ペーパーレス会議とは？
ペーパーレス会議とは、その名の通り紙を使わずに行う会議のことです。従来の会議では紙の資料をベースに行われることが多かったのですが、それらをデジタル化し、参加者の端末に共有することで資源や労力の無駄を省くといったメリットがあります。
iPadやAndroidなどの端末がペーパーレス会議に使える
資料をデジタル化することで、iPadやAndroidなどの端末を利用することができます。ペーパーレス会議では紙の代わりにタブレット端末を利用し、それらを用いて資料を閲覧する形になります。それにより、紙の資料を作る際の紙代やインク代、そして修正の手間を大きく省くことができます。
ペーパーレス会議には無料版と有料版システムが提供されている
ペーパーレス会議には無料版と有料版のシステムが提供されています。無料版と有料版では、一体どのような点が異なるのでしょうか。
無料と有料の違い
無料版と有料版の違いとしては、下記のようなものが挙げられます。
会議における利用台数が制限されている
無料版のペーパーレス会議システムでは、会議におけるデバイスの利用台数が制限されているものがあります。参加人数が少ない小規模の会議であれば問題ありませんが、そうでない場合は対応力に劣るでしょう。
使える機能が制限されている
無料のペーパーレス会議システムの場合、使用できる機能に制限が設けられている場合があります。また、何かしらの操作を行う度に有料版への案内が表示され、ユーザビリティに欠ける面もあります。
容量に制限がある
無料版では、資料を保存できるストレージにも制限が設けられている場合があります。資料の数が少なければ問題はありませんが、ファイルサイズが大きい資料や多数の資料を用いる場合は注意が必要です。
セキュリティに懸念がある
有料版のペーパーレス会議システムは基本的にセキュリティ対策が施されているため、機密文書を扱うことも可能です。一方、無料のペーパーレス会議システムも比較的安全ではあるものの、有料版に比べるとセキュリティ面で劣る場合もあるため、機密情報を扱う際は気をつける必要があります。セキュリティ対策を怠って後々大きな損害を被るよりは、最初から有料のペーパーレス会議システムを導入した方が賢明かもしれません。
無料のペーパーレス会議をどう利用するか
そのような特徴を持つ無料のペーパーレス会議システムですが、ではどういったシーンで利用すればよいのでしょうか。以下、その辺りについて解説します。
スタートアップ企業や小規模の会議にはおすすめ
無料のペーパーレス会議システムには人数制限が設けられている場合もありますが、参加人数の少ない小規模な会議であれば問題はないでしょう。また、費用が一切不要という観点から、起業して間もないスタートアップ企業にもおすすめです。
有料版の導入を前提にトライアルとして利用する
最初から有料版を導入しても、自社のニーズと合うかどうかは分かりません。やみくもに導入しても使いこなせなかったり不要な機能が多いと、結果的にコスト面でも無駄が発生してしまいます。有料版を導入する前に無料版を試すことで、自社がどのような機能を欲しているかを掴むことができるでしょう。ペーパーレス会議システムのベンダーの多くは無料トライアルを実施しているため、まずはそちらで試してはいかがでしょうか。
無料のペーパーレス会議をご紹介
では、実際に無料のペーパーレス会議システムをご紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に合ったものを検討しましょう。
「RICOH Smart Presenter」は、RICOHがリリースしているiOS専用のペーパーレス会議システムです。参加者はiOSに対応した端末（iPadやiPhone）にあらかじめ資料を取り込む必要がありますが、会議中は相互通信を行い、全員が同じページを閲覧することができます。
また、有料版の「RICOH Conference Center」を契約すれば専用サーバが設けられるため、より利便性を高めることができるでしょう。Windowsが搭載されたパソコンからも会議に参加できますし、資料を専用サーバにアップロードするだけで準備が完了するため、急な修正にも対応できます。
「ぱっと会議」は、原則無料で利用できるペーパーレス会議システムです。iOSに対応した複数の端末を用いて資料を閲覧することができ、該当箇所をポインタで指し示したり、メモを取ったりすることも可能です。
今のところ有料版は用意されていませんが、同社の「ぱっと転送」と連携させることができます。有料版である「ぱっと転送PRO」を利用すれば、同じiOS端末はもちろん、パソコンとの間でもファイルの転送が可能です。
無料トライアル付きペーパーレス会議をご紹介
それでは、続いて無料トライアル付きの有料版ペーパーレス会議システムをご紹介します。有料版のシステムは機能が多岐に渡るため、事前に無料トライアルを試しておく必要があります。
無料トライアル期間：１ヶ月
「moreNOTE」は、富士ソフト株式会社からリリースされているペーパーレス会議システムです。二年連続シェアNo.１の実績を誇るシステムであり、直感的な操作でスマホやパソコンから資料を閲覧・編集・削除することが可能です。また、システム管理者はGreenAction機能を通し、ペーパーレス会議によりどれくらいのコスト削減ができたかを確認することができます。
無料トライアル期間：30日
「MetaMoJi Share for Business」を用いることで、多くの会議をペーパーレス化に導くことができるでしょう。資料をペーパーレス化して共有できるのはもちろん、議論を見える化して生産性の向上に繋げたり、会議中のメモや音声をそのまま保存できるため資料がそのまま議事録となり、会議後に改めてコンセンサスを得る手間が省けます。
無料トライアル期間：30日
「SmartDiscussion」は、iPadおよびWindowsタブレット向けのペーパーレス会議システムです。パソコンから登録した資料を参加者のタブレットに共有することで、容易にペーパーレス会議を開くことができるでしょう。
その特長としては、iPad1,200台同期可能といった規模の大きさにあります。業務上、大規模な会議を開く機会が多い場合は検討してみてはいかがでしょうか。
無料トライアル期間：30日
「スマートセッション」は、スマホやパソコン、タブレットといったさまざまなデバイスで利用可能なペーパーレス会議システムです。参加者のデバイスにあらかじめ専用アプリをインストールすることで、遠隔地でも資料の閲覧や共有を容易にします。また、スマートセッションでは資料に対してセキュリティレベルを設定することができます。それにより、資料のダウンロードを不可にしたり、メモ書きのみを端末に残したりといった設定が可能です。
まとめ
ペーパーレス会議を導入することで、今まで資料作成にかけていた手間やコストを削減することができます。ペーパーレス会議システムには無料版から有料版まで幅広くラインナップされていますが、セキュリティへの対策が不要であり、かつ参加人数が少ない場合は無料版でも事足りるでしょう。
しかし、より精緻なシステムを使いたい場合は有料版をおすすめします。その場合はまず無料トライアルを試し、自社に合った製品を選ぶことで、ペーパーレス会議の導入を成功に導きましょう。
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