自治体でペーパーレス会議システムが注目される背景
自治体では、働き方改革や業務効率化の推進により、会議運営の見直しが進められています。
従来の紙資料を使った会議は、印刷や製本、配布など準備に多くの時間と人手が必要で、職員の負担が大きいことが課題でした。さらに、災害発生時のBCP対策や感染症拡大時のテレワーク対応といった非常時にも、会議を滞りなく進める仕組みが求められています。
こうした背景から、いつでもどこでも安全に資料共有や会議ができるペーパーレス会議システムへの注目が高まっています。
自治体がペーパーレス会議システムを導入するメリット
ペーパーレス会議システムの導入により、自治体が得られる主なメリットは、業務効率化やコスト削減、情報漏えい防止など多岐にわたります。以下に代表的なメリットをまとめました。
- ●議会や委員会での発言記録やメモを共有し、議事録作成を効率化できる
- ●資料の最新版を即時共有し、内容の差し替えや修正にも柔軟に対応できる
- ●住民情報や非公開資料の閲覧権限を管理し、安全な情報共有ができる
- ●紙資料の削減により、印刷・製本にかかるコストや保管スペースを削減できる
- ●タブレットやPCを活用し、庁外や出先でもスムーズに会議に参加できる
自治体向けペーパーレス会議システムの選び方
自治体がペーパーレス会議システムを導入する際に、特に重視すべき３つのポイントを解説します。
自治体特有のセキュリティ要件に対応しているか
自治体では住民情報や行政の機密文書を取り扱うことが多いため、高度なセキュリティ対策が欠かせません。通信の暗号化やアクセス権限の管理、操作履歴の記録といった基本機能は必須です。
また、ISO27001（ISMS）などの国際的な認証取得や、総務省・自治体が定める情報セキュリティポリシーへの準拠状況も確認し、安全に運用できるシステムを選びましょう。
議会や委員会の運営を円滑にする機能を備えているか
議会や委員会では、関係者ごとに閲覧できる資料を制限する権限管理が重要です。さらに、会議中の発言内容を記録したり、参加者同士でメモを共有したりする機能があると、議事録作成がスムーズに行えるため便利です。
また、限られたメンバーのみに資料を配布できる機能があれば、非公開資料などの安全な管理にもつながります。
職員・議員が使いやすいか
自治体では、IT操作に不慣れな職員や議員も利用するため、誰でも直感的に操作できるわかりやすい画面設計が求められます。タブレットでの資料の拡大表示や、ページめくりが簡単にできることも重要です。
操作研修が最小限で済むシンプルな操作性や、初めて使う人でも迷わず使える工夫がある製品を選ぶと、導入後の定着がスムーズに進みます。
ペーパーレス会議システムのより詳しい選び方は、以下の記事で紹介しています。
【自治体向け】おすすめのペーパーレス会議システム
自治体や議会での豊富な導入実績をもつペーパーレス会議システムを比較し、それぞれの特徴を紹介します。
SmartDiscussion
キッセイコムテック株式会社が提供する「SmartDiscussion」は、自治体の議会や委員会で活用できるペーパーレス会議システムです。シンプルな操作性で使いやすく、議案資料の共有やメモ機能を通じてスムーズな会議運営をサポートします。
参考価格：ベンダーへお問い合わせください
moreNOTE（モアノート）
富士ソフト株式会社が提供する「moreNOTE（モアノート）」は、自治体での導入実績が豊富なペーパーレス会議システムです。高度なセキュリティ対策により、住民情報や機密資料も安全に管理可能。資料共有や更新作業の効率化を実現します。
参考価格：初期費用36,000円、月額13,200円～（クラウド版）
スマートセッション
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、議事録作成や資料配布の負担を軽減し、自治体の会議運営を効率化できるペーパーレス会議システムです。ITに不慣れな職員や議員でも扱いやすい、シンプルなインターフェースが特徴です。
参考価格：月額30,000円～
ECO Meeting
株式会社エステックが提供する「ECO Meeting」は、自治体の会議運営をペーパーレス化し、資料配布や共有をスムーズに行えるシステムです。庁内会議や委員会での活用を想定し、セキュリティ対策や操作性にも配慮されています。
参考価格：初期費用50,000円、月額10,000円～/10名（クラウド版）
SideBooksクラウド本棚
東京インタープレイ株式会社が提供する「SideBooksクラウド本棚」は、議会や庁内会議の資料共有に適したペーパーレス会議システムです。タブレットやPCを使い、庁外やテレワーク環境でも安全に資料を閲覧できます。
参考価格：初期費用80,000円、月額30,000円～
自治体DXに関連する記事をまとめて以下からご覧いただけます。自治体に適した各種システム比較記事など、ぜひご確認ください。
自治体がペーパーレス会議システムを導入する際の注意点
自治体でペーパーレス会議システムを導入する際は、運用面や機能面でのトラブルを防ぐために、事前に確認すべきポイントがあります。ここでは、特に重要な注意点を解説します。
議会用と庁内用のシステム分けが必要かを確認する
自治体では、議会や委員会といった特定のメンバーで構成される会議と、庁内の業務会議で求められる機能やセキュリティレベルが異なります。
議会用システムでは、傍聴者への配慮や公開・非公開情報の管理、議事録作成支援機能が必要です。一方、庁内会議用システムでは、業務効率化やタスク管理のしやすさが重視されます。
両方の用途に一つのシステムで対応できるか、あるいは目的ごとに分けて運用するべきか、事前に検討しておくことが大切です。
タブレット端末の整備や運用ルール策定を行う
ペーパーレス会議を円滑に行うためには、参加者全員が安定して使用できるタブレット端末の整備が欠かせません。機種やOSを統一することで、操作性やサポート面でのトラブルを防止できます。
また、端末の紛失や持ち出しによる情報漏えいを防ぐため、パスワード設定やリモートワイプ機能の導入など、適切な管理体制と運用ルールの策定が必要です。定期的な操作研修やマニュアル整備も行い、利用者が安心してシステムを活用できる環境を整えましょう。
まとめ
自治体では働き方改革や業務効率化、情報セキュリティ対策の強化を目的に、ペーパーレス会議システムの導入が進んでいます。導入にあたっては、自治体特有のセキュリティ要件への対応や議会運営に適した機能、職員や議員でも扱いやすい操作性が備わっているかを確認しましょう。
この記事で紹介したペーパーレス会議システムは、自治体での導入実績が豊富な製品ばかりです。ぜひ一括資料請求を活用して最適なシステムを比較し、自治体の会議改革を進めてください。
