ペーパーレス会議とは
ペーパーレス会議とは、名称のとおり紙を使わずに行う会議のことです。ペーパーレス会議システムを導入すると、資料の保管や直前の修正、印刷・配布作業などあらゆる業務のコストと手間の削減につながるでしょう。また、iPadなどのタブレット端末や、iPhone・Androidなどのスマートフォンを使って資料を閲覧できます。そのため、テレワークやWeb会議の普及に伴い、あわせてシステム導入を検討する企業が増えています。
ペーパーレス会議についてさらに知りたい方は、以下のページをご覧ください。
ペーパーレス会議システムの無料版と有料版の違い
ペーパーレス会議システムの多くは有料ですが、無料の製品も提供されています。無料版と有料版では、一体どのような点が異なるのでしょうか。
デバイスの種類や数が制限されている
無料版のペーパーレス会議システムは、接続できる端末の種類やデバイス数が制限されている場合もあります。参加人数が少ない会議であれば問題ありませんが、規模が大きい場合は対応が難しいでしょう。
機能が制限されている
無料のペーパーレス会議システムは、使用できる機能に制限が設けられている場合もあります。また、操作を行う度に有料版への案内や広告が表示され、ユーザビリティに欠ける面もあります。
容量に制限がある
無料版では、資料を保存できるストレージも制限されている場合があります。資料の数が少なければ問題ないものの、ファイルサイズが大きい場合や数が多い場合は注意が必要です。
セキュリティに懸念がある
有料版のペーパーレス会議システムは、基本的にセキュリティ対策が施されているため、機密文書の取り扱いも可能です。一方、無料のペーパーレス会議システムは、有料版に比べるとセキュリティ面で劣る場合もあるため、機密情報を扱う際は気をつける必要があります。セキュリティ対策を怠って後々大きな損害を被るよりは、最初から有料のペーパーレス会議システムを導入した方が賢明かもしれません。
法人利用では、参加人数の増加や資料の機密性を踏まえると、無料版よりも有料版の導入を前提に検討する方が安心です。
「有料版の中から自社に合う製品を絞り込みたい」「どんな観点で選べばいいかわからない」という方向けの診断ページもあります。
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無料のペーパーレス会議システムの活用法
機能に制限がある無料のペーパーレス会議システムは、どのようなシーンで利用すればよいのでしょうか。無料のシステムの活用法について解説します。
スタートアップ企業や小規模の会議で利用
無料のペーパーレス会議システムには人数制限が設けられている場合もあります。参加人数の少ない小規模な会議であれば、問題なく利用できるでしょう。また費用がかからないため、起業して間もないスタートアップ企業にもおすすめです。
有料版の導入を前提にトライアルとして利用
最初から有料版を導入しても、自社のニーズにあうかわかりません。使いこなせなかったり、不要な機能が多いとコスト面でも無駄が発生したりします。有料版を導入する前に無料版のペーパーレス会議システムを試すと、自社に適しているか把握できるでしょう。
有料版のペーパーレス会議システムでは、１か月程度の無料トライアル期間を用意している製品が多いため、一部の部署やチーム内で運用して、無料製品との違いを体感してください。そして、無料製品で不足があるようならぜひ有料製品の導入を検討しましょう。
ペーパーレス会議システムの活用法をさらに詳しく知りたい方は、以下のボタンより一括資料請求をおすすめします。
無料で利用できるペーパーレス会議システムを比較！
ここからは、無償版や無料トライアルが利用可能なペーパーレス会議システムを紹介します。
MetaMoJi Share for Business
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
「MetaMoJi Share for Business」は株式会社MetaMoJi提供のタブレット活用に便利な会議支援アプリです。管理者はタブレットかPCから、参加者はタブレットから参加できます。
マルチアカウントに対応しているため、ユーザー数無制限で利用でき、共有端末でもセキュリティリスクを気にせず利用できるのが大きな強みでしょう。
| 参考価格 | ー | 無料トライアル | 〇（30日間） |
※"ー"の情報はITトレンド編集部で確認できなかった項目です。詳細は各企業にお問い合わせください。
スマートセッション
- クラウド版継続率99.3％！豊富な機能で様々なシーンをDX化！
- ユーザーの登録数は無制限！利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、初心者でも使いやすいペーパーレス会議システムです。iPadやiPhoneに対応した端末用アプリがあるほか、Webブラウザを使えば機種を問わず利用できます。
資料ごとにセキュリティレベルを設定できるため、ダウンロード制限やメモのみの保存など柔軟に管理し、安全性の高い運用が可能です。
| 参考価格 | 月額30,000円～(クラウド版：同時接続数/20) | 無料トライアル | 〇（30日間） |
YOMEL by PKSHA
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
株式会社PKSHA Infinityが提供する「YOMEL by PKSHA」は、AIを活用して会議内容の録音・文字起こし・要約を自動化する議事録作成ツールです。発言者の識別や決定事項、ネクストアクションの抽出にも対応し、議事録作成の手間を軽減できます。
対面会議やWeb会議で利用でき、会議内容をデジタルで記録・共有したい企業に向いています。無料トライアルでは、本番導入前に音声認識の精度や操作性を確認できます。
| 参考価格 | 月額28,000円～、初期費用0円 | 無料トライアル | 〇（約2週間・10時間まで） |
LINE WORKS AiNote
- 独自研究開発による高い音声認識技術
- 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
- 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS AiNote」は、会議音声をAIで文字起こし・要約できる議事録作成ツールです。話者分離や検索、共有・編集などに対応し、会議記録をオンラインで一元管理できます。
パソコンに加えてスマートフォンからも利用でき、場所を問わず会議内容を確認できます。無料プランが用意されているため、まずは小規模に試したい企業にも適しています。
| 参考価格 | 無料～、チームプラン月額19,800円～ | 無料トライアル | 〇（無料プランあり） |
Handbook （アステリア株式会社）
- コンテンツの作成から配信、フィードバックまでカバー
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ
- オプションやサポートが充実
Nasdaq Boardvantage （Nasdaqテクノロジー株式会社）
- 承認など役員業務の自動化を実現したペーパーレス会議システム
- ドキュメントは無制限にアップロード可能、容量追加等の課金なし
- 顧客数4,000社以上！代表的な日本大手企業での実績
SideBooksクラウド本棚 （東京インタープレイ株式会社）
- 「見てほしいページ」を即時に伝えられる通知機能！
- 小範囲・広範囲使い分けられる豊富な検索機能！
- セキュアな管理と毎日のフルバックアップで安心！
Handbook （アステリア株式会社）
- コンテンツの作成から配信、フィードバックまでカバー
- エンタープライズレベルの高度なセキュリティ
- オプションやサポートが充実
ABookBiz （株式会社エージェンテック）
- 紙資料をデジタル化して一元管理！会議準備の負担を大幅軽減！
- 発表者・参加者の端末画面を連動し会議の活発度を向上可能！
- 動画や画像をすぐに表示！紙と同じく書き込みもOK！
導入製品の選定には、最新の人気ランキングを参考にするのもおすすめです。
導入前にチェック！ペーパーレス会議システムのデモ画面集
こちらではペーパーレス会議システムのデモ画面をまとめて紹介します。「どんな操作ができるのか」「使いやすいのか」を事前に確認し、導入イメージを具体化してみてください。また、さらに詳しく知りたい方は製品によって無料トライアルで実際に体験できるので、各製品ページをご確認ください。
スマートセッションのデモ画面
「スマートセッション」は資料上に直接書き込みやマークを加えられるため、プレゼンテーションのポイントを強調できます。参加者の発言やコメントも同じ画面に表示され、双方向のやり取りをスムーズに進められます。
moreNOTE（モアノート）
「moreNOTE（モアノート）」は会議の予定や関連資料を一画面で確認でき、必要な情報にすぐアクセス可能です。直感的なメニュー構成で、ペーパーレス会議を効率的に運営できます。
Nasdaq Boardvantageのデモ画面
「Nasdaq Boardvantage」は会議の日程や議題、関連資料を一元管理し、必要な情報をすぐに確認できます。シンプルな画面構成で、理事会や経営会議の準備・運営を効率化します。
気になる製品があれば、まずは資料で詳細をチェックしてみてください。以下より、複数製品の資料をまとめて請求できます。
有料・無料版を比較してペーパーレス会議を成功させよう
有料版・無料版にかかわらず、自社の参加人数や会議内容などに応じて適した製品を導入するのが失敗しないポイントです。まず無料トライアルを試して、自社にあった製品を選び、ペーパーレス会議の導入を成功に導きましょう。
なお以下の記事では、おすすめのペーパーレス会議システムを比較表にしてわかりやすく紹介しています。
