ペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、クラウドやオンプレミス環境にデジタル化した資料を保存しておき、PCやタブレットからネット回線経由で資料にアクセスしながら会議を実施できるシステムです。
資料の表示や書き込み、検索、共有が可能になり、印刷や配布の手間を省けます。環境負荷の軽減や業務効率化にもつながるため、企業や自治体を中心に導入が進んでいます。
ペーパーレス会議システムの提供形態の違い
ペーパーレス会議システムはクラウド型とオンプレミス型に大別できます。ここからはペーパーレス会議システムの提供形態の違いについて解説します。
クラウド型の特徴
クラウド型は、インターネットを経由してベンダー側が提供するサービスを利用する形態です。クラウド型には、以下のようなメリットがあります。
- ■初期費用・ランニングコストが安い
- サーバやソフトウェアをベンダーのデータセンターに設置するため、自社で新たに専用ハードウェアを購入する必要がありません。多くは月額課金制で、費用を柔軟に調節可能です。
- ■ストレージ容量の拡張がしやすい
- 必要なストレージ容量が変動しても、クラウド型なら容易に増減でき、環境やケースに合わせて柔軟に対応可能です。
- ■インターネット環境があればどこでも使える
- ベンダーのサーバにデータやソフトウェアがあるため、社内外を問わずPC・スマホ・タブレットからアクセス可能で、資料の持ち歩きが不要です。
一方で、以下のようなデメリットもあります。
- ■インターネット環境に依存する
- ネット接続が不安定な場所や災害時には利用できなくなるリスクがあります。
- ■カスタマイズ性が低い場合がある
- ベンダー提供の仕様や機能に依存するため、自社専用の細かい設定や特殊機能の追加が難しい場合があります。
- ■セキュリティリスク
- データが外部サーバに保管されるため、アクセス権管理や情報漏えい対策を強化する必要があります。
オンプレミス型の特徴
オンプレミス型はクラウド型とは異なり、データやソフトウェアを自社サーバに設置する方式です。汎用的なソフトウェアも使用可能ですが、フルスクラッチでゼロから開発することもできます。主なメリットは以下のとおりです。
- ■自社に合わせてカスタマイズがしやすい
- サーバやハードウェアを自社で保有するため、高いカスタマイズ性を実現できます。自社の業務フローや要件に合わせて柔軟にシステムを設計可能です。
- ■他のソフトウェアとの連携がしやすい
- 既存のソフトウェアやデータベースと直接連携し、既存資産を有効活用できます。
- ■オフライン環境でも利用可能
- 社内ネットワーク経由でアクセスするため、インターネット環境に依存せず業務を継続できます。
デメリットは以下のとおりです。
- ■初期費用が高い
- サーバやハードウェア、導入作業などにまとまった初期投資が必要です。
- ■運用・保守の負担が大きい
- システムのメンテナンスやセキュリティ対策、人員確保などを自社で行う必要があります。
- ■導入・拡張に時間がかかる
- 新規導入や機能追加の際は、ハードウェアの調達や設定作業に時間を要します。
クラウドとオンプレミスどちらを選ぶべきか
クラウド型とオンプレミス型、どちらが適しているかは自社のニーズ次第です。まずは導入目的や運用体制、求める機能を明確にしましょう。
オンプレミス型は、高いカスタマイズ性や既存システムとの連携のしやすさが魅力です。しかし、導入にはサーバ構築やシステム設定のための専門人材が必要で、契約後すぐに利用できるわけではありません。Web会議システムやテレビ会議システムとの連携を自社で柔軟に設定したい場合や、自社内で厳格にデータ管理を行いたい企業に選ばれる傾向があります。
一方、クラウド型は機器の購入や設置が不要で、短期間で導入・運用を開始できます。製品によってはオンプレミス型ほど自由な連携が行えない場合もありますが、クラウド上にデータを保管できるためBCP対策にも有効です。テレワークを常態化している企業や、社外からインターネット経由で利用する予定がある場合にはクラウド型を選ぶケースが増えています。なお、オンプレミス型を社外から利用するには、VPNなどの専用接続環境が必要です。
以下のページでは、クラウド型だけではなくさまざまな提供形態のペーパーレスシステムを紹介しています。ぜひ参考にしてください。
【比較表】おすすめクラウド型ペーパーレスシステム
この記事で紹介している一部製品の比較表を紹介します。各製品の詳細情報については、後ほど紹介しているので、気になる製品をチェックしてみてください。
| MetaMoJi Share for Business | スマートセッション | |
| 全体評価点 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.6 |
☆☆☆☆☆
★★★★★
4.1 |
| 提供形態 | クラウド | オンプレミス/クラウド/パッケージソフト/SaaS |
| 従業員規模 | 全ての規模に対応 | 全ての規模に対応 |
| ポイント |
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| 機能 |
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| お試し |
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| 製品詳細ページへ | 製品詳細ページへ |
以下のボタンから、無料で資料請求が可能です。請求した製品の比較表もダウンロードできるため、社内での検討資料として役立ちます。
クラウド型ペーパーレス会議システムを比較
2025年上半期の「ITトレンド資料請求ランキング（ペーパーレス会議システム）」に基づき、クラウド型の人気製品をランキング順に紹介します。
MetaMoJi Share for Business
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」は、タブレットを利用したペーパーレス会議アプリです。選択肢を選ぶだけで自動的に操作が完了するというウィザード形式で会議資料を作成できるので、初心者でも使いやすいでしょう。加えて、マルチアカウント対応のため複数人で共有する端末からも安全に利用でき、ユーザー数無制限で使えるのが特徴です。
【参考価格】お問い合わせください
スマートセッション
- クラウド版継続率99.3％！豊富な機能で様々なシーンをDX化！
- ユーザーの登録数は無制限！利用人数が増えても安心な料金設定
- アカウント無しで参加できるゲスト招待機能など便利な機能が満載
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、参加者のデバイスに専用アプリをインストールし、資料の共有を行えます。参加者のリテラシーに合わせて操作画面を簡素化するシンプルモードが用意されており、初心者でも使えるでしょう。また、それぞれの資料にセキュリティレベルを設定できるので、機密情報の保護につながります。
【参考価格】クラウド版：月額30,000円～/20ID
YOMEL by PKSHA
- 対面・Web会議問わず、全発言を自動で話者識別！書き起こし可能
- 充実した要約系機能で効率化（全自動要約、要約ビルダー等）
- マネージャー層向け管理機能や徹底された万全のセキュリティ対策
株式会社PKSHA Infinityが提供する「YOMEL by PKSHA」は、クラウド上で会議内容の録音・文字起こし・要約を行えるAI議事録作成ツールです。対面会議やWeb会議に対応し、発言者の識別や決定事項、ネクストアクションの抽出も可能です。議事録作成の負担を減らしながら、会議内容をデジタルで保存・共有したい企業に向いています。
【参考価格】月額28,000円～、初期費用0円
LINE WORKS AiNote
- 独自研究開発による高い音声認識技術
- 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
- 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS AiNote」は、AIによる音声認識を活用して会議内容を自動で文字起こし・要約するクラウド型の議事録作成ツールです。複数話者の識別や検索、共有・編集にも対応しており、パソコンやスマートフォンから利用できます。会議記録をオンラインで一元管理したい企業に適しています。
【参考価格】無料～、チームプラン月額19,800円～
PXクラウド
- 会議にAIを招待するだけ。議事録も次のアクションも自動で届く
- 導入企業で月9時間/人の会議時間削減とエンゲージメント78%向上
- 傾聴・承認・コーチング力をAIがスコア化し行動の癖を可視化
株式会社be-FULLが提供する「PXクラウド」は、AIを活用して会議の文字起こしや議事録作成、フォローアップを効率化するクラウド型の会議支援ツールです。ZoomやMicrosoft Teams、Google MeetなどのWeb会議に対応し、ファイル共有やメンバー管理も行えます。会議中から会議後までの情報をまとめて管理したい企業に向いています。
【参考価格】お問い合わせください
SideBooksクラウド本棚 （東京インタープレイ株式会社）
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最新の資料請求ランキングも参考にしたい方は以下のランキングページをご覧ください。
まとめ
クラウド型のペーパーレス会議システムを導入して会議の効率を改善しましょう。ペーパーレス会議システムにはクラウド型とオンプレミス型の二種類がありますが、導入の手間やランニングコストが気になる方は、クラウド型の導入をおすすめします。
ぜひ、最適なペーパーレス会議システムを導入して、会議の効率化を実現してください。
