ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議を行うことで、下記のようなメリットがあります。コストや時間を削減するのがペーパーレス会議の主な目的です。

ペーパーコスト削減

ペーパーレス会議を行うことで、コストの削減に繋がります。会議は資料を元にして行われることが多いですが、紙の資料を用意するには紙代や印刷代がかかり、資料の保管場所も必要になります。ペーパーレス会議を導入すれば、そういったペーパーコストや紙の資料の保管スペースを削減できるでしょう。削減されるコストは数値化しやすいため、非常に分かりやすいメリットになります。

資料作成を効率化

ペーパーレス会議を行うことで、資料作成を効率化することができるでしょう。紙の資料はコスト面もさることながら、作成に時間を要するのもデメリットです。しかし、ペーパーレス会議であれば、作成したデータをそのまま参加者に配布可能です。それにより、会議のための下準備を効率化することができるため、時間の節約に繋がります。

セキュリティ対策強化

ペーパーレス会議を行うことでセキュリティの強化に繋がります。紙の資料には紛失や盗難のリスクがありますが、データ化された資料はシステム上でセキュリティを確保することができます。資料に対する閲覧権限も設定できますし、外部からのアクセスを制限することも可能です。完全なセキュリティを構築するのは難しいですが、システムによって持ち出しや閲覧の難易度を上げることは可能です。

遠隔会議に対応できる

資料をデータ化することで、遠隔地にいる人にも容易に配布できます。それにより、遠くにいる人とも会議を行うことができ、時間の節約に繋がります。全員が一同に介さなければならない場合は何かと不都合も多く、会議を気軽に開くことができません。しかし、遠隔会議であればメンバーが時間を合わせるだけで事足りるため、その限りではないでしょう。

ペーパーレス会議のデメリット

それでは、次にペーパーレス会議のデメリットを見ていきましょう。紙の資料に比べ、少々使い勝手が悪いことが難点でしょう。

一覧性の悪さ

紙の資料であれば机のスペースが許す限り広げられますが、データ化された資料は画面サイズの制限があります。人によっては多くの資料を一度に見たいというケースもあるため、一覧性の悪さはデメリットになりえます。

メモが取りづらい

紙の資料であれば紙の余白にメモを取ることもできますが、データ化された資料の場合は少々難しい面があります。できなくはありませんが、紙の資料ほど気軽ではありません。しかし、この点はテクノロジーの進化によって解決できる問題です。すでにペンに対応したタブレットも数多くリリースされていますし、その使い勝手も時間と共に向上しています。

ITに不慣れな人にとっては利便性が悪い

ITに不慣れな人が会議に参加している場合、利便性の悪さから進行が滞ってしまう可能性があります。データを扱うにはどうしても慣れが必要になるため、事前に学習しておいてもらう必要があるでしょう。その場合、「利便性を高めるためにペーパーレス会議を導入するのに、逆に学習コストが上がってしまう」といった問題が生じます。どのようにしてITに不慣れな人でも問題なく参加できるようにするか、といった点をしっかりと考えておいた方がよいかもしれません。

ペーパーレス会議を成功させる秘訣

では、続いてペーパーレス会議を成功させる秘訣について見ていきましょう。

導入の目的を明確にする

ペーパーレス会議を検討する際には、その目的をはっきりさせておきましょう。コストの削減なのか、それとも利便性なのか、ペーパーレス会議に何を求めているのかを明確にしておく必要があります。その点が曖昧だと周囲を納得させることができず、計画が頓挫してしまう可能性があります。新しい試みは周囲に何かと不便を与えるため、それを補って余りあるメリットを提示しなければなりません。

ペーパーレス会議の必要性を周知させる

ペーパーレス会議の必要性を周知させることも大切です。ペーパーレス会議を導入することで一体どのような利点があるのか、どのような問題が解決されるのかをしっかりと共有しておきましょう。

ロールプレイングを行っておく

大事な会議をいきなりペーパーレス化するのではなく、まず事前にロールプレイングを行っておくことをおすすめします。本会議で滞りがあると、参加者に「やはりペーパーレス化はハードルが高い」といったようなイメージを植え付けてしまう可能性があるため、あらかじめシミュレーションし、流れや課題を明確にしておきましょう。

現状と予想コストの把握

ペーパーレス会議システムの導入にあたって、コストを検討することが重要です。従来の紙媒体で、かかっていたコストを把握し、システム導入にあたって予想されるコストを洗い出しておく必要があります。注意点としては、ペーパーレス会議を行うためにはシステムの導入やタブレットの購入が必要になってきます。ここの把握なしにペーパーレス会議の導入を行うと、紙で資料作成したときよりコストがかかってくるかもしれません。きちんと把握しておきましょう。

まとめ

ペーパーレス会議の導入で効率的な会議を実現しましょう。ペーパーレス会議を導入することで多くのメリットを享受できる一方、ITに不慣れな人がいる場合は逆に進行を妨げてしまう可能性があります。ペーパーレス会議を導入する際はその目的を明確にし、同時に周囲の理解も得る必要があるでしょう。ペーパーレス会議システムについて詳しく知りたい方は、ランキングから御覧ください。