電子署名の導入事例に学ぶ活用パターン｜契約書類別・業種別の使い方と選び方

電子署名の導入事例を見る前に整理したい基礎知識

電子署名とは、紙の契約書に押す印鑑の代わりに、電子データ上で本人性や契約内容の証明を行う仕組みです。事例を確認する前に、まず基本的な役割を押さえておきましょう。

電子署名が担う役割

電子署名は、契約データが本人によって作成され、締結後に改ざんされていないことを示す役割を担います。紙の契約書に押印して郵送していた場合と比べて、契約締結までの日数を短縮できる場合があります。郵送の往復にかかる日数や、押印の回覧にかかる社内調整の時間を省ける点が、導入の主な動機として挙げられます。

署名の履歴をシステム上に記録できる機能を備えた製品もあり、契約書の保管や検索の効率化を目的に導入されるケースが見られます。契約の進捗状況を関係者間で共有できる仕組みがあれば、締結漏れの確認にも役立ちます。契約の種類によっては、当事者型と立会人型という異なる仕組みが使われる場合があるため、自社の目的に合う方式を確認しておくことも大切です。

導入事例を参考にする際の確認軸

導入事例を参考にする際は、自社が扱う契約書の種類や締結件数が近いかどうかに加えて、解決したい課題が共通しているかを確認することが大切です。同じ仕組みでも、契約相手との関係性によって活用の仕方は変わります。

他社の事例をそのまま当てはめるのではなく、自社の契約フローや電子契約の受け入れ体制が整っている取引先の割合を踏まえて、必要な機能や運用体制を見極める観点で参考にすることが望ましいです。事例で紹介される効果は前提条件によって変わるため、数値だけでなく取り組みの進め方にも注目するとよいでしょう。導入にあたっては、社内の稟議や承認フローの見直しが必要になる場合もあるため、あわせて確認しておくとよいでしょう。

契約書類別に見る電子署名の活用事例

電子署名は、扱う契約書類の種類によって求められる要件が異なります。ここでは雇用契約と取引契約の2つを例に活用のパターンを紹介します。

雇用契約での活用パターン

入社時の雇用契約書や労働条件通知書を電子化する活用が見られます。遠方に住む採用者や、入社日までに時間の余裕がない場合でも、郵送を待たずに契約を締結できる点が導入の目的として挙げられます。

複数の書類を同時に取り交わす採用手続きでは、電子署名にあわせて必要事項の入力フォームを組み合わせ、書類の作成から締結までを一つの流れで完結させる企業もあります。人事担当者が押印や郵送にかけていた事務作業の負担を減らせる場合があります。内定通知から入社手続きまでの一連の流れをオンライン上で完結させる企業も見られます。

取引契約での活用パターン

取引先との基本契約書や発注書のやり取りに電子署名を取り入れる活用が見られます。複数の拠点や部署が関わる取引では、押印のために書類を回覧する時間がかかりやすく、電子化によって承認までの流れを整理する企業もあります。

取引先によっては電子契約の導入状況が異なるため、紙の契約と電子契約を並行して運用する企業もあります。取引先ごとに対応方法を分けて管理できる機能があると、混在した運用でも管理しやすくなります。契約書のひな形をシステム上に登録しておくことで、作成にかかる手間を抑える運用を取り入れる企業も見られます。

業種別に見る電子署名の活用事例

電子署名は、業種によって扱う契約の種類や締結の頻度が異なります。ここでは不動産業と人事・総務部門を例に紹介します。

不動産業での活用パターン

賃貸借契約や重要事項説明に関する書類のやり取りで電子署名を取り入れる活用が見られます。遠方に住む借主や、来店が難しい顧客とのやり取りでは、対面での押印を待たずに手続きを進められる場合があります。

不動産取引には法令上、電子化にあたって確認が必要な書類もあるため、対象となる書類の範囲を事前に整理しておくことが求められます。関連する法律の要件を満たしているかどうかは、専門部署や提供会社に確認しながら進める企業もあります。契約書の種類ごとに電子化の可否を一覧化しておくと、担当者間での確認がしやすくなります。

人事・総務部門での活用パターン

社内規定の同意書や各種申請書の取り交わしに電子署名を活用する事例が見られます。紙の書類を配布して回収する運用と比べて、提出状況を一覧で確認できる点が管理業務の効率化につながる場合があります。

拠点が複数ある企業では、本社で作成した書類を各拠点の従業員が電子上で確認・署名する運用を取り入れるケースもあります。従業員のITリテラシーに差がある場合は、操作方法を丁寧に案内する準備もあわせて必要です。紙の署名から切り替える際は、対象となる書類を段階的に増やしていく企業も見られます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で電子署名サービスの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

電子署名導入で得られる効果を事例から考える

電子署名を導入した企業の事例からは、契約締結までの期間短縮やコスト削減につながったという声が聞かれます。ここでは代表的な効果と、効果を得るための前提を整理します。

契約締結までの期間短縮

郵送や押印の回覧にかかっていた時間を省けることで、契約の締結までにかかる日数を短縮できる場合があります。締結を急ぐ案件が多い企業ほど、電子化による効果を実感しやすい傾向があります。

ただし、効果を十分に得るには、取引先側が電子契約に対応できることが前提です。取引先が紙の契約を希望する場合は、これまでどおりの方法とあわせて対応する必要があるため、導入前に主要な取引先の意向を確認しておくとよいでしょう。社内の承認フローが複雑な場合は、あわせて見直しを検討する企業もあります。押印にかかっていた社内の回覧ルートを整理することで、締結までの流れをより早めやすくなります。

印紙代や郵送費用の見直し

紙の契約書にかかっていた収入印紙代や郵送費用を見直せる場合がある点も、電子署名を導入する目的の一つとして挙げられます。契約件数が多い企業ほど、こうした費用面の見直しが導入の検討材料になりやすいです。

ただし、契約の種類によっては電子化の対象にできない書類もあるため、費用の見直し幅は扱う契約内容によって異なります。導入を検討する際は、自社が締結している契約書の種類を洗い出し、電子化できる範囲を確認しておくことが望ましいです。書類の保管にかかっていたスペースや管理コストの見直しにつながる場合もあります。

電子署名選定時に確認したいポイント

導入事例を参考にしながら自社に合う電子署名を選ぶ際は、いくつかの観点から比較検討することが求められます。

対応している契約書類の範囲を確認する

電子署名の効果は、自社が扱う契約書類にどれだけ対応できるかによって左右されます。法令上、電子化に一定の条件が伴う書類がある場合は、その対応状況を事前に確認しておくとよいでしょう。

対応できる書類の範囲は製品によって異なるため、複数の契約類型を扱う企業ほど、対応範囲を丁寧に確認する必要があります。将来的に新しい種類の契約を電子化する可能性も踏まえて選ぶと安心です。判断に迷う場合は、社内の法務部門や提供会社の窓口に確認しながら進めるとよいでしょう。あわせて、契約書のテンプレート機能や、締結後の書類を長期間保管できる仕組みが備わっているかも確認しておくと安心です。

取引先が利用しやすいかを確認する

電子署名は、自社だけでなく取引先も操作することになる仕組みです。専門知識がなくても直感的に操作できる画面設計になっているかどうかは、取引先での定着を左右する要素です。

署名手順を説明する案内資料が用意されているかもあわせて確認しておくと、取引先からの問い合わせ対応の負担を抑えやすくなります。トライアル期間を活用して、実際の取引先に操作感を確認してもらう方法も有効です。スマートフォンからの署名に対応しているかも、あわせて確認しておくとよいでしょう。多言語表示に対応しているかどうかも、海外の取引先とやり取りする企業にとっては確認しておきたい項目の一つです。

電子署名サービスの導入イメージをつかむ製品例

電子署名の導入を検討する際は、実際にどのようなサービスがあるかを知ることで、自社の業務フローに合った選び方が見えてきます。ここでは代表的な電子署名関連サービスを紹介します。

まとめ

電子署名の導入事例には、契約書類別・業種別にさまざまな活用パターンがあります。他社の事例を参考にする際は、自社が扱う契約書の種類や業種との共通点を確認しながら、必要な機能や運用体制を見極めることが大切です。運用ルールまで見据えて比較検討することで、導入後の定着にもつながりやすくなります。複数の製品を比較しながら、自社に合う電子署名サービスの検討を進めてみてください。