ペーパーレス会議システムの機能一覧
会議と言えば、WordやExcelなどのOffice365ソフトで作成した資料を紙に印刷し、配布するのが当たり前でした。しかしペーパーレス会議システムには、円滑に会議を進めるためのいろいろな機能が標準搭載されており、紙の資料は一切不要となります。ペーパーレス会議システムの一つひとつの機能について解説します。
参加者リストへワンクリックで資料共有ができる機能
資料共有機能を使用すれば、会議前に参加人数分の部数を印刷してまとめる手間から解放されます。ペーパーレス会議システムでは会議参加者リストを作成でき、参加者全員に対してワンクリックで資料を一括共有可能です。会議準備の手間を大幅削減できるでしょう。
参加者リストへのメンバーの追加や削除も簡単なため、急遽参加したメンバーへも即座に資料共有できます。
ページめくりなど全端末同じ動きができるペアリング機能
会議の参加者は進行に合わせて手元の資料のページをめくっていく必要があります。ペーパーレス会議システムには、発表者や議長の操作が参加者全員に同期されるペアリング機能が実装されており、進行に合わせたページめくりやスライドの切り替えを参加者全員の手元のPCやタブレットで同時に実施できます。
内容を遡って補足する場合や発表者からの次のページに進む旨を伝える案内も不要となり、会議に集中しやすくなるでしょう。
紙資料と同じ感覚で使える書き込み機能
会議中は気づいたことや疑問点を資料に書き込み、メモをする場面が多くあります。ペーパーレス会議システムにはペンや消しゴム機能が搭載され、紙資料と同じ感覚でデジタル資料にメモできます。
また先程のペアリング機能と合わせて資料への書き込みを全員に同時共有したり、発言者の意見や議事録をホワイトボード機能にまとめたりする使い方も想定されるでしょう。書き込み機能によって補足事項や口頭説明のサポートの利便性が向上します。
会議終了後の手間を減らす資料の一括削除機能
役員会議資料や社外秘資料などは会議終了後すぐに廃棄する必要があります。紙資料の場合は、参加者全員から間違いなく全資料を回収しすぐにシュレッダーにかけるなど、扱いに細心の注意が必要です。
ペーパーレス会議システムを導入すると、会議終了後はワンクリックで全資料を削除できるため、手間がかからず廃棄しそびれた資料による情報漏えいのリスクも低減できます。
情報の機密性を向上させる閲覧権限やアクセス制限機能
ペーパーレス会議システムを導入して資料を閲覧する利便性が上がる一方で、情報漏えいへの対策が非常に重要になってきます。ほとんどのペーパーレス会議システムに、閲覧を特定の人物や一定の役職以上に限る閲覧権限機能や、社外からのアクセスを禁止するアクセス制限機能が標準搭載されており安全にシステムを利用できます。
IPアドレス制限やユーザ認証方式、ログ管理機能など自社での運用にあった機能を使用しましょう。
規模・重要度など用途に合わせたカスタマイズ機能
会議と一言でいっても、少人数の打ち合わせや部署会議などの双方向性のあるものから、リモート会議やWeb会議（オンライン会議）、全社集会など一方向のライブ配信、役員会議など定期的に開催される重要性の高い会議などさまざまです。
ペーパーレス会議システムでは、これらの会議形態や規模に合わせてアレンジ可能な製品が多くを占めています。特定の会議だけに使用を限らず、社内のさまざまな会議を効率化していくことが可能です。
ペーパーレス会議システム導入を検討中の方には、複数企業の製品情報をまとめて入手できる一括資料請求の利用をおすすめします。費用相場感や各製品の違いも把握しやすくなるでしょう。
ペーパーレス会議システムの選び方
ペーパーレス会議システムにはさまざまな機能が実装されています。ITベンダー各社から多くのシステムが販売されているなか、自社に適したシステムをどのように選べばよいのでしょうか。
ツールやシステム選びを失敗しないためには、自社の現状の課題を洗い出してから必要な機能やコストと照らし合わせることが重要です。各製品には競合も多いことから独自の機能を搭載しているものもありますが、その機能が自社にとって必要なものなのかをよく検討したうえで導入を決めるようにしましょう。
操作性やセキュリティ対策など、ペーパーレス会議システムの具体的な選定ポイントについて知りたい方は、以下の記事がおすすめです。
ペーパーレス会議システムの機能を把握し製品比較をしよう
紙の資料が不要になりペーパーレス化が進むことでコスト削減や業務効率化、会議進行の円滑化を実現できます。ペーパーレス会議システムは、これまで当たり前だった会議の常識を大きく変えるのです。今回紹介した機能を踏まえ、自社に最適な製品を選んで自社の会議を効率化しましょう。
以下の記事では、おすすめペーパーレス会議システムを厳選して紹介しています。特徴だけでなく料金や対応機能、提供形態なども把握できるため、これからペーパーレス会議システム比較をはじめる方はぜひ一読ください。
