ペーパーレス化は、なぜ進まないのか？

ペーパーレス化を成功させた３つケーススタディ

ここでは、ペーパーレスに成功された実際の事例をベースに３つの成功要因を典型的なケーススタディとして取り上げ、再構成して紹介します。

タブレットだから成功した！

これはある地方議会での成功事例。何しろ「議会」というぐらいですから会議が仕事です。その会議には膨大は紙資料が消費されており、その自治体で集計したところ、年間10万枚を超える紙が使われていました。紙はもちろん、印刷にもコストがかかります。プリンターも必要ですし、機密書類のシュレッダーも自治体予算を圧迫していました。

しかし、ペーパーレス会議化には、多くの議員が難色を示しました。若い世代が多くなっているとはいえ、パソコンに抵抗があるのです。それぞれにITリテラシーの差があり、とりわけ多くの議員が苦手としているのが、キーボード操作でした。

そこで、自治体が注目したのがタブレットPCです。キーボード操作をなくし、スマートフォンライクな操作で、ページめくりや拡大縮小ができます。動画も再生できます。

同自治体ではいきなり本会議ではなく、委員会で試験的に導入。その成功を踏まえ次第に拡大していきました。タブレットPCの利便性が成功の要因でした。

会議だけのペーパーレス化では限界！

中小企業でもペーパーレス化成功の事例があります。これは都内にある100名程度の商社の事例。商社はものを流すだけではなく、情報の流通も重要です。お客様への情報提供や、社内での情報共有が求められます。

そこで、同社では営業担当にタブレットPCを携帯させ、それまで手書きだった報告書を完全にデジタル化しました。同時に行ったのがマネージャ層や役員クラスへのタブレットPCの配布です。外出先でも営業担当からの報告を受け、適確な指示ができる体制を整えました。

また、役員会議にもタブレットPCを持参させ、7割近くの資料をデジタル化しました。高齢の方が多い役員でしたが、その年齢の方にタブレットPCは好評でした。物珍しさもあったのでしょうが、指先で操作する利便性が認められました。 役員会議でのペーパーレス化の成功により、同社では自然とペーパーレス会議が一般的になっていきました。

印刷の制限と啓蒙で成功！

ペーパーレス化のメリットは、多くの社員が理解しています。しかし、理解と実行は別物で、どうしても電子データを紙に印刷してしまうことが多くあります。これも中小企業の例。ある出版会社ですが、原稿確認のための印刷が多く見られました。原稿量が多いと印刷コストもかかります。

検討の末、同社では徹底した印刷抑制策を導入。部課ごとに印刷できる枚数を制限しました。とはいえ、いきなりでは社員の反発を買いかねません。そこで、3年計画で順次減らすことにしました。仕事の仕方は文化であり、いきなり変えることはできないと判断したのです。

また、年に数回ペーパーレス化のセミナーを実施し、同じ内容を繰り返し社員に訴えました。メールの署名にも「当社はペーパーレス化に成功！」と強制的に入れたほどです。実際同社では3年で7割ほどのペーパーレス化に成功しています。時間と教育を重ねての成功でした。

ペーパーレス化は障害に弱い？

これはペーパーレス化導入の際、よく指摘されるデメリットです。仕事をコンピュータシステムに依存しているために、障害が発生すると、ほとんどの業務が停止してしまいます。

この対策として進められているのが二重化です。稼働系と待機系に分け、稼働系に障害が発生したら、待機系に切り替えて業務を継続します。しかし、これはあくまでも理想で中小企業には難しいかもしれません。コストと専任の担当者が必要です。

二重化は困難かもしれませんが、バックアップは必須となります。ストレージが低価格化しており、大きなハードルにはなりません。また、重要度の高いデータはクラウドへの保存も考えられます。BCP効果も期待できます。中小企業に許される予算の範囲内で対策を考えましょう。

まとめ　～ 時代はペーパーレス化へ ～

理想どおりには進まないペーパーレス化ですが、中小企業でも確実に成功事例が増えています。ペーパーレス化は時代の流れです。いきなりは無理かもしれませんが、時間をかけて取り組みましょう。