ペーパーレス会議導入のメリットを周知することが最優先
「ペーパーレス会議」システムを導入する際には、システム周りの確認に目が行きがちですが、それ以上にペーパーレスがもたらすメリットをいかに社内で共有するかが大事になってきます。
紙の資料持参で会議に出席し、自分の使いやすいようにページをめくったりメモ書きをすることが常識だった社員にとっては、PCやタブレット端末の画面上に表示された資料を目の前にすると、どうしても不安になってしまうものです。実際、これまで通り集中して会議に参加できるかどうか懸念している方も多いのではないでしょうか。
まずは社内でペーパーレス会議がもたらすコスト削減・業務効率化などのメリットや、実際どのような手順で実施するのかなど具体的な情報共有を行うことを最優先に実施しましょう。
ペーパーレス会議導入のメリットについては、こちらの記事で詳しく解説しています。
ペーパーレス会議を導入する際の８つのチェックポイント
では実際ペーパーレス会議を導入する際に、システム選びやその周辺について確認しておきたいチェックポイントを８つご紹介します。
１．導入の目的は明確になっているか
ペーパーレス会議を検討する際には、その目的をはっきりさせておきましょう。コストの削減なのか、それとも利便性なのか、ペーパーレス会議に何を求めているのかを明確にしておく必要があります。その点が曖昧だと周囲を納得させることができず、計画が頓挫してしまう可能性があります。
２．コストや手間の軽減はどのくらい実現できるか
ペーパーレス会議の一番のメリットは、コピー用紙代や印刷コストの削減、会議資料の事前準備の手間の軽減にあります。現状では会議実施のためにどのくらいのコストがかかっているのか、導入後はどれくらいの効果が出るのかを数値で計測することが重要です。例えば会議の実施回数や表示した資料の枚数を記録できるシステムだと、後から効果を計測しやすいでしょう。
３．セキュリティ対策は十分か
ペーパーレス会議ではサーバーを介して会議資料を共有することから、情報の機密性が万全でなければなりません。ユーザIDによる閲覧制限や外部転送・ダウンロードの禁止など、情報漏えい対策の設定が柔軟に行えるかどうかの確認は欠かせません。
４．ITに不慣れな社員でも使いやすいシンプルな操作性か
企業によってITリテラシーのレベルには差がありますが、自社の社員の年齢層が高かったりIT知識が少ない社員が多い場合は、なるべく簡単に操作できるシステムを選びましょう。使いづらいシステムでは会議効率が低下し、かえってペーパーレス化への抵抗感を植え付けることになってしまいます。
５．資料を自由に閲覧したりメモの書込みができるか
デジタル会議資料であっても紙の会議資料と同じように、自分のペースでページを先にめくって読んだり、メモや付箋を貼ったりして会議内容への理解度を高めたいものです。これらの機能を標準で備えているかどうかは重要なポイントです。
６．会議中だけでなく前後の行動までフォローされるか
ペーパーレス会議の恩恵を得るためには、会議中だけでなく事前準備や事後の工程も効率化できるかがポイントです。例えば社外秘などの重要な情報が記載された資料の場合、会議終了後にシステム上からワンクリックで一括削除できれば、情報漏えいのリスクを低減しシュレッダーで処分する時間も削減できるでしょう。
７．遠隔会議システムと組み合わせられるか
ペーパーレス会議システム製品には、テレビ会議や音声会議などの遠隔会議システムと組み合わせて使用できるものもあります。物理的に距離のある複数拠点間でのペーパーレス会議を実施する予定がある場合は、遠隔会議システムとの連携ができるか事前に確認しておくと良いでしょう。
８．会議用の専用デバイスの導入と使用方法の教育ができるか
ペーパーレス会議システムでは会議資料をPCやタブレットで閲覧する場合が多いです。社内にタブレット端末がなければ新たに購入するコストが必要であり、デバイス操作に不慣れな社員向けの講習会を開く準備も必要です。コストと時間に余裕があるかどうかも検討材料の一つになります。
ペーパーレス会議の導入事例
ここではペーパーレス会議システムを導入事例をご紹介します。ある企業では大人数が参加する定例会議で年間数万枚という紙の資料を用意していました。単に用紙代がかかっていただけでなく、印刷に使用する複合機の故障時期が早まって予定外に買い替えを行ったり、資料を処分するためのシュレッダーのメンテナンス費用も無視できない金額になっていました。
そこでペーパーレス会議システムを導入したところ、これらのコストの削減に成功しました。また製品の検討段階で、紙資料と同様に書き込みができる機能や２画面表示できる機能の存在を知り、これらを活用することで以前よりも会議の効率が上がったという声が社内で聞かれるようになりました。
その他ペーパーレス会議システムの導入事例を知りたい方は、こちらの記事をチェックしてみてください。
ポイントを押さえて自社に最適なシステムを導入しよう
IT製品の全てに言えることですが、どの企業のどんな課題も解決できるような万能なシステムやツールは少ないでしょう。万能タイプの製品は、自社で使わない不要な機能がたくさん含まれていることもあり、かえって使いづらくなる場合もあります。自社での使用に適しているか、課題を解決できそうかををしっかりと確認して製品選びをしましょう。
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