ペーパーレス会議とWeb会議の違いは？わかりやすく解説！

ペーパーレス会議とWeb会議の違い

ペーパーレス会議とは、紙を使わない会議のことです。ペーパーレス会議ではペーパーレス会議システムを使い、電子化した資料を共有します。電子化された資料は、参加者のPCやスマートフォン・タブレットなどに表示できます。

それに対してWeb会議は、Web会議システムを利用しWeb上で会議を行うことです。音声と映像によって対面型のコミュニケーションが成立します。ネット環境とシステムをインストールしたPCやスマートフォン・タブレット端末があれば、遠隔地でも会議に参加できます。

ペーパーレス会議とWeb会議を比較すると、Web会議の方が上位区分になるでしょう。Web会議では紙の資料を用いるケースもあれば使用しないケースもあり、後者はペーパーレス会議ともいえます。

ペーパーレス会議システムの特徴

ペーパーレス会議システムの特徴を詳しく見ていきましょう。

資料を安全に管理できる

外部に情報が漏れてはならない重要な会議を行う場合、その資料は安全に取り扱わなければなりません。紙の資料では、保管場所に注意しないと誰でも閲覧できてしまい、盗難や紛失のリスクもあります。そこで、ペーパーレス会議システムを活用すれば資料を安全に管理できます。

ペーパーレス会議システムは、資料の閲覧権限を設定したり、暗号化したりすることが可能です。外部からの不正アクセスだけでなく、内部不正も予防でき、端末に資料をダウンロードできないような設定をすれば、端末の紛失による情報漏えいも防げます。

会議のコストを削減できる

紙の資料を使った会議の場合、作成した資料をプリントアウトして参加者に配布しなければなりません。

会議の回数が多い、参加する人数が多い場合は、印刷する手間はもちろん、紙代や印刷代がかかります。紙代や印刷代は１回あたりのコストが小さく、あまり重要視されませんが、年間を通すと大きな金額になります。また、紙の資料だと保管スペースも確保しなければなりません。

ペーパーレス会議を実施することで、会議にかかるコストを削減できるでしょう。

Web会議システムの特徴

Web会議システムの特徴を詳しく見ていきましょう。

質が高いコミュニケーションを図れる

Web会議システムは、音声や映像を使い、離れている場所でもその場で会話をしているかのように会議ができます。以前までは通信速度が低く、レスポンスの遅れが生じていましたが、現在ではリアルタイムなコミュニケーションが可能です。

ペーパーレス会議システムと同様に電子化した資料や、操作しているPCの画面を共有します。ホワイトボード機能を使えば、実際の会議と同じようにアイデアや情報を共有できるでしょう。

また、セキュリティ対策が施されたシステムが大半であり、会議の内容は漏えいから守られ、安心して使えます。

どこにいても会議ができる

Web会議システムの最大のメリットは、場所を問わずに会議ができることです。システムをインストールしている端末とネット環境があれば、PCだけでなくタブレットやスマートフォンでも会議に参加できます。

現代では、テレワークの需要が増しています。Web会議システムを活用すれば、会議のために出社する必要はありません。社員のさまざまな働き方にも柔軟に対応できるでしょう。

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Web会議はネット上で音声と映像による対面式の会議を行うことです。Web会議の中には紙の資料を使う場合と使わない場合がありますが、後者をペーパーレス会議と呼びます。

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ペーパーレス会議システムを使えば、資料を安全に管理できるうえ、紙代・印刷代の削減も可能です。対して、Web会議システムはどこにいても質が高いコミュニケーションを図れます。両者の違いを理解し、会議の内容に応じて最適な方法を選択しましょう。