ペーパーレス化を成功させた3つのケーススタディ

ペーパーレス化を成功させた３つ成功事例をご紹介

ここでは、ペーパーレスに成功された実際の事例をベースに３つの成功要因を典型的なケーススタディとして取り上げ、再構成して紹介します。

操作性の高いタブレットだから成功した！

これはある地方議会での成功事例。何しろ「議会」というぐらいですから会議が仕事です。その会議には膨大は紙資料が消費されており、その自治体で集計したところ、年間10万枚を超える紙が使われていました。紙はもちろん、印刷にもコストがかかります。プリンターも必要ですし、機密書類のシュレッダーも自治体予算を圧迫していました。

しかし、ペーパーレス会議化には、多くの議員が難色を示しました。若い世代が多くなっているとはいえ、パソコンに抵抗があるのです。それぞれにITリテラシーの差があり、とりわけ多くの議員が苦手としているのが、キーボード操作でした。

そこで、自治体が注目したのがタブレットPCです。キーボード操作をなくし、スマートフォンライクな操作で、ページめくりや拡大縮小ができます。動画も再生できます。

どこでも資料閲覧ができるタブレットが成功の要因に！

中小企業でもペーパーレス化成功の事例があります。これは都内にある100名程度の商社の事例。商社はものを流すだけではなく、情報の流通も重要です。お客様への情報提供や、社内での情報共有が求められます。

そこで、同社では営業担当にタブレットPCを携帯させ、それまで手書きだった報告書を完全にデジタル化しました。同時に行ったのがマネージャ層や役員クラスへのタブレットPCの配布です。外出先でも営業担当からの報告を受け、適確な指示ができる体制を整えました。

また、役員会議にもタブレットPCを持参させ、7割近くの資料をデジタル化しました。高齢の方が多い役員でしたが、その年齢の方にタブレットPCは好評でした。物珍しさもあったのでしょうが、指先で操作する利便性が認められました。 役員会議でのペーパーレス化の成功により、同社では自然とペーパーレス会議が一般的になっていきました。

印刷の制限と啓蒙で成功！

ペーパーレス化のメリットは、多くの社員が理解しています。しかし、理解と実行は別物で、どうしても電子データを紙に印刷してしまうことが多くあります。これも中小企業の例。ある出版会社ですが、原稿確認のための印刷が多く見られました。原稿量が多いと印刷コストもかかります。

検討の末、同社では徹底した印刷抑制策を導入。部課ごとに印刷できる枚数を制限しました。とはいえ、いきなりでは社員の反発を買いかねません。そこで、3年計画で順次減らすことにしました。仕事の仕方は文化であり、いきなり変えることはできないと判断したのです。

また、年に数回ペーパーレス化のセミナーを実施し、同じ内容を繰り返し社員に訴えました。メールの署名にも「当社はペーパーレス化に成功！」と強制的に入れたほどです。実際同社では3年で7割ほどのペーパーレス化に成功しています。時間と教育を重ねての成功でした。

ペーパーレス化に失敗しないための秘訣とは

上記にペーパーレス化を成功させた事例をご紹介しましたが、改めて成功の秘訣をおさらいしておきましょう

タブレットをいかに使いこなすか

ペーパーレス化を浸透させるには代替手段がどうしても必要です。PCだけだと一覧性に乏しく、外出先でも利用できず、ペーパーレス化に効率化に疑問を抱く社員も多くなっていきます。成功した事例をもとに、誰でもが扱えるタブレット端末を導入すると良いでしょう。

しかし、導入したら成功するというわけではありません。使い方をしっかり身につけるようにサポートしていく体制を構築しておくことが重要です。てきすと社員が使いこなせるまでには時間がかかるかもしれませんが、業務効率を考えると逃げてはいけない重要なポイントです。

試運転やセミナーを繰り返し行う

ペーパーレス化に導くことは企業文化を変えることに近しいほど難しいです。従来、直接稟議書を申請することを重きにしていたり、コミュニケーションが失われるなどのデメリットもあります。ペーパーレス化には長い時間がかかることを念頭に入れておくべきなのかもしれません。

長い目でじっくりと時間を書けてペーパーレス化を浸透させて行きましょう。途中で挫折することになっても絶えず諦めることなく様々な方法を試していくことが重要です。

まとめ　～ 時代はペーパーレス化へ ～

理想どおりには進まないペーパーレス化ですが、中小企業でも確実に成功事例が増えています。ペーパーレス化は時代の流れです。いきなりは無理かもしれませんが、時間をかけて取り組みましょう。