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ペーパーレス会議はタブレットへ

業務のシステム化はそれまで紙伝票でやっていた手作業を電子化する取り組みであり、ペーパーレス化の効果も期待されました。しかし、電子データをプリンターで印刷する人が多く、却ってオフィスは紙書類があふれるようになってしまいました。

1998年には電子帳簿保存法が施行※1され、それまで紙での保存が義務づけられていた財務帳票の電子保存が可能となりました。巨大な倉庫と占拠していた紙帳簿がなくなり、オフィスは本格的にペーパーレス化が進むと思われましたが、それ以外の紙書類は依然としてオフィスに残りました。

※1

出典：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 http://law.e-gov.go.jp/cgi-bin/idxselect.cgi

2000年代になってインターネットのブロードバンド化と相まって、Web会議システムが多くの企業に導入されるようになりました。その際、会議には紙資料ではなく、PDFなどの電子データを利用するペーパーレス会議が導入されます。

しかし、専用システムが必要で、莫大な構築コストがかかりました。構築後の保守運用も必要とされるため、中小企業には高嶺の花でした。

2010年代には、企業がタブレット端末を業務に広く活用するようになります。これによって、ペーパーレス会議がようやく現実的なものとなりました。タブレット端末は営業など外回りの担当者だけでなく、役員にも持たせ、情報共有に活用している企業も多くあります。これにより、経営判断のボトルネックをなくし、機動力のある会社にすることができます。

ペーパーレス会議の導入ステップ

ペーパーレス会議の導入ステップとして、最初に行わなければならないのが課題の洗い出しです。現状の会議で問題となっている点をチェックしていきます。「資料作成に時間がかかる」「大量のゴミが出る」「配布された紙資料が役立っていない」「セキュリティーが不安」「事前準備の時間がない」……などがあるでしょう。

これらを洗い出したら、導入の目的やメリットを明確にします。ペーパーレス会議では、主に次のようなメリットがあります。

●会議資料作成の効率化：

会議の時間直前まで資料作成が可能です。
リアルタイムで新鮮な資料にすることができ、会議中の修正も可能です。

●コスト削減：

紙への印刷や廃棄など、無駄なコストをなくすことができます。
省力化もコスト削減につながります。

●会議の生産性向上：

会議中にエクセルで再集計や分析することで、実入りの多い会議することが可能です。

●セキュリティの強化：

紙に残さないことでセキュリティを強化できます。
タブレットにデータが残らないようにすることもできます。
ログ管理機能を利用して、情報漏えいの抑止力とすることができます。

システム選定のポイント

ペーパーレス会議の目的が明確になったら、それを実現するシステムを選定します。資料を取り寄せたり、出入りの事業者に相談して絞っていきましょう。参考に一般的なペーパーレス会議システムが持っている機能を紹介しておきます。

●ワンクリックで資料共有：

会議参加者リストへ、資料ファイルをワンクリックで共有できます。

●ペアリング機能：

タブレットに表示される資料のページめくりやスライド切り替えを同期させます。

●書き込み：

手書き感覚で書き込みます。

●遠隔会議：

会議室に集まったメンバーだけでなく、遠隔地とテレビ電話などを接続し、資料を共有できます。

●ライブ配信：

用途に合った配信ができます。

まとめ　～ 操作性や事業者もチェック ～

ペーパーレス会議システムは幅広い方々が利用するので、操作性は念入りにチェックしましょう。それには無料の試用サービスがお勧めです。また、事業者の実績やコンサルティング能力も重視しましょう。