ITトレンド厳選！クラウド型ペーパーレス会議システム
以下、ITトレンド編集部が厳選したクラウド型のペーパーレス会議システムをご紹介します。
moreNOTE（モアノート） の比較ポイント
- 4年連続 市場シェア No.1 ／ ITトレンドお問合せ数 No.1 獲得
- 画面同期、２画面表示、カレンダー機能など、直感的に使える機能
- iOS、Windows、Androidのマルチデバイスに対応
富士ソフト株式会社が提供する「moreNOTE（モアノート）」は、3,000社以上で導入された実績を持つペーパーレス会議システムです。マルチデバイスに対応しており、どこにいても資料の閲覧、編集、削除が行えます。また、発表者の画面と参加者の画面を同期できる機能や、画面上で２つの資料を同時に操作できる機能も搭載されています。さらに、GreenActionという機能を使えば、moreNOTEの導入によってどの程度コスト削減できたかが可視化されるので、効果測定が簡単になるでしょう。
- ■対象従業員規模：全ての規模に対応
- ■価格：13,200円～
- ■対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／会議予約／タブレット対応
スマートセッション の比較ポイント
- 会議資料の準備を大幅短縮、コスト削減に大きく貢献します
- ビデオ通話機能を始め、豊富な機能と柔軟なセキュリティを実現
- 初心者向け「シンプルモード」搭載、上級者と混在した会議が可能
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、参加者のデバイスに専用アプリをインストールし、資料の共有を行えます。参加者のリテラシーに合わせて操作画面を簡素化するシンプルモードが用意されており、初心者でも使えるでしょう。また、それぞれの資料にセキュリティレベルを設定できるので、機密情報の保護に繋がります。
- ■対象従業員規模：全ての規模に対応
- ■価格：30,000円～
- ■対応機能：ビデオ遠隔会議／閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／会議予約／タブレット対応
MetaMoJi Share for Business
MetaMoJi Share for Business の比較ポイント
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」はタブレットを利用したペーパーレス会議アプリです。選択肢を選ぶだけで自動的に操作が完了するというウィザード形式で会議資料を作成できるので、初心者でも使いやすいでしょう。加えて、マルチアカウント対応であり、ユーザーの利用者登録数は無制限なので、１人１台でないタブレットの利用環境にも適用できます。
- ■対象従業員規模：全ての規模に対応
- ■価格：別途お問い合わせ
- ■対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
Garoon（ガルーン） の比較ポイント
- 日本企業の文化に合った使いやすさ
- 5,800社、270万人 を超える導入実績
- 様々なビジネスシーンに応じた豊富なコミュニケーション機能
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」は、ペーパーレス会議システムではなくグループウェアですが、スケジュール機能によりペーパーレス会議を支援します。具体的には出欠管理や会議室の予約、資料や議事録の共有が簡単にできます。さらにテレビ会議システムである「V-CUBE ミーティング」と連携すれば、遠隔地との会議も可能です。
- ■対象従業員規模：全ての規模に対応
- ■価格：別途お問い合わせ
- ■対応機能：会議予約／タブレット対応
SmartDiscussion の比較ポイント
- 発表者操作が画面同期！完全ペーパーレス化を実現！
- 会議資料準備の作業負荷・コストを大幅削減！
- iPadとWindows10、クラウドサービスとパッケージ導入に対応
キッセイコムテック株式会社が提供する「SmartDiscussion」は、iPadやWindowsタブレットを用いてペーパーレス会議を行えます。発表者が操作する画面を閲覧者と完全に同期できることが特徴で、発表者がメモや画像、動画などを追加すると閲覧者の画面と連動します。会議終了後、メモを記入したファイルはタブレットに保存され、サーバにアップロードすれば自席PCからも資料の取り出しが可能です。
- ■対象従業員規模：全ての規模に対応
- ■価格：別途お問い合わせ
- ■対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
Handbook の比較ポイント
- 誰でも簡単に使用することができる、スマートな使い勝手を提供
- 経営会議を始め、様々な規模の会議の運営をスムーズに
- セキュアで手軽なペーパーレス会議を25,000円～導入可能！
アステリア株式会社が提供する「Handbook」は、会議に必要な資料などのコンテンツをクラウド上に保存し、いつでもどこでもペーパーレス会議を実現するコンテンツ管理システムです。ファイルをあらかじめダウンロードしておけば、会議中にネットワーク接続ができなくても資料の閲覧ができます。さらに、情報共有したあとの相手の反応を分析する機能も充実しており、フィードバックやアンケートの収集も可能です。
- ■対象従業員規模：全ての規模に対応
- ■価格：25,000円～
- ■対応機能：閲覧ページ同期／マーカ・ポインタ／タブレット対応
SideBooksクラウド本棚 の比較ポイント
- 【使いやすさ】ユーザの要望をシステムに反映(現ユーザ数: 3万)
- 【安心の実績】200件の自治体、10業種以上の民間企業にて採用
- 【ご担当者様のお悩み解決】培った導入・運用ノウハウでサポート
東京インタープレイ株式会社が提供する「SideBooksクラウド本棚」は、自治体や企業での豊富な導入実績があるペーパーレス会議システムです。ユーザー認証や暗号化などのセキュリティ機能が充実しています。さらに、専門の技術チームがサーバ管理を行っているので、サービス開始以降稼働率が99.99%以上という高い数値をキープしており安心でしょう。
- ■対象従業員規模：全ての規模に対応
- ■価格：30,000円～
- ■対応機能：閲覧ページ同期／会議予約／タブレット対応
株式会社インフィニテックが提供する「ActiveWebPresentation」は、事前のダウンロードなしにブラウザで使用できるペーパーレス会議システムです。そのため、専用の機種を改めて購入する必要がなく、コストの削減に繋がります。
価格：別途お問い合わせ
対象企業規模：全ての規模に対応
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そもそもペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、クラウドやオンプレミス環境にデジタル化した資料を保存しておき、PCやタブレットからネット回線経由で資料にアクセスしながら会議を実施できるシステムです。
ペーパーレス会議システムについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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ペーパーレス会議システムの提供形態の違い
ペーパーレス会議システムはクラウド型とオンプレミス型に大別できます。ここからはペーパーレス会議システムの提供形態の違いについて解説します。
クラウド型の特徴
クラウド型は、インターネットを経由してベンダー側が提供するサービスを利用する形態です。クラウド型には、以下のような特徴があげられます。
初期費用・ランニングコストが安い
初期費用やランニングコストが安いことがクラウド型のメリットです。クラウド型はサーバやソフトウェアをベンダーのデータセンターに設置する形式になるため、自社で新たに専用のハードウェアを購入する必要がありません。そのため、クラウド型は月額課金制をとっているサービスが多く費用も柔軟に調節可能です。
ストレージ容量の拡張がしやすい
クラウド型はストレージ容量の拡張がしやすいのもメリットの一つです。環境やケースによっては必要なストレージ量が逐次変わることもありますが、クラウド型であれば柔軟に対応可能です。
インターネット環境があればどこでも使える
クラウド型はデータやソフトウェアをベンダーのサーバーに設置しているため、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。社内のパソコンはもちろん、出先からスマホやタブレットでファイルの確認を行えるため、資料を持ち歩く必要がありません。
オンプレミス型の特徴
オンプレミス型はクラウド型とは異なり、データやソフトウェアを自社サーバに設置する方式です。汎用的なソフトウェアも使用可能ですが、フルスクラッチでゼロから開発することもできます。また、以下のような特徴があげられます。
自社に合わせてカスタマイズがしやすい
オンプレミス型ではサーバやハードウェアを自社で購入するため、高いカスタマイズ性を誇ります。システムにどのような仕様を求めるかは会社によって大きく異なりますが、オンプレミス型であればさまざまな要求に応えやすいでしょう。
他のソフトウェアとの連携がしやすい
他のソフトウェアとの連携がしやすいこともオンプレミス型の特徴です。既に自社で使っているソフトと連携させることで、既存のデータやソフトウェアをそのまま使い続けられます。
オフライン環境でも利用可能
オンプレミス型であればオフラインでも使用可能です。万一機器の故障などにより、インターネット環境にトラブルが発生しても、オンプレミス型であれば社内ネットワークを通して業務を続行可能です。
ペーパーレス会議システムはクラウドとオンプレミスどちらを選ぶべきか
クラウド型とオンプレミス型はどちらを選ぶべきでしょうか。重要なのは自社のニーズに適しているかという点です。まずは自社が何を求めているかを明確にしましょう。
オンプレミス型の特徴はそのカスタマイズ性や連携性の高さになりますが、その分導入するのに専門の人材が必要で、サーバの構築を行うのに時間がかかるため、契約してからすぐに使えるわけではありません。
Web会議システムやテレビ会議システムとの連携を自社で設定したい場合や、自社で徹底して管理を行いたい場合などにオンプレミス型のペーパーレス会議システムを選択する企業が多いようです。
一方クラウド型は製品によって連携性の問題はあるものの、導入から利用開始までに時間がかからず、機器を用意する必要もありません。また、クラウド上でデータを保管するのでBCP対策としても有効です。このような特徴から、クラウド型を導入する企業が最近では増えています。
社外でインターネット回線を利用して使用する予定がある場合にクラウド型ペーパーレス会議システムを選択することが多いようです。オンプレミス型の場合は、VPNなどの専用線がないと社外からの利用は難しいでしょう。
クラウド型ペーパーレス会議システムの特徴
ではクラウド型ペーパーレス会議システムは具体的に何ができるのでしょうか。
どこにいても資料を確認できる
クラウド型のペーパーレス会議システムは、アクセスする端末を選びません。社内からパソコンで閲覧できるのはもちろん、外出時でもインターネット環境さえあれば、スマホやタブレットを用いてアクセス可能です。
大量の情報が保存できる
クラウド型はストレージの拡張性が高く、データの保存容量を増やせるので、会議で使う資料が大量にあっても保存できます。議事録や過去の会議履歴も一元管理するため、引用や履歴検索を容易に行えるでしょう。
クラウド型ペーパーレス会議システムで会議を効率化しよう
クラウド型のペーパーレス会議システムを導入して会議の効率を改善しましょう。ペーパーレス会議システムにはクラウド型とオンプレミス型の二種類がありますが、導入の手間やランニングコストが気になる方は、クラウド型の導入をおすすめします。
ぜひ、最適なペーパーレス会議システムを導入して、会議の効率化を実現してください。
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