議会資料のペーパーレス化を実現した事例
ペーパーレス会議システムは議会資料を電子化し、PCやタブレットなどの端末で共有します。システム内に議会資料を保管し、アクセス権限の付与や端末との接続設定が可能です。
では議会資料のペーパーレス化を実現した結果、市区町村の議会でどのような導入効果があったのか事例を見ていきましょう。
事例１：毎年200万円以上かかっていた紙コストを削減
A市議会では開催される会議と参加者の数が多く、膨大な量の議会資料を印刷するため、経費がかさむことが課題でした。
資料を配布する対象は約50名であり、年間の配布数は１人当たり3,500枚、トータルで175,000枚もの紙が消費されます。更紙を使用するなどして節約をしていましたが、大きなコスト削減とは言い難いものでした。
そこでA市議会ではタブレット端末を購入し、ペーパーレス会議システムを導入しました。紙代・印刷代だけでなく、資料の保管スペースも不要になり、保管コストも大幅に減少しました。結果として毎年200万円以上かかっていたコストを削減できたのです。
事例２：プロセスが多い業務の無駄を削減
B市議会では、議会のたびに資料を印刷・配布し、手間がかかるのが課題でした。さらに、資料の内容に誤りがないよう気を付けていても、ミスをゼロにできません。上程前なら訂正シールを貼って差し換えも可能ですが時間がかかり、最悪の場合はすべて作り直しになります。
加えて、会議中に質問を受けてもすぐに議会資料を参照できず、回答に時間がかかっていました。なぜなら過去の議会資料を参照しなければならなかったり、１つの書類がいくつもの議案に関わっていたりするからです。
そこで、B市議会ではタブレットとペーパーレス会議システムを導入しました。もともとタブレット導入に対して前向きであり、それも導入成功の大きな要因になります。
ペーパーレス化を実現したことで、議会資料の準備時間は大幅に短縮し、内容にミスがあっても、アップロードした資料を更新するだけで差し替えできるようになりました。必要な議会資料は横断検索ですぐに見つかります。結果的に無駄なプロセスを省き、業務効率が上がるといった導入効果がありました。
事例３：資料の扱いやすさや視認性が向上
C市議会では、紙で議会資料を作成すると視認性が悪く、運びにくいことが課題でした。80歳を超える高齢の議員も在籍しており、小さい文字で白黒の議会資料だと非常に見づらいのです。さらに議会資料のページ数が多いと、厚さが10cmほどになります。会議が連続すると配布する資料は大量になり、持ち運びもしにくく不便でした。
C市議会では、タブレットを導入したペーパーレス会議に切り替え、課題を解決しました。タブレットを使えば、カラーで見やすくなり小さな文字を簡単に拡大できるため、高齢の議員でも問題ありません。
大量の資料はタブレット１台に集約し、持ち運びも容易です。さまざまな場面で質問の回答をしたり口頭説明を行うのですが、すぐに資料を参照し対応できるようになりました。
議会資料のペーパーレス化を実現させるポイント
３つの事例によってペーパーレス化には多くのメリットがあることが分かるでしょう。では、ペーパーレス化はどのようにして推進すれば良いのでしょうか。具体的に議会資料のペーパーレス化を実現する際のポイントを見ていきましょう。
導入目的を明確にする
導入目的が不明確であれば、適したシステムを選べず、導入しても活用されない可能性があります。ペーパーレス化をスムーズに進めるためにも、導入目的の明確化は必要です。
たとえば議会資料のコストが課題となっているなら「コスト削減」を、議会資料の準備に時間がかかっているなら「利便性の向上」を、導入目的として掲げます。
ペーパーレス会議システムには、低コストから利用できるもの、2画面対応や画面同期など使いやすさを追求した製品、高セキュアなものなどさまざまな種類があり、製品によって機能が異なるため、慎重に検討する必要があります。
導入メリットを周囲に伝える
ペーパーレス化の実現は会議の進め方を大きく変えるため、反発が起こるケースもあります。PCやタブレットに慣れていない議員は使い方に不安があるからです。
議会でペーパーレス化を進めるには、議員間の意見交換を行い、市民にも費用対効果を説明しなければなりません。その際、導入メリットを伝えれば反対する声は少なくなるでしょう。
操作が得意な議員が不慣れな議員に教え、ペーパーレス会議システムの導入に成功した市議会もあります。周囲にメリットを伝えて納得してもらい、議員同士の協力体制を築けば、スムーズに導入できるでしょう。
セキュリティ対策を万全にする
議会資料には重要な情報が含まれています。セキュリティ対策の甘いシステムであれば、情報漏えいのリスクがあり大きな問題に発展するかもしれません。たとえば特定のユーザーしか閲覧できなくする制限機能や、議会資料の外部転送や端末へのダウンロードを禁止する機能が必要です。
市区町村が保有する情報を守るために、万全なセキュリティ対策が施されたシステムを選びましょう。
ペーパーレス会議システムを導入し、議会資料を削減しよう！
議会資料が紙である場合、紙代・印刷代がかかるうえ、印刷や修正に手間取るでしょう。さらに情報量が多くなれば資料は分厚くなり、視認性や持ち運びが悪くなります。
ペーパーレス化を実現すると、すべての資料をカラーにできるため視認性も向上し、会議の質も高まります。事例を参考にペーパーレス会議システムを導入して、議会運営のコスト削減と業務の効率化を図りましょう。
