学校でペーパーレス化を推進するメリット
最近は新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、オンライン授業やタブレット学習などにも注目が集まっていますが、今回は職員の長時間労働削減の観点から、学校でペーパーレス化を推進するメリットを見ていきましょう。
会議の時間を短縮できる
従来の職員会議では、参加する職員に資料を配布しますが、配布のタイミングによっては会議が始まってから内容を確認することもあるでしょう。資料のボリュームが多いと目を通すだけで時間がかかります。
そのうえ、進行役が会議前に資料を確認できていなければ段取りを組めず、時間通りに会議が終わらない可能性もあります。
資料をペーパーレス化し電子データで共有すれば、会議で資料を配布する必要はありません。資料はサーバにアップするだけで簡単に職員へ共有されます。
会議前にアップしておくと、各職員が好きなタイミングで確認でき、全員が資料に目を通した状態で会議を始められます。スムーズな進行が可能になり、会議の時間を有効に使えるでしょう。前倒しで次回の議題について話し合うなど柔軟な対応もできます。
また、会議中に口頭で伝えられることの多かった連絡事項も、電子データとして共有すれば、会議の時間短縮につながるでしょう。
保護者とのコミュニケーションを円滑にする
保護者に配布するプリントの量も膨大でしょう。生徒に配布しても保護者に行き届かなかったり、承諾書など返信が必要な重要書類を紛失したりするケースも少なくありません。そこで、配布する書類をなくし、スマートフォンやPCで共有することで、生徒を介さずに保護者へ連絡事項を伝えられます。
さらに、アンケート機能があるアプリを保護者にダウンロードしてもらえれば、返信が必要な連絡事項でもやり取りを効率化できるでしょう。アプリで返信状況を確認したり、集計ができたりするため、職員の業務負担も軽減されます。
学校においてペーパーレス化が進まない理由
ペーパーレス化には多くのメリットがありますが、学校でのペーパーレス化はあまり進んでいません。その理由は２つあります。
１つめは学校側の体制の問題です。ペーパーレス化を実現するには、作成した書類をPDFなどの形式に変換し、サーバやシステムにアップロードしなければなりません。職員によっては、スキル不足でこの一連の作業を難しいと感じるでしょう。操作が得意な職員に任せると、業務負担が偏り不満が出る可能性が高いです。全員が操作できるよう使い方を学ばなければなりませんが、これまでのやり方を変えることに消極的な職員も少なからずいるでしょう。
２つめは保護者側の問題です。スマートフォンやPCが普及しているとはいえ、対応できない家庭も出てきます。個人情報が流出することをおそれて、メールアドレスを教えたくないという保護者も少なくありません。ITスキルにも偏りがあり、情報格差が生まれることが懸念されています。
学校でペーパーレス化を図る方法
先述したように、ペーパーレス化は保護者にも協力を仰ぐため、なかなか思うように進みません。そこで、まずは学校側だけで取り組んでいくと良いです。具体的には「職員室内のペーパーレス化」について考えていきましょう。
ペーパーレス化を図るには、「書類を電子化するツール」「電子書類を共有するツール」「電子書類を表示させる端末」が必要です。書類を電子化するには一般的なスキャナがあれば問題ありません。PDFで取り込めば電子データとして扱えます。また、電子書類を共有するツールには、大量のデータを保存できて手軽に使えるクラウドストレージが便利です。電子書類を表示させる端末は既存のPCでも構いませんが、より携行性が高いタブレットを導入する学校が増えています。
ほかにもペーパーレス会議システムを使う手段もあります。PCで作成した資料をそのままシステム内で管理して、ほかの職員にも簡単に共有可能です。会議をしながら画面共有したりメモを書き加えたりできるうえ、タブレットやスマホ対応のシステムも多いです。１つのツールでペーパーレスな会議を実現できるので、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
学校でペーパーレス化が成功した事例
ペーパーレス化を実現したA校では、「膨大な量の紙の無駄遣い」「資料を配布する手間」「資料修正時の再配布の手間」が課題でした。多いときは１人あたり40枚近く印刷しており、その資料を職員会議までに配布しなければなりません。さらにミスがあれば、資料を作り直して再配布する手間が大きな負担になっていました。
ペーパーレス化を実現したことで、サーバに保管された資料を各自が端末にダウンロードするだけで済みました。修正するときは、該当する資料を更新するだけで済みます。
大量に消費していた紙や配布の手間はゼロになり、結果としてA校は効率良く職員会議を進められるようになりました。
ペーパーレス化を実現して業務の効率化を図ろう
職員の長時間労働が問題視されていますが、ペーパーレス化によって業務効率化が期待できます。
会議資料の作成や印刷に掛かる手間の削減はもちろん、連絡事項の事前共有や資料の事前配布で会議時間を短縮できるからです。また、スマートフォン・アプリを使って保護者に連絡事項を共有することも可能です。
ぜひ、学校でもペーパーレス化を実現し、業務の効率化を図りましょう。
