音声認識ソフトの信頼性を判断する基本的な視点
信頼性は数値だけで判断しにくい要素ですが、確認できる情報を整理して積み重ねることで、判断材料を増やすことができます。まずは信頼性を判断する際の基本的な考え方を整理しておきましょう。
信頼性を判断する際に陥りやすい誤解
企業の知名度や導入企業数の多さだけで信頼性を判断すると、実際の運用面での確認が不足する場合があります。知名度が高い製品であっても、自社の利用環境や求めるセキュリティ水準に合っているかは別途確認が必要です。
信頼性を判断する際は、公式情報だけでなく、契約条件やサポート体制、過去の対応実績など複数の観点から確認することが大切です。一つの情報源だけに頼らず、複数の情報を照らし合わせて総合的に判断する姿勢が求められます。担当者ごとに重視するポイントが異なる場合もあるため、社内で確認したい項目を事前にすり合わせておくと、比較検討がスムーズに進みやすくなります。特に経営層やセキュリティ担当部門が関わる場合は、確認したい項目の粒度をあらかじめそろえておくことが望ましいといえます。
過去の障害履歴やサーバーダウンの確認方法
音声認識ソフトはクラウド型で提供される場合が多く、サーバー側の障害が発生する可能性があります。ここでは障害履歴を確認する際の視点を紹介します。
障害情報の公開状況を確認する
障害が発生した際に、ベンダーが状況を公開しているかどうかは、信頼性を判断するうえで参考になる情報の一つです。障害情報を専用ページで公開している製品もあれば、個別の問い合わせでのみ対応している製品もあります。
過去に障害があったこと自体を問題視するのではなく、障害発生時にどのような対応が取られたか、再発防止策が講じられたかを確認することが重要です。障害の有無だけで判断せず、対応の透明性や誠実さもあわせて確認するとよいでしょう。障害情報が一切公開されていない場合でも、それだけで信頼性が低いと判断するのではなく、問い合わせを通じて過去の対応実績を確認する方法もあります。
障害発生時の対応体制を確認する
障害が発生した際に、どのくらいの時間で復旧するか、利用者への通知がどのように行われるかは、製品によって差があります。契約前に、障害発生時の対応フローや連絡手段について確認しておくと、実際にトラブルが起きた際の見通しを立てやすくなります。
業務で重要な会議に利用する予定がある場合は、障害発生時の代替手段をあらかじめ社内で検討しておくことも有効です。特定のシステムに依存しすぎない運用体制を整えておくことで、障害時の影響を抑えやすくなります。重要な会議では手動でのメモ取りを並行して行うなど、システムに全面的に依存しない工夫も検討しておくと安心です。
録音データや議事録の情報漏えいへの備え
会議の内容には社外秘の情報が含まれる場合があり、データの取り扱いに関する不安を感じる担当者も少なくありません。ここでは確認しておきたい項目を紹介します。
データの取り扱いに関する確認項目
録音データや文字起こしデータがどこに保存され、どのように暗号化されているかは、製品によって対応状況が異なります。契約前に、データの保管場所や第三者への提供の有無について、公式情報やベンダーへの確認を通じて把握しておくことが大切です。
過去に漏えい事例があったかどうかは、公開情報だけでは分からない場合もあるため、契約前にベンダーへ直接確認することも選択肢の一つです。セキュリティ対策の内容だけでなく、万が一の際の対応方針についても確認しておくと安心です。過去に事例がなかったとしても、今後起こらないと断定はできないため、発生時の通知体制や補償の範囲についても契約前に確認しておくとよいでしょう。
社内でできる情報管理の工夫
製品側の対策だけに頼るのではなく、社内でも情報管理の工夫を取り入れることが大切です。アクセス権限を必要な人だけに限定することや、社外秘の会議では利用範囲を限定するルールを設けることも有効な対策です。
録音データの保存期間を社内規程にあわせて設定し、不要になったデータを定期的に削除する運用を整えておくと、情報漏えいのリスクを抑えやすくなります。情報システム部門と連携し、定期的に運用ルールを見直すことも重要です。担当者が変わった際にも運用ルールが引き継がれるよう、マニュアルとして文書化しておくことも有効な対策になります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で音声認識ソフトの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
サービス終了のリスクとどう向き合うか
導入した音声認識ソフトが将来的にサービスを終了する可能性もゼロではありません。ここではリスクへの向き合い方を紹介します。
サービス終了が起こりうる背景
サービスが終了する背景には、事業方針の変更や競合サービスとの統合、開発体制の見直しなど複数の要因が考えられます。特定の企業や製品だけに起こる特別な事象ではなく、IT業界全体で起こりうるリスクとして捉えておくことが大切です。
サービス終了のリスクを完全になくすことは難しいため、契約前にベンダーの事業継続性や、過去のサービス提供実績を確認しておくことが判断材料の一つになります。長期間にわたってサービスを継続提供している実績があるかどうかも、参考情報として確認できます。運営会社の事業規模や、他にも複数のサービスを展開しているかどうかも、事業継続性を判断する際の参考材料になります。単一のサービスのみに依存している運営会社の場合、事業環境の変化による影響を受けやすい可能性がある点も考慮しておくとよいでしょう。
終了時のデータ移行に備える方法
万が一サービスが終了する場合に備えて、蓄積したデータを他のシステムへ移行できる仕組みがあるかを事前に確認しておくと安心です。データのエクスポート機能があるかどうかは、契約前に確認しておきたい重要な項目です。エクスポートできるデータの形式が自社で扱いやすい形式かどうかも、あわせて確認しておくと移行作業の負担を見積もりやすくなります。
サービス終了の予告期間がどの程度設けられるかも、製品によって異なります。契約条件の中にサービス終了時の対応について記載があるかを確認し、記載がない場合はベンダーに直接問い合わせておくとよいでしょう。データ移行の手順や費用負担についても、契約前に確認しておくと、いざというときの対応がスムーズになります。
導入実績や口コミの情報をどう読み解くか
製品を比較する際、導入実績の数字や口コミの内容が判断材料として使われることがあります。ここでは情報を読み解く際の視点を紹介します。
導入実績の数字を確認する際の注意点
「導入実績〇〇社」といった数字は、算出の根拠や集計期間が明確でない場合、実態を正確に反映しているとは限りません。数字の大きさだけで判断せず、可能であれば算出方法や対象範囲について公式情報を確認することが望ましいといえます。
導入実績の数字は、あくまで参考情報の一つとして捉え、自社の業種や規模に近い企業での利用事例があるかどうかを個別に確認するほうが、実際の判断には役立つ場合があります。数字だけに頼らず、複数の情報源から総合的に判断する姿勢が大切です。可能であれば、実際に導入している企業の担当者から話を聞く機会を持つことも、実態を把握するうえで役立ちます。
口コミ情報を参考にする際の視点
口コミには、特定の利用環境や個人の感じ方に基づく内容が含まれるため、一つの意見だけを鵜呑みにせず、複数の口コミを比較しながら傾向を把握することが有効です。良い評価と悪い評価の両方を確認し、偏りがないかを意識するとよいでしょう。
悪い口コミの内容が、自社の利用シーンに当てはまるかどうかも重要な確認点です。例えば特定の業種に特有の課題であれば、自社には影響しない可能性もあるため、口コミの背景にある利用環境まで踏み込んで確認することが大切です。投稿された時期が古い口コミは、その後の機能改善によって状況が変わっている可能性もあるため、投稿時期もあわせて確認しておくとよいでしょう。可能であれば、比較的新しい投稿を中心に確認し、現在の製品の状態に近い情報を集めることを意識するとよいでしょう。
運営体制を確認しながら比較したい音声認識ソフト
ここでは、事業継続性や運営会社の体制を確認しながら検討したい場合に候補となる音声認識ソフトを紹介します。障害対応やデータ管理の方針とあわせて比較する際の参考にしてください。
PKSHA Speech Insight
- リアルタイムで顧客対応を自動テキスト化しACWの業務負荷を削減
- 使い方は簡単！会話ボタンを押すだけで記録が完了！
- 通話内容のテキスト化・データ化で、業務の工数を効率化
株式会社PKSHA Technologyが提供する「PKSHA Speech Insight」は、コールセンターやコンタクトセンターでの顧客対応をテキスト化するAI音声認識サービスです。同社は音声認識以外にもAI関連の複数のサービスを展開しており、データの取り扱い方針やサポート体制について公式サイトで情報を確認できます。契約前にサービス継続性や障害対応の流れをベンダーへ問い合わせて確認することもできます。
LINE WORKS AiNote
- 独自研究開発による高い音声認識技術
- 高品質かつ低価格の業界トップクラスのコストパフォーマンス
- 法人利用でも安心の国際基準レベルのセキュリティ
LINE WORKS株式会社が提供する「LINE WORKS AiNote」は、ビジネスチャット「LINE WORKS」上で使える音声認識メモ機能です。多くの企業で利用されているビジネスチャット基盤の上に提供される機能のため、サービス全体の運用体制やセキュリティ対策について公式サイトで情報公開されている内容をもとに確認しながら検討を進められます。
まとめ
音声認識ソフトの信頼性は、過去の障害対応、データ管理体制、サービス継続性、導入実績や口コミの内容など複数の観点から総合的に確認することが大切です。数字や評判だけで判断せず、公式情報やベンダーへの確認を通じて、自社にあった製品を時間をかけて見極めてみてください。不安に感じた点はそのままにせず、契約前にひとつずつ確認しておくことが、導入後の安心につながります。
