イベント管理システムのメリットとは？課題解決の活用例も

イベント管理システムとは

イベント管理システムを導入すると、どのようなことが実現できるのでしょうか。システムの概要を説明します。

イベント管理システムでできること

イベント管理システムとは、イベントやセミナーに関する情報の管理や、関連業務の効率的な運用を実現させるツールです。イベント開催前の来場者データの管理、開催日のトラブル対応、開催終了後の報告書作成など、一連の業務効率化が期待できます。大規模なオンラインイベントの開催に対応できる製品などもあります。

イベント管理システムの機能

イベント管理システムの主な機能について解説するので理解を深めましょう。

集客機能

イベント開催に欠かせない、イベント参加者を集客するための業務を効率化させる機能です。イベントサイトや、申し込みフォームの作成ができます。必要な項目を入力するだけの簡単操作で、専門的な知識がなくても手軽に作成可能です。管理者や担当者の負担軽減にもつながるでしょう。

顧客情報管理

参加予定者や出展者の情報をリスト化して、自動集計できる機能です。顧客情報をデータベースで管理することで、イベントに複数回参加しているお客さんなどの個別の洗い出しも簡単にできます。イベント参加のお礼や、次回のイベント情報などを一斉にメール配信することも容易です。

決済機能

有料イベントを開催する場合には、決済機能がついたシステムが便利でしょう。主にクレジットカードやATM、電子支払いサービスと連携して、事前決済が可能です。キャッシュレス化が進む中で決済機能があれば、より幅広い層の集客に期待ができます。またシステムによっては、入金が済んでいない参加者に催促のメールを送信する機能もあります。

イベント管理システムのメリット

イベント管理ツールやシステムを有効活用することで、さまざまなメリットが得られます。代表的なメリットを紹介します。

情報の一元管理

イベント運営を行う中で、参加者の個人情報やスタッフのスケジュール、各種資料など、多くの情報を取得します。イベント管理システムを活用することで、必要なときに必要な情報を登録・参照・共有できます。メンバー間での素早い情報共有が可能なので、イベント開催中にトラブルが発生した場合も迅速に対処できるでしょう。さらに、顧客情報だけでなく、イベントに必要なタスクなども実績として管理できるので、今後のイベントの質向上にも活用できます。

運営サポート

イベント当日の来場者への受付対応には、無人でチケット発行ができる機能が役立ちます。QRコードや電子チケットを発行することで、イベント受付が完了します。ペーパーレスなので環境にやさしく、参加者情報の確認も不要のため受付管理に関わる人員の削減が可能です。このように、オフライン業務をオンラインで完結させることで、運営にかかる時間や人員の負担を軽減します。

業務効率化

繰り返し述べているように、運営管理をシステム化することで、多くのイベント管理業務を効率化できます。例えば、開催前に参加者へリマインドメール配信を行うとします。あらかじめ用意したテンプレートを、顧客管理リストのメールアドレス宛に一斉送信することで、自動化が可能です。手動で行うと時間と手間がかかる業務も、イベント管理システムが強い味方となります。

イベント管理システムのデメリット

イベント管理システムにはデメリットもあります。メリットとあわせて確認しましょう。

システムの不具合が起きうる

イベント管理システムは、予期せぬ不具合が発生する場合があります。例えば、発行済みの電子チケットが確認できなくなってしまうなど。いかなるタイミングでも不具合に対応できるよう、人員配置やシミュレーションを事前に行っておくと、いざというときに柔軟に対応できるでしょう。

コストがかかる

開催するイベントによって、適したシステムやサービスの種類は変わってきます。無料の小さなイベントであれば、システムにあまりお金をかけられないでしょう。そんなときは、無料や低コストで利用できるシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。反対に大規模イベントとなれば、無料のシステムではできることが少なく、満足できない可能性があります。自社の企画するイベント内容とシステムの機能をてんびんにかけて、釣り合うサービスを利用しましょう。

以下の記事では、イベント管理システムおすすめ製品を厳選して紹介しています。メリット・デメリットを踏まえたうえで、製品導入に興味のある方はあわせて一読ください。

イベント管理システムの比較ポイント

イベント管理システムを検討する際に、確認したいポイントは２つです。

目的にあった機能があるか

イベント管理システムには、集客・顧客情報管理・決済機能などの便利な機能があります。しかし、システムごとに搭載されている機能は異なります。豊富な機能に惹かれてシステムを導入しても、実際のイベントで使わなければ、無用の長物になってしまいます。まずは運営の課題を洗い出し、それを解決できる機能を見つけましょう。そのあとに、目的にあった機能が搭載されているかどうかを見極めます。

操作性に問題はないか

自社にあった機能をもつシステムでも、操作がしづらいと、かえって業務の非効率化を招きかねません。システムを選ぶときは、操作性の確認も重要です。なかには、無料トライアルを体験できるシステムもあります。実際の運営担当者に使用してもらい、意見を得てから導入を検討するのもよいでしょう。

イベント管理システムのメリットを踏まえて導入しよう！

イベント管理システムとは、イベントに関する情報の管理や、関連業務の効率的な運用を実現させるシステムです。イベント管理システム導入のメリットは以下のとおりです。

• ・情報の一元管理
• ・運営サポート
• ・業務効率化

一方で、システムの不具合が起こりうる、コストがかかるなどのデメリットもあります。メリットとデメリットを理解したうえで、自社にあったイベント管理システムを選びましょう。