無料ペーパーレス会議システム製品を紹介！iPadでも利用可能！？

ペーパーレス会議とは

ペーパーレス会議とは、その名の通り紙を使わずに行う会議のことです。従来の会議では紙に印刷した資料を使うことが多かったのですが、それらをデジタル化し、参加者の端末に共有するので資源や労力の無駄を省くといったメリットがあります。

ペーパーレス会議について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご覧ください。

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iPadやスマートフォンなどの端末がペーパーレス会議に使える

ペーパーレス会議では、デジタル化した資料をさまざまなデバイスで閲覧できます。iPadなどのタブレット端末や、iPhone・Androidなどのスマートフォンを使って資料を閲覧するので、外出先でも会議への参加が可能になるでしょう。

ペーパーレス会議におけるタブレットの活用については、こちらの記事をチェックしてみてください。

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ペーパーレス会議システムの無料版と有料版の違い

ペーパーレス会議システムは有料で使えるものが大半ですが、無料の製品も提供されています。無料版と有料版では、一体どのような点が異なるのでしょうか。

接続できるデバイス数が制限されている

無料版のペーパーレス会議システムでは、接続できるデバイス数が制限されているものがあります。参加人数が少ない小規模の会議であれば問題ありませんが、そうでない場合は対応が難しいでしょう。

使える機能が制限されている

無料のペーパーレス会議システムの場合、使用できる機能にも制限が設けられている場合があります。また、何かしらの操作を行う度に有料版への案内や広告が表示され、ユーザビリティに欠ける面もあります。

容量に制限がある

無料版では、資料を保存できるストレージも制限されている場合があります。資料の数が少なければ問題はありませんが、ファイルサイズが大きい資料や多数の資料を用いる場合は注意が必要です。

セキュリティに懸念がある

有料版のペーパーレス会議システムは基本的にセキュリティ対策が施されているため、機密文書を扱うことも可能です。一方、無料のペーパーレス会議システムもセキュリティ機能を搭載したものもありますが、有料版に比べるとセキュリティ面で劣る場合もあるため、機密情報を扱う際は気をつける必要があります。

セキュリティ対策を怠って後々大きな損害を被るよりは、最初から有料のペーパーレス会議システムを導入した方が賢明かもしれません。

無料のペーパーレス会議システムをどう利用するか

機能に制限がある無料のペーパーレス会議システムは、どういったシーンで利用すればよいのでしょうか。無料のシステムの活用について解説します。

スタートアップ企業や小規模の会議にはおすすめ

無料のペーパーレス会議システムには人数制限が設けられている場合もありますが、参加人数の少ない小規模な会議であれば問題はないでしょう。また費用が一切不要という観点から、起業して間もないスタートアップ企業にもおすすめです。

有料版の導入を前提にトライアルとして利用する

最初から有料版を導入しても、自社のニーズと合うかどうかは分かりません。やみくもに導入しても使いこなせなかったり、不要な機能が多いと結果的にコスト面でも無駄が発生したりします。有料版を導入する前に無料版を試せば、システムが適しているかどうかが把握できるでしょう。

有料版のペーパーレス会議システムの中でも無料トライアルを実施している製品があるため、まずはそちらで試してはいかがでしょうか。

無料で使えるペーパーレス会議システムを比較！

ここからは無料で使えるペーパーレス会議システムを紹介します。それぞれ特徴が異なるため、自社に合ったものを検討しましょう。

スマートセッション

日本インフォメーション株式会社

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スマートセッション の比較ポイント

• 会議資料の準備を大幅短縮、コスト削減に大きく貢献します
• ビデオ通話機能を始め、豊富な機能と柔軟なセキュリティを実現
• 初心者向け「シンプルモード」搭載、上級者と混在した会議が可能

無料トライアル期間：30日

日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、無料トライアルで試せるペーパーレス会議システムです。iPadなどのタブレットやスマートフォン、パソコンで利用でき、初心者にも使いやすいシンプルモードを搭載している点が特徴的です。

また、資料ごとにセキュリティレベルを設定でき、資料のダウンロードを制限したり、メモ書きのみを端末に残したりといった設定が可能です。導入形態はオンプレミス版、クラウド版、サブスクリプション版から選べます。

スマートセッションの価格・評判は？製品詳細ページはこちら

RICOH Smart Presenter

株式会社リコーが提供する「RICOH Smart Presenter」は、iOS専用の無料ペーパーレス会議アプリです。参加者がiPadやiPhoneにあらかじめ資料を取り込んでおくと、会議中は相互通信を行い、全員が同じページを閲覧できます。

なお、有料版の「RICOH Conference Center」を契約すれば専用サーバが設けられるため、より利便性が高まるでしょう。資料を専用サーバにアップロードするだけで準備が完了し、急な修正や資料の持ち出し制限にも対応できます。さらに、大人数での会議や同時に複数の会議を行えるようになります。

このほかにもさまざまなペーパーレス会議システムがあります。以下のページではペーパーレス会議システムをランキング順で紹介していますのでぜひご覧ください。

無料版ペーパーレス会議システムを上手く活用しよう

ペーパーレス会議システムを導入することで、今まで資料作成にかけていた手間やコストを削減できます。ペーパーレス会議システムは無料版から有料版まで幅広いラインナップですが、参加人数が少なく機密情報を扱わない会議の場合は無料版でも事足りるでしょう。

しかし、利用規模が大きかったり重要な会議が多かったりする場合は有料版をおすすめします。その場合はまず無料トライアルを試して、自社に合った製品を選び、ペーパーレス会議の導入を成功に導きましょう。