表示したとしても、速やかに修正や差し替えをして正しい資料を共有可能です。会議を長く中断することなく、いつでも適切な資料をもとに進行できるでしょう。
また、資料によっては、紙よりもデジタルのほうが読みやすい場合もあります。ペーパーレス会議システムはカラーの資料をパソコンやタブレットで拡大表示できるので、「文字が小さくて読みにくい」「グラフが白黒だからわかりづらい」といった問題も解消されます。
印刷コストを削減できる
たかが紙とはいえど、積み重なれば膨大なコストがかかります。会議の数が多いと資料も増えるので、紙の資料では年間の印刷量に比例してインクコストも膨大になるでしょう。ペーパーレス化すれば、紙やインクのコストを削減できます。
さらにデータでやり取りするため、資料を参加者に送る場合の郵送料削減にもつながるほか、資料保管用のファイルやボックスなどの備品も不要になります。
セキュリティを強化できる
紙の資料はセキュリティ面におけるリスクが生じます。情報漏えいの最も多い事例は、紙の資料のもち出し、紛失です。また、紙の資料を処分する際にも情報が外部に流出する危険性があります。アクセス制限や閲覧期間の指定、ログ管理が行えるペーパーレス会議システムなら、資料をセキュアな環境のシステム上で一元管理するため、安心して利用できるでしょう。
ITトレンドでは、さまざまなメリットをもつペーパーレス会議システムを多数取り扱っています。こちらから一括資料請求ができるので、ぜひお申し込みください。
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ペーパーレス会議の失敗事例
「ペーパーレス会議システムを導入しても使いこなせない」という事態を回避するために、ここで失敗事例を見ておきましょう。事前に手を打てば、失敗は防げるはずです。ペーパーレス会議でよくある失敗には、以下のケースがあるでしょう。
- ●導入したタブレットが使いこなせない
- ●複数の資料を俯瞰して見たいのでタブレットでは不便
ペーパーレス会議を行ってみて、結局紙のほうが使いやすいと感じることもあるでしょう。しかしこのような原因の一つに、システムの使い方や運用ルールが従業員へ浸透していないことが挙げられます。システムの効果的な利用方法についてマニュアルを整備し、全従業員へ共有することが大切です。
またシステムの操作性が自社の会議環境と合っていない場合もあります。そのため誰でも直感的に操作できて、画面上の資料が見やすいかどうか、事前に無料トライアルを活用し確認するとよいでしょう。
ペーパーレス会議の失敗事例についてより詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
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2023.04.10
ペーパーレス会議のよくある失敗例!成功させる方法は?
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無料でペーパーレス会議を行うには
Googleドライブのようなファイル共有システムや、無料のペーパーレス会議システムを活用すれば、コストをかけずに会議のペーパーレス化を実現できます。しかし、ファイル共有システムはあくまでファイル共有が目的であり、会議を行うための機能はあまり搭載されていません。無料ツールは利用に制限がある場合も多く、スムーズな運用は難しいでしょう。
そのため無料で使えるツールは、お試し用として活用することをおすすめします。以下の記事では、無料ツールや無料トライアルがあるペーパーレス会議システムを紹介しています。興味のある方はご覧ください。
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ペーパーレス会議システムの選定ポイント
ペーパーレス会議システムを選ぶにあたって、どのような点に注目したらよいのでしょうか。機能や価格はもちろんですが、そのほかに比較すべきポイントを紹介します。
- ●資料管理や会議効率化など目的に沿った機能が搭載されているか
- ●自社の規模に合っているか
- ●利用しているデバイスに対応しているか
- ●オンライン会議に利用できるか
- ●機密情報を守るセキュリティ対策があるか
- ●通信面や操作性に問題はないか
- ●設定や運用、緊急時のサポートは万全か
- ●クラウド型かオンプレミス型か
資料管理や会議効率化など目的に沿った機能が搭載されているか
いきなり社内すべての会議をペーパーレスに、と意気込んで多機能な製品を導入してしまうと、導入に失敗する恐れがあります。運用ルールの作成に手間取ったり、多機能すぎるがゆえに使いこなせなかったりするケースもあるでしょう。まずは社内で、どのような課題を解決するためにシステム導入するのかを明確にしましょう。
例えば対面での会議が多く、ペーパーレス化はもちろんのこと資料共有を円滑化したい場合、ファイル変換や検索機能のすぐれた製品がよいでしょう。またオンライン会議でのシステム活用を考えている場合は、ホワイトボード機能や画面表示機能などにもこだわって製品を選定するとよいでしょう。
自社の規模に合っているか
対象規模が適しているかどうかも確認しましょう。規模によって、利用機能や頻度が異なります。小規模な打ち合わせなどでは基本機能で十分に利用可能ですが、会社説明会や大規模なプロジェクトミーティングなどでは、高度な機能が必要になる場合もあります。
さらにユーザー数に応じた料金プランの製品もあり、利用規模を正確に把握することでコストの無駄を防げるでしょう。また最初は小規模で導入し、後々規模を広げていくのであれば拡張性を確認してください。製品によってはオプションで、メール送信や投票、ライブラリ、ビデオ通話などの機能を追加できます。リプレイスの手間を省くためにも規模拡大を視野に入れ、拡張性もあわせてチェックしてみましょう。
利用しているデバイスに対応しているか
普段利用しているデバイスに対応可能かどうか確認が必要です。iOSに対応していてもAndroidには対応していないサービスもあるため、スマートデバイスを利用中の場合は特に注意しましょう。
なかにはマルチデバイスに対応している製品もあります。iOS・Android・Windowsとさまざまな方法で利用できれば、柔軟な環境でペーパーレス会議を行えるでしょう。
オンライン会議に利用できるか
ほかの拠点と会議を行うなら、オンライン会議ができるかも重要なポイントです。資料共有を主とするペーパーレス会議システムは、テレビ会議システムやWeb会議システムと連携可能な製品も多くあります。
遠隔会議のペーパーレス化を進めるのであれば、既存システムとの連携可否をチェックしてみましょう。なおシステムによっては、ビデオ通話機能が搭載されているものもあるため、Web会議システムやテレビ会議システムなどが未導入であれば検討をおすすめします。
機密情報を守るセキュリティ対策があるか
気密性の高い情報を扱う重要な会議にペーパーレス会議システムを導入するのであれば、データの保管方法はもちろんのこと、会議終了後の資料処理やアクセス権限などの対策も確認しておきたいポイントです。例えば、データを暗号化しサーバで一元管理する製品であれば、端末へデータを残しません。会議終了後に自動で資料が削除されるため、セキュリティ面でも安心です。
またユーザーによって資料閲覧を制限するアクセス制御機能や、パスワード、二要素認証、シングルサインオンなどの認証機能を搭載したシステムもあります。自社の機密情報を守るためにも、システムのセキュリティ対策は十分に確認しておきましょう。
通信面や操作性に問題はないか
運用後に不具合が発生するケースも考えられます。例えば、クラウド型のサービスを運用したときに、通信が不安定で反応が遅くなる場合があります。稼働が安定した製品を選ぶには、無料トライアルで試してみるとよいでしょう。
特にペーパーレス会議システムは、選定する部門だけでなく、会議に参加するメンバーが実際に試してみることが重要です。使い勝手のよさや搭載された機能を使いこなせるかどうかなど、実際に利用した従業員の声を聞き、適したシステムを選びましょう。
設定や運用、緊急時のサポートは万全か
初期設定などの導入サポートが受けられる製品であれば、スムーズに利用開始できます。製品によっては運用支援や操作研修サポートなどもあるため、導入効果を最大化したい企業や端末操作に不安のある従業員が多い企業は、サポート体制を意識するとよいでしょう。
また、運用時のトラブルや操作方法について問い合わせ窓口の営業時間なども確認しておくのがおすすめです。製品によっては、サポートセンターだけでなく、専任のカスタマーサクセスチームが付いてシステム導入を支援する場合もあります。システムトラブルが起こっても迅速に対応してもらえるほか、運用方法の相談や他社事例の共有など、運用が定着するまで手厚いサポートが受けられます。
クラウド型かオンプレミス型か
ペーパーレス会議システムの提供形態には、大きくわけてオンプレミス型とクラウド型の2つがあります。オンプレミス型であればサーバを社内で構築するため、クラウドに比べて情報が外部に漏れる心配は少ないですが、導入に時間がかかります。オンプレミス型は、スムーズに導入できるシステムかどうかが重要でしょう。
クラウド型の場合は、短期間で導入できますが、システム提供会社のサービスを利用するのでセキュリティ機能を確認しましょう。製品によってはパッケージで提供している場合もあるので、基本的な機能で簡単に導入したいという方は、パッケージ型も検討してみてください。
資料の閲覧・管理にすぐれたペーパーレス会議システム
ここからは、おすすめのペーパーレス会議システムを紹介します。まずは、資料の閲覧・管理に強みをもつシステムを比較してみましょう。気になる製品は緑色の「+資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておくと、あとでまとめて資料請求できるので便利です。
《moreNOTE(モアノート)》のPOINT
- 7年連続 シェア No.1 / 導入実績5,000社
- マルチデバイス・ブラウザ対応で、オンライン会議でも活躍
- ペーパーレスの効果見える化「グリーンアクション」搭載
富士ソフト株式会社が提供している「moreNOTE(モアノート)」は、削減した紙の量やコストなどを可視化するGreenAction機能が搭載されており、ペーパーレス化推進と環境に配慮した取り組みを支援します。また、カレンダー形式で会議の予定を表示したり、メモを会議参加者と共有したりなどシンプルで直感的な操作性が特徴です。
クラウドへ保存した資料は、日本国内のデータセンターで保管します。FISC基準に準拠しており、24時間365日管理をしているため、セキュリティ面でも安心です。
※FISC基準:金融システムの導入や運用に関するガイドラインのこと
参考価格 |
クラウド版:初期費用36,000円、月額12,000円~ オンプレミス版:900,000円~ |
参考価格補足 |
ー |
無料トライアル |
◯ |
主な機能 |
閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ/会議予約 / タブレット対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
moreNOTE(モアノート)のいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
会議時に資料をタブレットやPCを通して閲覧でき、会議のペーパーレス化が実現しました。また、会議で使用する資料をアップロードする手順も簡単で利便性が高いです。
|
業種 |
その他 |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
moreNOTE(モアノート)の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
ペアリング機能が便利だが、親機の動作と大きくずれるときがあるため、速度改善をしてほしいと思う。あとは満足しています。
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《SmartDiscussion》のPOINT
- 発表者操作が画面同期!完全ペーパーレス化を実現!
- 会議資料準備の作業負荷・コストを大幅削減!
- クラウドサービス、パッケージ導入、LGWAN-ASPに対応
キッセイコムテック株式会社が提供する「SmartDiscussion」は、iPadやWindows向けのペーパーレス会議システムで、抜群の操作性と充実した機能性が特徴です。また、閲覧者の画面は2画面表示になるので、発表者の画面を見ながら別の資料やページを同時に閲覧できます。
オフラインでも資料は閲覧できるので、セミナーなど会議以外のシーンでも活躍するでしょう。資料の暗号化や閲覧有効期限設定、端末紛失時の遠隔消去コマンド発行などの機能を備えているので、セキュリティも万全です。
参考価格 |
ー |
参考価格補足 |
利用端末数やサービス形態にあわせて別途ご案内 |
無料トライアル |
◯(30日間) |
主な機能 |
閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / 会議予約 / タブレット対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
10名以上 50名未満 |
SmartDiscussionのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
ノートPCを常に持ち歩いている者にはWindowsを、そうでない社員は共有iPadを利用しています。
また、画面を2分割して発表者画面と任意の画面を同時表示できる事が、非常に便利です。
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業種 |
公務員(教員を除く) |
従業員規模 |
5,000名以上 |
SmartDiscussionの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
資料のアップロードをする際、時間がかかることが難点です。もう少しスムーズに準備が進めばより効率が上がるのにと思いました。
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《ECO Meeting》のPOINT
- シンプル操作で直感的にセキュアな会議を開催可能
- 2画面・見開き・見比べ、マーカー、同期、投票などの豊富な機能
- iOS/Windows対応。クラウド・オンプレミスからお選びください。
株式会社エステックが提供する「ECO Meeting」は、業界最高水準のセキュリティ性を誇るペーパーレス会議システムです。資料の自動削除やダウンロード制限などのサーバセキュリティ機能と、アカウントロックやアクセス制限などのデバイスセキュリティ機能が搭載されています。
また、会議に特化した付箋やメモ機能、画面共有など会議効率化に役立つ機能を搭載しているほか、紙感覚のシンプルな操作性も魅力です。
参考価格 |
初期費用50,000円、クラウド版:月額10,000円~/10名 |
参考価格補足 |
オンプレミス版は別途見積り |
無料トライアル |
◯(30日間) |
主な機能 |
閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / タブレット対応 |
ECO Meetingのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
操作が直感的で初めて使用する人でも分かりやすい。またセキュリティ面もしっかりしていて安心して使用できる。
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業種 |
その他 |
従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
ECO Meetingの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
タブレットの個体認証でアクセス制限をするときに、少し操作がわかりにくかった。無事にできたが、詳しい説明がもっとあればいいなと思った。
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《SideBooksクラウド本棚》のPOINT
- 「見てほしいページ」を即時に伝えられる通知機能!
- 小範囲・広範囲使い分けられる豊富な検索機能!
- セキュアな管理と毎日のフルバックアップで安心!
東京インタープレイ株式会社が提供する「SideBooksクラウド本棚」は、自治体や企業での導入実績が豊富なペーパーレス会議システムです。ただ単にデジタル化するだけではなく、メモや通知、検索などの多彩な機能によって、効率的な会議を実現します。
ユーザー認証や暗号化などのセキュリティ機能が充実しているほか、耐震構造にすぐれた強靭なデータセンターのサーバを利用しています。24時間365日、専門の技術チームがサーバを管理しているので、安心してシステムを利用できるでしょう。サービス開始以降、稼働率が99.99%以上という高い数値をキープしています。
参考価格 |
初期費用80,000円、月額30,000円~ |
参考価格補足 |
月額費用は、月額基本料+最少ライセンス料(50名分)=30,000円〜 |
無料トライアル |
〇(1か月) |
主な機能 |
閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / 会議予約 / タブレット対応 |
業種 |
公務員(教員を除く) |
従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
SideBooksクラウド本棚のいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
導入から5年経ちます。文書管理&閲覧用ツールとしては最高の部類ではないでしょうか。50ユーザの少数利用ですが、かゆいところに手が届くいい使用感となっています。何より一番いいのはシステム異常が全くと言っていいほど無い事です。
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業種 |
公務員(教員を除く) |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
SideBooksクラウド本棚の改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
文書が多くなってくると、検索して目当ての資料がヒットしてもそれがどの場所に格納されるかわからないため、若干の不便さを感じることがあります。
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《スマートAIボード》のPOINT
- プロジェクター機能
- Windows内蔵による遠隔リンク
- 書き込まれた情報のPDF化
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供する「スマートAIボード」は、プロジェクターやマイク、スピーカーなど会議に必要なデバイスを一つにまとめ、電子ホワイトボードとして活用するシステムです。ホワイトボードにパソコン画面を投影してプロジェクターとして利用でき、書き込みも可能です。
ホワイトボードに書き込んだメモは、投影した映像とともに保存されるため、議事録として残せます。また、会議室全体の映像を投影している状態で1名が発言すると、自動的に発言者の顔がズームされるため、リモートでも臨場感のある会議が行えるでしょう。
参考価格 |
ー |
参考価格補足 |
ー |
無料トライアル |
ー |
主な機能 |
ビデオ遠隔会議 / 閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / タブレット対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
《Handbook》のPOINT
- コンテンツの作成から配信、フィードバックまでカバー
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ
- オプションやサポートが充実
アステリア株式会社が提供する「Handbook」は、会議に必要な資料や画像、音声、動画などをクラウドに保存できるコンテンツ管理システムです。オフラインで閲覧可能なファイルダウンロード機能や、会議で情報を伝えた人からのフィードバック・アンケートを収集する機能、誰がいつ何を聞いたかなどを分析する機能なども搭載しています。
アクセス制限や閲覧有効期限の設定など、セキュリティ機能も充実しています。利用規模に応じて、3つのプランから選択可能です。
参考価格 |
月額25,000円~55,000円/50~500ユーザー |
参考価格補足 |
最大保存容量1~5GB |
無料トライアル |
〇(30日間) |
主な機能 |
閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / タブレット対応 |
Handbookのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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従来は社内の技術資料を冊子で確認しており、外出先で確認することは難しかった。handbookアプリで外出先でipadで資料を確認することができるようになり、可搬性が良く、業務の効率化にもつながった。
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業種 |
医療 |
従業員規模 |
500名以上 750名未満 |
Handbookの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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会議参加者がメモを取れるような機能があってほしい。結局多くの人が手帳・ノートとタブレットの併用になっている状態である。アプリ上から簡単にメモが取れる機能を追加してほしい。
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《ABookBiz》のPOINT
- 紙資料をデジタル化して一元管理!会議準備の負担を大幅軽減!
- 発表者・参加者の端末画面を連動し会議の活発度を向上可能!
- 動画や画像をすぐに表示!紙と同じく書き込みもOK!
株式会社エージェンテックが提供するペーパーレス会議システム「ABookBiz」は、会議資料の配布・修正を容易に行え、メモやマークも紙資料のように扱い保存できるのが特徴です。
管理画面はネットワークによるアクセス制限が可能なため、社外からアクセスされることはなく、ID・パスワード認証や権限設定によってセキュリティも万全です。各デバイスに保管された資料は暗号化されているため、ログインしない限り解読できません。円滑な会議の進行と高いセキュリティ性を求める企業におすすめです。
参考価格 |
ー |
参考価格補足 |
ー |
無料トライアル |
〇 |
主な機能 |
ビデオ遠隔会議 / 閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / タブレット対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
ABookBizのいい点 |
★ ★ ☆ ☆ ☆ 2
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マニュアルや社内広報等を全員がいつでも、どこでも確認できる。合わせて動画での共有もできるため、視覚的に伝達できる。
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業種 |
卸売・小売業・商業(商社含む) |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
ABookBizの改善してほしい点 |
★ ★ ☆ ☆ ☆ 2
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管理者がフォルダ管理やタグ付けを忘れたり、怠ったりすると色々な情報が整理されずにアップされ続ける。必要な情報を探しづらいときがある。管理者の情報整理のセンスは必要。
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Web会議機能にすぐれたペーパーレス会議システム
続いては、Web会議機能に強みをもつペーパーレス会議システムを紹介します。製品ごとに価格や機能、無料トライアルの有無などを表にまとめているので、ぜひ参考にしてください。
《スマートセッション》のPOINT
- クラウド版継続率99.3%!豊富な機能で様々なシーンをDX化!
- ユーザーの登録数は無制限!利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、初心者でも使いやすいシンプルモード機能を搭載しており、直感的に利用できるペーパーレス会議システムです。会議資料は、Microsoft 365を管理ツールに入れるだけでアップロードできます。資料には共同メモのほか、個人的なメモも残せる仕様です。
また、資料データは端末に残らず、資料別にセキュリティレベルを設定できます。規模にあわせた導入が可能で、オンプレミス版・サブスクリプション版・クラウド版から選べます。
参考価格 |
月額30,000円~ |
参考価格補足 |
クラウド版(20ライセンスパック)の月額費用 |
無料トライアル |
〇(30日間) |
主な機能 |
ビデオ遠隔会議 / 閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / 会議予約 / タブレット対応 |
業種 |
情報処理、SI、ソフトウェア |
従業員規模 |
1,000名以上 5,000名未満 |
スマートセッションのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
一番のメリットはOffice365のデータをPDFにできることです。また、会議に使用した資料をダウンロードできるので紙の書類の管理に手間取らなくなります。
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業種 |
教育・教育学習支援関係 |
従業員規模 |
750名以上 1,000名未満 |
スマートセッションの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ☆ ☆ 3
|
契約の最低期間が2ヶ月となっているため、気に入らない場合でも2ヶ月は使わなければいけないところです。できれば最低契約期間は1ヶ月にして欲しいです。
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MetaMoJi Share for Business
製品・サービスのPOINT
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元(手)を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」は、タブレットを活用したペーパーレス会議アプリです。選択肢を選ぶだけで必要な操作が自動的に完了するウィザード形式を採用しており、会議の参加者は同時閲覧や編集が可能なシェアノートを簡単に作成できます。
また、QRコードをかざすだけでIDとパスワードが自動入力されるため、ログインも容易です。1台のタブレットを複数人で利用することを想定したマルチアカウント対応であり、利用者登録数の制限がありません。ログアウト時に端末からデータを削除するのでセキュリティも考慮されています。
参考価格 |
ー |
参考価格補足 |
利用人数や導入形態にあわせて見積り |
無料トライアル |
〇(30日間) |
主な機能 |
閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / タブレット対応 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
業種 |
建設 |
従業員規模 |
100名以上 250名未満 |
MetaMoJi Share for Businessのいい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
|
当製品に出会うまで、Excel帳票を印刷して紙の押印や、会議資料を印刷し配布など紙文化から脱却できませんでした。主な原因としては、「紙なら、どこにでも簡単に書ける」ことでした。MetaMoJi Share for Businessは、基本的にタブレットとペンを使って手書きも可能、活字であっても手書きから高精度で活字に変換してくれるため、紙と同様に、「どこにでも簡単に書ける」が実現できたことで、ペーパレス化を加速することができました。
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業種 |
その他 |
従業員規模 |
250名以上 500名未満 |
MetaMoJi Share for Businessの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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会議資料やプレゼンテーション時には、容量が大きいパワーポイント資料等を使う場合がありますが、レスポンスがおそくなることがあるので、改善できればよりよいツールになると思いました。
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《ConforMeeting》のPOINT
- ConforMeetingは会議を効率化し、議論の質を向上させます
- セキュリティを確保しながら過去会議資料を閲覧も可能です
- Box連携オプションにより、Box内資料をConforMeetingで投影可能
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「ConforMeeting」は、事務局ツールが搭載された、経営層や役員会議向けのペーパーレス会議システムです。会議資料の暗号化など、基本的なセキュリティ機能はもちろん、オプションでユーザー認証機能やICカード連携機能、端末制御機能などが用意されています。そのため、重要度の高い会議をセキュアな環境で行えるでしょう。
また、事前に資料を共有し、会議中には資料への書き込みができるので、迅速な意思決定をサポートします。テレビ会議やWeb会議と組み合わせると、複数拠点間の遠隔会議も行えます。
参考価格 |
月額20,000円~/10ID |
参考価格補足 |
SaaS版の月額費用。オンプレミス版は要問い合わせ |
無料トライアル |
〇(30日間) |
主な機能 |
閲覧ページ同期 / マーカ・ポインタ / タブレット対応 |
ConforMeetingのいい点 |
★ ★ ★ ★ ☆ 4
|
会議中に自分が見たいページを自由に閲覧できるなど、操作性に優れている。また説明箇所をリアルタイムで共有できる。
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業種 |
教育・教育学習支援関係 |
従業員規模 |
50名以上 100名未満 |
ConforMeetingの改善してほしい点 |
★ ★ ★ ★ ★ 5
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勤める同僚や先輩、後輩にはやはりITに不慣れや苦手意識をもっている人も少なくありません。そんな人でも自分ひとりでなんとかできるチュートリアルがより直感的なものがあるとよいなあと感じました。
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まずはペーパーレス会議システムを比較してみよう
ペーパーレス会議システムの導入により、コスト削減や業務効率化、セキュリティ向上が期待できます。ペーパーレスになれば環境にもやさしいでしょう。ぜひペーパーレス会議システムの導入を検討してはいかがでしょうか。
なお、製品情報をまとめて比較したい方には、一括資料請求(無料)がおすすめです。資料請求を行うと、価格や機能、特徴を一覧で比べられる比較表を簡単に作成できます。口コミなども確認できるのでぜひ活用ください。