音声認識ソフトの連携性を確認する基本的な視点
音声認識ソフトの連携機能は、文字起こしの前工程と後工程のどちらを効率化したいかによって、確認すべきポイントが変わります。まずは連携機能が業務全体に与える影響を整理しておきましょう。
連携機能が業務効率に与える影響
音声認識ソフト単体でも文字起こしはできますが、既存のツールと連携できると、会議の準備から議事録の共有までの一連の流れをまとめて効率化できる場合があります。例えば会議前の情報取得や、会議後の共有作業を自動化できれば、担当者の手作業を減らせる可能性があります。
一方で、連携できる範囲は製品によって異なり、すべての業務ツールと連携できるとは限りません。自社で日常的に使っているツールと組み合わせて使えるかどうかを、契約前に個別に確認しておくことが大切です。連携の可否だけでなく、設定にかかる手間や専門知識の要否もあわせて確認しておくと、導入後の負担を見積もりやすくなります。連携設定を情報システム部門に依頼する必要があるのか、現場の担当者だけで完結できるのかによっても、導入までにかかる期間の見通しが変わってきます。
Web会議ツールやカレンダーとの連携
オンライン会議が増えている企業では、Web会議ツールとの連携性が音声認識ソフトを選ぶ際の重要な確認項目になっています。ここでは会議前後の作業に関わる連携を紹介します。
ZoomやTeamsと連携できる音声認識ソフトの特徴
ZoomやTeamsなどのWeb会議ツールと連携できる音声認識ソフトを使うと、会議の音声を自動で取り込み、参加者が別途録音の準備をしなくても文字起こしを始められる場合があります。会議アプリを起動するだけで自動的に文字起こしが始まる仕組みを持つ製品もあります。
ただし、対応しているWeb会議ツールの種類やバージョンは製品ごとに異なります。自社で複数のWeb会議ツールを併用している場合は、すべてのツールに対応しているとは限らないため、利用予定のツールごとに対応状況を公式情報で確認しておくとよいでしょう。取引先や協力会社が異なるWeb会議ツールを指定してくる場合もあるため、複数ツールへの対応状況をあらかじめ整理しておくと、社外との会議でも運用しやすくなります。
カレンダーと連携して会議情報を自動取得する仕組み
カレンダーと連携できる音声認識ソフトでは、会議の日時や参加者、会議名などの情報を自動で取得し、文字起こしデータに反映できる場合があります。手作業での入力が減ることで、議事録の管理がしやすくなることがあります。
この連携を使う場合は、カレンダーに登録する情報の粒度をそろえておく必要があります。会議名の表記が担当者によってばらつくと、後から検索する際に見つけにくくなる場合があるため、カレンダー登録のルールをあわせて整備しておくと運用が安定しやすくなります。カレンダーに登録されていない急な打ち合わせについては、自動取得の対象外になる場合もあるため、手動での記録方法もあわせて決めておくと安心です。
文書管理システムやチャットツールとの連携
文字起こしが完了した後のデータをどこに保存し、どのように共有するかも、業務フローを考えるうえで重要な視点です。ここでは保存と共有に関わる連携を紹介します。
文書管理システムと連携するメリットと確認点
文書管理システムと連携できる音声認識ソフトでは、文字起こしデータや議事録を自動で指定のフォルダに格納できる場合があります。手作業でのファイル移動が減ることで、保存漏れを防ぎやすくなることがあります。
連携先の文書管理システムによって、対応しているファイル形式やフォルダ構成のルールは異なります。既存の文書管理システムの運用ルールと矛盾しないか、事前に情報システム部門を交えて確認しておくと、導入後の混乱を防ぎやすくなります。保存先のアクセス権限が音声認識ソフト側の設定と連動するかどうかも、社外秘の情報を扱う企業では確認しておきたい項目です。
Slackなどに議事録を自動配布する仕組み
チャットツールと連携できる音声認識ソフトでは、文字起こしが完了した議事録を指定のチャンネルへ自動で配布できる場合があります。会議に参加していないメンバーにも早く情報を共有できる可能性があります。
配布先のチャンネルを間違えると、社外秘の情報が意図しない範囲に共有されるおそれがあるため、配布設定の初期確認は慎重に行う必要があります。配布前に内容を確認する承認フローを挟めるかどうかも、情報管理の観点から確認しておきたい項目です。誤って配布した場合に、後から取り消しや再配布ができる仕組みがあるかどうかも、運用開始前に確認しておくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で音声認識ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
APIやデータ出力に関する連携性の確認ポイント
自社システムと組み合わせて使いたい場合は、API連携やデータ出力の柔軟性が選定の決め手になることがあります。ここでは開発担当者が確認しておきたい項目を紹介します。
API連携がしやすい音声認識ソフトの条件
API連携ができる音声認識ソフトでは、自社で開発した社内システムと組み合わせて、独自の業務フローを構築できる場合があります。API仕様が公開されているか、連携に必要な技術情報がドキュメントとして整備されているかが、開発のしやすさに影響します。
API連携には一定の開発知識が必要になる場合が多いため、情報システム部門や開発担当者と相談しながら進める必要があります。API呼び出しの回数に上限が設けられている製品もあるため、利用規模にあわせて上限の有無を確認しておくとよいでしょう。API連携の設定変更やエラー発生時の対応窓口が用意されているかも、開発担当者があらかじめ確認しておきたいポイントです。
文字起こしデータをCSVなどで出力できる機能
文字起こしデータをCSVやテキスト形式で出力できる機能があると、他のシステムへ取り込んだり、独自の集計を行ったりする際に役立つ場合があります。出力形式が限られていると、社内の他システムとの連携がしにくくなることがあります。
出力できる項目の範囲や、発言者情報・タイムスタンプが含まれるかどうかは製品によって異なります。データ分析やアーカイブ目的で利用したい場合は、出力形式が自社の用途に合っているかを事前に確認しておくと安心です。出力データの文字コードや改行コードが自社システムと一致しない場合、取り込み時に文字化けが起きることもあるため、事前にテスト出力で確認しておくとよいでしょう。
連携機能を導入する際に注意したい運用面のポイント
複数のシステムと連携させる場合は、便利さの一方でトラブル発生時の対応も考えておく必要があります。ここでは運用面で意識しておきたい視点を紹介します。
複数システム連携時のトラブルの切り分け方
複数のシステムを連携させて運用していると、同期が止まったり、データの反映が遅れたりする場合があります。原因は音声認識ソフト側だけでなく、連携先のシステムやネットワーク環境など複数の要因が関係することがあるため、責任の所在を一方だけに決めつけず、双方で状況を確認する体制を整えておくことが大切です。
トラブル発生時に、どちらのシステムのログを確認すればよいかを事前に整理しておくと、対応がスムーズになりやすくなります。連携が停止した際に管理者へ通知される仕組みがあるかどうかも、あわせて確認しておくとよいでしょう。
セキュリティと権限管理の視点
複数のシステムと連携すると、データの受け渡しに関わる範囲が広がるため、権限管理の設計がより重要になります。連携先のシステムごとにアクセス権限を分けて設定できるか、誰がどの連携設定を変更できるかを整理しておく必要があります。
特定の担当者だけが連携設定を把握している状態は、担当者の異動や退職の際に運用が滞る要因になりやすいため、設定内容を文書化し、複数人で共有しておくことが望ましいといえます。定期的に連携設定を見直す機会を設けておくと、不要になった連携を整理しやすくなります。
Web会議やチャット、API連携に対応した音声認識ソフト
ここでは、Web会議ツールやビジネスチャット、外部システムとの連携性を意識して選びたい場合に候補となる音声認識ソフトを紹介します。自社で使っているツールとの組み合わせを確認する際の参考にしてください。
PKSHA Speech Insight
- リアルタイムで顧客対応を自動テキスト化しACWの業務負荷を削減
- 使い方は簡単！会話ボタンを押すだけで記録が完了！
- 通話内容のテキスト化・データ化で、業務の工数を効率化
株式会社PKSHA Technologyが提供する「PKSHA Speech Insight」は、コールセンターやコンタクトセンターでの顧客対応をテキスト化するAI音声認識サービスです。普段利用しているPBXやCTI、ソフトフォン、CRMなどの業務ツールを変更せずに導入できる点が特徴です。既存の電話システムを生かしたまま、応対品質の管理体制を整えたい企業に向いています。
LINE WORKS AiNote
- 独自研究開発による高い音声認識技術
- 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
- 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS AiNote」は、ビジネスチャット「LINE WORKS」と連携して使える音声認識メモ機能です。会議の音声をその場で文字起こしし、同じLINE WORKS上のトークルームへ記録として残せます。普段の連絡と議事録の共有を同じチャットツールの中で完結させたい企業に向いています。
AmiVoiceSDK （株式会社アドバンスト・メディア）
- LGWAN環境で利用可。リアルタイム認識・iOSアプリは対象外。
- ChatGPT連携で議事録のAI要約・編集・共有が可能。
- 専門分野向け音声認識辞書が選択可能。
Text-to-Speech （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- DeepMind技術の自然なイントネーション
- 75言語以上、380種類以上の音声を選択可能。
- 10秒の音声入力で独自の音声モデル作成可能
まとめ
音声認識ソフトの連携性は、Web会議ツールやカレンダー、文書管理システム、チャットツール、APIなど多岐にわたります。自社で日常的に使っているツールとの組み合わせを確認し、業務フロー全体を見据えたうえで比較検討することが大切です。連携によるメリットと運用面の注意点をあわせて確認し、自社の業務フローにあう製品を時間をかけて選んでみてください。
