「会議を効率的に！ ペーパーレス会議システムの機能」IT製品の比較・資料請求サイトは「ITトレンド」

ペーパーレス会議システムの機能

機能1　参加者リストへワンクリックで資料共有

通常会議の主催者は、資料を作成し参加人数分の部数を印刷し配布しますが、ペーパーレス会議システムを導入するとその必要がなくなります。システムで表示されている会議参加者リストへ、資料ファイルをワンクリックで共有すれば、資料の共有は完了します。途中からの参加者や急きょ参加したメンバーへも同様に即座に共有できます。

また、ユーザ認証によるログインや、配布された資料データを会議終了後に自動的に削除する機能により、資料のセキュリティの面でも安心です。

機能2　ページめくりなど全端末同じ動き、ペアリング機能

会議中は、手元のPCやタブレットで資料が表示され、それに沿って進行していきます。進行中のページめくりやスライド切り替えは、発表者や議長の操作が同期され、参加者全員の端末でも同時に切り替わります。

この機能をペアリング機能といいます。ペアリング機能により、参加者はページを間違うことがなくなります。さらには、「次のページへ進みます」といった案内も不要になり、参加者全員が会議に集中できます。

機能3　メモ・ホワイトボードなど手書き感覚で書き込み

会議中は、気づいたことや疑問点を資料に書き込むことが多くあります。ペーパーレス会議システムでは、ペンや消しゴム機能などが搭載され、紙資料と同様にメモを書き加えられます。

また発表者の立場では、全員に共有できる手書き機能、ホワイトボード機能があり、補足事項や口頭説明のサポートが可能です。

機能4　会議終了後のシュレッダー不要＆セキュリティ対策

役員会議資料や社外秘資料などは会議終了後シュレッダーが必要になるなど、紙資料は扱いに細心の注意が必要です。ペーパーレス会議システムを導入すると、シュレッダー廃棄などが不要になり、会議終了後に資料を簡単に削除できます。

また、さまざまな会議形態に対応するべく、セキュリティを万全に整えているシステムが大半です。

機能5　遠隔地との会議もスムーズ　

会議は会議室に集まったメンバーだけでなく、遠隔地とテレビ電話などを接続して行うことも多く発生します。ペーパーレス会議システムがあると、遠隔地と資料を共有することも簡単で、機能2でご紹介したペアリング機能が生かされ、密な会議進行が実現できます、距離を感じさせない活発な会議が期待できるでしょう。

機能6　規模・ライブ配信・役員会議など用途に合った配信が可能

会議と一言でいっても、少人数や大人数、全社集会など一方向のライブ配信、役員会議など定期的に開催される重要性の高い会議などさまざまです。

ペーパーレス会議システムでは、これらの会議形態に合わせてアレンジが可能な製品が多くを占めています。この会議だけに使用すると固定せず多くの会議で使用し、社内のさまざまな会議を効率的に変革しましょう。

ペーパーレス会議システムのメリット

効率的な会議の開催のために、ペーパーレス会議システムは、今まで当たり前のように紙を使っていた会議に大きな変化をもたらします。

たとえば、重要な会議で参加人数も多い、このような会議で機密情報を扱う場合、会議中には議論のため、資料を閲覧してもらう必要がありますが、ペーパーレス会議システムを利用することで、会議終了後には参加者の手元に資料が残らないようにできます。

またペーパーレス会議システムによって情報の機密性を高めることができれば、参加対象者を広げて議論を活性化できることもあるでしょう。このような利用シーンをしっかりと事前に想定することで、機能不足によって、この会議は使えてこの会議は使えない、という事態を回避することがてぎます。

まとめ

いかがでしょうか。ペーパーレス会議システムの機能とメリットを簡単に紹介しました。システムによって、搭載機能が異なります。選定前に利用シーンや希望に合致しているかを必ず確認しましょう。

ここで紹介したポイントを抑え、効率的な会議を開催できるペーパーレス会議システムを導入しましょう。