人気のアプリ対応のペーパーレス会議システムをご紹介
アプリに対応しているペーパーレス会議システムを８つ紹介していきます。
情報やデータをサーバ上に一元管理し、さまざまなデバイスで閲覧することが可能なペーパーレス会議システムです。
資料の変更や議題が変更になった場合でも、サーバにアクセスすることで最新版をすぐにダウンロードすることができ、会議のパフォーマンスがアップします。
主な特長としては、会議の進行者のページの動きやポインタの動きに連動しており、会議を円滑に進めることができます。さらに、セキュリティ対策も万全であり、データの機密性に合わせセキュリティの強度を変更することが可能です。
MetaMoJi Share for Businessでペーパーレス会議を行う際は、「シェアノート」を利用して会議を行います。このノートには、資料や会議参加者のデータが保存されています。シェアノートは全ての参加者に共有されており、ノートを閲覧し、編集しながら会議に臨みます。個人の書いたメモも共有することが可能であり、もちろん共有させないようにすることも可能です。写真や音声もアップロードし、共有することが可能です。その場で撮影した写真もすぐに共有できます。
iPad・Windowsタブレット向けのペーパーレス会議システムです。主な特長は、資料準備の負荷を軽減
会議の資料や画像、動画といったデータをドラッグ、そしてドロップするだけで資料の準備が完了します。ボタン１つで配信完了ができ、発表者はボタン１つで会議の参加者に資料の配信を行うことができます。会議中発表者は、「２画面モード」で自分が今発表している内容を画面で確認しながら発表が可能です。
参加者は、発表者の進捗状況を確認しながら資料の振り返りやメモをとることができるため、発表がどこまで進んだのかわからない、といった状況になることがありません。資料の機密性に応じて幅広いセキュリティ対策を図ることが可能です。
スマートセッションの特長を紹介します。Officeの資料を管理ツールに入れるとPDFファイルに自動変換し、サーバへアップロードされるため、簡単に会議の準備を行うことができます。また、会議終了後の資料は端末に残ったままの状態では情報漏洩のリスクが高いため、資料はすぐに消去されます。スマートセッションは必要に応じて、端末の資料は消去しつつサーバには資料を保存することが可能です。
セキュリティレベルに応じて、会議への参加制限をしたり会議室在室に限り資料を閲覧できたりすることができます。
会議の事前準備なしでペーパーレス会議を行うことができるシステムです。資料が全て電子化されているため、いつでも資料を共有することができ、すぐに会議を始めることができます。
主な特徴として、データの転送量が軽いため、動きもスムーズであり、資料はFlashやPDFに自動変換され、高速で画面上に高画質で表示されます。また、サーバ上のデータは暗号化されており、会議で共有した資料は一定期間経過すると自動的に削除されるため、情報漏洩のリスクを減らすことが可能です。マルチデバイスに対応しているため、スマートフォンからでも会議に参加することができます。
役員会議のような大規模な準備が必要な会議や、ミーティングのようにすぐに行うことのできる会議に対応したタブレット端末対応のペーパーレス会議システムです。
主な特長は、大規模な会議の際に資料をブラウザでサーバに登録するだけで会議の準備は終了します。そして、サーバの情報を元に会議議題を自動作成し、会議参加者にその情報を添付した会議開催メールを送信することができます。あらかじめ議題ごとの発表者を登録しておくことで、会議中に発表者の切り替えを自動で行うことが可能です。広域通信網「WAN」を利用することで、遠隔地との会議もスムーズに行うことができます。
ペーパーレス会議やテレビ会議をワンタッチ操作で行うことが特長です。パソコンの際はワンタッチ、スマートフォンやタブレットであればスライド操作で画面の表示切り替えを行うことができます。他にもおすすめの機能がありますので紹介します。eleOfficeは高い資料共有技術を誇ります。共有している資料や画像の拡大を行なってもクリアに画面表示することが可能です。そして、共有表示も時間をかけずにスムーズに行うことができます。
また、さまざまな場所から会議に参加することが可能であり、資料以外に映像や音声も共有することができるため会議を効率よく行うことができます。個々の端末にID・パスワードの他に端末認証を行うことで、端末が紛失した際にアクセス権を削除したり、アクセスが許可されていない端末からのアクセスを拒否する設定ができます。通信はSSL・AESで暗号化されているため、端末や回線などのセキュリティ対策も万全です。
全社の情報を集約し共有することに特化したグループウェアアプリです。Garoonが提供しているサービスの一つ、「スケジュール機能」を利用することでペーパーレス会議を導入することが可能です。スケジュール機能の中でもおすすめの特徴を紹介します。グループスケジュール機能では、プロジェクトメンバーなどのスケジュールを一度に確認することができるため、会議の日程調整を行いやすくなります。
その他にも、会議の予定の変更があった際には、コメントを記入することで参加メンバーに伝えることが可能で、会議資料を共有できるため、資料を印刷する必要がありません。会議の出欠の有無も一度に把握できるため、簡単に出欠状況lを確認できます。会議の議事録を登録することで、会議の参加者に通知が配信されます。
ペーパーレス会議とは？
ペーパーレス会議とは、会議の資料に紙を使用しない会議のことです。これまでの会議には資料として紙を使用していましたが、会議に使用するデータをデジタル化することで、会議をパソコンなどのデバイスやアプリなどを利用して行う新しい会議のスタイルです。ペーパーレス会議を導入することでコストの削減を図ることが可能になり、また、インターネットを利用するため、場所を気にせず会議に参加することが可能です。
ペーパーレス会議システムの導入形態は？
ペーパーレス会議システムの導入には大きく２つの形態があります。
それぞれの特徴を見ておきましょう。
クラウド型ペーパーレス会議システム
クラウド型ペーパーレス会議システムの特徴は、インターネットを経由してパッケージ化されたソフトやアプリなどのサービスを利用して、会議資料のデータを作成し共有することができます。クラウド型ペーパーレス会議システムの特長を紹介していきます。
- ●コストの削減
- 資料をデジタル化するため紙に印刷する必要がなくなり、印刷代のコストも削減可能です。
- ●業務負荷の軽減
- 資料を準備するために印刷をしたり、ホッチキスでとめたりする作業をする必要がなくなり、業務の効率化を図ることが可能です。
- ●データの修正がしやすい
- 会議の直前に資料の中にミスが見つかった場合、資料全ての差し替えを行うことは難しいですが、ペーパーレス会議システムを導入しているとすぐにデータの修正を行うことが可能です。
- ●場所に制限がない
- インターネットを利用できる環境であれば、どこにいても会議に参加することが可能です。ビデオ会議を利用することで、遠隔地でも会議に参加することができます。
クラウド型ペーパーレス会議を導入する際にもいくつかのリスクがあるため紹介していきます。
- ●情報漏洩のリスク
- クラウドで提供されるソフトやアプリのため、どこにいても資料を作成することが可能です。ですが、社外で資料を作成する際に情報を第三者に見られ、情報が漏れてしまうといったリスクもあります。
- ●データ紛失のリスク
- サーバは社外に存在するため、何らかの事故によりデータが破棄されてしまったり、紛失したりするリスクも存在します。
- ●カスタマイズしにくい
-
- 提供されているアプリやソフトを利用するため、自社で使いやすいようにシステムをカスタマイズするにはカスタマイズ可能なソフトを選ぶ必要があります。
オンプレミス型ペーパーレス会議システム
オンプレミス型ペーパーレス会議システムとは、自社のサーバにサービスとして提供されているソフトウェアをインストールしたペーパーレス会議システムを指します。オンプレミス型ペーパーレス会議システムの特長を紹介していきます。
●データ流出のリスクが少ない
自社内のネットワークを利用しているため、データが外部に流出するリスクが少なくなります。ウィルスソフトの導入やセキュリティ対策の強化も自由に行うことが可能です。
●自由にカスタマイズすることが可能
オンプレミス型は自社のサーバにソフトをインストールしているため、自由にカスタマイズすることができます。追加で新しいシステムを導入する際、既存のソフトと連携しやすい点もメリットのうちの一つでしょう。
●回線速度が安定している
自社内の有線ネットワークを利用しているため、通信速度が安定しています。
クラウド型の場合、不特定多数の人が利用するインターネット回線を利用してサービスを提供しているため、通信速度が安定しないことがあります。
タブレット端末でペーパーレス会議を利用する方法
利用するための手段として２つの方法がベンダーから提供されています。
導入検討している方は、この点もしっかり把握しておきましょう。
アプリをインストールする
アプリ対応のペーパーレス会議では、iPadなどのタブレット端末から専用のアプリをダウンロードして、会議を行います。専用の端末にアプリをダウンロードするだけなのでとても簡単です。また専用のアプリを使って動作するので使いやすい仕様になっています。
ブラウザで利用する
ブラウザとは、サイトやウェブページの情報をパソコンの画面に表示するためのソフトです。ブラウザを使用することで、インターネット上の情報を閲覧することが可能です。ブラウザにはさまざまな種類があり、「Internet Explorer(IE)」「Google Chrome」「Safari」などがあります。ペーパーレス会議においてもブラウザからネットにアクセスし、会議資料を閲覧します。インターネット環境があればアプリケーションと同様にiPadなどのタブレット端末から利用できます。
ペーパーレス会議では、アプリをインストールするタイプとブラウザ上で利用できるタイプの２種類がありますので、利用環境に応じて使いやすいタイプを選ぶことをおすすめします。
アプリ版を利用するメリットを知っておこう
アプリ版ペーパーレス会議システムを利用するメリットを解説します。
接続の手間がかからない
アプリをインストールしておくと、アイコンをタッチするだけでアプリが起動し、すぐにアクセスできるため接続の手間がかかりません。ブラウザを利用して起動しようとすると、一度ブラウザを起動し、さらにサイトにアクセスする必要があります。
常に最新版を利用できる
アプリを利用する際に、「更新通知」が届くように設定しておくと常に最新版のアプリを使用することが可能です。インターネット環境が整った場所であれば、常に最新版のペーパーレス会議会議システムを利用することができます。
まとめ
ペーパーレス会議システムの概要とアプリ版対応製品の特長を紹介してきました。ペーパーレス会議を導入することで、コストの削減だけではなく、時間や移動コストの削減も図ることが期待できます。会社のさまざまな業務の効率化を期待できるアプリ版対応版ペーパーレス会議システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
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