選定ポイント１．直感的な操作性で誰もが使いやすいか
機能・コスト面のみを重視してペーパーレス会議システムを導入したため、なかなか操作に慣れることができないというケースがみられます。会議中に操作がスムーズに行われず、経費削減目的でシステムを導入したにも関わらず、紙媒体にメモをしながら会議を進める企業も少なくはありません。
システム選定時は「使いやすさ」も考慮しましょう。ペーパーレス化しても会議自体の流れは当然変わりません。運用面で無理があり、業務効率が悪くなっては本末転倒です。年齢やITリテラシーのレベルを問わず、誰もが直感的に操作できるシステムを優先的に選んでいくべきでしょう。
導入検討中のシステムを使って実際に会議を行い、社員からシステムの使用感に関する声を聞くことが必要です。
選定ポイント２．対応デバイスなど将来的な拡張性はあるか
企業の成長とともに、ITデバイスも日々めざましく進化しています。導入時はPC利用のみで会議を進めていたものの、徐々にタブレットやスマートフォンでの利用が中心となることは珍しくありません。いざ自社でタブレットを導入したときに、肝心のシステム自体が対応していなければ意味がありません。
現状、どのデバイスで会議を行うかではなく長期の目線を持つことが大切です。特にiPadに代表されるタブレット端末は、近年ビジネス利用が急速に拡大しています。ペーパーレス会議との相性も非常に良く、現在利用していなくても近い将来利用することが当たり前になっているかもしれません。
システム選定時には、幅広いデバイスに対応しているシステムを選びましょう。
選定ポイント３．自社の運用に最適な提供形態か
ペーパーレス会議システムには「クラウド型」「オンプレミス型」の大きく分けて2つの導入形態があります。
コスト面を重視する場合、自社でサーバーを用意する必要がなく初期費用が比較的安いクラウド型のシステムが選ばれることが多いようです。しかしサーバーが社外にあるためにシステム障害発生時は自社のみで対応することが難しく、解決まで時間を要する可能性があるというリスクもあります。
近年はクラウド製品の人気が高まっていますが、企業によっては多少コストが増えても社内ネットワーク内にシステムを構築するオンプレミス型を採用して自社で全てを管理したり、他のシステムと連携を取りやすくすることを選ぶ企業もあるようです。
運用やコスト面をよく考慮した上で、自社に適した提供形態を選びましょう。
選定ポイント４．情報漏えいなどのセキュリティ対策は十分か
ペーパーレス会議システムに限らずどんなシステムを導入するときでも、セキュリティ対策が十分取られているかは必ず確認しましょう。
ペーパーレス会議システムには、社外秘や会社の機密情報が記載された会議資料をアップロードすることになります。会議終了後はワンクリックでアップロードした資料が削除できるか、役職などによる資料のダウンロード制限をかけられるかなどチェックしておきましょう。
またクラウド型のシステムを導入する場合は、資料データをベンダー提供のサーバーに預けることになります。ベンダー側で十分なセキュリティ対策を講じているのかも必ず確認してください。
選定ポイント５．緊急対応できるサポート体制が整っているか
ベンダーのサポート体制が十分でないシステムを導入してしまい、会議中のトラブル発生に対応できないことがあります。
役員会など大事な会議でシステム障害が起き、サポートデスクにようやく電話が繋がったと思ったら修理は３日後などという事態になっては、ペーパーレス会議への不信感が強まってしまうでしょう。
システムの不具合で会議を実施できないとき、会議の参加者の時間あたりの人件費を考えると、想像以上にトラブルによる損失は大きいものです。このようなリスクを防ぐためにトラブルや疑問点が生じたとき、すぐに対応してもらえるサポート体制がベンダー側で整っているかを確認しておく必要があります。
選定ポイントを押さえてシステムを比較しよう
ご紹介した選定ポイントを踏まえて、導入前にシステムをトライアルで利用することをおすすめします。多くの製品で一定期間、無料で利用できるトライアルサービスが用意されています。導入後に後悔しないためにも、トライアル利用しながら選定のポイントをひとつひとつチェックするようにしましょう。
以下の記事では、ペーパーレス会議システムの製品比較を行っています。興味のある方は是非ご覧ください。
