ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、名称のとおり紙を使わずに行う会議のことです。ペーパーレス会議システムを導入すると、資料の保管や直前の修正、印刷・配布作業などあらゆる業務のコストと手間の削減につながるでしょう。また、iPadなどのタブレット端末や、iPhone・Androidなどのスマートフォンを使って資料を閲覧できます。そのため、テレワークやWeb会議の普及に伴い、あわせてシステム導入を検討する企業が増えています。
ペーパーレス会議についてさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。
ペーパーレス会議システムの無料版と有料版の違い
ペーパーレス会議システムの多くは有料ですが、無料の製品も提供されています。無料版と有料版では、一体どのような点が異なるのでしょうか。
デバイスの種類や数が制限されている
無料版のペーパーレス会議システムは、接続できる端末の種類やデバイス数が制限されている場合もあります。参加人数が少ない会議であれば問題ありませんが、規模が大きい場合は対応が難しいでしょう。
機能が制限されている
無料のペーパーレス会議システムは、使用できる機能に制限が設けられている場合もあります。また、操作を行う度に有料版への案内や広告が表示され、ユーザビリティに欠ける面もあります。
容量に制限がある
無料版では、資料を保存できるストレージも制限されている場合があります。資料の数が少なければ問題ないものの、ファイルサイズが大きい場合や数が多い場合は注意が必要です。
セキュリティに懸念がある
有料版のペーパーレス会議システムは、基本的にセキュリティ対策が施されているため、機密文書の取り扱いも可能です。一方、無料のペーパーレス会議システムは、有料版に比べるとセキュリティ面で劣る場合もあるため、機密情報を扱う際は気をつける必要があります。セキュリティ対策を怠って後々大きな損害を被るよりは、最初から有料のペーパーレス会議システムを導入した方が賢明かもしれません。
無料のペーパーレス会議システムの活用法
機能に制限がある無料のペーパーレス会議システムは、どのようなシーンで利用すればよいのでしょうか。無料のシステムの活用法について解説します。
スタートアップ企業や小規模の会議で利用
無料のペーパーレス会議システムには人数制限が設けられている場合もあります。参加人数の少ない小規模な会議であれば、問題なく利用できるでしょう。また費用がかからないため、起業して間もないスタートアップ企業にもおすすめです。
有料版の導入を前提にトライアルとして利用
最初から有料版を導入しても、自社のニーズにあうかわかりません。使いこなせなかったり、不要な機能が多いとコスト面でも無駄が発生したりします。有料版を導入する前に無料版のペーパーレス会議システムを試すと、自社に適しているか把握できるでしょう。
有料版のペーパーレス会議システムでは、１か月程度の無料トライアル期間を用意している製品が多いため、一部の部署やチーム内で運用して、無料製品との違いを体感してください。そして、無料製品で不足があるようならぜひ有料製品の導入を検討しましょう。
ペーパーレス会議システムの活用法をさらに詳しく知りたい方は、以下のボタンより一括資料請求をおすすめします。
無料で利用できるペーパーレス会議システムを比較！
ここからは、無償版や無料トライアルが利用可能なペーパーレス会議システムを紹介します。
スマートセッション
- クラウド版継続率99.3％！豊富な機能で様々なシーンをDX化！
- ユーザーの登録数は無制限！利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、初心者でも使いやすいペーパーレス会議システムです。iPadやiPhoneに対応した端末用アプリがあるほか、Webブラウザを使えば機種を問わず利用できます。
資料ごとにセキュリティレベルを設定でき、資料のダウンロードを制限したり、メモ書きのみを端末に残したりできるため、安心して利用できるでしょう。
| 価格 | 30,000円 ～ サブスクリプション版(20ライセンスパック) | 無料トライアル | 〇（30日間） |
moreNOTE（モアノート）
- 7年連続 シェア No.1 ／ 導入実績5,500社超
- マルチデバイス・ブラウザ対応で、オンライン会議でも活躍
- ペーパーレスの効果見える化「グリーンアクション」搭載
「moreNOTE（モアノート）」は、富士ソフト株式会社が提供する高いシェア率を誇るペーパー会議システムです。２画面表示・マルチリンガル・画面同期など多彩な機能を持ち、サポート体制も充実しています。
iPadをはじめとしたiOS対応のタブレットやスマートフォンのほか、Androidにも対応しています。なお、パソコンはWindows対応です。
| 価格 | 初期費用36,000円 月額13,200円 ～（10名/1GB/クラウド版） | 無料トライアル | 〇（１か月） |
MetaMoJi Share for Business
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
「MetaMoJi Share for Business」は株式会社MetaMoJi提供のタブレット活用に便利な会議支援アプリです。管理者はタブレットかPCから、参加者はタブレットから参加できます。
マルチアカウントに対応しているため、ユーザー数無制限で利用でき、共有端末でもセキュリティリスクを気にせず利用できるのが大きな強みでしょう。
| 価格 | ー | 無料トライアル | 〇（30日間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
ECO Meeting
- シンプル操作で直感的にセキュアな会議を開催可能
- 2画面・見開き・見比べ、マーカー、同期、投票などの豊富な機能
- iOS/Windows対応。クラウド・オンプレミスからお選びください。
「ECO Meeting」は、株式会社エステックが提供するクラウドまたはオンプレミスから選べるペーパーレス会議システムです。iPadやWindowsに対応しており、画面同期やマーカー機能など、シンプル操作ながら多機能なのが特徴です。
また、クラウド版ではプラットフォームにMicrosoft Azureを使用しており、セキュリティ面でも安心できます。
| 価格 | 初期設定料50,000円 月額10,000円 ～ | 無料トライアル | 〇（１か月） |
Handbook
- コンテンツの作成から配信、フィードバックまでカバー
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ
- オプションやサポートが充実
アステリア株式会社が提供する「Handbook」は、ビジネス文書や情報の伝達を支援するペーパーレス会議システムです。 マルチデバイス対応なのはもちろん、モバイル端末での使いやすさを重視しているため、外出先でも扱いやすいでしょう。
社内で共有する資料から社外向けコンテンツまであらゆる業務に利用できるオールインワンシステムです。
| 価格 | 25,000円 ～ | 無料トライアル | 〇（30日間） |
Nasdaq Boardvantage
- 承認など役員業務の自動化を実現したペーパーレス会議システム
- ドキュメントは無制限にアップロード可能、容量追加等の課金なし
- 顧客数4,000社以上！代表的な日本大手企業での実績
Nasdaqテクノロジー株式会社が提供する「Nasdaq Boardvantage」は、役員業務を効率化できるペーパーレス会議システムです。
資料はもちろん、スケジュールや招集から出欠など会議にまつわるあらゆる業務を管理できます。暗号化と多層セキュリティで機密性の高い役員会議のペーパーレスも安心でしょう。
| 価格 | 初期費用250,000円 ユーザーライセンス年間88,000円 管理者ライセンス年間116,000円 | 無料トライアル | 〇 |
RICOH Smart Presenter
株式会社リコーが提供する「RICOH Smart Presenter」は、iOS専用の無料ペーパーレス会議アプリです。参加者がiPadやiPhoneにあらかじめ資料を取り込んでおくと、会議中に相互通信を行い、全員が同じページを閲覧できます。
なお、有料版の「RICOH Conference Center」を契約すれば専用サーバが設けられ、Windows搭載のPCからも利用できるため、より利便性が高まるでしょう。資料を専用サーバにアップロードするだけで準備が完了し、急な修正や資料の持ち出し制限にも対応できます。さらに、大人数での会議や同時に複数の会議を行えます。
導入製品の選定には、最新の人気ランキングを参考にするのもおすすめです。
有料・無料版を比較してペーパーレス会議を成功させよう
有料版・無料版にかかわらず、自社の参加人数や会議内容などに応じて適した製品を導入するのが失敗しないポイントです。まず無料トライアルを試して、自社にあった製品を選び、ペーパーレス会議の導入を成功に導きましょう。
なお以下の記事では、おすすめのペーパーレス会議システムを比較表にしてわかりやすく紹介しています。
