ペーパーレス会議とは？
ペーパーレス会議とは、文字通り紙を使わない会議を意味します。紙を使わないことにより、会議の準備の手間カット・コスト削減・セキュリティ向上に繋がります。
ペーパーレス会議の3つの魅力
ペーパーレス会議には大きく３つの魅力があります。この魅力を把握することで導入を検討するか否かの参考になります。
業務効率の改善
まず１つめの魅力は、業務効率の改善です。紙の資料を会議で使用するには、事前に作成資料を印刷する手間がかかり、また会議後も使用した資料を管理する作業が発生します。ペーパーレスにすることで準備する作業を減らし、資料のデータ管理によって片付け時間の減少や収納スペースの削減に繋がります。
印刷コストや時間の短縮
２つめの魅力は、印刷コストや時間の短縮です。会議の数が多いと、年間で印刷する紙の量は膨大になり、インクのコストも大きくなります。ペーパーレス化で紙・インクのコストを削減でき、印刷や準備する時間を短縮できます。
セキュリティ面の強化
３つめの魅力は、セキュリティ面の強化です。紙の資料はセキュリティ面におけるリスクも生じます。情報漏洩の最も多い事例は、紙の資料を持ち出し紛失することです。また、紙の資料を処分するときにも情報が外部に漏れる危険性があるため、ペーパーレス化することでセキュリティ面を強化できます。
ペーパーレス会議シェアシステムを選ぶ時の注意点
ペーパーレス会議を実現するためには、電子データの資料を共有したり、画面を共有するシェアシステムが必要になります。ここからはシェアシステムを選ぶ注意点を紹介していきます。
導入するまでは簡単か？
シェアシステムにはクラウド型のサービスもあれば、オンプレミス型のシステムもあります。オンプレミス型であれば情報が外部に漏れる心配は少なくなりますが、導入に時間がかかります。スムーズに導入できるシステムかどうかが重要です。
導入前・後のサポートは万全か？
シェアシステムを運営している会社は「どのような企業であるのか」も重要です。クラウド型のサービスであれば、通信の不具合で資料を表示できなくなる可能性もゼロではありません。不測の事態に素早く対応できるサービスかどうか見極める必要があります。
対応しているデバイスの種類は豊富か？
シェアシステムで最も重要なことは、企業で使っているデバイスに対応しているかどうかです。スマートデバイスを使っている場合は、iOSに対応していても、Androidには対応していないサービスもあるため、幅広く対応できるかどうかを確認します。
実際の運用に問題はないか
運用してみてから不具合が発生することも考えられます。例えばクラウド型のサービスを運用したときに通信が不安定で反応が遅いこともあります。安全に導入するためには、無料でトライアルができるサービスがおすすめです。
ペーパーレス会議システムを導入！おすすめ11選
では、具体的にどのようなシェアシステムがあるのでしょうか。ここからはおすすめのペーパーレス会議システムを紹介していきます。
クラウド型ペーパーレス会議システム
クラウド型のペーパーレス会議システムであれば、導入するコストを抑えスピーディに導入できます。しかし、インターネット環境に依存するため、安定性が重要になります。ここからはクラウド型ペーパーレス会議システムを紹介していきます。
モアノートは資料をアップロードするだけで簡単共有でき、資料に文字をメモできるペーパーレス会議システムです。さらに、導入を決めてから3営業日で利用できるため、対応が早いです。
モアノートの料金形態は、初期費用36,000円と1ユーザー月額1,200円になります。
SmartDiscussionの特徴は、共有する端末に反映される速さです。共有システム特有の反応の悪さもなく、ノンストレスな会議が可能です。
クラウド型の月額利用料35,000円で20ユーザーまで対応しています。
MetaMoJi Share for Businessは、会議の効率を高めるように作られているため、細かい機能が充実しており使いやすいシステムです。発表者はレーザーポインタで重要な点をマークすることで、共有している端末にもマークが反映されます。
このシステムの価格は、初期費用が500,000円になり、20ライセンスで年額100,000円です。
スマートセッションを使うと、WordやExcel、PowerPointも全てPDFに自動変換され、共有しやすくなります。またセキュリティに強みがあり、資料に合わせて閲覧制限を設定できます。直感的な操作が可能であり、機械が苦手な人でも操作しやすいシステムです。
このシステムは初期費用と月額費用が発生しますが、価格は企業によって変わります。
TeleOfficeはPDFの資料以外にも、映像・音声を共有することも可能です。そのため、トータル的なWeb会議で活用できるクラウド型のシステムです。このシステムの料金形態は、初期費用は不要で、月額費用は企業規模によって変動します。
このツールはペーパーレス会議システムではなく、クラウド型のグループウェアになります。グループウェアのシステムですが、その中に「資料を共有できる機能」が存在するため、ペーパーレス会議システムとしても利用ができます。
このグループウェアはユーザー課金型になり、1ユーザー当たり月額845円です。
このシステムは基本的な機能を取り揃えたバランスが良いクラウド型のツールです。特徴は、投票・アンケート機能がある点で独自性に富んでおり、会議での意思決定をスムーズに行えます。このシステムの金額は企業によって変わるため、問い合わせが必要となります。
その他、ペーパーレス会議システム
クラウド型のペーパーレス会議システム以外にも、資料を共有できるシステムは多くあります。ここからはクラウド以外のペーパーレス会議ができるシステムを紹介していきます。
このシステムはマイクロソフトが提供しているツールで、チーム内の情報を共有することに長けています。グループウェアに近いため、資料を共有しペーパーレス化できます。このsharepointの料金形態はユーザー課金型になり、1ユーザー月額1,000円です。
このシステムは特殊です。通常のペーパーレス会議を行うシステムはソフトをインストールする必要がありますが、このシステムは専用機器をUSBで接続してボタンを押すだけで資料が共有できます。社内ネットワークに接続する必要がないため、来客対応に便利です。
このシステムの機器は一番安いモデルで20万円前後です。
このペーパーレス会議システムは、NECが提供しているオンプレミス型のツールです。多種多様な機能と強固なセキュリティに強みがあり、社内ネットワークの情報共有をより充実させることができます。社内にシステムを構築するため、費用は350万円からと少し高額になります。
このペーパーレス会議システムは、発表者の画面を参加者に同期することで共有が可能となります。発表者の画面が単に投影されているため、参加者の端末にはデータが残らず、セキュリティ面においても安心して使えます。
このシステムの導入費用はオンプレミス型で50万円からです。
まとめ
ここまでのようにペーパーレス会議システムを導入することで、コスト削減・業務効率化・セキュリティ向上を実現できます。紙がなくなることで環境にも配慮できます。
地球にも会社にも優しいペーパレス会議システムの導入を！
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