AI-OCRとはどのような技術か
メリットを判断する前に、何をする仕組みなのかを押さえておきましょう。AI-OCRは以前から使われてきたOCRの延長線上にありますが、読み取りの進め方に違いがあります。ここでは基本の仕組みと従来技術との差を整理します。
AI-OCRの基本的な仕組み
OCRとは、画像として取り込んだ文字をコンピューターが扱えるテキストデータに変換する技術です。AI-OCRは、この文字認識の工程に機械学習の技術を組み合わせたものです。文字の形状だけでなく前後の文脈や項目の位置関係も手がかりに読み取りを進めます。
読み取りの流れは、書類をスキャナーや複合機、スマートフォンのカメラで画像化し、対象の項目を指定して認識させる流れが基本です。認識させた結果をCSVなどの形式で出力するところまでを一連の流れとして進めます。出力したデータを会計システムや基幹システムに取り込むところまでを一連の流れとして設計すると、業務のなかで使いやすくなります。
従来のOCRとの違い
従来のOCRは、あらかじめ決めた位置に決まった形式の文字が印字されていることを前提とする方式が中心でした。そのため、レイアウトが異なる書類や手書きの文字では、読み取り結果が安定しにくい面がありました。
| 比較軸 | 従来のOCRとAI-OCRの傾向 |
|---|---|
| 対象の文字 | 従来は活字が中心。AI-OCRは手書き文字の読み取りにも対応する製品がある |
| レイアウト | 従来は定型帳票が前提。AI-OCRは項目の位置が異なる書類にも対応する製品がある |
| 読み取り結果の改善 | 従来は設定の作り込みが中心。AI-OCRは修正した結果を学習に反映できる製品がある |
対応範囲は製品ごとに幅があります。自社が扱う書類で実際にどこまで読み取れるかは、試用や検証で確かめる必要があります。
AI-OCRを導入するメリット
ここからは、業務のなかで実際にどのような効果が見込めるのかを整理します。工数、正確性、情報の活用しやすさという三つの面から確認します。
手入力にかけていた工数を減らせる
紙の書類から数字や氏名をシステムへ打ち込む作業は、件数が多いほど時間を要します。月末や期末に処理が集中し、担当者の残業が増えている職場もあるでしょう。AI-OCRを使えば、この打ち込みの工程を読み取りと確認に置き換えられます。
効果の大きさは、対象となる書類の枚数と項目数に比例します。例えば毎月数百枚の請求書を処理している場合、1枚あたり数分の作業が数十秒の確認に変われば、月単位で見た削減幅は無視できません。導入前に、対象書類の枚数と1枚あたりの所要時間を測っておくと、効果を数値で説明できます。
転記に伴う誤りの発生を抑えられる
人が数字を目で追って入力する工程では、桁の読み違いや行のずれが起こる可能性があります。金額や口座番号のように誤りが業務へ影響する項目では、確認作業にも時間がかかります。
AI-OCRを使うと、読み取り結果と元の画像を並べて確認できる製品もあり、目視での照合を進めやすくなります。あわせて、読み取りの確からしさが低い箇所を色分けして示す機能を備えた製品もあります。誤りをゼロにする仕組みではありませんが、確認すべき箇所を絞り込めることで、限られた時間を重要な項目に振り向けられます。
紙の情報を検索できる形に変えられる
紙のまま保管された書類は、必要になったときに探し出すまでに時間がかかります。過去の取引内容を確認したい、同じ取引先の書類をまとめて見たいといった場面で、保管場所へ足を運ぶ手間が生じます。
テキストデータとして取り込んでおけば、取引先名や日付、金額といった条件で検索できるようになります。電子帳簿保存法への対応を検討している企業では、検索できる状態で保存する要件との関係でも意味を持ちます。要件の詳細は制度改正で変わる場合があるため、対応方法は税理士や所管の窓口へ確認しながら進めましょう。
AI-OCRの活用が進んでいる業務
どの業務から着手すると効果を実感しやすいのかを整理します。書類の枚数が多く、項目が定まっている業務ほど導入の判断がしやすい傾向があります。
経理部門での請求書や領収書の処理
取引先ごとに様式が異なる請求書は、手入力の負担が集中しやすい書類です。取引先名や請求日、金額、明細といった項目を読み取り、会計システムへ取り込む流れを組めば、担当者の作業は確認が中心に変わります。
経費精算に添付される領収書も対象になります。従業員がスマートフォンで撮影し、その場で読み取る運用に対応した製品もあります。撮影の角度や照明によって読み取り結果が変わる場合があるため、社内で撮影方法の目安を共有しておくと安定した運用につながります。
申込書やアンケートなど手書き書類の入力
窓口やイベントで受け取る申込書、紙のアンケート用紙も活用の対象です。手書き文字の読み取りに対応した製品であれば、氏名や住所、選択項目をデータ化し、顧客管理システムへ取り込む流れを作れます。
ただし、手書きの読み取り結果は筆跡や記入欄の設計に左右されます。記入欄を1文字ずつ区切る、選択式の設問を増やすといった様式の見直しを合わせて行うと、確認の手間を減らせる場合があります。既存の様式を変更できるかどうかも、事前に検討しておきたい点です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でAI-OCRの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
AI-OCR導入前に確認したい注意点
期待した効果が出ない要因の多くは、導入後の運用設計に関係します。検討段階で押さえておきたい点を二つ挙げます。
読み取り結果は書類の状態に左右される
読み取りの結果は、原本の印字の濃さ、スキャン時の解像度、折り目や汚れ、記入欄の設計といった条件によって変わります。同じ製品でも、扱う書類によって手直しの量が変わる点は理解しておく必要があります。
製品資料に記載された数値は、特定の条件下で測定されたものです。自社の書類でどの程度使えるかは、実際の原本を使った試用で確かめるのが確実です。試用の際は、状態のよい書類だけでなく、手書きの混在した書類や複写のものも含めて試すと、運用開始後の見込みを立てやすくなります。
確認と修正まで含めた運用を設計する
読み取って終わりではなく、結果を誰がいつ確認し、誤りを見つけたらどう直すのかまで決めておく必要があります。確認担当を一人に集中させる体制は、休暇時や繁忙期に処理が滞る要因になります。
複数人で分担できる仕組みか、修正の履歴が残るか、取り込みに失敗したデータを後から確認できるかといった点を見ておきましょう。連携先のシステムでエラーが起きた場合に、通知が届くか手動で再実行できるかも確認しておくと、運用開始後の対応がしやすくなります。
AI-OCR製品の選び方
製品によって得意な書類も、他システムとのつなぎ方も異なります。比較の段階で確認しておきたい基準を三つ挙げます。
対象とする書類と読み取り形式の整理
最初に、どの書類を対象にするのかを具体化します。定型帳票が中心なのか、様式の異なる書類が混在するのか、手書きを含むのかによって、必要な機能が変わります。
あわせて、月あたりの処理枚数と項目数も整理しておきましょう。処理量に応じた料金体系を採る製品もあるため、枚数の見込みは費用の試算にも関わります。将来的に対象を広げる予定があるなら、その計画も含めてベンダーに伝えておくと提案を受けやすくなります。
既存システムとの連携方法の確認
読み取ったデータを手作業で移し替えていては、削減できる工数が限られます。会計システムや基幹システムへどのように取り込むのかを、事前に確かめておきましょう。
連携の手段には、CSVの出力と取り込み、APIを使った自動連携、RPAとの組み合わせなどがあります。API連携を選ぶ場合は、同期が止まったときに気づける仕組みがあるかを確認しておきましょう。項目の欠損や重複登録が起きた際にどう対処するかまで確認しておくと安心です。
費用体系とサポート範囲の確認
料金は、月額固定、処理枚数に応じた従量制、初期費用と月額の組み合わせなど、製品によって考え方が異なります。処理量が月ごとに変動する業務では、繁忙期を想定した試算が必要です。無料の試用枠を用意する製品もあるため、本契約前に読み取り精度を確かめる目的で活用するとよいでしょう。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確認します。マニュアルの提供にとどまるのか、読み取り設定の作成を支援してもらえるのか、運用開始後の設定変更を相談できるのかは製品ごとに差があります。対応時間帯や問い合わせ手段まで含めて比べておきましょう。
入力業務の効率化に対応したAI-OCR製品
書類の種類や読み取りの精度にあわせて検討できる、AI-OCR製品を紹介します。
DX Suite
- 手書き､活字､傾いた画像など､様々な文字を高い精度で読み取り
- あらゆる書類に対応しフォーマットが異なる書類でも読み取り可能
- 標準搭載のAIエージェントが前後の業務プロセスも一括で自動化
AI inside 株式会社が提供する「DX Suite」は、多様な帳票の読み取りに対応したAI-OCRサービスです。手書きの文字や様式の異なる書類にも対応する構成になっており、経理や総務の入力業務で活用されています。読み取った結果を確認しながら修正できる画面が用意されており、精度の確認を進めやすくなっています。
SmartRead
- AI OCRで自動仕分け,高精度読取り,確認修正機能で作業時間を削減
- 初期費用＆月額システム料不要で、利用料は月額3万円～ ※年払い
- APIやRPAを通して業務システム等に連携でき、データ活用を推進
株式会社Cogent Labsが提供する「SmartRead」は、請求書や領収書といった帳票の読み取りに対応したAI-OCRサービスです。読み取った内容を他の業務システムへ連携させる構成に対応しており、入力から転記までの一連の作業を効率化できます。読み取り精度の向上にも継続的に取り組まれています。
DynaEye 11
- 定額制・読み取り放題：どれだけ使っても追加料金なし
- 情報漏えいリスクなし：個人情報・機密情報の扱いに最適
- 早いレスポンス：OCR処理が完了した１ページ目から確認修正可能
株式会社PFUが提供する「DynaEye 11」は、スキャナーと組み合わせて使うAI-OCRソフトウェアです。定型帳票の読み取りに強みを持ち、大量の書類を継続して処理する業務に向いた構成になっています。読み取り結果を業務システムへ出力する機能も備えています。
無料手書きOCR （株式会社ユーザーローカル）
- 生成AIによるQ&A自動生成と検索機能
- 社内問い合わせやカスタマーサポートなど幅広いシーンに対応。
- 各種チャットUIサービスと連携可能
Google Cloud OCR （グーグル・クラウド・ジャパン合同会社）
- 画像や文書からテキストを抽出し、データ化。
- API連携でシステムへ柔軟に組み込み可能
- AIモデルによる高度な文書理解とデータ抽出に対応。
AI-OCRに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： AI-OCRを使えば手入力は完全になくなりますか？
- 読み取り結果の確認と修正の工程は残るため、入力作業がすべてなくなるわけではありません。ただし、確認が中心の作業に変わることで所要時間の短縮が期待できます。どの程度削減できるかは書類の状態や項目数によって変わります。
- Q2： 手書きの書類でも読み取れますか？
- 手書き文字への対応をうたう製品もありますが、筆跡や記入欄の設計によって結果は変わります。導入前に自社の実際の書類で試用し、修正にどの程度の手間がかかるかを確かめることをおすすめします。
- Q3： 導入までにどのくらいの期間が必要ですか？
- 対象書類の種類数や、既存システムとの連携範囲によって幅があります。定型帳票を数種類扱う程度であれば短期間で始められるケースもある一方、基幹システムとの連携を伴う場合は設計と検証に時間を要します。具体的な期間はベンダーに確認しましょう。
- Q4： 読み取ったデータのセキュリティはどう考えればよいですか？
- 取引情報や個人情報を扱うため、データの保管場所、通信の暗号化、アクセス権限の設定、保存期間の扱いを確認しておく必要があります。第三者による認証の取得状況もあわせて確かめ、社内のセキュリティ基準を満たすか判断しましょう。
まとめ
AI-OCRは、紙の書類に記載された情報をデータ化し、手入力の工数と転記に伴う誤りを減らせる仕組みです。検索できる状態で情報を保管できる点も利点といえます。一方で、読み取り結果は書類の状態に左右されるため、確認と修正まで含めた運用の設計が欠かせません。対象書類や連携方法、費用体系を整理したうえで、実際の原本を使った試用で見極めましょう。まずは資料請求から比較検討を進めてみてください。
