クラウド型ペーパーレス会議システムをご紹介
以下、クラウド型のペーパーレス会議システムをご紹介します。
富士ソフト株式会社が提供するmoreNOTEを導入すれば、スマホやパソコンから簡単に資料の閲覧・編集・削除を行えます。さらに、GreenActionを使えば、moreNOTEを導入したことでどの程度コスト削減できたかを可視化できます。
提供社名：株式会社MetaMoJi
MetaMoJi Share for Businessを使えば、会議資料のペーパーレス化・議論の見える化・コンセンサスの高速化といったメリットを得られます。会議から意思決定までをスピーディーに行えるでしょう。
提供社名：キッセイコムテック株式会社
SmartDiscussionを利用すれば、iPadやWindowsタブレットを用いてペーパーレス会議を行えます。その特徴は規模の大きさであり、iPadを1200台同期させた実績があります。
提供社名：日本インフォメーション株式会社
スマートセッションを導入すれば、参加者のデバイスにインストールされた専用アプリから資料の共有を行えます。また、資料にそれぞれセキュリティレベルを設定でき、機密情報の保護に繋がります。
提供社名：株式会社インフィニテック
ActiveWebPresentationは、事前のダウンロードなしにブラウザで使用できるペーパーレス会議システムです。そのため、専用の機種を改めて購入する必要がなく、コストの削減に繋がります。
提供社名：シャープマーケティングジャパン株式会社
TeleOfficeを利用すれば、ペーパーレス会議に加えてテレビ会議も行えます。遠隔地の参加者同士でも、互いに顔を見合わせながら話し合えるでしょう。
提供社名：サイボウズ株式会社
Garoonはペーパーレス会議システムではなく、グループウェア（※参照）といった位置づけです。Garoonを利用すれば、ペーパーレス会議だけではなく、チームメンバーと包括的なコミュニケーションを取ることができるでしょう。
※グループウェア・・・ネットワークを利用して従業員同士が情報を共有するためのシステム
提供社名：株式会社富士通マーケティング
AZCLOUD SaaS Discussionを導入すれば、ペーパーレス会議だけではなくデジタルカタログとしても活用可能です。配信された資料はオフラインでも閲覧できるため、日常的に用いることができます。
そもそもペーパーレス会議システムとは？
ペーパーレス会議システムとは、クラウドやオンプレミス環境からアプリケーションをダウンロードし、ネット経由でデジタルデータ化した資料を使って会議を行えるシステムです。
ペーパーレス会議システムの提供形態の違い
ペーパーレス会議システムの提供形態の違いについてご説明します。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを経由してベンダー側が提供するサービスを利用する形態です。クラウド型には、以下のような特徴があげられます。
初期費用・ランニングコストが安い
初期費用やランニングコストが安いことが、クラウド型のメリットです。クラウド型はサーバやソフトウェアをベンダーのデータセンターに設置する形式になるため、自社で新たに専用のハードウェアを購入する必要がありません。そのため、クラウド型は月額課金制をとっているサービスが多いのですが、その際の費用も柔軟に調節可能です。
容量の拡張性が高い
クラウド型は容量の拡張性が高いのもメリットの一つです。環境やケースによっては必要なストレージ量が逐次変わることもありますが、クラウド型であれば柔軟に対応可能です。
インターネット環境があればどこでも使える
クラウド型はデータやソフトウェアをベンダーのサーバに設置しているため、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。社内のパソコンはもちろん、出先からスマホやタブレットでファイルの確認を行えるため、資料を持ち歩く必要がありません。
オンプレミス型
オンプレミス型はクラウド型とは異なり、データやソフトウェアを自社サーバに設置する方式です。汎用的なソフトウェアも使用可能ですが、フルスクラッチでゼロから開発することもできます。また、以下のような特徴があげられます。
自社へのカスタマイズ性が高い
オンプレミス型ではサーバやハードウェアを自社で購入するため、高いカスタマイズ性を誇ります。システムにどのような仕様を求めるかは会社によって大きく異なりますが、オンプレミス型であればさまざまな要求に応えてくれるでしょう。
他のソフトウェアとの連携性が高い
他のソフトウェアとの連携性が高いこともオンプレミス型の特徴です。既に自社で使っているソフトと連携させることで、既存のデータやソフトウェアをそのまま使い続けることが可能です。
オフライン環境でも利用可能
オンプレミス型であればオフラインでも使用可能です。万一機器の故障などにより、インターネット環境にトラブルが発生しても、オンプレミス型であれば社内ネットワークを通して業務を続行可能です。
クラウド型かオンプレミス型か
クラウド型とオンプレミス型はどちらを選ぶべきでしょうか。重要なのは自社の環境に適しているかといった点であり、自社が何を求めているかを明確にしましょう。オンプレミス型の特徴はそのカスタマイズ性や連携性の高さになりますが、その分導入するのに専門の人材が必要です。そして、サーバの構築を行うのに時間がかかるため、契約してからすぐに使えるわけではありません。
一方、クラウド型の場合は連携性の問題はあるものの、導入から利用開始まではほぼノータイムです。サーバやソフトウェアはベンダーのデータセンターにあるものをそのままレンタルできますし、自社で改めて機器を購入する必要もありません。コストも必要に応じてかかるため無駄がなく、近年多数発生している災害のためのBCP（※参照）としても有効です。そのような背景もあり、クラウド型を導入する方がメリットは多いでしょう。
※BCP・・・万一の際のための事業継続計画
クラウド型ペーパーレス会議システムの特徴
クラウド型のペーパーレス会議システムの特徴をご紹介します。
どこにいても資料を確認できる
クラウド型のペーパーレス会議システムは、アクセスする端末を選びません。社内からパソコンで閲覧できるのはもちろん、外出時でもインターネット環境さえあれば、スマホやタブレットを用いてアクセス可能です。
大量の情報が保存可能
クラウド型の特徴の一つである拡張性の高さから、会議で使う資料を豊富に保存できます。議事録や過去の会議履歴も一元で管理できるため、引用や履歴検索を容易に行えます。
まとめ
クラウド型のペーパーレス会議システムを導入して会議にかかる効率を改善しましょう。ペーパーレス会議システムにはクラウド型とオンプレミス型の二種類がありますが、導入の手間やランニングコストの面からクラウド型の検討をおすすめします。ペーパーレス会議システムを導入し、会議にかかるコストや効率の改善に努めましょう。
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