ペーパーレス会議システムを最大限活用するための４つのポイント

ペーパーレス会議システム導入後の問題点

ペーパーレス会議システムの導入後、「思っていたほど上手くいかなかった」「なぜペーパーレス化が浸透しないんだ」などシステム導入の失敗を嘆く声を耳にします。例えば、以下のような内容です。

• ・紙の資料に馴染みすぎて、システムの利用を面倒であると感じてしまう
• ・システムの機能そのものを使いこなせていない
• ・導入コストやランニングコストの面で紙媒体との比較論議がおきる

自社に当てはまるものがありましたか？ペーパーレス会議システムは「導入」がゴールではなく、それらを正しく活用することによって得られる「コスト削減」「業務効率化」が目的です。これらの問題点を踏まえて、ペーパーレス会議システムを上手に活用するためのポイントを解説していきます。

以下の記事では、ペーパーレス会議を導入したけど失敗に終わってしまった事例について解説しているので、　失敗例を押さえておきたい方は参考にしてください。

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活用ポイント１．システム導入の背景や理由を共有しておく

役員レベルの会議でシステムの導入を決定し、社員は突然ペーパーレス会議が始まることを知らされるというケースがあります。社員の知らないところで話が進み、マニュアルだけ渡されて「◯日から会議はペーパーレス化するように」との指示が下りてくるのです。

導入するときは実際にシステムを利用する社員のことを最優先で考え、導入状況の報告や採用予定のシステムの情報をきちんと共有することが必要です。またトライアルで実際に社員に候補となるシステムを使ってもらいアンケートをとるなど、より使いやすいシステムを導入しましょう。

導入後のシステムの活用が上手く行くかは、導入前のケアを十分に行ったか否かに左右されます。システムを上手に活用していこうという意識を社員一人一人に持たせることが大切です。

活用ポイント２．ペーパーレス会議のルールを決める

導入の準備を整えながら、簡単でも良いのでペーパーレス会議実施時のルールを決めておくと良いです。例えば最初から全ての資料をペーパーレス化するのではなく、A4サイズの資料は全てシステム化し、A３サイズなど大きめのサイズの資料については印刷しても良いなど、守りやすい運用ルールを決めましょう。

システムの使用に徐々に慣れて来たら、全用紙サイズでシステム化するなど社内へのペーパーレス会議の浸透具合に合わせてルールを徐々に変更していきましょう。会議のやり方や資料の作成方法はその企業によって大きく異なります。

まずは簡単なルールを決めてペーパーレス会議システムを使い始め、少しずつ改善を行って自社に合ったルールを作り上げることでスムーズなペーパーレス会議が実現するでしょう。

活用ポイント３．タブレット端末と合わせて運用する

ペーパーレス会議システムはさまざまな種類のデバイスで利用可能ですが、一番利用が多いのはタブレット端末でしょう。タブレット端末は画面が大きく持ち運びが簡単で、タッチペンなどで紙と同じように画面に映った資料に書き込みをすることができます。

企業によっては、社外での商談時にタブレットによるペーパーレス会議システムを利用することで、顧客への説明に活用することもできるでしょう。また文字やグラフの拡大・縮小など紙の資料やPCからの利用ではできないことも簡単に行うことができます。

ペーパーレス会議システムはPCからでも利用できますが、より活用の場面を増やすのであればタブレットと合わせて運用するのがおすすめです。

ペーパーレス会議システムのタブレットでの利用について、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

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活用ポイント４．システムの使い方研修を継続的に行うこと

いざペーパーレス会議を始めてみたものの、操作ミスなどで思うように会議が進まないという話が聞かれます。自社の社員が使いやすいと感じる操作性の良いシステムを導入するのは当然ですが、どんなに操作性が良くてもいきなり完璧に使いこなせる人はいないでしょう。

解決策として、ある企業ではペーパーレス会議のロールプレイング研修を実施しました。研修の中で議長、発表者、参加者などの役割を担当し、手順を追って「準備」「進行」「操作」の確認ができるのです。資料作成の方法についても、練習用の軽いテーマを用意して、専用フォーマットへの入力の仕方やサーバーへのアップロードの方法などを学ばせます。

ロールプレイング研修を導入することで実際の会議の流れが掴めるだけでなく、ペーパーレス会議ならではの問題点を洗い出し、いざという時の準備もできます。また、システムの新たな使い方の発見にも繋がるでしょう。

ペーパーレス会議システムを最大限活用しよう！

ペーパーレス会議システムを上手に活用するためのポイントをご紹介しました。システムを上手に活用するためには、導入前から入念な準備が必要です。

システム導入にかけたコストや手間がムダにならないよう、ご紹介したポイントを踏まえた上で是非ペーパーレス会議システムの社内への定着を目指してください。

これから自社に合ったペーパーレス会議システムを選ぶ方は、以下の記事で製品比較を行っていますので是非チェックしてみてください。

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