【ペーパーレス会議】活用ポイントは社員間情報共有

【導入前】情報共有が失敗しないために重要

よくある失敗として、役員レベルの会議でシステムの導入を決定し、あるとき社内メールで突然ペーパーレス会議が始まることを知らされるというケースがあります。社員の知らない間にとんとん拍子で話が進み、マニュアルだけ渡されてペーパーレス会議が始まるのです。

今までは紙媒体で会議をしていたわけですから、上記の1から3の問題点が生じるのは必然です。会議資料の準備の仕方の変更、会議中の進行やメモの取り方の変更。マニュアルですぐに対応できるわけはなく、コストをかけた割に作業時間が増えるという悪循環に陥ってしまうのです。

これらを回避する方法は、以下の2つです。

• １．ペーパーレス会議に関する情報を社員間で事前に共有しておくこと
• ２．多機能なシステムではなく、直感的に操作できるシステムを導入すること

これから実際に利用する社員のことを1番に考え、導入状況の報告や採用予定のシステムをきちんと共有し、心の準備をさせることです。また、サンプルなどを社員に使ってもらい、アンケートをとるなどして、より使いやすいシステムを導入しましょう。

導入前のケアをきちんと行うことで、社員達もシステムを上手に活用していこうという意識が生まれます。

【導入後】ロールプレイングが失敗しないために重要

いざ、ペーパーレス会議を行ってみたものの、操作ミス・システム障害で思うように会議が進まないという失敗パターンがあります。導入初期は、多少スムーズさを欠いたとしても、導入前より「コスト面」「運用面」の両方で優れていなければ、紙媒体との比較論議になるのは必然です。

解決策として、ある企業ではペーパーレス会議のロールプレイング研修を実施しました。重要な会議をいきなり紙媒体からペーパーレス会議に切り替えるのには無理があります。しかし、ロールプレイング研修を行うことで、手順を追って「準備」「進行」「操作」の確認ができるのです。

準備段階では、資料作成という業務が発生します。失敗できない会議のプレゼンテーマではなく、軽いテーマを用意し、専用フォーマットへの入力の仕方、サーバーへのアップロードの方法など資料作成の手順を学ばせます。

次に、講師役の社員が実際にプレゼンテーションを行い、ペーパーレス会議システムの操作方法を説明しながら会議を進行していきます。その後、講師の例を参考にし、用意した資料で実際にプレゼンテーションを行うのです（いわゆるロールプレイング）。

ロールプレイング研修を導入することで、実際の会議の流れが掴めるだけでなく、ペーパーレス会議ならではの問題点を洗い出し、いざという時の準備もできます。また、システムの新たな使い方の発見もできるでしょう。

上手に活用するためのイメージを社員間で共有する

ペーパーレス会議システムの導入を失敗しないために、導入前、導入後と社員間でペーパーレス会議の操作性やメリットをきちんと確認し、共有することが重要であり、成功の秘訣といえます。

ペーパーレス会議システムによって「コスト削減」「業務効率化」を図るためには、使いやすいシステムを上手に活用する事が1番の近道です。そのためには、各製品・サービスの提供事業者に導入前に試用させてもらえるよう相談しましょう。できるだけ多くの社員に利用してもらい、操作性などについて意見を集めることで導入失敗のリスクを低減し、導入成功の確率を高められます。