ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、紙の資料を使わず、デジタルデバイスを利用して会議を進めるためのシステムです。クラウドやオンプレミス環境にデジタル化した資料を保存しておき、PCやタブレットからインターネット回線経由で資料にアクセスして会議を行います。
従来の会議では参加者に紙の資料を配布し、それをもとに議事を進行していましたが、資料をデジタル資料に移行することで、コスト削減や業務効率化の効果が期待できます。
またペーパーレス会議システムには、会議を円滑に進めるためのさまざまな機能が標準搭載されており、オフライン会議・オンライン(Web)会議を問わず活用可能です。
ペーパーレス会議システムをお探しの方へ
この記事では、おすすめのペーパーレス会議システムを以下のタイプ別に分類し、価格や機能などを比較しています。「すぐにツール選定に移りたい」という方は、以下の見出しをクリックして、詳しい製品情報をご覧ください。
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【比較表】おすすめのペーパーレス会議システム
ペーパーレス会議システムの機能
ペーパーレス会議システムのメインの機能は「資料共有」であり、画面上の資料に紙のような感覚でメモ書きしたり、会議の同席者と画面共有できたりします。また資料へのアクセス権限を設定できるほか、利用後の資料を速やかに破棄する機能など情報漏えいの観点からもすぐれた機能を搭載しています。主な機能は以下のとおりです。
機能 |
内容 |
資料共有機能 |
会議参加者リストをもとに、ワンクリックで同席者と資料を共有できる。 |
画面同期(ペアリング)機能 |
発表者の画面やポインタ・ページめくりなどの操作を参加者端末と同期できる。 |
並列表示(画面分割)機能 |
一つの画面に複数の資料を並べて表示できる。 |
メモ・マーカー機能 |
画面上の資料にメモ書きしたり、マーカーを追加したりできる。 |
資料検索機能 |
キーワード検索や全文検索で、必要な文書・過去資料を素早く見つけられる。 |
資料の削除機能 |
会議終了後は社外秘資料などをワンクリックで削除できる。 |
アクセス管理機能 |
資料の閲覧権限設定や、社外からのアクセスを遮断できる。 |
以下の記事では、ペーパーレス会議システムの機能についてより詳しく解説しています。自社に必要な機能を洗い出す際に、あわせてご覧ください。
ペーパーレス会議システムのメリット
ペーパーレス会議システムのメリットは大きく4つあります。コスト削減・会議準備の効率化・会議進行の円滑化・セキュリティの強化です。それぞれのメリットについて詳しく解説します。
紙やインク、郵送料などのコストを削減できる
ペーパーレス会議システムの最たるメリットは、コスト削減です。会議の数が多いと資料も増えるので、紙の資料では年間の印刷量に比例してインクコストも膨大になるでしょう。資料はデータでやり取りするため郵送料の削減に加え、資料保管用のスペースや備品も不要になります。
会議準備にかかる時間を削減できる
ペーパーレス会議システムを導入した企業のほとんどが実感するのは、「準備の手間が大幅に減った」ことです。紙の資料の場合、会議前に資料を印刷して配布準備を行うほか、変更があれば差し替え作業も発生します。
デジタル化することで一連の作業負担が減り、業務効率化が図れるでしょう。また、資料の回収や廃棄といった会議後の手間も省けます。
会議の進行を円滑化できる
ペーパーレス会議システムを活用していれば、会議資料に誤記があったり間違った資料を表示したりしても、速やかに修正や差し替えが可能です。会議を長く中断することなく、いつでも適切な資料をもとに進行できるでしょう。
また資料によっては、紙よりもデジタルのほうが読みやすい場合もあります。ペーパーレス会議システムはカラーの資料をPCやタブレットで拡大表示できるので、「文字が小さくて読みにくい」「グラフが白黒でわかりにくい」といった問題も解消されます。
セキュリティを強化できる
紙の資料はセキュリティ面におけるリスクが生じます。紙の資料の不正なもち出し、紛失だけでなく、処分する際にも情報が外部に流出する危険性があります。アクセス制限や閲覧期間の指定、ログ管理が行えるペーパーレス会議システムなら、資料をセキュアな環境で一元管理するため、安心して利用できるでしょう。
ITトレンドでは、さまざまなメリットをもつペーパーレス会議システムを紹介しています。こちらから一括資料請求ができるので、手間をかけずに多くの製品を比較検討したい方はぜひご利用ください。
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ペーパーレス会議システムのタイプ
ペーパーレス会議システムは、搭載機能によって「オンライン会議の進行にすぐれたタイプ」「自治体・議会での利用に強みをもつタイプ」「資料の閲覧・管理にすぐれたタイプ」の3つにわけられます。それぞれどのような特徴があるのか詳しく解説します。
オンライン会議の進行にすぐれたタイプ
特にオンライン会議での利用に強みをもつタイプです。Web会議システムと連携できるシステムや、ビデオ通話機能を搭載したシステムなどが該当します。もちろんオフライン会議の活用も可能です。
遠隔会議であっても、参加者がコミュニケーションをとりやすく会議を円滑に進めるための機能が特徴です。例えば、ホワイトボード機能やチャット・メッセージ機能 、採決(投票)機能 、2画面表示機能などがあります。
テレワーク環境下や社外でのWeb会議などにおいて、使いやすいペーパーレス会議システムをお探しの企業におすすめです。
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自治体・議会での利用に強みをもつタイプ
一般企業に加え、自治体や議会などにも多数の導入実績をもつタイプです。行政専用のネットワークであるLGWAN環境で利用できるシステムや、介護認定審査会に特化した独自機能を備えた製品などがあります。審査会資料に素早くアクセスしたり事前判定結果を集計したりできます。
セキュリティを確保したうえで、膨大な資料の印刷・配布に要する時間やコストを削減したいと考える官公庁・自治体での利用におすすめです。
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資料の閲覧・管理にすぐれたタイプ
このタイプは、スタンダードなペーパーレス会議システムといえます。OfficeファイルのPDF自動変換やファイルの一括ダウンロード機能によって、簡単に資料をデジタル化し共有可能です。文書内検索や全ファイル横断検索機能があれば、必要な資料をすぐに見つけられるでしょう。
また、アクセス制限や閲覧制限、公開期間の設定など、セキュリティを担保しながら大量の資料を保管するための機能も充実しています。ペーパーレス会議の開催はもちろん、資料や文書の管理も重視したい企業の利用に適しています。
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ペーパーレス会議システムの選定ポイント
ペーパーレス会議システムを選ぶにあたって、どのような点に注目したらよいのでしょうか。機能や価格はもちろんですが、そのほかに比較すべきポイントを紹介します。
- ●操作性(紙のような読みやすさや書き心地)に問題はないか
- ●利用規模や料金体系は自社に適しているか
- ●自社の要件を満たすセキュリティ対策・提供形態か
- ●自社デバイス(タブレット・ノートPC・スマホ)に対応しているか
- ●オンライン会議に利用できるか
- ●設定や運用、緊急時のサポートは万全か
操作性(紙のような読みやすさや書き心地)に問題はないか
資料の閲覧性や書き込みの自由度が低いシステムだと、思うように活用してもらえない恐れがあります。そのため大半のペーパーレス会議システムには、資料の並列表示や閲覧ページ同期機能、メモ・マーカー機能が備わっています。これらの機能については、以下の点において違いが出やすいため、製品比較の際に確認しておきましょう。
- ●同期中でも先読みや別資料の参照ができるか
- ●参加者が同時に資料へ書き込み可能か
- ●メモは手書きかテキスト入力か
利用規模や料金体系は自社に適しているか
ペーパーレス会議システムの料金体系は、一般的にID数や同時接続数による従量課金制が多いようです。また、データの保存容量に上限を設けているシステムもあります。そのため、利用規模を正確に把握することでコストの無駄を防げます。
会議参加者が固定または小規模の場合、ID数にもとづく料金プランでもよいでしょう。一方、会議の規模に幅がある場合は、ユーザー数無制限の同時接続端末数によるプランや、会議回数で料金が設定された製品などが選択肢になり得ます。なお小規模導入し、後々規模を広げていくのであれば拡張性も確認しておきましょう。大規模会議の場合は、通信が不安定で反応が遅くならないかもチェックが必要です。
自社の要件を満たすセキュリティ対策・提供形態か
ペーパーレス会議システムの提供形態は、オンプレミス型とクラウド型があります。オンプレミス型はサーバを社内で構築するため導入に時間がかかるものの、クラウド型に比べて強固なセキュリティ体制を構築しやすいでしょう。自社のセキュリティポリシーに沿った設定が可能です。一方、クラウド型の場合は短期間で導入できますが、システム提供会社のサービスを利用するため、セキュリティ対策の確認が必要です。
また自社の機密情報を守るためにも、会議終了後の資料処理やアクセス権限などの対策もチェックしましょう。会議資料の自動削除機能や端末紛失に備えたワイプ機能、ユーザーによって資料閲覧を制限するアクセス制御機能や二要素認証などがあると安心です。
自社デバイス(タブレット・ノートPC・スマホ)に対応しているか
普段利用しているデバイスとOSに対応可能かどうか確認が必要です。iOSに対応していてもAndroidには対応していないサービスもあるため、スマートデバイスを利用中の場合は特に注意しましょう。
また、会議のスタイルや活用シーンを想定したうえでデバイスを選定することも大切です。例えば、テレワークや現場との打ち合わせに利用するなら持ち運びしやすいタブレットが適しているでしょう。会議室や教室へ常設するのであれば、スクリーンサイズが大きくて見やすいインタラクティブホワイトボードも候補に挙げられるでしょう。
オンライン会議に利用できるか
ほかの拠点と会議を行うなら、オンライン会議ができるかも重要なポイントです。遠隔会議のペーパーレス化を進めるのであれば、既存システムとの連携可否をチェックしましょう。なおシステムによっては、ビデオ通話機能が搭載されているものもあるため、Web会議システムやテレビ会議システムなどが未導入であれば検討をおすすめします。
設定や運用、緊急時のサポートは万全か
初期設定などの導入サポートが受けられる製品であれば、スムーズに利用開始できます。製品によっては運用支援や操作研修サポートなどもあるため、導入効果を最大化したい企業や端末操作に不安のある従業員が多い企業は、サポート体制を意識するとよいでしょう。
なかにはサポートセンターだけでなく、専任のカスタマーサクセスチームが付いてシステム導入を支援する製品もあります。システムトラブルが起こっても迅速に対応してもらえるほか、運用方法の相談や他社事例の共有など、運用が定着するまで手厚いサポートが受けられます。
【比較表】おすすめのペーパーレス会議システム
ペーパーレス会議システムのおすすめ製品を一覧にまとめました。機能や無料トライアル・無料プランの有無、口コミ評価などがひと目でわかるので参考にしてください。また、この記事で紹介している主要な製品を細かく調査して見えてきた、ペーパーレス会議システムの特徴や傾向を以下にまとめています。
- ●ID・ライセンス数による月額・従量課金制が多い。10IDで10,000円前後から利用できるものが目立つ。
- ●初期設定料や初期費用が必要になる製品は半数程度。金額は20,000~100,000円と幅がある。
- ●ほぼすべての製品がクラウドでの提供に対応、うち半数程度の製品がオンプレミスにも対応可能。
- ●大半の製品が資料の自動削除や時限削除機能を搭載し、権限設定が可能。端末の個体認証によりデバイスセキュリティを高めている製品は多いが、遠隔ロックやワイプ機能を備えた製品は少ない。
- ●およそ半数の製品がマルチデバイスに対応しており、ほぼすべての製品がタブレットに対応。
- ●ビデオ遠隔会議機能や会議予約機能を搭載した製品は、半数に満たない。
- ●導入後の問い合わせについてはメールによるサポートが多く、電話でのサポートを受けられる製品は少ない。
下のボタンから、ペーパーレス会議システムの最新ランキングを確認できます。人気のある製品を参考に導入を検討したい方は、ランキングをチェックしてみましょう。
▶オンライン会議の進行にすぐれたペーパーレス会議システム
ここからは、オンラインでの会議進行に強みをもつペーパーレス会議システムを紹介します。気になる製品は緑色の「+資料請求リストに追加」ボタンでカート追加をしておくと、あとでまとめて資料請求できるので便利です。
《スマートセッション》のPOINT
- クラウド版継続率99.3%!豊富な機能で様々なシーンをDX化!
- ユーザーの登録数は無制限!利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
「スマートセッション」は、日本インフォメーション株式会社が提供するペーパーレス会議システムです。初心者でも使いやすいシンプルモード機能を搭載しており、直感的に利用できます。会議資料は、Microsoft 365を管理ツールに入れるだけでアップロード可能。資料には共同メモのほか、個人的なメモも残せる仕様です。
また資料データは端末に残らず、資料別にセキュリティレベルを設定できます。規模にあわせた導入が可能で、オンプレミス版・サブスクリプション版・クラウド版から選べます。
参考価格 |
月額30,000円~ |
参考価格補足 |
クラウド版(20ライセンスパック)の月額費用 |
いい点 情報処理、SI、ソフトウェア 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 教育・教育学習支援関係 750名以上 1,000名未満
《ConforMeeting》のPOINT
- ConforMeetingは会議を効率化し、議論の質を向上させます
- セキュリティを確保しながら過去会議資料を閲覧も可能です
- Box連携オプションにより、Box内資料をConforMeetingで投影可能
NECソリューションイノベータ株式会社が提供する「ConforMeeting」は、事務局ツールが搭載された、経営層や役員会議向けのペーパーレス会議システムです。会議資料の暗号化など、基本的なセキュリティ機能はもちろん、オプションでユーザー認証機能やICカード連携機能、端末制御機能などが用意されています。そのため、重要度の高い会議をセキュアな環境で実施できるでしょう。
資料の先読みや書き込みができるので、会議内容の理解が深まり迅速な意思決定をサポートします。テレビ会議やWeb会議と連携し、複数拠点間の遠隔会議も行えます。
参考価格 |
月額20,000円~/10ID |
参考価格補足 |
SaaS版の月額費用。オンプレミス版は要問い合わせ |
改善してほしい点 教育・教育学習支援関係 50名以上 100名未満
《スマートAIボード》のPOINT
- プロジェクター機能
- Windows内蔵による遠隔リンク
- 書き込まれた情報のPDF化
「スマートAIボード」は、伊藤忠テクノソリューションズ株式会社が提供しています。プロジェクターやマイク、スピーカーなど会議に必要なデバイスを一つにまとめ、電子ホワイトボードとして活用するシステムです。ホワイトボードにPC画面を投影してプロジェクターとして利用でき、書き込みも可能です。
ホワイトボードに書き込んだメモは、投影した映像とともに保存され、議事録として残せます。また、会議室全体の映像を投影している状態で1名が発言すると、自動的に発言者の顔がズームされるため、リモートでも臨場感のある会議が行えるでしょう。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
▶自治体・議会での利用に強みをもつペーパーレス会議システム
一般企業への導入実績だけでなく、自治体や議会などにも多数の導入実績をもつペーパーレス会議システムを紹介します。
《moreNOTE(モアノート)》のPOINT
- 7年連続 シェア No.1 / 導入実績5,000社
- マルチデバイス・ブラウザ対応で、オンライン会議でも活躍
- ペーパーレスの効果見える化「グリーンアクション」搭載
富士ソフト株式会社が提供する「moreNOTE(モアノート)」は、ペーパーレス化推進と環境に配慮した取り組みを支援するシステムです。削減した紙の量やコストなどを可視化するGreenAction機能を搭載しています。また、カレンダー形式で会議の予定を表示したりメモを会議参加者と共有したり、シンプルで直感的な操作性が特徴です。
介護認定審査会向けの「moreNOTE介護認定審査会デジタルパック」を提供しており、二次判定の効率化が期待できます。
参考価格 |
クラウド版:初期費用36,000円、月額12,000円~ オンプレミス版:900,000円~ |
参考価格補足 |
ー |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、SI、ソフトウェア 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 その他 1,000名以上 5,000名未満
《SmartDiscussion》のPOINT
- 発表者操作が画面同期!完全ペーパーレス化を実現!
- 会議資料準備の作業負荷・コストを大幅削減!
- クラウドサービス、パッケージ導入、LGWAN-ASPに対応
「SmartDiscussion」は、キッセイコムテック株式会社が提供するiPadやWindows向けのペーパーレス会議システムです。抜群の操作性と充実した機能性が特徴です。また閲覧者の画面は2画面表示になるため、発表者の画面を見ながら別の資料やページを同時に閲覧できます。
資料の暗号化や閲覧有効期限設定、端末紛失時の遠隔消去コマンド発行などの機能を備えているので、セキュリティも万全です。官公庁向けのプランも提供しており、ペーパーレス会議のLGWAN-ASPサービスにおいて多数の導入実績があります。
参考価格 |
ー |
参考価格補足 |
利用端末数やサービス形態にあわせて別途ご案内 |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 情報処理、SI、ソフトウェア 10名以上 50名未満
改善してほしい点 公務員(教員を除く) 5,000名以上
《SideBooksクラウド本棚》のPOINT
- 「見てほしいページ」を即時に伝えられる通知機能!
- 小範囲・広範囲使い分けられる豊富な検索機能!
- セキュアな管理と毎日のフルバックアップで安心!
東京インタープレイ株式会社が提供する「SideBooksクラウド本棚」は、企業だけでなく自治体での導入実績も豊富なペーパーレス会議システムです。介護認定審査会や教育委員会などでも活用されています。
ただ単にデジタル化するだけではなく、メモや通知、検索などの多彩な機能によって効率的な会議を実現します。ユーザー認証や暗号化などのセキュリティ機能のほか、耐震構造にすぐれた強靭なデータセンターのサーバを利用。24時間365日、専門の技術チームがサーバを管理しているので、安心してシステムを利用できるでしょう。
参考価格 |
初期費用80,000円、月額30,000円~ |
参考価格補足 |
月額費用は、月額基本料+最少ライセンス料(50名分)=30,000円〜 |
いい点 公務員(教員を除く) 500名以上 750名未満
改善してほしい点 公務員(教員を除く) 1,000名以上 5,000名未満
▶資料の閲覧・管理にすぐれたペーパーレス会議システム
ここからは資料の閲覧・管理に強みをもつシステムを紹介します。
《ECO Meeting》のPOINT
- シンプル操作で直感的にセキュアな会議を開催可能
- 2画面・見開き・見比べ、マーカー、同期、投票などの豊富な機能
- iOS/Windows対応。クラウド・オンプレミスからお選びください。
株式会社エステックが提供する「ECO Meeting」は、業界最高水準のセキュリティ性を誇るペーパーレス会議システムです。資料の自動削除やダウンロード制限などのサーバセキュリティ機能と、アカウントロックやアクセス制限などのデバイスセキュリティ機能が搭載されています。
また、会議に特化した付箋やメモ機能、画面共有など会議効率化に役立つ機能を搭載しているほか、紙感覚のシンプルな操作性も魅力です。
参考価格 |
初期費用50,000円、クラウド版:月額10,000円~/10名 |
参考価格補足 |
オンプレミス版は別途見積り |
改善してほしい点 その他 50名以上 100名未満
MetaMoJi Share for Business
製品・サービスのPOINT
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元(手)を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」は、タブレットを活用したペーパーレス会議アプリです。選択肢を選ぶだけで必要な操作が自動的に完了するウィザード形式を採用しており、会議の参加者は同時閲覧や編集が可能なシェアノートを簡単に作成できます。
また、QRコードをかざすだけでIDとパスワードが自動入力されるため、ログインも容易です。1台のタブレットを複数人で利用することを想定したマルチアカウント対応であり、利用者登録数の制限がありません。ログアウト時に端末からデータを削除するのでセキュリティも考慮されています。
参考価格 |
ー |
参考価格補足 |
利用人数や導入形態にあわせて見積り |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
改善してほしい点 その他 250名以上 500名未満
《Handbook》のPOINT
- コンテンツの作成から配信、フィードバックまでカバー
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ
- オプションやサポートが充実
アステリア株式会社が提供する「Handbook」は、会議に必要な資料や画像、音声、動画などをクラウドに保存できるコンテンツ管理システムです。オフラインで閲覧可能なファイルダウンロード機能や、会議で情報を伝えた人からのフィードバック・アンケートを収集する機能、誰がいつ何を聞いたかなどを分析する機能なども搭載しています。
さらにアクセス制限や閲覧有効期限の設定など、セキュリティ機能も充実しています。利用規模に応じて、3つのプランから選択可能です。
参考価格 |
月額25,000円~55,000円/50~500ユーザー |
参考価格補足 |
最大保存容量1~5GB |
改善してほしい点 医療 500名以上 750名未満
《ABookBiz》のPOINT
- 紙資料をデジタル化して一元管理!会議準備の負担を大幅軽減!
- 発表者・参加者の端末画面を連動し会議の活発度を向上可能!
- 動画や画像をすぐに表示!紙と同じく書き込みもOK!
「ABookBiz」は、株式会社エージェンテックが提供するペーパーレス会議システムです。会議資料の配布・修正を容易に行え、メモやマークも紙資料のように扱い保存できます。
管理画面はネットワークによるアクセス制限が可能なため、社外からアクセスされることはなく、ID・パスワード認証や権限設定によってセキュリティも万全です。各デバイスに保管された資料は暗号化されているため、ログインしない限り解読できません。円滑な会議の進行と高いセキュリティ性を求める企業におすすめです。
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
いい点 卸売・小売業・商業(商社含む) 1,000名以上 5,000名未満
改善してほしい点 卸売・小売業・商業(商社含む) 1,000名以上 5,000名未満
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ペーパーレス会議の失敗事例
以下はペーパーレス会議でよくある失敗例です。
- ●導入したシステムの機能を使いこなせない。
- ●複数の資料を俯瞰して見たいのでタブレットでは不便。
ペーパーレス会議システムを導入したものの、紙のほうがわかりやすいと資料を印刷したり従来の紙運用に戻ったりしては意味がありません。これらの失敗を回避するためには、システムの機能を含め効果的な利用方法や運用マニュアルを整備し、全従業員へ共有することが大切です。
また導入前に無料トライアルを活用し、PC初心者や年配の従業員であっても使いやすい操作性か、画面上の資料が見やすいかどうかを確認しておくとよいでしょう。ペーパーレス会議の失敗事例についてより詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
まとめ
ペーパーレス会議システムとは、「資料のデジタル化」や「資料の共有」機能を備え、会議の活性化や円滑化にも役立つシステムのことです。コスト削減や業務効率化、セキュリティ向上など多数のメリットを享受できるため、ぜひ導入を検討してはいかがでしょうか。
ペーパーレス会議システムには「オンライン会議の進行」に強みをもつ製品もあれば、「自治体・議会での利用」や「資料の閲覧・管理」を得意とする製品もあります。どのような会議でシステムを活用したいのか、システム導入で解決したい課題は何かを明確にしたうえで比較検討を進めましょう。
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