ペーパーレス会議システムとは？メリットや導入後の課題を解説

ペーパーレス会議システムとは

ペーパーレス会議システムとは、紙の資料を使用しないペーパーレス会議の専用システムです。インターネットに接続していれば、リアルタイムで参加者が手元のパソコンやタブレットで資料を閲覧でき、会議の円滑な進行に効果があります。さらに、データを暗号化するため外部への情報漏えいの防止につながるでしょう。

新型コロナウイルスの流行で在宅勤務やリモートワーク推進企業が増加しているため、ペーパーレス会議システムを導入する企業が増えています。

ペーパーレス会議システム導入のメリット

ペーパーレス会議システムを導入すると、どんなメリットがあるのでしょうか。企業の会議でみられる効果を解説します。

印刷代や手間の削減

従来の会議では、必要書類を人数分印刷し参加者に配布をするなどの作業が多く、担当者に負担がかかっていました。急な資料の差し替えがあると、用意したものすべての対応をしなければなりません。参加人数や資料が多いと印刷代も多くかかります。

しかしペーパーレス会議システムでは、参加人数や資料が多くても印刷代や用紙のコストがかかりません。さらに直前にアップロードするだけで資料の準備が完了し、急な資料の差し替えや人数変更の場合も、すぐに対応できるため印刷準備の負担が軽減できます。

機密情報のセキュリティ強化

配布された資料の置き忘れや紛失などの可能性で、セキュリティに不安があります。企業の売上や経営戦略などの機密情報が記載されている書類もあるでしょう。

ペーパーレス会議システムでは、アップロードされたデータを暗号化する製品が多くあり、情報漏えいの心配がありません。ログ機能などにより利用者の操作内容を記録しているため、万が一トラブルがおきても被害を最小限にできるでしょう。

リモートワークでも使用可能

在宅勤務やリモートワークをすすめる上で、複数台のパソコンやタブレットでの資料共有は、顔をあわせなくても会議が円滑に進行できるでしょう。資料の共有だけではなく参加者の画面でペンやポインターなどが表示される製品も多くあります。発表者の強調したい内容やポイントが伝わりやすく、効果的な会議になるでしょう。

ペーパーレス会議システムについてさらに詳しく知りたい方は、以下のボタンより資料請求ができます。

ペーパーレス会議システム導入後の課題点

ペーパーレス会議システムの導入後、「スムーズな会議にならなかった」「ペーパーレス化が浸透しない」などという声を耳にします。ペーパーレス会議システムのデメリットも含め見ていきましょう。

資料の視覚性が悪い場合もある

紙の資料の場合は、複数の資料を並べて閲覧したり手元の資料を近づけて見たりできます。ペーパーレス会議システムを使用する端末のディスプレイが小さい場合は、資料を並べると小さくなってしまうため、視覚性が悪くなるでしょう。

全員がシステムを使いこなせない

会議参加者全員がシステムを使用しなければいけません。端末の操作が苦手な人は、資料を開けない、他の資料に移動できないなどのトラブル発生の可能性もあります。

コスト削減の効果が低い

ペーパーレス会議システムは、導入コストやランニングコストがかかります。会議の参加人数や資料が少ない場合、印刷代を節約できても会議コスト全体の削減に効果がない場合もあるでしょう。

以下のページでは、ペーパーレス会議を導入後、失敗した事例について解説しているので、さらに失敗例をおさえたい方は参考にしてください。

ペーパーレス会議システム導入を失敗しない方法

ペーパーレス会議システムを効率的に活用するためには、導入前や導入後に注意すべきポイントがあります。失敗しない方法を解説します。

使う機能を絞り込む

ペーパーレス会議システムは、さまざまな機能が搭載されています。しかし、機能に会議のやり方をあわせすぎると、かえって非効率化する工程もあるかもしれません。

導入前に、自社で必要な機能を確認することはもちろん、導入後も使用する機能をあえて絞るなどの対応をおすすめします。

従業員にシステム導入目的を共有しておく

役員レベルの会議でシステムの導入を決定し、社員は突然ペーパーレス会議が始まることを知らされるというケースがあります。社員の知らないところで話が進み、マニュアルだけ渡されて「◯日から会議はペーパーレス化するように」との指示がおりてくるのです。

導入するときは実際にシステムを利用する社員のことを最優先で考え、導入目的や使い方をきちんと共有することが大切です。また、無料トライアルなどで候補となるシステムを実際に使ってもらいアンケートをとるなど、より使いやすいシステムを導入しましょう。

導入後、システムを効率的に活用ができるかは、導入前のケアを十分に行ったか否かに左右されます。目的に向けたシステム活用をする、社員一人ひとりの意識が大切です。

ルールを制定する

ペーパーレス会議実施時のルールを決めておくとよいです。例えば最初からすべての資料をペーパーレス化するのではなく、A４サイズの資料はシステム化し、A３サイズなど大きめの資料は印刷してもよいなど、守りやすい運用ルールを決めましょう。

システムの使用に慣れて来たら、全用紙サイズでシステム化するなど社内へのペーパーレス会議の浸透具合にあわせたルールに変更しましょう。会議のやり方や資料の作成方法は企業により大きく異なります。

まずは簡単なルールを決めて、少しずつ改善し、自社にあったルールを作ることでスムーズなペーパーレス会議が実現するでしょう。

タブレット端末で運用する

ペーパーレス会議システムはさまざまな種類のデバイスで利用可能ですが、一番利用が多いのはタブレット端末でしょう。タブレット端末は、画面が大きく持ち運びも簡単で、タッチペンなど紙と同じように画面へ書き込みができます。また、文字やグラフの拡大・縮小など紙の資料やPCでは、できないことも簡単にできます。

ペーパーレス会議システムは、PCでも利用できます。しかし、より活用の場面を増やすのであればタブレットとあわせての運用がおすすめです。

ペーパーレス化にタブレットがおすすめの理由をさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。

使い方研修を継続的に行う

いざペーパーレス会議をはじめてみたものの、操作ミスなどで思うように会議が進まないという話を聞きます。社員が使いやすいシステムの導入は当然ですが、どんなに操作性がよくても最初から完璧に使いこなせる人は少ないでしょう。

ある企業ではペーパーレス会議のロールプレイング研修を実施しました。研修では、議長、発表者、参加者など役割を担当し、「準備」「進行」「操作」の確認をします。資料作成も、練習用のテーマを用意し、専用フォーマットへの入力やサーバへのアップロードの方法などを学びます。

ロールプレイング研修を導入することで会議の流れが掴めるだけでなく、ペーパーレス会議ならではの問題点を事前に洗い出すため、スムーズな会議進行の準備ができます。また、システムの新たな使い方の発見にもつながるでしょう。

ペーパーレス会議システムを効果的に活用しよう

ペーパーレス会議システムとは、紙の資料を使用せずに開催するペーパーレス会議を円滑に進行できる専用システムです。コスト削減や業務効率化、リモートワークでも利用できるため、導入する企業が増えています。 ペーパーレス会議システムを上手に活用するためには、導入前の準備や、導入後の研修やルール決めが重要でしょう。

自社にあったペーパーレス会議システムを選ぶ方は、以下のページの製品比較をご覧ください。