ペーパーレス会議導入前に行うべき7つのこと

ペーパーレス会議導入後のメリットを周知しておくことが重要

「ペーパーレス会議」システムを導入する際には、システム周りの確認に目が行きがちですが、それ以上にペーパーレスがもたらすメリットをいかに社内で共有するかが大事になってきます。

これまで長年紙資料で会議に出席し、自分の使いやすいようにページをめくったり、メモ書きをしたりしてきた社員にとっては、PCやタブレット端末の画面上に表示された資料を目の前にすると、どうしても不安になってしまうものです。実際、これまで通り集中して会議に参加できるかどうかは懸念があります。

そこで、いかに会議の参加者にペーパーレス会議についての手順や方法、ベネフィットをあらかじめ社内に周知しておけるかが重要になってきます。コスト削減ができても、使い勝手が良くなく、ストレスが増大するようでは導入の意味がないからです。一度社内でペーパーレス会議がもたらすコスト削減・業務効率化や、より資料が読みやすくなるなどの情報共有を行うことをおすすめします。

ペーパーレス会議を導入する際のチェックポイント7点

では、実際ペーパーレス会議を導入する際に、システム選びやその周辺について確認しておきたいチェックポイントを7つご紹介します。

1. コストや手間の軽減はどのくらい実現できるのか

ペーパーレス会議の一番のメリットは、用紙や印刷コスト削減や、会議資料の事前準備の手間の軽減にあります。その効果はどれくらいなのか数値で示されているシステムだとより安心です。

2. セキュリティがしっかりしているか

ペーパーレス会議では、サーバを介して会議資料を共有することから、セキュリティが万全でなければなりません。ユーザIDによる閲覧制限や外部転送・ダウンロードの禁止設定が柔軟に行えるかどうかの確認は欠かせません。

3. 機能が最小限で年長者やITに不慣れな社員でも使えるか

紙の会議資料に変わるシステムは、IT機器の知識が少なく、不慣れな社員であっても操作が簡単で、機能も分かりやすいものでなければ受け入れられません。会議効率も低下してしまいます。できるだけシンプルで操作しやすいものを選びましょう。

4. 会議中に資料を自由に閲覧したりメモの書込みができるか

デジタル会議資料であっても、紙の会議資料と同じように、自分のペースでページを先にめくって読んだり、メモや付箋を貼ったりして理解度を高めたいものです。これらの機能を備えているかどうかは意外と重要ポイントです。

5. 会議中だけでなく前後の行動までフォローされるか

ペーパーレス会議を充実させるためには、会議中だけでなく、準備や事後の工程も効率化させなければ意味がありません。「会議準備→事前閲覧→会議中→事後閲覧や配布」とトータルでフォローされているシステムがおすすめです。

6. 遠隔会議システムと組み合わせられるか

中には、テレビ会議や音声会議などの遠隔会議システムと組み合わせて使用できるペーパーレス会議システムもあります。例えば、拠点間でのペーパーレス会議を実現したい場合に利用できます。

7. 会議用に新規で専用デバイスを導入できそうか

例えば、会議資料を閲覧するデバイスをiPadに統一する場合、iPad機器の導入コストや、操作に不慣れな社員向け講習会などを開く余地があるかどうかも検討材料の一つになります。

まとめ　－導入効果とコストのバランスを

IT製品のすべてにいえることですが、どの企業の、どの課題にもすべてに最適な万能システムやツールは少ないといえます。逆に万能タイプは、使わない機能がたくさん含まれている可能性があります。その分ムダなコストを支払っていることにもなります。そのため、自社の課題解決に最適な製品・サービスをしっかりと選定する必要があるのです。

「ペーパーレス会議」を導入する際には、是非ここで紹介した最重要ポイントと7つのチェックポイントを参考に十分な比較検討をしてみてください。メリットに注目するだけてはなく、デメリットはないか、コストは見合っているか、導入効果をしっかりと把握しましょう。