ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■予約の受付経路別
- ■顧客管理の範囲別
- 回数券・ポイントに対応：Spekan、BeautyMerit
- オンラインでの事前決済に対応：Spekan、SelectType、reservia、JTB BÓKUN
予約システムの乗り換えで顧客側に起きる変化
予約システムの乗り換えは社内の作業に目が向きがちですが、大きな影響を受けるのは予約をする顧客です。顧客から見て何が変わるのかを先に洗い出すと、告知の内容と時期を決めやすくなります。
予約ページのURLや予約ボタンの変更
予約システムを替えると、予約ページのURLは変わると考えておきましょう。顧客がブラウザのお気に入りに登録しているページや、以前に送ったメールに載っているリンクから予約しようとすると、旧ページにたどり着いてしまう可能性があります。
旧システムの予約ページを一定期間残し、新しいページへの案内を掲載できるか確認しましょう。案内の掲載が難しい場合は、旧システムの契約終了日を少し延ばし、移行期間を確保する方法もあります。
会員登録やログインのやり直し
会員登録後に予約する方式では、セキュリティ上の理由から、顧客のパスワードを新システムに移行できない場合があります。その際は、新システムでの会員登録やパスワードの再設定が必要です。
再登録の手間による予約離脱を防ぐため、手順をわかりやすく簡潔に案内しましょう。電話番号やメールアドレスを使って既存の顧客情報とひも付ける仕組みがあれば、来店履歴を引き継いだまま利用を再開してもらえます。
通知メールやLINEの送信元
予約確認やリマインドの通知は、システムが変わると送信元のアドレスや文面が変わります。顧客が迷惑メールと判断して見落としたり、受信設定によって届かなかったりする可能性があるため、事前の周知が必要です。
LINE公式アカウントから通知している場合は、新システムが同じアカウントと連携できるかを確認しましょう。アカウントを作り直すと友だち登録をやり直してもらう必要があるため、連携方法は早めに提供会社へ確認しておくと安心です。
切り替え日以降に入っている先の予約の扱い
予約システムの乗り換えで判断に迷いやすいのが、切り替え日より後の日付で受け付けている予約です。新システムへ移すか、旧システムで最後まで管理するかによって、作業量と二重予約のリスクが変わります。
新システムへ登録し直す方法
先の予約を新システムに登録し直す方法は、切り替え後の予約をすべて一つの画面で管理できる点がメリットです。件数が多い場合は、旧システムから予約データをCSVで書き出し、新システムに取り込めるかを確認しましょう。
取り込めない場合は手作業で登録するため、件数と作業時間を見積もります。登録の際は、日時やメニュー、担当スタッフ、顧客の要望メモに誤りがないかを確認し、必要に応じて顧客に予約内容の確認メールを送ると行き違いを防ぎやすくなります。
旧システムで消化して自然に切り替える方法
新規の予約受付だけを新システムに切り替え、旧システムに残った予約はそのまま来店日まで管理する方法もあります。データ移行の作業を減らせる一方、しばらくは新旧２つの画面を確認する必要があります。
この方法では、同じ時間帯に新旧の両方から予約が入る二重予約に注意が必要です。旧システムに残っている予約の日時は、新システムでも予約できない状態にしておくなど、枠をふさぐ手順を決めましょう。予約が数か月先まで入る業種では、並行期間が長くなる点も考慮が必要です。
顧客情報と前払い残高を引き継ぐ
予約システムには、来店履歴やカルテ、回数券やポイントの残高など、顧客との関係を支える情報が蓄積されています。何をどの形式で移せるかを確認し、引き継げない情報は保管方法を決めておきましょう。
顧客カルテと来店履歴のデータ移行
顧客の氏名や連絡先、来店履歴、施術や受講の記録は、旧システムからCSVで書き出して新システムに取り込むのが基本です。項目の名前や形式が新旧で異なる場合は、取り込む前に対応表を作り、データを整える作業が必要です。
カルテに添付した写真や自由記述のメモは、書き出しの対象外となる場合があります。どの情報が書き出せるかを旧システムの提供会社に確認し、移せない情報は別の保管先を用意して、スタッフが参照できるようにしておきましょう。
回数券・ポイント・前受金の残高
回数券の残り回数やポイント、事前決済で受け取った前受金は、顧客にとって財産に近い情報です。移行の基準日を決め、その時点の残高を顧客ごとに一覧にしてから新システムに登録し、合計が一致するかを確かめましょう。
事前決済の仕組みが変わる場合は、旧システムで決済済みの予約のキャンセルや返金をどちらで処理するかも決めておきます。顧客から残高について問い合わせを受けたときに答えられるよう、移行時点の一覧を保管しておくことが大切です。
個人情報の取り扱いと顧客への案内
顧客情報を新しい予約システムへ移すことは、個人データの取り扱いを委託する先が変わることを意味します。プライバシーポリシーに記載した利用目的の範囲内か、委託先の管理体制を確認したかなど、個人情報保護法に沿った対応ができているかを見直しましょう。
旧システムの解約後に、顧客データがいつ削除されるのかも確認しておく必要があります。判断に迷う点があれば、社内の担当部署や専門家に相談したうえで進めると安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で予約システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
予約リンクの差し替えと受付停止時間の短縮
予約ページへのリンクは、自社サイトだけでなく、地図サービスやSNS、チラシのQRコードなど複数の場所に置かれています。差し替え漏れがあると旧ページから予約が入り続けるため、リンクの一覧化が欠かせません。
Webサイト・地図サービス・SNSのリンク一覧化
まず、予約リンクを掲載している場所を一覧にします。自社サイトの各ページ、地図サービスの店舗情報、InstagramなどSNSのプロフィール、メールの署名、印刷物のQRコードといった単位で書き出すと漏れを減らせます。管理者のアカウントを誰が持っているかもあわせて記録しましょう。
切り替え当日は、一覧の上から順にリンクを差し替え、作業が済んだ項目に印を付けていきます。印刷物のQRコードはすぐに変更できないため、旧ページに新ページへの案内を出す期間を長めに取るなど、別の手当てを用意しておくと安心です。
外部の予約サイトとの在庫連携
グルメサイトや美容系ポータルなど、外部予約サイトと予約枠を連携している場合は、新システムも同じサイトに対応しているか確認しましょう。未対応の場合は予約枠を手作業で調整する必要があり、二重予約につながるおそれがあります。
連携の切り替えには、外部の予約サイト側の手続きが必要な場合もあります。切り替え作業中は一時的に予約の受付を止め、作業が終わったら予約枠が正しく反映されているかを確認してから受付を再開しましょう。
乗り換え後の予約システムで最初の１か月に見る数字
予約システムの乗り換えは、切り替えた日で終わりではありません。最初の１か月は予約件数や顧客の反応を確かめ、設定や案内に問題がないかを見直す期間と位置づけましょう。
予約件数とキャンセル率の推移
乗り換え前と同じ時期の予約件数やキャンセル率と比べ、大きな変化がないかを確認します。予約件数が減っている場合は、予約ページの操作がわかりにくい、リンクの差し替えが漏れているといった原因が考えられます。
受付経路別の予約件数を把握できるシステムなら、どの経路で予約が減っているかを特定しやすくなります。キャンセル率が上昇している場合は、リマインド通知が届いているかも確認しましょう。管理画面での通知の送信履歴も、原因を探る手がかりになります。
問い合わせ内容にもとづく設定の見直し
乗り換え後に顧客から寄せられる問い合わせは、設定や案内を改善するための材料です。「予約ページが見つからない」「確認メールが届かない」など、問い合わせの内容と件数を記録し、スタッフ間で共有しましょう。
同じ問い合わせが続く場合は、予約ページの説明文や通知の文面を見直します。対応方法をスタッフ全員が参照できる形でまとめておくと、特定の担当者に頼らず問い合わせに答えられる体制を整えられます。
受付経路と顧客管理で比べる予約システム一覧
乗り換え先を選ぶ際は、今使っている予約の受付経路と、引き継ぎたい顧客情報や前払いの仕組みに対応しているかが判断材料です。この記事で紹介する製品を、その観点で一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| Spekan | 事前決済やキャンセルポリシー、月額プラン・回数券に対応。LINE連携や公開予約ページも備える |
| RE:RE | LINEで24時間予約を受け付けられる予約管理システム。SNSやHPとも連携できる |
| ポチコ | LINE公式アカウントだけで予約システムを利用でき、HPがなくても始められる |
| SelectType | 170種類以上のテンプレートで予約受付。オンライン決済とLINE・Google連携に対応 |
| reservia | Googleからの予約やLINE公式アカウントとの連携、オンライン決済に対応 |
| Square予約 | ネット予約ページを自動作成し、複数のチャネルから予約を受付。Googleカレンダーと同期 |
| JTB BÓKUN | 体験事業者向け。複数の販売チャネルの予約・在庫を一元管理し、海外OTAとも連携 |
| Check Inn | 宿泊施設向け。サイトコントローラーやPMS、自社予約を一体化し、各OTAの在庫を一括操作 |
| ebica | 飲食店向け。ネット・電話・来店予約を一元管理し、GoogleやSNS、海外OTAと連携 |
| BeautyMerit | 美容室などのサロン向け。オンライン予約や専用アプリ、ポイント・サブスクに対応 |
顧客に迷惑をかけず切り替えやすい予約システム
予約リンクの差し替えやLINEの連携、回数券・前受金の引き継ぎなど、乗り換えで確認したい点にあわせて候補となる製品を紹介します。現在の受付経路と同じ形で予約を受けられるかを中心に比べてみてください。
Spekan
- AIが24時間365日接客・提案
- 予約から集金・無人運営まで一元化
- 売上や稼働率を可視化しAIが改善提案
株式会社Wakutsukuが提供する「Spekan」は、月額プランや回数券、クーポンの販売とクレジットカードによる事前決済を、予約と一体で管理できる施設向けの予約管理システムです。返金やキャンセルポリシーの設定にも対応しています。回数券や前受金を扱う施設が乗り換える際に、移行後の残高管理を新システムに集約しやすい製品です。公開予約ページやLINE連携、Googleカレンダー連携を備え、顧客ごとの利用履歴も管理できます。
RE:RE （株式会社REシステムズ）
- LINEで24時間いつでも簡単に予約が可能です。
- 電子カルテによる顧客情報の一元管理と効率化
- SNSやHPとスムーズに連携可能です。
ポチコ （株式会社PlayTechnologies）
- LINE公式アカウントで予約システム利用可能
- 予約件数上限なし、月額3,000円(税抜)
- 最短3分で導入、HP不要で手軽に開始
SelectType （株式会社セレクトタイプ）
- 170種以上の豊富なテンプレートで様々なビジネスに対応
- クレジットカード/コンビニ/銀行振込でオンライン決済可能
- LINE/Google連携で利便性向上
reservia （株式会社リザービア）
- Googleから予約手数料無料で予約可能
- LINE公式アカウントとの連携でリピート予約を強化
- 大手から個人まで7,000店以上導入実績
Square予約 （Square株式会社）
- 1店舗なら月額固定費なしで無料利用可能。
- ネット予約ページ自動作成、多チャネルから予約受付可能。
- 指名・リソース管理などで運営効率と顧客満足を向上。
JTB BÓKUN （株式会社 JTB）
- 複数の販売チャネルの予約・在庫を一元管理。
- 海外OTAとの連携に対応し販路拡大を支援。
- オンライン予約・決済機能を自社サイトへ導入可能。
Check Inn （Check Inn 株式会社）
- サイトコントローラーやPMS、自社予約を一元管理
- ページ遷移不要なポップアップ型自社予約システム
- 各OTAの在庫・料金調整を一括画面で操作可能
ebica （株式会社エビソル）
- ネット予約や電話予約、来店情報を一元管理。
- GoogleやSNS、海外OTAとの連携に対応。
- 導入から活用まで専門チームが伴走支援。
BeautyMerit （株式会社サインド）
- オンライン予約と専用アプリに対応
- データ分析による顧客管理と売上分析の実現
- ポイントやサブスクでリピーターを促進します。
まとめ
予約システムの乗り換えでは、先の予約を移すか旧システムで消化するか、顧客情報と回数券などの残高をどう引き継ぐか、予約リンクをどこで差し替えるかを事前に決めることが大切です。顧客への告知を早めに行い、切り替え後の１か月は予約件数と問い合わせを確認しましょう。予約システムは受付経路や顧客管理の範囲が製品ごとに異なります。資料請求で複数の製品を比べ、自社にあう乗り換え先を選んでください。
