ペーパーレス会議システムの機能一覧。会議中と会議前後に分けて解説

ペーパーレス会議システムで会議中に使う機能

ペーパーレス会議システムには業務を効率化するための様々な機能が搭載されています。ここでは、会議中と会議以外の場にわけてどのような機能が使われているのかを解説していきます。

まずは、会議中に使える機能をご紹介します。

機能1　参加者リストへワンクリックで資料共有ができる機能

通常会議の主催者は、資料を作成し参加人数分の部数を印刷し配布しますが、ペーパーレス会議システムを導入するとその必要がなくなります。システムで表示されている会議参加者リストへ、資料ファイルをワンクリックで共有すれば、資料の共有は完了します。途中からの参加者や急きょ参加したメンバーへも同様に即座に共有できます。

また、ユーザ認証によるログインや、配布された資料データを会議終了後に自動的に削除する機能により、資料のセキュリティの面でも安心です。

機能2　ページめくりなど全端末同じ動きができるペアリング機能

会議中は、手元のPCやタブレットで資料が表示され、それに沿って進行していきます。進行中のページめくりやスライド切り替えは、発表者や議長の操作が同期され、参加者全員の端末でも同時に切り替わります。

この機能をペアリング機能といいます。ペアリング機能により、参加者はページを間違うことがなくなります。さらには、「次のページへ進みます」といった案内も不要になり、参加者全員が会議に集中できます。

機能3　メモに使える手書き機能

会議中は、気づいたことや疑問点を資料に書き込むことが多くあります。ペーパーレス会議システムでは、ペンや消しゴム機能などが搭載され、紙資料と同様にメモを書き加えられます。

また発表者の立場では、全員に共有できる手書き機能、ホワイトボード機能があり、補足事項や口頭説明のサポートが可能です。

機能4　遠隔地との会議もスムーズなペアング機能

会議は会議室に集まったメンバーだけでなく、遠隔地とテレビ電話などを接続して行うことも多く発生します。ペーパーレス会議システムがあると、遠隔地と資料を共有することも簡単で、機能2でご紹介したペアリング機能が生かされ、密な会議進行が実現できます、距離を感じさせない活発な会議が期待できるでしょう。

機能5　規模・ライブ配信・役員会議など用途に合った配信機能

会議と一言でいっても、少人数や大人数、全社集会など一方向のライブ配信、役員会議など定期的に開催される重要性の高い会議などさまざまです。

ペーパーレス会議システムでは、これらの会議形態に合わせてアレンジが可能な製品が多くを占めています。この会議だけに使用すると固定せず多くの会議で使用し、社内のさまざまな会議を効率的に変革しましょう。

ペーパーレス会議システムで会議前後に使う機能

会議中に使える機能を先にご紹介しましたが、ペーパーレス会議システムには会議以外の場でもつかえる機能がもあります。次に、セキュリティ対策など、システムに欠かせない機能について解説していきます。

機能1　会議終了後のシュレッダー不要＆セキュリティ対策

役員会議資料や社外秘資料などは会議終了後シュレッダーが必要になるなど、紙資料は扱いに細心の注意が必要です。ペーパーレス会議システムを導入すると、シュレッダー廃棄などが不要になり、会議終了後に資料を簡単に削除できます。

機能2　管理機能

ペーパーレス会議システムを導入していつでも資料を閲覧できる利便性がある一方で情報の保護がとても重要になってきます。ペーパーレス会議システムには多くのセキュリティ対策に取りんでおり安全にシステムを利用することができます。

例えば、IPアクセス制限やログ管理機能が実装されており、情報の漏洩を防ぐことができます。また、不正アクセスにも対策しているシステムもあり、これは情報の盗難なども防ぐことができ、安全に利用することができます。

ペーパーレス会議システムの選び方は？

ペーパーレス会議システムの機能をご紹介しましたが、システムはどのように選べば良いのでしょうか。

結論から言って自社の現状の課題を洗い出してから必要な機能やコストと照らし合せることが選び方のポイントになります。各製品には、競合も多いことから独自の機能を搭載しているものもありますが、あくまでも自社の環境にあわせた製品を選ぶようにしましょう。

まとめ

いかがでしょうか。効率的な会議の開催のために、ペーパーレス会議システムは、今まで当たり前のように紙を使っていた会議に大きな変化をもたらします。システムによって、搭載機能が異なります。選定前に利用シーンや希望に合致しているかを必ず確認しましょう。

ここで紹介したポイントを抑え、効率的な会議を開催できるペーパーレス会議システムを導入しましょう。