タブレット端末を活用したペーパーレス会議のメリットとは？

ペーパーレス会議はタブレット端末で

業務のシステム化はそれまで紙伝票でやっていた手作業を電子化する取り組みであり、ペーパーレス化の効果も期待されました。しかし、電子データをプリンターで印刷する人が多く、却ってオフィスは紙書類があふれるようになってしまいました。

1998年には電子帳簿保存法が施行※1され、それまで紙での保存が義務づけられていた財務帳票の電子保存が可能となりました。巨大な倉庫と占拠していた紙帳簿がなくなり、オフィスは本格的にペーパーレス化が進むと思われましたが、それ以外の紙書類は依然としてオフィスに残りました。

2000年代になってインターネットのブロードバンド化と相まって、Web会議システムが多くの企業に導入されるようになりました。その際、会議には紙資料ではなく、PDFなどの電子データを利用するペーパーレス会議が導入されます。

しかし、専用システムが必要で、莫大な構築コストがかかりました。構築後の保守運用も必要とされるため、中小企業には高嶺の花でした。

2010年代には、企業がタブレット端末を業務に広く活用するようになります。これによって、ペーパーレス会議がようやく現実的なものとなりました。タブレット端末は営業など外回りの担当者だけでなく、役員にも持たせ、情報共有に活用している企業も多くあります。これにより、経営判断のボトルネックをなくし、機動力のある会社にすることができます。

※1出典：電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律 http://law.e-gov.go.jp/cgi-bin/idxselect.cgi

ペーパーレス化でタブレット端末を導入するメリット

ペーパーレス会議においてタブレット端末を導入＆利用することは、ペーパーレス化を加速させるとともに利便性に富んでいます。以下、ペーパーレス会議とタブレット端末を活用したメリットをご紹介していきます。

どこにいても資料の閲覧・修正が可能

タブレット端末ならどこにいても資料の閲覧することが可能です。これまで、営業などで訪問する際には資料をたくさん持ち運んでいた方も多いのではないでしょうか。専用のアプリケーションやブラウザから資料を登録しておくことで、どこにいても資料を閲覧したり、修正することができます。

コスト削減

これまでにかかっていた紙への印刷代や廃棄にかかる費用など、無駄なコストをなくすことができます。省力化や紙の保管するスペースも不要になるのでコスト削減につながります。

セキュリティの強化

紙で文書を保管すると紛失や盗難といったセキュリティ面に不安が残ります。ペーパーレス会議システム内にそれらを保存しておくことで、セキュリティを強化できます。また、ログ管理機能を利用してアクセスの制限も行えるようになり、機密的な文書の管理にもペーパーレス会議は最適です。

タブレット端末に対応したペーパーレス会議の主な機能

よりタブレット端末を利用したペーパーレス会議の利便性にイメージを持ってもらうために、タブレット端末に対応したペーパーレス会議の主な機能をご紹介しておきます。

ワンクリックで資料共有

会議参加者リストへ、資料ファイルをワンクリックで共有できます。

ペアリング機能

タブレットに表示される資料のページめくりやスライド切り替えを同期させます。

書き込み

手書き感覚で書き込みます。

遠隔会議

会議室に集まったメンバーだけでなく、遠隔地とテレビ電話などを接続し、資料を共有できます。

ライブ配信

用途に合った配信ができます。

このようにタブレット端末を活用したペーパーレス会議では、様々な場面でスマートさを発揮します。これらの機能以外にも各ベンダーによって便利な機能を搭載されていますので是非製品についても知ってみてください。

まとめ　～ 操作性や事業者もチェック ～

ペーパーレス会議システムは幅広い方々が利用するので、操作性は念入りにチェックしましょう。それには無料の試用サービスがお勧めです。また、事業者の実績やコンサルティング能力も重視しましょう。