ペーパーレス会議のよくある失敗例
ペーパーレス化には、印刷代や複合機（コピー機）のメンテナンス費用など、多くのコストを削減できるメリットが期待されます。また、会議前に資料を印刷する時間や会議後にシュレッダーにかける時間の削減など、業務効率を上げられます。
しかしペーパーレス会議を始めたものの思ったようにコスト削減ができていないなど、導入に失敗する企業の話を多く耳にします。ここからは、よくある失敗例を紹介していきます。「自社にも当てはまるな」と感じた方は、ぜひ最後まで目を通してください。
PCでの一覧性が低く電子文書を印刷してしまう
電子的に配布された帳票や資料をプリンターで印刷していないでしょうか。これは、パソコンのモニタが小さいことが理由の１つです。小さなモニター上で複数の資料を閲覧するより、紙に印刷したものを机上に並べるほうが視認性や一覧性が高く、会議室へ携帯しやすいのです。
また「紙に印刷しないと読んだりチェックできない」という人も多くいます。セールスやサービス、製造現場、倉庫などの職種によっては、デスクから離れがちになり、紙に頼る傾向があります。紙にして情報を持ち出さないと業務に支障が出たり、長年の習慣で不安になるのかもしれません。
しかし、これらを一概に否定することは難しく、紙であることの利便性をパソコンのモニターで実現できていないため、完全に置き換えられないのでしょう。
ペーパーレス会議で使用する端末を使いこなせていない
ペーパーレス会議を実現するために専用のシステムを導入するなど、多くの企業が高額な投資を行っているようです。しかし、専用システムを導入した場合でも失敗事例があります。
例えばシステムが多機能過ぎて使いこなせず、会議の進行がたびたび止まってしまうのです。資料を作成する際も、ファイルフォーマットを変換し､サーバにアップロードしなければなりません。やがて、紙の資料を配れという要求や勝手に紙資料を持参する人も現れ、結局従来の紙を使った会議に戻ってしまいます。
これでは、コストと時間をかけて導入したペーパーレス会議は、宝の持ち腐れになってしまいます。
ペーパーレス会議の導入目的とは
では、そもそもなぜペーパーレス会議を導入するのでしょうか。今一度ペーパーレス会議の目的を再確認しておきましょう。
生産性の向上や業務効率化
ペーパーレス化の真の目的は、生産性の向上や業務の効率化にあります。一言でいうと「ワークスタイルの変革」です。時間や場所を選ばず、必要な情報にアクセスできる環境の実現がペーパーレス化です。コスト削減は結果としてついてきます。
実現するためには、社内資料の電子化とタブレットなどの携帯できる端末が必須となります。外出の多い営業担当はノートPCやタブレットPC、工場での製造ラインではスマートフォンというように、臨機応変に端末を切り替える必要があるでしょう。
これにより、紙を介在せずに作業の効率化や生産性の向上を実現できます。ホワイトカラーは自宅やサテライトオフィスでも仕事ができるようになり、ワークライフバランス（仕事と生活の調和）もペーパーレス会議により可能となります。
企業として環境保護の責任
またペーパーレス化は業務改善だけでなく、企業として環境保護という社会的責務を果たしているアピールになります。企業が積極的にこの活動を行うことで、従業員の意識も変わり、より環境に対しての意識を高められるでしょう。
成功するペーパーレス会議とは
ペーパーレス化やペーパーレス会議は、システムを導入しただけで成功するものではありません。ペーパーレス化は従来の仕事の進め方そのものを変えます。これは企業の「文化」を変えることであり、時間がかかるものなので、ただシステムを導入しただけで企業文化は変わりません。
セミナーや試運転などで成功を積み重ねることが必要で、これらの社員教育を無視してペーパーレス化することは不可能です。相談できるIT事業者を見つけ、腰を落ち着けて、向かい合うことが重要です。
ペーパーレス会議を成功させるための進め方
ペーパーレス会議を成功させるためには、社内にペーパーレス化の必要性を十分に理解してもらうことが一番重要と言えるでしょう。
前述の通り、ペーパーレス会議導入の目的は生産性の向上や業務効率の改善です。これを実現させるためには単にタブレットやドキュメントサーバなどを導入して終了ではなく、社内にペーパーレス会議文化を根付かせることが必要です。
比較的ITリテラシーが高いと思われる若い世代から使用を開始してもらったり、導入後どの程度業務効率が改善したか社内に経過報告をすることで、「これは意味のあることなのだ」と社員一人一人が理解しやすくなるでしょう。社員へのタブレット利用方法などの教育も、社員がどのくらい真剣に取り組むかで結果が変わってきます。
ペーパーレス化は長期間の取り組みが不可欠
急にペーパーレス化を始めてもなかなか上手くいきません。会議で紙資料を配布せずモニターで閲覧させようとしても、社員は自分で資料を印刷しようとします。なぜ、ペーパーレス化が必要なのか基本から社員に説明しましょう。以下の記事では製品を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。
