連結会計システムにおけるセキュリティの重要性
連結会計システムは、単体会計よりも扱う情報量と関係者が多くなります。そのため、情報を安全に守りながらグループ全体で適切に活用するためのセキュリティ設計が欠かせません。ここでは、会計データ特有のリスクと統制の必要性を整理します。
会計データに求められるセキュリティ水準
会計データには売上や利益だけでなく、取引先情報や原価情報など機密性の高い内容が含まれます。これらの情報が外部に漏れた場合、競争力の低下や信用失墜につながる可能性があります。
そのため連結会計システムでは、データの保存時や通信時に暗号化を行い第三者が内容を読み取れない仕組みが求められます。また、不正なアクセスを防ぐための認証や権限管理も重要です。こうした技術的な対策を前提に、企業としてどのレベルの情報を守る必要があるのかを明確にしておくことが、適切なセキュリティ水準を定める第一歩となります。
セキュリティの国際標準としては、情報セキュリティマネジメントシステムの規格であるISO27001（情報セキュリティマネジメントの国際規格）があり、これに準拠した運用が推奨されます。
グループ経営における情報統制の必要性
連結会計では、親会社だけでなく子会社や関連会社も含めた情報が集約されます。企業ごとに業務ルールや意識が異なると、情報管理のばらつきが生じやすくなります。このような状況を防ぐためには、グループ全体で共通の情報統制ルールを設けることが重要です。
例えば、誰がどのデータを閲覧・修正できるのかを明確にし、不要な権限を持たせない運用が求められます。システムの機能だけでなく、組織としての統制方針を定めることが、グループ経営を安定させる土台となります。
内部統制とセキュリティの関係性
内部統制とは、業務の正確性や法令遵守を確保するための仕組みを指します。連結会計においては、数値の正確性だけでなくデータが適切に管理されているかも重要な要素です。
セキュリティ対策が不十分な場合、不正な操作や意図しない修正が行われても発見が遅れる恐れがあります。ログ管理や操作履歴の確認は、内部統制を支える重要な仕組みです。連結会計システムを選ぶ際には、内部統制の観点からもセキュリティ機能が備わっているかを確認しましょう。
連結会計システムの主なセキュリティ対策
連結会計システムでは、複数の技術的対策を組み合わせて情報漏えいや不正利用のリスクを抑えます。ここでは、代表的なセキュリティ対策を具体的に見ていきます。
アクセス権限管理
アクセス権限管理とは、利用者ごとに操作できる範囲を制限する仕組みです。例えば、閲覧のみ可能な担当者と修正や承認ができる管理者を分けることで不正操作のリスクを下げられます。
連結会計では、拠点や会社単位で権限を設定できるかも重要なポイントです。不要な権限が付与されていないかを定期的に見直す運用が求められます。システムの機能だけに頼らず、権限付与のルールを社内規程として整備することも大切です。
データ暗号化と通信保護
データ暗号化は、保存されている情報を第三者が読み取れない形に変換する技術です。万が一データが外部に流出しても、内容を理解されにくくなります。また、インターネットを通じてデータを送受信する際には通信経路を保護する仕組みが必要です。これにより、途中でデータを盗み見られるリスクを軽減します。
暗号化や通信保護はシステム側の技術的対策ですが、設定状況を把握し適切に運用されているかを確認することも担当者の重要な役割です。
ログ管理と操作履歴の可視化
ログ管理とは、誰がいつどの操作を行ったかを記録する仕組みです。操作履歴を確認できることで不正やミスが発生した場合の原因特定がしやすくなります。連結会計では、数値修正や仕訳変更の履歴を追えることが、内部統制の観点からも重要です。
ログが取得できるだけでなく、管理者が確認しやすい形で表示されるかも、システム選定時のポイントとなります。
連結会計システムの運用管理機能
セキュリティ対策は導入して終わりではありません。日々の運用を安定させるためには、管理しやすい仕組みが備わっているかも重要です。
ユーザー管理と組織変更対応
人事異動や組織改編があるたびに利用者や権限を見直す必要があります。ユーザー管理が煩雑だと不要なアカウントが残り、セキュリティリスクにつながる可能性が高いでしょう。
連結会計システムでは、組織単位での管理や一括設定が可能かを確認すると運用負荷を下げやすくなります。定期的な棚卸しを行い、現在の体制に合った設定になっているかを確認する運用が求められます。
運用負荷を下げる自動化機能
権限設定やデータ集計を手作業で行うとミスや作業負荷が増えやすくなります。自動化機能を活用することで担当者の負担軽減が期待できます。
例えば、定期的なデータ集計やレポート作成を自動で行える仕組みは業務効率化につながります。運用管理の観点では、どこまで自動化できるかを事前に確認しておくことが重要です。
障害対応とバックアップ体制
システム障害や操作ミスに備え、データのバックアップ体制を整えておくことは欠かせません。万が一の場合でも速やかに復旧できる仕組みが求められます。
バックアップの頻度や保存期間、復旧手順が明確になっているかを確認しましょう。システム側の機能に加え、社内での対応フローを定めておくことも安定運用につながります。
連結会計システムのセキュリティ面での選定ポイント
連結会計システムを選ぶ際には、機能だけでなくセキュリティと運用管理の視点を持つことが重要です。ここでは、比較時に押さえたいポイントを整理します。
クラウド型とオンプレミス型の違い
クラウド型は提供事業者がインフラ管理やセキュリティ対策を担うケースが多く、運用負荷を抑えやすい特徴があります。一方、オンプレミス型は自社管理となるため自由度は高いものの、セキュリティ対策や運用体制を自社で整える必要があります。自社の体制やリソースに応じてどちらが適しているかを検討することが重要です。
外部認証の取得状況
セキュリティ体制を客観的に判断する指標として、国際規格や第三者認証の取得状況があります。情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格であるISO27001などが代表例です。
これらの認証は、一定の基準を満たした運用が行われていることを示す目安となります。取得の有無だけでなく、どの範囲で適用されているかも確認すると安心です。
運用ルール設計のしやすさ
どれほど高機能なシステムでも、運用ルールが複雑すぎると定着しにくくなります。権限設定や承認フローを自社の業務に合わせて柔軟に設計できるかを確認しましょう。システムの機能と組織的な対策を組み合わせることで、無理のないセキュリティ運用が実現しやすくなります。
以下の記事では連結会計システムの価格や機能、サポート体制などを、具体的に比較して紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。
まとめ
連結会計システムでは、正確な数値管理だけでなくセキュリティと運用管理が重要なテーマとなります。アクセス権限管理や暗号化などの技術的対策に加え、社内規程や教育といった組織的な取り組みを組み合わせることで、より安全な運用が可能になります。
自社の体制に合ったシステムを比較検討し、安心して活用できる環境を整えることが大切です。ITトレンドでは複数の連結会計システムをまとめて資料請求できます。比較検討の第一歩として活用してみてはいかがでしょうか。
