議会資料のペーパーレス化を実現した事例３選！導入前の注意点は？

議会資料のペーパーレス化を実現した事例３選

市区町村の議会ではペーパーレス会議システムの活用が増えています。ペーパーレス会議システムは議会資料を電子化し、PCやタブレットなどの端末で共有します。システム内に議会資料を保管し、アクセス権限の付与や端末との接続設定が可能です。

では、議会資料のペーパーレス化を実現した結果どうなったのか、事例を見ていきましょう。

事例１：毎年200万円以上かかっていた紙コストを削減

A市議会では開催される会議と参加者の数が多く、膨大な量の議会資料を印刷するため、経費がかさむことが課題でした。

資料を配布する対象は約50名であり、年間の配布数は１人当たり3,500枚にも及びます。年間で175,000枚もの紙が消費されています。更紙を使いコストを削減していましたが、紙で運用しているとどうしても経費がかさみます。

A市議会では、タブレット端末を購入し、ペーパーレス会議システムを導入しました。紙代・印刷代だけでなく、資料の保管スペースも不要になり、保管コストも大幅に減少しました。結果として毎年200万円以上かかっていたコストを削減できたのです。

事例２：プロセスが多い業務の無駄を削減

B市議会では、議会のたびに資料を印刷・配布し、手間がかかるのが課題でした。さらに、資料の内容に誤りがないよう気を付けていても、ミスをゼロにできません。上程前なら訂正シールを貼って差し換えも可能ですが時間がかかり、最悪の場合はすべて作り直しになります。

加えて、会議中に質問を受けてもすぐに議会資料を参照できず、回答に時間がかかってしまいます。なぜなら、過去の議会資料を参照しなければならなかったり、１つの書類がいくつもの議案に関わっていたりするからです。

そこで、B市議会ではタブレットとペーパー会議システムを導入しました。もともとタブレット導入に対して前向きであり、それも導入成功の大きな要因になります。

ペーパーレス化を実現したことで、議会資料の準備時間は大幅に短縮し、内容にミスがあっても、アップロードした資料を更新するだけで差し替えできるようになりました。必要な議会資料は横断検索ですぐに見つかります。

結果的に、無駄なプロセスを省き、業務効率が上がりました。

事例３：資料の扱いやすさや視認性が向上

C市議会では、紙で議会資料を作成すると視認性が悪く、持ち運びもしにくいということが課題でした。80歳を超える高齢の議員も在籍しており、小さい文字で白黒の議会資料だと非常に見づらいのです。さらに議会資料のページ数が多いと、厚さが10cmほどになります。会議が連続すると配布する資料は大量になり、持ち運びもしにくく不便です。

C市議会では、タブレットを利用するペーパーレス会議に切り替え、課題を解決しました。タブレットを使えば、カラーで見やすくなり小さな文字を簡単に拡大できるため、高齢の議員でも問題ありません。

大量の資料はタブレット１台に集約し、持ち運びが容易です。さまざまな場面で質問の回答をしたり口頭説明を行うのですが、すぐに資料を参照でき、正しい情報を伝えられるようになりました。

議会資料のペーパーレス化を実現させるポイント

３つの事例によってペーパーレス化には多くのメリットがあることが分かるでしょう。

では、ペーパーレス化はどのようにして推進すれば良いのでしょうか。最後に、議会資料のペーパーレス化を実現する際のポイントを見ていきましょう。

導入目的を明確にする

ペーパーレス会議システムにはさまざまな種類があり、製品によって機能が異なるため、慎重に検討する必要があります。

導入目的が不明確であれば、適したシステムを選べず、導入しても活用されない可能性があります。導入目的が明確になると、ペーパーレス化をスムーズに進められるでしょう。

たとえば、議会資料のコストが課題となっているなら「コスト削減」を、議会資料の準備に時間がかかっているなら「利便性の向上」を、導入目的として掲げます。

導入メリットを周囲に伝える

ペーパーレス化の実現は会議の進め方を大きく変えるため、反発が起こるケースもあります。PCやタブレットに慣れていない議員は使い方に不安があるからです。

議会でペーパーレス化を進めるには、議員間の意見交換を行い、市民にも費用対効果を説明しなければなりません。その際、導入メリットを伝えれば反対する声は少なくなるでしょう。

操作が得意な議員が不慣れな議員に教え、ペーパーレス会議システムの導入に成功した市議会もあります。周囲にメリットを伝えて納得してもらい、議員同士の協力体制を築けば、スムーズに導入できるでしょう。

セキュリティ対策を万全にする

議会資料には重要な情報が含まれています。もしセキュリティ対策が甘いシステムを使っていれば、情報漏えいのリスクがあり大きな問題に発展するかもしれません。たとえば、特定のユーザーしか閲覧できなくする制限機能や、議会資料の外部転送や端末へのダウンロードを禁止する機能が必要です。

市区町村が保有する情報を守るために、万全なセキュリティ対策が施されたシステムを選びましょう。

ペーパーレス会議システムを導入し、議会資料を削減しよう！

議会資料が紙である場合、紙代・印刷代がかかるうえ、印刷や修正に手間取るでしょう。さらに、情報量が多くなれば資料は分厚くなり、視認性が悪くなってしまいます。

ペーパーレス化を実現すると、議会運営のコスト削減と業務の効率化が可能です。すべての資料をカラーにできるため視認性も向上し、会議の質も高まります。事例を参考にペーパーレス会議システムを導入して、議会資料を削減しましょう。

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