ペーパーレス化にタブレットがおすすめな理由とは？メリットや活用例も紹介

ペーパーレス化促進にタブレットがおすすめな理由

ペーパーレス化には、資料の電子データ化が必要です。データ化された資料はタブレットではなく、PCやスマートフォンからも閲覧するできます。なぜPCやスマートフォンと比べて、タブレットはペーパーレス化と相性がよいのでしょうか。その理由は、紙の資料のように軽々と持ち運べ、どのようなシーンでもすぐに取り出し起動できるという特徴にあると考えられます。

PCの場合、資料を見る度に「開く」という動作が発生し、立ったままの操作が難しいと考えられます。スマートフォンは画面が小さく、商談などのビジネスシーンでの使用が適切でない場合もあるでしょう。タブレットはPCとスマートフォンの資料閲覧に不向きな点をカバーしているのです。

このような点からペーパーレス化促進にはタブレットの活用がおすすめであるといえるでしょう。

ペーパーレス化にタブレットを活用する５つのメリット

ペーパーレス化においてタブレット端末の導入・利用は、ペーパーレス化を加速させるとともに利便性に富んでいます。ここからはタブレット端末の導入メリットをご紹介します。

１．どこでも資料の閲覧・修正ができる

タブレット端末なら時間や場所に依存せず、社外でも資料を閲覧することが可能です。営業先に訪問する際、資料をたくさん持ち運んでいた方も多いのではないでしょうか。持ち運びしやすいタブレットを活用すれば、専用のアプリケーションやブラウザから時間や場所を問わず資料の閲覧や修正ができます。

２．コストの削減ができる

紙への印刷代や不要になった資料の廃棄にかかる時間や費用などを削減できます。紙の書類を保管するスペースも不要となります。また、印刷枚数や廃棄枚数が減るため複合機（コピー機）やシュレッダーを長く使用でき、頻繁な買い替えを防げるでしょう。

３．セキュリティの強化ができる

紙で文書を保管すると紛失や盗難といったセキュリティ面に不安が残ります。ドキュメントサーバに資料を保存する方法であれば、紙のように簡単に紛失することもありません。またアクセス制限を行い、特定のタブレット端末からしかアクセスできないようにすれば情報の機密性をさらに向上できます。

４．必要な情報を検索できる

紙の資料は、膨大な数の中から必要な書類を探すため、非常に時間がかかるでしょう。しかし、電子化された資料をタブレットから検索すれば、数万枚の中から必要な情報を見つけることも一瞬です。タッチパネルからキーワードを検索するだけの動作で済みます。

５．破損せず複製も簡単にできる

紙の資料は、時間が経てば気温や湿度などで劣化したり、誤って破ってしまうこともあり得ます。一方電子資料は、データ化されているため劣化せず、保護の設定をしておけば削除の恐れもありません。

さらに紙の資料を複製する場合は、複合機で必要な数のコピーが必要です。電子資料であれば複数人が同時に同じ資料を閲覧可能なため、複製の必要もありません。

また会議をペーパーレスにすると、会議にまつわるコスト削減や時間短縮も可能です。ペーパーレス会議実施のメリット・デメリットについて知りたい方は以下のページをご覧ください。

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ペーパーレス化にタブレットを活用するデメリット

同時に複数の資料を閲覧できない

紙の資料であれば、複数の資料を机に並べて閲覧できますが、タブレットで閲覧する場合は難しいでしょう。また図やグラフが多い資料は、タブレットでは見づらいこともあるでしょう。

このようなデメリットを軽減するためには、なるべく画面サイズの大きいタブレットを導入することが必要です。ただし、画面が大きいものほど重くなる傾向にあるため持ち運びに不便を感じない程度の大きさがおすすめです。

メモがしづらい

多くのタブレットでタッチパネルを利用した書き込みメモ機能があります。しかし、紙のメモ帳に慣れている人にとってはタブレットのメモ機能は使いづらく感じることがあるでしょう。

タブレットの機種によって、タッチパネルを使ったメモがしやすいものとしづらいものがあるため、導入前に使用感を確かめることが必要です。しかし継続して使用すれば、タブレットでのメモに徐々に慣れ、気にならなくなる人も多いようです。

ペーパーレス化とタブレット活用の経緯と現状

ペーパーレス化にタブレットが活用されるようになるまでには、法律の施行やITの普及などさまざまな出来事がありました。経緯を振り返ってみましょう。

法律の施行とITの普及

業務のシステム化は紙伝票などの手作業を電子化する取り組みであり、ペーパーレス化の効果も期待されました。しかし電子データを印刷する人が多く、オフィスは紙書類があふれるようになります。

1998年７月には電子帳簿保存法が施行され、紙での保存が義務づけられていた財務帳票の電子保存が可能となります。巨大な倉庫を占拠していた紙帳簿がなくなり、オフィスは本格的にペーパーレス化が進むと思われました。しかし、それ以外の紙書類は依然としてオフィスに残りました。

2000年代になってインターネットのブロードバンド化と相まって、Web会議システムが多くの企業に導入されます。会議には紙資料ではなく、PDFなどの電子データを利用するペーパーレス会議の仕組みが導入されます。

しかし当時は現在よりも構築コストが高く、中小企業が導入に踏み切ることはまれでした。

タブレット端末の企業への普及

2010年代には、企業がタブレット端末を業務に広く活用するようになり、ペーパーレス化がようやく現実的なものとなりました。タブレット端末は営業など外回りの担当者だけでなく役員も利用し、情報共有に活用する企業も多くあります。これにより、経営判断のボトルネックをなくし、機動力のある会社になったのです。

リモートワークでさらに普及

新型コロナウイルスの流行により在宅勤務やリモートワーク推進企業が増加しています。そのため、紙を印刷し記入、共有といった作業が困難となりました。今まで紙を使用していた業務のオンライン化など急激にペーパーレス化が進みました。

今後も企業や行政宮庁、学校でもタブレットの導入やペーパーレス化が推進されるでしょう。

タブレットの具体的な活用例

タブレットのもち運びのしやすさとシーンを問わず使いやすいという点を最大限生かした活用例として、営業先での使用が考えられるでしょう。

営業先ではお客様からどのような質問が来るかわかりません。しかしすぐ質問に答えられるように、あらゆる資料を紙で持ち運ぶのは、移動がしづらくカバンから見つけ出すのも一苦労です。

事前に必要になる資料を電子データ化しておけば、必要な場面でタブレットから簡単に検索して取り出せるでしょう。また、役職が上の人間が出席する商談でスマートフォンを操作していると、心証が悪いこともあります。しかし、タブレットであれば商談内容に関する調べ物をしているとわかるため、商談の妨げにもなりません。

ペーパーレス化の成功事例をさらに知りたい方は以下のページをご覧ください。

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タブレットに対応した「ペーパーレス会議システム」とは

会議のペーパーレス化を目指して、専用の「ペーパーレス会議システム」を導入する企業が増えています。ペーパーレス会議システムとは、ペーパーレスな会議をスムーズに実施するために必要な機能が搭載されたシステムのことです。PCやタブレットなどからの利用が可能で、単に電子化された資料が閲覧できるだけでなく、以下のような機能が搭載されています。

ワンクリック資料共有機能

会議参加者リストへ、資料ファイルをワンクリックで共有できます。

ペアリング機能

タブレットに表示される資料のページめくりやスライド切り替えを同期させます。

書き込みメモ機能

手書き感覚で書き込みます。

遠隔会議機能

会議室に集まったメンバーだけでなく、遠隔地とテレビ電話などを接続し、資料を共有できます。

ペーパーレス会議システム製品によりさまざまな機能が搭載されています。さらに詳しく知りたい方は、下記のページをご覧ください。

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タブレットを活用してペーパーレス化を成功させよう

タブレットは、持ち運びや検索機能などの豊富さからペーパーレス化を目的とし導入する企業が増えています。ペーパーレス化により、紙資料を使用していた場面のコストや時間、保管スペースなど削減し、業務効率の改善なども見込めるでしょう。

また、タブレットの導入でリモートワークや外出時でも資料の利用ができるため、大変便利です。タブレットやペーパーレス会議システムを有効活用し、ペーパーレス化を進めましょう。