ITトレンド厳選！クラウド型ペーパーレス会議システム７選
以下、ITトレンド編集部が厳選したクラウド型のペーパーレス会議システムをご紹介します。
moreNOTE（モアノート） の比較ポイント
- 市場シェア No.1 ／ ITトレンドお問合せ数 No.1 獲得
- 画面同期、２画面表示、カレンダー機能など、直感的に使える機能
- ペーパーレス化の効果を見える化！「GreenAction」機能搭載
富士ソフト株式会社が提供する「moreNOTE（モアノート）」は、スマホやパソコンから簡単に資料の閲覧・編集・削除を行えます。さらに、GreenActionを使えば、moreNOTEを導入したことでどの程度コスト削減できたかを可視化することもできます。
価格：別途お問い合わせ
対象企業規模：従業員100名以上、売上50億円以上
MetaMoJi Share for Business
MetaMoJi Share for Business の比較ポイント
- 会議に携わる全ての人を、全ての場面でトータルにサポート
- 手元（手）を共有するペーパーレス会議支援ソリューション
- リアルタイム、パフォーマンスを重視した仕組みを実装
株式会社MetaMoJiが提供する「MetaMoJi Share for Business」を使えば、会議資料のペーパーレス化・議論の見える化・コンセンサスの高速化といったメリットを得られます。会議から意思決定までをスピーディーに行えるでしょう。
価格：別途お問い合わせ
対象企業規模：全ての規模に対応
SmartDiscussion の比較ポイント
- 発表者操作が画面同期！完全ペーパーレス化を実現！
- 会議資料準備の作業負荷・コストを大幅削減！
- iPadとWindows10、クラウドサービスとパッケージ導入に対応
キッセイコムテック株式会社が提供する「SmartDiscussion」は、iPadやWindowsタブレットを用いてペーパーレス会議を行えます。その特徴は規模の大きさであり、iPadを1200台同期させた実績があります。
価格：35,000円 ～
対象企業規模：全ての規模に対応
スマートセッション の比較ポイント
- 会議資料の準備を大幅短縮、コスト削減に大きく貢献します
- 柔軟なセキュリティ設定で多機能且つセキュアな会議を実現
- 初心者向け「シンプルモード」搭載、上級者と混在した会議が可能
日本インフォメーション株式会社が提供する「スマートセッション」は、参加者のデバイスにインストールされた専用アプリから資料の共有を行えます。また、資料にそれぞれセキュリティレベルを設定でき、機密情報の保護に繋がります。
価格：30,000円 ～
対象企業規模：全ての規模に対応
株式会社インフィニテックが提供する「ActiveWebPresentation」は、事前のダウンロードなしにブラウザで使用できるペーパーレス会議システムです。そのため、専用の機種を改めて購入する必要がなく、コストの削減に繋がります。
価格：別途お問い合わせ
対象企業規模：全ての規模に対応
Garoon（ガルーン） の比較ポイント
- 日本企業の文化に合った使いやすさ
- 5,000社、240万人 を超える導入実績
- 様々なビジネスシーンに応じた豊富なコミュニケーション機能
サイボウズ株式会社が提供する「Garoon（ガルーン）」は、ペーパーレス会議システムではなく、グループウェア（※参照）といった位置づけです。Garoonを利用すれば、ペーパーレス会議だけではなく、チームメンバーと包括的なコミュニケーションを取ることができるでしょう。
※グループウェア・・・ネットワークを利用して従業員同士が情報を共有するためのシステム
価格：別途お問い合わせ
対象企業規模：全ての規模に対応
SideBooksクラウド本棚 の比較ポイント
- 【使いやすさ】ユーザの要望をシステムに反映(現ユーザ数: 3万)
- 【安心の実績】200件の自治体、10業種以上の民間企業にて採用
- 【ご担当者様のお悩み解決】培った導入・運用ノウハウでサポート
東京インタープレイ株式会社が提供する「SideBooksクラウド本棚」は、自治体と企業への豊富な導入実績があるペーパーレス会議システムです。ユーザー認証や暗号化などの充実したセキュリティ機能と専門の技術チームによる高い稼働率が人気の製品です。
価格：30,000円 ～
対象企業規模：全ての規模に対応
ペーパーレス会議システム製品について更に知りたい方は、以下の記事で製品比較をしているので是非チェックしてみてください。
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まだまだあるクラウド型ペーパーレス会議システム６選
ここまでご紹介した製品以外にも、多くのクラウド型のペーパーレス会議システムが各ベンダーから販売されています。
ECO Meeting CLOUD
株式会社エステックが提供する「ECO Meeting CLOUD」は、数百台を同時に使用してもスムーズに進行できる安定した動作性が特徴の製品です。クラウド版ではプラットフォームにMicrosoft Azureを使用しており、高いセキュリティ性も兼ね備えた製品です。
AZCLOUD SaaS Discussion
株式会社富士通マーケティングが提供する「AZCLOUD SaaS Discussion」は、販促用の資料などをタブレット端末で閲覧できる電子カタログ機能とペーパーレス会議機能を兼ね揃えたクラウドサービスです。30日間の無料トライアル利用ができ、製品の使用感を確かめることができます。
iMeeting
NTTデータジェトロニクス株式会社が提供する「iMeeting」は、iPadで利用可能なペーパーレス会議システムです。日本語と英語の２ヶ国語対応のため、海外拠点とのグローバルな会議を実現できる他、投票機能も搭載されており会議進行を効率化できます。
SmoothMeeting
大塚商会が提供する「SmoothMeeting」は、タブレット端末を活用した会議ソリューションです。シンプルな操作性や画面同期機能、メモ機能を活用することで参加者は議論に集中することができます。会議の効率化によってワークスタイルの変革や経営判断のスピードアップを実現します。
まるで社内
パナソニック株式会社が提供する「まるで社内」は、専用の端末不要で各自のPCやタブレットからの利用が可能です。外出先からもアクセス可能なため、移動時間などに会議資料を確認することもできます。
TeleOffice
シャープマーケティングジャパン株式会社が提供する「TeleOffice」は、ペーパーレス会議機能に加えてテレビ会議も行えます。他のシステムとの連携設定も不要で、遠隔地の参加者同士でも互いに顔を見合わせながら会議を進めることができます。
そもそもペーパーレス会議システムとは
ペーパーレス会議システムとは、クラウドやオンプレミス環境にデジタル化した資料を保存しておき、PCやタブレットからネット回線経由で資料にアクセスしながら会議を実施できるシステムです。
ペーパーレス会議システムとは何か、詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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ペーパーレス会議システムの提供形態の違い
ペーパーレス会議システムの提供形態の違いについて解説します。
クラウド型の特徴
クラウド型は、インターネットを経由してベンダー側が提供するサービスを利用する形態です。クラウド型には、以下のような特徴があげられます。
初期費用・ランニングコストが安い
初期費用やランニングコストが安いことがクラウド型のメリットです。クラウド型はサーバやソフトウェアをベンダーのデータセンターに設置する形式になるため、自社で新たに専用のハードウェアを購入する必要がありません。そのため、クラウド型は月額課金制をとっているサービスが多く費用も柔軟に調節可能です。
ストレージ容量の拡張がしやすい
クラウド型はストレージ容量の拡張がしやすいのもメリットの一つです。環境やケースによっては必要なストレージ量が逐次変わることもありますが、クラウド型であれば柔軟に対応可能です。
インターネット環境があればどこでも使える
クラウド型はデータやソフトウェアをベンダーのサーバーに設置しているため、インターネット環境さえあればどこからでもアクセス可能です。社内のパソコンはもちろん、出先からスマホやタブレットでファイルの確認を行えるため、資料を持ち歩く必要がありません。
オンプレミス型の特徴
オンプレミス型はクラウド型とは異なり、データやソフトウェアを自社サーバに設置する方式です。汎用的なソフトウェアも使用可能ですが、フルスクラッチでゼロから開発することもできます。また、以下のような特徴があげられます。
自社に合わせてカスタマイズがしやすい
オンプレミス型ではサーバやハードウェアを自社で購入するため、高いカスタマイズ性を誇ります。システムにどのような仕様を求めるかは会社によって大きく異なりますが、オンプレミス型であればさまざまな要求に応えやすいでしょう。
他のソフトウェアとの連携がしやすい
他のソフトウェアとの連携がしやすいこともオンプレミス型の特徴です。既に自社で使っているソフトと連携させることで、既存のデータやソフトウェアをそのまま使い続けることが可能です。
オフライン環境でも利用可能
オンプレミス型であればオフラインでも使用可能です。万一機器の故障などにより、インターネット環境にトラブルが発生しても、オンプレミス型であれば社内ネットワークを通して業務を続行可能です。
ペーパーレス会議システムはクラウドとオンプレミスどちらを選ぶべきか
クラウド型とオンプレミス型はどちらを選ぶべきでしょうか。重要なのは自社のニーズに適しているかという点です。まずは自社が何を求めているかを明確にしましょう。
オンプレミス型の特徴はそのカスタマイズ性や連携性の高さになりますが、その分導入するのに専門の人材が必要で、サーバの構築を行うのに時間がかかるため、契約してからすぐに使えるわけではありません。
ペーパーレス会議システムの場合は、Web会議システムやテレビ会議システムとの連携を自社で設定したい場合や、自社で徹底して管理を行いたい場合などにオンプレミス型を選択する企業があるようです。
一方クラウド型は場合によって連携性の問題はあるものの、導入から利用開始まではほぼノータイムで、自社で改めて機器を購入する必要もありません。コストも必要に応じてかかるため無駄がなく、災害のためのBCP対策としても有効です。そのような背景もあり、クラウド型を導入する企業が最近では増えています。
ペーパーレス会議システムの場合は、社外でインターネット回線を利用して使用する予定がある場合にクラウド型を選択することが多いようです。オンプレミス型の場合は、VPNなどの専用線がないと社外からの利用は難しいでしょう。
BCP対策について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。
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クラウド型ペーパーレス会議システムの特徴
ではクラウド型のペーパーレス会議システムの大きな特徴はなんでしょうか。
どこにいても資料を確認できる
クラウド型のペーパーレス会議システムは、アクセスする端末を選びません。社内からパソコンで閲覧できるのはもちろん、外出時でもインターネット環境さえあれば、スマホやタブレットを用いてアクセス可能です。
大量の情報が保存できる
クラウド型の特徴の一つであるストレージの拡張性の高さから、会議で使う資料を豊富に保存できます。議事録や過去の会議履歴も一元で管理できるため、引用や履歴検索を容易に行えます。
クラウド型ペーパーレス会議システムで会議を効率化しよう
クラウド型のペーパーレス会議システムを導入して会議の効率を改善しましょう。ペーパーレス会議システムにはクラウド型とオンプレミス型の二種類がありますが、導入の手間やランニングコストが気になる方は、クラウド型の検討をおすすめします
是非、自社に最適なペーパーレス会議システムを導入して、会議の効率化を実現してください。
ペーパーレス会議システム導入後に、スムーズな社内定着のためのポイントを知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
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