AppRemoの導入事例【三菱商事パッケージング株式会社様】

申請書に関する時間が1年で840時間削減！

導入企業

三菱商事パッケージング株式会社様

業種

その他の卸売業　

従業員規模

300名（2 019年3月31日現在）　

事業内容

各種包装資材、包装関連機械、段ボール原紙、段ボール製品の販売および紙・板紙製品の輸出入・外国間取引

導入前の課題: 紙ベースの申請業務の効率化

導入後の結果: 導入から約10カ月で「700時間もの削減」を実現

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AppRemo導入前の課題

紙ベースの申請業務の効率化

課題が山積みだった申請業務

同社において情報システム部は、常に新しいITを取り入れながら、働き方改革や地球環境への配慮といった経営課題の解決に資する役割を担っている。業務改善や営業支援の強化に取り組むなかで課題となっていたのが、各種社内申請のシステム化だった。

対象となった社内申請は、慶弔など人事関係の届出や、新規取引先の登録など経理系の手続き、ファシリティ関連の手続きなど、コーポレート業務系の様々な申請がある。それまで同社では、グループウェア上に保存されている申請フォームに必要事項を入力後、印刷し上長などの承認者に印鑑をもらって回っていた。異なる事業所間では、申請書をファックスや社内便でやりとりする。また、申請書の提出先となる部門では、その内容を台帳に記入して管理しており、全社的に大きな時間と労力がかかっていた。

AppRemo選定ポイント

それまで使ってきたExcelの申請書をベースに、自社内で構築・運用することができる

導入のスピード、導入後の運用の自由度と拡張性

AppRemoの最大の特長は、Excelを活用したワークフローシステムであることだ。申請フォームはExcelで作成できる。申請する際は、一覧画面からフォームを選んでダウンロードし、必要事項を入力してアップロードすれば、ワークフローに乗る仕組みだ。導入時は、それまで使ってきたExcelベースの申請書をそのままAppRemoの申請フォーム化できるため、移行もスムーズだ。

「最終的には5つの製品を比較し、AppRemoに決めました。導入のスピード、導入後の運用の自由度と拡張性が、最も優れていました」（小金氏）

申請書は129種類。取捨選択して移行するにしても相当な数に上る。スムーズに移行するためには、自社内で申請フォームを作成・変更できることが不可欠だった。

「フォームの作成がベンダー頼みだったり、自社でできても操作が難しく、専門の人材を育成する必要があったりすると、運用が大変でコストもかかります。なかにはフォームを 1枚作るのに、50万円かかる製品もありました。数千人規模の会社なら、それでも効率化のメリットが上回るのでしょうが、当社は300人規模。とても1枚のフォームに、そこまでの時間とお金をかけるわけにはいきません」（小金氏）

申請のシステム化によって、申請業務の迅速化や進捗状況の可視化、申請データの蓄積やペーパーレス化といった導入検討時の課題が解決できることが前提だが、投資対効果や300人規模にフィットすることが、選択の決め手となった。

AppRemo導入後の結果

導入から約10カ月で「700時間もの削減」を実現

社員からも「便利になった」と好評

最も提出が多い申請は、新たな顧客企業と取引を開始する際の「信用調査依頼書」だ。与信審査を行うための申請で、新規顧客の開拓に注力するなか、最もスピードが求められる手続きでもある。紙での手続きだったときとは異なり、今では、上司は外出先や出張先でもタブレット端末で確認し、すぐに承認する。営業活動が各段にスムーズになった。

また、情報システム部で取り扱いが多い「パソコン持ち出し申請」も、システム導入後は社員の利便性が良くなり、業務負荷も大きく改善された。申請書の内容を台帳に転記して管理する必要がなくなり、申請書の保管も不要になったことで、その時間をコア業務に充てられるようになった。監査で必要なときは、蓄積された申請データを呼び出せばいい。そのような変化が、社内の様々な部門で起きている。

「申請書の出力、回付、台帳管理、紙の保管などがなくなり、申請書1枚あたりマイナス14分の削減効果が出たと試算しています。導入から約10カ月の現在、AppRemo上で処理された申請書は約3000枚。掛け合わせると、700時間もの削減に繋がりました」（成瀬氏）

社員を対象としたアンケートでも、ほぼ全員が「便利になった」、「手間が減った」と答えている。導入を機に申請書を整理し、全社共有の申請書ポータルも完成させた。

今後は、営業部門などコーポレート系以外の部門とも密に情報共有し、AppRemoにフィットしそうな業務の有無を探るなど、継続的に効率化への取り組みを進める考えだ。

引用元URL： https://solutions.system-exe.co.jp/appremo/case/exexcps-msp

AppRemo

「管理者が楽になる・現場が使いやすい」ワークフローシステムAppRemoは、誰でも操作が簡単なExcelで作成した申請書をそのまま使え、申請・承認業務はもちろん、システム運用まで効率化します。

株式会社システムエグゼ

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IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。こちらのページでは、『Excel申請書がそのまま使えるワークフローシステムAppRemo』（ワークフロー）を導入した三菱商事パッケージング株式会社様の導入事例をご紹介しています。

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