ペーパーレス会議システムの機能一覧！選ぶ上で重要なポイントとは？

ペーパーレス会議システムの機能一覧

会議と言えば、WordやExcelなどのOffice365ソフトで作成した資料を紙に印刷し配布することが当たり前でした。しかしペーパーレス会議システムでは、円滑に会議を進めるための色々な機能が標準搭載されており、紙の資料は一切不要となります。ペーパーレス会議システムのひとつひとつの機能について解説していきます。

機能１．参加者リストへワンクリックで資料共有ができる機能

資料共有機能を使用すれば、会議前に参加人数分の部数を印刷してまとめる手間から解放されます。ペーパーレス会議システムでは会議参加者リストを作成することができ、参加者全員に対してワンクリックで資料を一括共有することが可能です。

参加者リストへのメンバーの追加や削除も簡単なため、急遽参加したメンバーへも即座に資料共有できます。

機能２．ページめくりなど全端末同じ動きができるペアリング機能

会議の参加者は進行に合わせて手元の資料のページをめくっていく必要があります。ペーパーレス会議システムには、発表者や議長の操作が参加者全員に同期されるペアリング機能が実装されており、進行に合わせたページめくりやスライドの切り替えを参加者全員の手元のPCやタブレットで同時に行うことができます。

内容を遡って補足する場合や発表者からの次のページに進む旨を伝える案内も不要となり、会議に集中しやすくなるでしょう。

機能３．紙資料と同じ感覚で使える書き込み機能

会議中は気づいたことや疑問点を資料に書き込み、メモをする場面が多くあります。ペーパーレス会議システムにはペンや消しゴム機能が搭載され、紙資料と同じ感覚でメモをすることができます。

また先程のペアリング機能と合わせて資料への書き込みを全員に同時共有したり、発言者の意見や議事録をホワイトボード機能にまとめていく使い方も想定されるでしょう。書き込み機能によって補足事項や口頭説明のサポートの利便性が向上します。

機能４．会議終了後の手間を減らす資料の一括削除機能

役員会議資料や社外秘資料などは会議終了後すぐに廃棄する必要があります。紙資料の場合は、参加者全員から間違いなく全資料を回収しすぐにシュレッダーにかけるなど、扱いに細心の注意が必要です。

ペーパーレス会議システムを導入すると、会議終了後はワンクリックで全資料を削除することができるため、手間がかからず廃棄しそびれた資料による情報漏えいのリスクも低減することができます。

機能５．情報の機密性を向上させる閲覧権限やアクセス制限機能

ペーパーレス会議システムを導入して資料を閲覧する利便性が上がる一方で、情報漏えいへの対策が非常に重要になってきます。ほとんどのペーパーレス会議システムには、閲覧を特定の人物や一定の役職以上に限る閲覧権限機能や、社外からのアクセスを禁止するアクセス制限機能を標準で備えており安全にシステムを利用することができます。

IPアドレス制限やユーザ認証方式、ログ管理機能など自社での運用にあった機能を使用しましょう。

機能６．規模・重要度など用途に合わせたカスタマイズ機能

会議と一言でいっても、少人数の打ち合わせや部署会議などの双方向性のあるものから、全社集会など一方向のライブ配信、役員会議など定期的に開催される重要性の高い会議などさまざまです。

ペーパーレス会議システムでは、これらの会議形態や規模に合わせてアレンジが可能な製品が多くを占めています。特定の会議だけに使用を限らず、社内のさまざまな会議を効率化していくことが可能です。

ペーパーレス会議システムの選び方

このようにペーパーレス会議システムにはさまざまな機能が実装されています。ITベンダー各社から多くのシステムが販売されている中、自社に適したシステムをどのように選べば良いのでしょうか。

システム選びに失敗しないためには、自社の現状の課題を洗い出してから必要な機能やコストと照らし合わせることが重要です。各製品には競合も多いことから独自の機能を搭載しているものもありますが、その機能が自社にとって必要なものなのかを良く検討した上で導入を決めるようにしましょう。

ペーパーレス会議システムの具体的な選び方については、こちらの記事をチェックしてみてください。

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ペーパーレス会議システムの機能を把握し製品比較をしよう

紙の資料が不要になることで経費の削減や会議の進行の効率化を実現することができます。ペーパーレス会議システムは、これまで当たり前だった会議の常識を大きく変えるのです。今回ご紹介した機能を踏まえ、自社に最適な製品を選んで自社の会議を効率化しましょう。

以下の記事では、実際のペーパーレス会議システム製品の比較を行っています。興味のある方は是非ご覧ください。

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