ペーパーレス会議のメリット
ペーパーレス会議を実現することでどんなメリットがあるのでしょうか。ペーパーレス会議の４つのメリットを紹介します。
ペーパーコストを削減できる
ペーパーレス会議を行うことで、書類の印刷コスト削減に繋がります。会議は紙の資料を見ながら進行することが多いですが、参加者全員分の資料を用意するには紙代や印刷代がかかり、印刷枚数が膨大な場合は保管場所も必要になります。
ペーパーレス会議を実現できれば、これらのコストを削減できるでしょう。削減されるコストは具体的に◯円と数値化しやすいため、非常に分かりやすいメリットになります。
会議前後の時間を削減できる
紙の資料は印刷代という費用面のコストもかかりますが、会議準備のためにコピー機に向かったり会議終了後に不要な資料をシュレッダーにかけるなど、時間というコストも多く必要とされる場合が多いのではないでしょうか。
資料準備や資料管理にかける時間も企業にとっては人的コストの一つです。極力単純作業を減らして時間を節約し、その分の時間を企業にとって意味のある業務にあてるべきでしょう。
情報漏えいのリスクを低減できる
ペーパーレス会議はセキュリティの強化にも繋がります。紙の資料には紛失や盗難のリスクがありますが、データ化された資料はシステム上でセキュリティを確保することができます。資料データに対してパスワードによる閲覧権限も設定でき、外部からのアクセスを制限することも可能です。
セキュリティ面で完全な環境構築は難しいですが、紙の資料に比べて格段に情報漏えいのリスクが低減できると言えるでしょう。
遠隔会議に対応しやすい
データ化して送ることで、遠隔地にいる人にも容易に資料共有できます。遠くにいる人ともWeb会議がしやすくなり、直接現地に赴く必要もないため移動時間や交通費の削減に繋がります。
全員が一同に介さなければならない場合は何かと不都合も多く、会議を気軽に開くことができません。しかしWeb会議システムを利用して遠隔会議を行えばメンバーが時間を合わせるだけで事足りるため、その限りではないでしょう。
ペーパーレス会議のデメリット
メリットを紹介しましたが、ペーパーレス会議は紙の文書に比べ、少々使い勝手が悪いことが難点ではあります。では、そのデメリットも把握しておきましょう。
一覧性が悪く一度に複数資料を見づらい
紙の資料であれば机のスペースが許す限り何枚でも広げられますが、データ化された資料は、PCやタブレットなど資料閲覧に使用するデバイスのディスプレイサイズに制限があります。人によっては多くの資料を一度に見たいというケースもあるため、一覧性の悪さはデメリットになり得るでしょう。
会議中にメモが取りづらい
紙の資料であれば余白にメモを取ることもできますが、データ化された資料の場合は少々難しい面があります。できなくはありませんが、紙の資料のような直感的な動作が難しい場合もあるでしょう。
しかしこの点はテクノロジーの進化によって解決できる問題です。すでにペンに対応したタブレットも数多くリリースされていますし、その使い勝手も時間と共に向上しています。
ITに不慣れな人にとっては利便性が悪い
ITに不慣れな人が会議に参加している場合、利便性の悪さから進行が滞ってしまう可能性があります。デジタル資料を扱うにはどうしても慣れが必要になるため、事前にデバイスの操作方法を学習しておいてもらう必要があるでしょう。その場合、「利便性を高めるためにペーパーレス会議を導入するのに、逆に学習コストが上がってしまう」といった問題が生じます。
ITリテラシーのレベルを問わず、全員がスムーズに参加できる方法をしっかり検討しておくべきでしょう。
ペーパーレス会議を成功させるポイント
ペーパーレス会議にはメリットもありますが、デメリットもあります。デメリットを克服し、ペーパーレス化を成功させる秘訣について見ていきましょう。
ペーパーレス会議の必要性を周知させる
ペーパーレス会議の必要性を周知させることも大切です。ペーパーレス会議の促進を主導する担当者は、ペーパーレス会議を実施することで具体的に何円のコスト削減になるのかなど、数値に基づく説明をすることを心がけましょう。
実現することでどのようなメリットがあるのか、どのような問題が解決されるのかをしっかりと共有し認識の違いが無いようにしましょう。
ロールプレイングを行っておく
大事な会議をいきなりペーパーレス化するのではなく、まず事前にロールプレイングを行っておくことをおすすめします。本会議で会議進行に滞りがあると、参加者に「やはりペーパーレス環境はハードルが高い」といったようなイメージを植え付けてしまう可能性があります。
まずは社内会議でシミュレーションを行い、予め流れや課題を明確にしておきましょう。
新しい手法に肯定的な人から展開を始める
前述のロールプレイングで事前にシミュレーションをすることに加え、まずは若手の社員など新しいやり方に慣れるのが早そうな社員をターゲットに実施していきましょう。新しいことに対して肯定的な人であれば、ペーパーレス会議を実施して良かった点を自発的に周囲に共有してくれるなど、成功のための社内の協力体制も自然と構築されていくでしょう。
専用のペーパーレス会議システムの導入を検討する
ペーパーレス会議をスムーズに実現するためには、専用のペーパーレス会議システムの導入がおすすめです。
ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムは、紙の代わりにPCやタブレット端末の画面上で会議資料の閲覧ができるシステムです。単に紙からデバイスに変わっただけではなく、会議をスムーズに進行するための機能や情報漏えいなどのセキュリティリスクを低減するための対策がとられているのが特徴です。
ペーパーレス会議システム導入のポイント
ペーパーレス会議システムは各ベンダーからさまざまな製品が発売されています。自社に合った製品を失敗なく選ぶためには、まず導入の目的を明確にすることが必要です。コスト削減や業務効率化、リモート会議での活用など、何のためにシステム導入するのかを明確にした上で進めないと、社内の協力を得ることは難しいでしょう。
また、システム導入にはタブレット端末の購入など初期導入費用がかかります。従来の紙資料での会議の場合とコストの比較を行った上で、導入によるコストメリットがあるのかどうか確認することが必要です。
システム導入前に行うべきことは以下の記事を参照してください。
理想的なペーパーレス会議を実現しよう
ペーパーレス会議は効率的な会議の実現に大きく寄与します。しかし、ペーパーレス会議ツールを導入することで多くのメリットを享受できる一方、ITツールに不慣れな会議参加者がいる場合には、かえって会議の進行を妨げてしまう恐れもあります。導入後に想定される課題を事前に洗い出し、対策を考えることが成功への第一歩です。
