資料請求リストに製品が追加されていません。


IT製品の比較サイト|ITトレンド
ITトレンドEXPO2021

資料請求リスト

資料請求
0件
  • ホーム
  • カテゴリーから探す
  • ランキングから探す
  • 記事を読む
  • セミナーを探す
  • はじめての方へ
  1. IT製品 比較TOP
  2. 情報共有
  3. ペーパーレス会議システム
  4. ペーパーレス会議システムの関連記事一覧
  5. ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

Share
Tweet
Hatena
Pocket
2020年01月14日 最終更新
ペーパーレス会議システムの製品一覧
ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

「ペーパーレス会議」というものをご存知でしょうか。ペーパーレス会議とは文字通り紙の資料をなくした会議を指す言葉であり、さまざまなメリットを享受することができます。

この記事では、ペーパーレス会議のメリットとデメリット、専用のペーパーレス会議システム導入の際のポイントもご紹介します。

ペーパーレス会議システム の製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
ペーパーレス会議システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?

ペーパーレス会議のメリット

ペーパーレス会議を実現することでどんなメリットがあるのでしょうか。ペーパーレス会議の4つのメリットを紹介します。

ペーパーレス会議のメリット

メリット1.資料の印刷費用を削減できる

ペーパーレス会議を行うことで、資料の印刷コストの削減に繋がります。会議は紙の資料を見ながら進行することが多いですが、参加者全員分の資料を用意するには紙代や印刷代がかかり、印刷枚数が膨大な場合は保管場所も必要になります。

ペーパーレス会議を実現できれば、これらのコストを削減できるでしょう。削減されるコストは具体的に◯円と数値化しやすいため、非常に分かりやすいメリットになります。

メリット2.会議前後の時間を削減できる

紙の資料は印刷代という費用面のコストもかかりますが、会議準備のためにコピー機に向かったり会議後に不要な資料をシュレッダーにかけるなど、時間というコストも多く必要とされる場合が多いのではないでしょうか。

資料準備にかける時間も企業にとっては人件費というコストの一つです。極力単純作業を減らして時間を節約し、その分の時間を企業にとって意味のある業務に回すべきでしょう。

メリット3.情報漏えいのリスクを低減できる

ペーパーレス会議はセキュリティの強化にも繋がります。紙の資料には紛失や盗難のリスクがありますが、データ化された資料はシステム上でセキュリティを確保することができます。資料データに対してパスワードによる閲覧権限も設定でき、外部からのアクセスを制限することも可能です。

完全なセキュリティ体制を構築するのは難しいですが、紙の資料に比べて格段に情報漏えいのリスクが低減できると言えるでしょう。

メリット4.遠隔会議に対応しやすい

データ化して送ることで、遠隔地にいる人にも容易に資料配布できます。遠くにいる人とも会議がしやすくなり、直接現地に赴く必要もないため移動時間や交通費の削減に繋がります。

全員が一同に介さなければならない場合は何かと不都合も多く、会議を気軽に開くことができません。しかし遠隔会議であればメンバーが時間を合わせるだけで事足りるため、その限りではないでしょう。

ペーパーレス会議のデメリット

メリットを紹介しましたが、ペーパーレス会議は紙の資料に比べ、少々使い勝手が悪いことが難点ではあります。では、そのデメリットも把握しておきましょう。

デメリット1.一覧性が悪く一度に複数資料を見づらい

紙の資料であれば机のスペースが許す限り何枚でも広げられますが、データ化された資料はPCやタブレットなど資料閲覧に使用するデバイスの画面サイズという制限があります。人によっては多くの資料を一度に見たいというケースもあるため、一覧性の悪さはデメリットになり得るでしょう。

デメリット2.会議中にメモが取りづらい

紙の資料であれば余白にメモを取ることもできますが、データ化された資料の場合は少々難しい面があります。できなくはありませんが、紙の資料のような直感的な動作が難しい場合もあるでしょう。

しかしこの点はテクノロジーの進化によって解決できる問題です。すでにペンに対応したタブレットも数多くリリースされていますし、その使い勝手も時間と共に向上しています。

デメリット3.ITに不慣れな人にとっては利便性が悪い

ITに不慣れな人が会議に参加している場合、利便性の悪さから進行が滞ってしまう可能性があります。データを扱うにはどうしても慣れが必要になるため、事前にデバイスの操作方法を学習しておいてもらう必要があるでしょう。その場合、「利便性を高めるためにペーパーレス会議を導入するのに、逆に学習コストが上がってしまう」といった問題が生じます。

ITリテラシーのレベルを問わず、全員がスムーズに参加できる方法をしっかり検討しておくべきでしょう。

ペーパーレス会議を成功させるポイント

ペーパーレス会議にはメリットもありますが、デメリットもあります。デメリットを克服し、ペーパーレス化を成功させる秘訣について見ていきましょう。

ペーパーレス会議の必要性を周知させる

ペーパーレス会議の必要性を周知させることも大切です。ペーパーレス会議の促進を主導する担当者は、ペーパーレス会議を実施することで具体的に何円のコスト削減になるのかなど、数値に基づく説明をすることを心がけましょう。

実現することでどのようなメリットがあるのか、どのような問題が解決されるのかをしっかりと共有し認識の違いが無いようにしましょう。

ロールプレイングを行っておく

大事な会議をいきなりペーパーレス化するのではなく、まず事前にロールプレイングを行っておくことをおすすめします。本会議で滞りがあると、参加者に「やはりペーパーレス化はハードルが高い」といったようなイメージを植え付けてしまう可能性があります。

入念なシミュレーションを行い、予め流れや課題を明確にしておきましょう。

新しい手法に肯定的な人から展開を始める

前述のロールプレイングで事前にシミュレーションをすることに加え、まずは若手の社員など新しいやり方に慣れるのが早そうな社員をターゲットに実施していきましょう。新しいことに対して肯定的な人であれば、ペーパーレス会議を実施して良かった点を自発的に周囲に共有してくれるなど、成功のための社内の協力体制も自然と構築されていくでしょう。

専用のペーパーレス会議システムの導入を検討する

ペーパーレス会議をスムーズに実現するためには、専用のペーパーレス会議システムの導入がおすすめです。

ペーパーレス会議システムとは

ペーパーレス会議システムは、紙の代わりにPCやタブレット端末の画面上で会議資料の閲覧ができるシステムです。単に紙からデバイスに変わっただけではなく、会議をスムーズに進行するための機能や情報漏えいなどのセキュリティリスクを低減するための対策がとられているのが特徴です。

ペーパーレス会議システムついて詳しくはこちらの記事をご覧ください。

関連記事
ペーパーレス会議とは?無駄な紙の削減で業務効率化・経費削減しよう

watch_later 2019.12.10

ペーパーレス会議とは?無駄な紙の削減で業務効率化・経費削減しよう

続きを読む ≫

ペーパーレス会議システム導入のポイント

ペーパーレス会議システムは各ベンダーからさまざまな製品が発売されています。自社に合った製品を失敗なく選ぶためには、まず導入の目的を明確にすることが必要です。コスト削減や利便性向上など、何のためにシステム導入するのかを明確にした上で進めないと、社内の協力を得ることは難しいでしょう。

またシステム導入やタブレット端末の購入には初期費用がかかります。従来の紙資料での会議の場合とコストの比較を行った上で、導入によるコストメリットがあるのかどうか確認することが必要です。

システム導入前に行うべきことは以下の記事を参照してください。

関連記事
ペーパーレス会議導入前の8つのチェックポイント

watch_later 2019.12.10

ペーパーレス会議導入前の8つのチェックポイント

続きを読む ≫

理想的なペーパーレス会議を実現しよう

ペーパーレス会議は効率的な会議の実現に大きく寄与します。しかしシステムを導入することで多くのメリットを享受できる一方、ITに不慣れな人がいる場合はかえって会議の進行を妨げてしまう恐れもあります。導入後に想定される課題を事前に洗い出し、対策を考えることが成功への第一歩です。

ペーパーレス会議システム 製品を調べて比較
製品をまとめて資料請求! 資料請求フォームはこちら
ペーパーレス会議システムの資料請求ランキングで製品を比較! 今週のランキング第1位は?
こちらもおすすめ!
ペーパーレス会議 選び方ガイド
製品を選ぶときのポイントがわかる!
どんな企業が導入すべきかがわかる!
お役立ち資料ダウンロード
選び方ガイドのダウンロードはこちら

このカテゴリーに関連する記事

【比較表】ペーパーレス会議システム比較10選!メリットや失敗事例も

【比較表】ペーパーレス会議システム比較10選!メリットや失敗事例も

ペーパーレス化の5つの成功事例を紹介!成功のためのポイントも解説

ペーパーレス化の5つの成功事例を紹介!成功のためのポイントも解説

【タブレット×ペーパーレス化】メリット・デメリットから活用例まで

【タブレット×ペーパーレス化】メリット・デメリットから活用例まで

学校でペーパーレス化を推進するメリットは?実現した事例も紹介!

学校でペーパーレス化を推進するメリットは?実現した事例も紹介!

無料ペーパーレス会議システム製品を紹介!iPadでも利用可能!?

無料ペーパーレス会議システム製品を紹介!iPadでも利用可能!?

議会資料のペーパーレス化を実現した事例3選!導入前の注意点は?

議会資料のペーパーレス化を実現した事例3選!導入前の注意点は?

ペーパーレス会議のよくある失敗例!成功させる方法は?

ペーパーレス会議のよくある失敗例!成功させる方法は?

ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた

ペーパーレス会議システムのアプリ対応製品8選!利用方法も解説

ペーパーレス会議システムのアプリ対応製品8選!利用方法も解説

IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた」というテーマについて解説しています。ペーパーレス会議の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。

お役立ち資料ダウンロード
ペーパーレス会議
基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。
関連製品・サービス
株式会社MetaMoJi
株式会社MetaMoJi
追加
タブレットに最適な会議支援アプリMetaMoJi Share for Business
タブレットの特性を最大限に生かしたグループコミュニケーションアプリです。 見る、聞くだけでは伝わらない、「書くこと」でしか伝えられない情報をリアルタイムに相互に共有します。
サイボウズ株式会社
サイボウズ株式会社
追加
議題や資料の共有、事前連絡もスケジュール上で完結するGaroon(ガルーン)
サイボウズガルーンは全社の情報共有を集約し、チームの力を最大限に高めるグループウェアです。
富士ソフト株式会社
富士ソフト株式会社
追加
【シェアNo.1】ペーパーレス会議ならmoreNOTE(モアノート)
あらゆる資料をサーバーで一元管理し、タブレットやPC、スマートフォンからセキュアに閲覧・共有・編集できるペーパーレス会議システムです。
日本インフォメーション株式会社
日本インフォメーション株式会社
追加
タブレット・PC対応のペーパーレス会議システムスマートセッション
ペーパーレス会議はここまで出来る! 豊富な機能と柔軟なセキュリティを兼ね備え、セキュアで使いやすい会議を実現。 会議の効率化やコスト削減を始め、様々な課題解決をサポート致します。
株式会社CIJ
株式会社CIJ
追加
【驚きの同期速度】ペーパーレス会議システムSONOBA COMET
「驚きの同期速度」「ストレスフリーの資料共有」 タブレット端末で実現する、これからのコミュニケーションのカタチ ペーパーレスな会議、セミナー、営業活動。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
Web会議の資料共有では実現できない議論活性化を支援!ConforMeeting/e
Web会議と連携し、リモート環境下での参加者の理解促進・議論活性化と円滑な会議運営を支援します。SaaS版の提供も開始し、手軽にご利用いただけるようになりました。 無料トライアル実施中。
東京インタープレイ株式会社
東京インタープレイ株式会社
追加
【シンプルで使いやすい】ペーパーレス会議システムSideBooksクラウド本棚
【シンプルで使いやすい】ペーパーレス会議システムです。【330件の自治体】、【10業種以上の企業】にて稼働中。導入から運用までサポートいたします!
キッセイコムテック株式会社
キッセイコムテック株式会社
追加
iPad・Windows向けペーパーレス会議システムSmartDiscussion
あらゆる会議のペーパーレス化を実現! 会議資料はサーバー上で一元管理すると共に、iPadやWindows10に一斉配信。画面同期機能によりタブレット端末上で快適な資料閲覧と情報共有を実現します。
NECソリューションイノベータ株式会社
NECソリューションイノベータ株式会社
追加
ペーパーレス資料共有システムConforMeeting/c
事前準備なしで、いつでもすぐにペーパーレス会議を開催。電話やTV会議システムを組み合わせて使えば、遠隔地の相手とも、くっきり綺麗な画像で資料共有できます。
資料請求ランキング
2月22日(月) 更新
第1位
  • 【シェアNo.1】ペーパーレス会議ならmoreNOTE(モアノート)
  • 富士ソフト株式会社
第2位
  • タブレット・PC対応のペーパーレス会議システムスマートセッション
  • 日本インフォメーション株式会社
第3位
  • iPad・Windows向けペーパーレス会議システムSmartDiscussion
  • キッセイコムテック株式会社
一覧を見る
  • ログイン
  • 新規会員登録
ITトレンドへの製品掲載・広告出稿はこちらから
新着記事
  • 【比較表】ペーパーレス会議システム比較10選!メリットや失敗事例も
    近年話題のペーパーレス会議。製品の違いがわから...
  • 無料ペーパーレス会議システム製品を紹介!iPadでも利用可能!?
    この記事では、無料で使えるペーパーレス会議シス...
  • ペーパーレス会議システムのアプリ対応製品8選!利用方法も解説
    この記事では、ペーパーレス会議システムのアプリ...
  • クラウド型ペーパーレス会議システムを徹底比較!価格や対象規模も解説
    この記事ではおすすめのクラウド型ペーパーレス会...
  • ペーパーレス会議のよくある失敗例!成功させる方法は?
    コスト削減、エコ、経営スピードの向上、業務効率...
  • 中小企業がペーパーレス会議システムをいれたら。事例からみる課題と効果
    中小企業でもIT化が進み、ペーパーレス会議システ...
  • 【タブレット×ペーパーレス化】メリット・デメリットから活用例まで
    この記事では、ペーパーレス化にタブレット導入が...
  • ペーパーレス会議のメリット・デメリットをまとめてみた
    この記事では、ペーパーレス会議システムのメリッ...
  • 学校でペーパーレス化を推進するメリットは?実現した事例も紹介!
    国を挙げて働き方改革が進められており、特に学校...
  • 議会資料のペーパーレス化を実現した事例3選!導入前の注意点は?
    市区町村の議会においても資料のペーパーレス化が...
ページトップへ
ITトレンドについて
ITトレンドとは|
ご利用規約|
レビューガイドライン|
プライバシーポリシー|
クッキーポリシー|
運営会社|
サイトマップ|
お問い合わせ|
IT製品を探す
カテゴリーから探す |
ランキングから探す
IT製品を知る
用語集
IT製品を掲載する
掲載について
関連サービス・サイト
BIZトレンド |
List Finder |
Urumo! |
Seminar Shelf

Copyright (C) 2021 IT Trend All Rights Reserved.

ペーパーレス会議システムの製品をまとめて資料請求
資料請求フォームはこちらplay_circle_outline
0件の製品が資料請求リストにあります。
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline
リストの製品に資料請求するplay_circle_outline すべての製品に資料請求するplay_circle_outline リストをリセットreplay
資料請求リストをリセットします。
よろしいですか?
はい いいえ