ペーパーレス会議導入を失敗しないためのポイント

ペーパーレス会議システムの４つの検討ポイント

【ポイント1：使いやすさ】　直感的な操作性

導入時に、機能・コスト面を重視してペーパーレス会議システムを導入したため、操作に慣れないというケースがみられます。会議中に操作がスムーズに行われず、経費削減目的でシステムを導入したにも関わらず、紙媒体にメモをしながら会議を進める企業も少なくはありません。

導入時に失敗しないポイントは、「使いやすさ」でシステムを選ぶことです。ペーパーレス会議を行うといっても、会議の流れは当然変わりません。運用面で無理があり、業務効率が悪くなってしまっては本末転倒です。今まで通りの流れで会議が進行できる「誰もが直感的に操作できるシステム」を優先的に選んでいくべきでしょう。

導入前に一度そのシステムを使ってペーパーレス会議を行うことで、自社のニーズに合った操作性の良いシステムを選ぶことができます。

【ポイント2：対応デバイス】　将来の拡張性は？

企業の成長とともに、機器もめざましく進化していきます。導入時は、PCでのみ会議をすすめていたものの、タブレットPCやスマートフォンがデバイスの中心となることは珍しくありません。いざ、自社でタブレットPCを導入したときに、肝心のシステム自体が対応していなければ意味がありません。

現状、どのデバイスで会議を行うかではなく「長期の目線」を持つことが大切です。特にiPadに代表されるタブレット端末は、近年ビジネス利用が急速に拡大しています。ペーパーレス会議との相性も非常に良いため、現在利用していなくても近い将来、利用することが当たり前になっているかもしれません。導入検討時には、幅広いデバイスに対応するシステムを選びましょう。

【ポイント3：セキュリティ】　コストとの兼ね合い

ペーパーレス会議システムには、大きく分けて2つの導入形態があります。

コスト面を重視する場合、多くのシステムがクラウド型のシステムになります。それに対し、多少コストはかかってもよりセキュリティ面がしっかりした、非クラウド型のシステムを導入しなければならないケースもあるでしょう。

ペーパーレス会議を導入する多くの企業は「コスト削減」と「業務効率化」を目的としているため、どうしてもコスト面を重視する傾向にあり、安易にクラウド型のシステムを導入してしまうケースが多いのです。

会議は企業単位、さらに言えば企業内の会議のレベルによっても重視しなければならないポイントは異なります。情報漏洩やデータ損失などのリスクを最小限に抑えなければならない会議の場合、導入前にセキュリティ面についてヒアリングを行ってから、システム選定しましょう。

【ポイント4：サポート環境】　緊急時の対応が重要　

サポート体制の整っていないシステムを導入してしまい、会議の進行に支障をきたすことがあります。大事な会議中、システム障害によってシステムが使えない。サポートデスクにようやく電話が繋がったと思ったら、修理は3日後などというケースになってしまっては取り返しがつきません。

会議のために集まったのにシステムの不具合で会議を実施できない時、会議に参加している人の人件費を時間あたりに換算して考えると思っている以上にトラブルによる損失は大きいものです。このようなリスクを防ぐためにトラブルや疑問点が生じたときに、すぐに対応してもらえるサポート環境が整っているかを導入前にきちんと確認しておく必要があります。

まとめ ～ 検討ポイントの比較は無料トライアルで ～

ここで紹介した導入検討する際の検討ポイントを導入前に確認するために試しに利用することをおすすめします。多くの場合、一定期間、無料で利用できるトライアルサービスが用意されています。特にクラウド型のサービスであれば、特別な準備は必要なく、トラアイルの申し込みをしてすぐに利用できるようになります。

既にタブレット端末を利用している場合、iOSやAndroidなどのオペレーティングシステムや各デバイスのハードウェアの違いによる細かい操作性などを比較するためにも複数のサービスを利用して比較しましょう。