ペーパーレス化促進にタブレットがおすすめな理由
ペーパーレス化には資料の電子データ化が必要です。データ化された資料はPCやスマートフォンでも閲覧可能ですが、以下の点においてタブレットに優位性があると考えられます。
- ■タブレット
- 持ち運びや起動が簡単なため、シーンを問わず使いやすい。
- ■ノートPC
- 閲覧のたびに「開く」という動作が発生し、立ったままでの操作が難しい。
- ■スマートフォン
- 画面が小さく、商談などのビジネスシーンには不向き。
タブレットの利点を最大限生かした活用例として、営業先での使用が考えられます。営業先ではお客様からどのような質問が来るかわかりません。事前にあらゆる資料を電子データ化してタブレットに保存しておけば、必要な場面ですぐに取り出せるでしょう。
また、タッチペンを使った書き込みにも対応するため、現場や工場などの視察でも容易に記録を残せます。
ペーパーレス化にタブレットを活用する５つのメリット
タブレットの導入・活用はペーパーレス化を促進させるとともに、利便性の向上にもつながります。ここからはタブレット端末の導入メリットをご紹介します。
１．どこでも資料の閲覧・修正ができる
タブレット端末なら時間や場所に縛られることなく、外出先でも資料を閲覧できます。持ち運びしやすいタブレットを活用すれば、専用のアプリケーションやブラウザから資料の確認・修正が可能です。
２．コストの削減ができる
紙代や印刷代、資料の廃棄にかかる時間や費用などを削減できます。紙の書類を保管するスペースも不要です。また、印刷枚数や廃棄枚数が減るため複合機（コピー機）やシュレッダーの管理、メンテナンスも楽になるでしょう。
３．セキュリティの強化ができる
紙で文書を保管すると劣化や破損の心配があるだけでなく、紛失や盗難といったセキュリティ面に不安が残ります。ドキュメントサーバに資料を保存する方法であれば、紙のように簡単に紛失することもありません。またアクセス制限を行い、特定のタブレット端末からしかアクセスできないようにすれば情報の機密性をさらに向上できます。
４．必要な情報を検索できる
紙の資料は、膨大な数の中から必要な書類を探すため、見つけ出すまでに時間がかかるでしょう。しかし、電子化された資料をタブレットから検索すれば、数万枚の中から必要な情報を見つけることも一瞬です。タッチパネルからキーワードを検索するだけの動作ですみます。
５．資料共有も簡単にできる
紙の資料を共有する場合、人数分をコピーして配布する必要があります。しかし電子データ化した資料であればネットワークを介して共有できるため、印刷や郵送などの手間もありません。
近年、会議資料のペーパーレスを推進する企業が増えており、ペーパーレス会議システムへの注目がより高まっています。ペーパーレス会議システムは、会議資料の共有や会議運営を効率化したい企業に特におすすめのシステムです。詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事もご覧ください。
ペーパーレス化にタブレットを活用するデメリット
ペーパーレス化とタブレットの相性はよいものの、いくつかデメリットや注意点もあります。
同時に複数の資料を閲覧できない
紙の資料であれば、複数の資料を机に並べて閲覧できますが、タブレットで閲覧する場合は難しいでしょう。また図やグラフが多い資料は、タブレットでは見にくいこともあります。
このようなデメリットが気になる場合、なるべく画面サイズの大きいタブレットを選択するようにしましょう。ただし、画面が大きいものほど重くなる傾向にあるため、持ち運びに不便を感じない大きさかどうか確認が必要です。
メモが取りにくい
タッチパネルを利用した書き込みメモ機能が備わったタブレットもあります。しかし、紙のメモ帳に慣れている人の場合、使いにくいと感じる可能性があります。
タブレットの機種によってメモのとりやすさには違いが生じるため、導入前に使用感を確認しておきましょう。タブレットでのメモを継続的に行うことで、操作感が気にならなくなる人も多いようです。
タブレットに対応した「ペーパーレス会議システム」とは
ペーパーレス会議システムとは、ペーパーレスな会議をスムーズに実施するために必要な機能を搭載したシステムのことです。以下、機能例です。
- ●資料共有機能：資料をワンクリックで会議参加者に共有
- ●ペアリング機能：発表者の画面や操作を会議参加者と同期
- ●書き込みメモ機能：タブレット上のデジタル資料にメモを書き込める
- ●遠隔会議機能：遠隔地とテレビ電話などを接続し資料共有
ペーパーレス会議システムで何ができるのか具体的に知りたい方は、ぜひ以下の製品も参考にしてください。ITトレンドの資料請求でユーザーから注目を集める製品をピックアップしました。
moreNOTE（モアノート）
- 7年連続 シェア No.1 ／ 導入実績5,500社超
- マルチデバイス・ブラウザ対応で、オンライン会議でも活躍
- ペーパーレスの効果見える化「グリーンアクション」搭載
「moreNOTE（モアノート）」は、金融・建設・官公庁・自治体などでも導入されており、ITトレンド年間ランキング2023ペーパーレス会議システム１位を獲得しました。
スマートセッション
- クラウド版継続率99.3％！豊富な機能で様々なシーンをDX化！
- ユーザーの登録数は無制限！利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
マルチデバイス対応の「スマートセッション」は、マニュアル不要で誰もが直感的に利用できるペーパーレス会議システムです。ビデオ遠隔会議・閲覧ページ同期・マーカ/ポインタ・会議予約などの機能を搭載しています。
以下の記事では、アプリ対応のペーパーレス会議システムを紹介しています。対応OSや価格についても記載しているので、ぜひ一読ください。
ペーパーレス化とタブレット活用の経緯と現状
ペーパーレス化にタブレットが活用されるようになるまでには、法律の施行やITの普及などさまざまな出来事がありました。経緯を振り返ってみましょう。
法律の施行とITの普及
業務のシステム化は紙伝票などの手作業を電子化する取り組みであり、ペーパーレス化の効果も期待されました。しかし電子データを印刷する人が多く、オフィスは紙書類があふれるようになります。
1998年７月には電子帳簿保存法が施行され、紙での保存が義務づけられていた財務帳票の電子保存が可能となります。巨大な倉庫を占拠していた紙帳簿がなくなり、オフィスは本格的にペーパーレス化が進むと思われました。しかし、それ以外の紙書類は依然としてオフィスに残りました。
2000年代に入りインターネットのブロードバンド化と相まって、Web会議システムが多くの企業に導入されます。会議には紙資料ではなく、PDFなどの電子データを利用するペーパーレス会議の仕組みが導入されます。
しかし当時は現在よりも構築コストが高く、中小企業が導入に踏み切ることはまれでした。
タブレット端末の企業への普及
2010年代には、企業がタブレット端末を業務に広く活用するようになり、ペーパーレス化がようやく現実的なものとなりました。タブレット端末は営業など外回りの担当者だけでなく役員も利用し、情報共有に活用する企業も多くあります。これにより、経営判断のボトルネックをなくし、機動力のある会社になったのです。
リモートワークでさらに普及
新型コロナウイルスの流行により在宅勤務やリモートワーク推進企業が増加しています。そのため、紙を印刷し記入、共有といった作業が困難となりました。今まで紙を使用していた業務のオンライン化など急激にペーパーレス化が進みました。
今後も企業や行政宮庁、学校でもタブレットの導入やペーパーレス化が推進されるでしょう。
タブレットを活用してペーパーレス化を成功させよう
ペーパーレス化を進めるにあたって、持ち運びや検索機能などの豊富さからタブレット導入を検討する企業も多いことでしょう。タブレットを用いたペーパーレス化には、紙資料の削減によるコスト削減や業務効率改善などのメリットがあります。
またタブレットの導入で、リモートワークや外出時における資料閲覧やデジタルデータの活用が促進されるでしょう。ペーパーレス化にはタブレットのほか、ペーパーレス会議システムも有用なので、気になった製品はぜひ資料請求をおすすめします。
