コストの削減や業務効率化を目指して導入されてきたペーパーレス会議システム。テレワークの拡大に伴い、ますます需要が増しています。この記事では、無料版と有料版の違いについて解説し、無料で使えるペーパーレス会議システムや無料トライアルのある製品を比較します。
この記事は2021年6月時点の情報に基づいて編集しています。
ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、その名のとおり紙を使わずに行う会議のことです。ペーパーレス会議システムを導入すると、資料の保管や直前の修正、印刷、配布作業などのあらゆるコストと手間が削減されます。また、iPadなどのタブレット端末や、iPhone・Androidなどのスマートフォンを使って資料を閲覧できることから、テレワークやWeb会議の普及に伴い、あわせてシステム導入を検討する企業が増えています。
ペーパーレス会議システムの無料版と有料版の違い
ペーパーレス会議システムは有料で使えるものが大半ですが、無料の製品もわずかですが提供されています。無料版と有料版では、一体どのような点が異なるのでしょうか。
接続できるデバイスの種類や数が制限されている
無料版のペーパーレス会議システムでは、接続できる端末の種類やデバイス数が制限されているものがあります。参加人数が少ない小規模の会議であれば問題ありませんが、そうでない場合は対応が難しいでしょう。
使える機能が制限されている
無料のペーパーレス会議システムの場合、使用できる機能にも制限が設けられている場合があります。また、何かしらの操作を行う度に有料版への案内や広告が表示され、ユーザビリティに欠ける面もあります。
容量に制限がある
無料版では、資料を保存できるストレージも制限されている場合があります。資料の数が少なければ問題はありませんが、ファイルサイズが大きい資料や多数の資料を用いる場合は注意が必要です。
セキュリティに懸念がある
有料版のペーパーレス会議システムは基本的にセキュリティ対策が施されているため、機密文書を扱うことも可能です。一方、無料のペーパーレス会議システムもセキュリティ機能を搭載したものもありますが、有料版に比べるとセキュリティ面で劣る場合もあるため、機密情報を扱う際は気をつける必要があります。
セキュリティ対策を怠って後々大きな損害を被るよりは、最初から有料のペーパーレス会議システムを導入した方が賢明かもしれません。
無料のペーパーレス会議システムをどう利用するか
機能に制限がある無料のペーパーレス会議システムは、どういったシーンで利用すればよいのでしょうか。無料のシステムの活用について解説します。
スタートアップ企業や小規模の会議にはおすすめ
無料のペーパーレス会議システムには人数制限が設けられている場合もありますが、参加人数の少ない小規模な会議であれば問題はないでしょう。また費用が一切不要という観点から、起業して間もないスタートアップ企業にもおすすめです。
有料版の導入を前提にトライアルとして利用する
最初から有料版を導入しても、自社のニーズと合うかどうかはわかりません。やみくもに導入しても使いこなせなかったり、不要な機能が多いと結果的にコスト面でも無駄が発生したりします。有料版を導入する前に無料版を試せば、システムが適しているかどうかが把握できるでしょう。
有料版のペーパーレス会議システムの中でも、多くの企業が１か月程度の無料トライアル期間を用意しているため、一部の部署やチーム内で運用してみて無料製品との違いを体感してみてください。そして、無料製品で不足があるようならぜひ有料製品の導入を検討してみましょう。
無料で使えるペーパーレス会議システムを比較！
ここからは無償版や無料トライアルの利用が可能なペーパーレス会議システムを紹介します。
moreNOTE（モアノート） の比較ポイント
- 4年連続 市場シェア No.1 ／ ITトレンドお問合せ数 No.1 獲得
- 誰でも使える簡単な操作性・万全のセキュリティ
- マルチデバイス・ブラウザ対応で、オンライン会議でも活躍
ペーパー会議システムの中でも高いシェア率を誇る、富士ソフト株式会社の「moreNOTE（モアノート）」は、１か月間の無料トライアルが可能です。２画面表示やマルチリンガル、画面同期など多彩な機能を持ち、サポート体制も充実しています。
iPadをはじめとしたiOS対応のタブレットやスマートフォンのほか、Androidにも対応しています。なお、パソコンはWindows対応です。
スマートセッション の比較ポイント
- 会議資料の準備を大幅短縮、コスト削減に大きく貢献します
- ビデオ通話機能を始め、豊富な機能と柔軟なセキュリティを実現
- 初心者向け「シンプルモード」搭載、上級者と混在した会議が可能
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、無料トライアルで30日間のお試しが可能なペーパーレス会議システムです。iPadやiPhoneに対応した端末用アプリがあるほか、Webブラウザを使えば機種を問わず利用できます。
資料ごとにセキュリティレベルを設定でき、資料のダウンロードを制限したり、メモ書きのみを端末に残したりといった設定が可能です。また、初心者にも使いやすいシンプルモードを搭載している点も特長でしょう。
MetaMoJi Share for Business
MetaMoJi Share for Business の比較ポイント
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
「MetaMoJi Share for Business」は株式会社MetaMoJi提供のタブレット活用に便利な会議支援アプリです。管理者はタブレットかPCから、参加者はタブレットから参加できます。なお、30日間の無料トライアル期間を設けています。
マルチアカウントに対応しているため、ユーザー数無制限で利用でき、共有端末でもセキュリティリスクを気にせず利用できるのが大きな強みでしょう。
SmartDiscussion の比較ポイント
- 発表者操作が画面同期！完全ペーパーレス化を実現！
- 会議資料準備の作業負荷・コストを大幅削減！
- iPadとWindows10、クラウドサービスとパッケージ導入に対応
キッセイコムテック株式会社が提供する「SmartDiscussion」はiPadとWindowsタブレットに対応しています。会議資料はPCから一元管理でき、配信や差し替えもワンタッチ一斉に行えます。無料トライアル期間は30日間です。
複数拠点の会議でも発表者画面をタイムラグなしに完全同期します。参加者は２画面仕様で自身の資料にメモ書きでき、自席のPCからいつでも取り出せるので便利でしょう。
ConforMeeting/e の比較ポイント
- ConforMeeting/eは会議を効率化し、議論の質を向上させます
- セキュリティを確保しながら過去会議資料を閲覧も可能です
- マルチデバイスに対応しており、混在環境でも利用が可能です
「ConforMeeting/e」はNECソリューションイノベータ株式会社提供の、事務局ツールが特徴的な役員会議システムです。こちらも１か月間の無料トライアルができます。議事の切り替えや報告権の制御ができるため、タイムキープもしやすいでしょう。また、Web会議システムとの連携も可能です。
iPadとAndroidのタブレット端末で会議クライアントとして参加できます。事務局ツールはWindowsのパソコンに対応しています。
ECO Meeting の比較ポイント
- シンプル操作で直感的にセキュアな会議を開催可能
- 2画面・見開き・見比べ、マーカー、同期、投票などの豊富な機能
- iOS/Windows対応。クラウド・オンプレミスからお選びください。
「ECO Meeting」は株式会社エステックが提供する、１か月の無料トライアルが可能なペーパーレス会議システムです。iPadやWindowsに対応しており、画面同期やマーカー機能など、シンプル操作ながら多機能なのが特徴です。
また、クラウド版ではプラットフォームにMicrosoft Azureを使用しており、セキュリティに不安のある方も安心でしょう。
RICOH Smart Presenter
株式会社リコーが提供する「RICOH Smart Presenter」は、iOS専用の無料ペーパーレス会議アプリです。参加者がiPadやiPhoneにあらかじめ資料を取り込んでおくと、会議中は相互通信を行い、全員が同じページを閲覧できます。
なお、有料版の「RICOH Conference Center」を契約すれば専用サーバが設けられ、Windows搭載のPCからも利用できるため、より利便性が高まるでしょう。資料を専用サーバにアップロードするだけで準備が完了し、急な修正や資料の持ち出し制限にも対応できます。さらに、大人数での会議や同時に複数の会議を行えるようになります。
導入製品の選定には、最新の人気ランキングを参考にするのもおすすめです。
ペーパーレス会議 の製品を調べて比較
資料請求ランキングで製品を比較！
今週のランキングの第1位は？
play_circle_outline
有料・無料版を比較してペーパーレス会議を成功させよう
有料版・無料版にかかわらず、自社の参加人数や会議内容などに応じて適した製品を導入するのが失敗しないポイントです。まず無料トライアルを試して、無料製品との違いを比較しながら自社にあった製品を選び、ペーパーレス会議の導入を成功に導きましょう。
なお、以下の記事では、おすすめのペーパーレス会議システムを比較表にしてわかりやすく紹介しています。
関連記事
watch_later
2021.06.23
【比較表あり】人気のペーパーレス会議システムを徹底比較！
続きを読む ≫
ペーパーレス会議システムの資料請求ランキングで製品を比較！ 今週のランキング第1位は？
