イベント管理システムとは
イベント管理システムとは、イベント業務の効率化を図るシステムのことです。イベントを開催するときは、宣伝や企画・会場の設営などあらゆる業務が必要になります。
イベント管理システムの導入で、受付処理をスムージにしたり顧客情報を一元管理したりすると、業務負担の軽減が可能です。イベント終了後のメール配信で、満足度も向上させられます。働き方改革の推奨やITシステムが普及する中で、イベント管理システムは重要視されています。
イベント管理システムの選定ポイント
イベント管理システムは、どのようなポイントに着目して選定すればよいのでしょうか。価格が安い点だけで選ぶと、必要な機能が利用できず自社にあわないケースがあります。ここでは、自社に適したイベント管理システム選びのポイントを５つ解説します。
必要な機能を搭載しているかどうか
イベント管理システムには下記の機能があります。
- ・イベントの告知・予約
- ・参加者管理
- ・QRコードなどを活用した受付処理
- ・アンケート
- ・データ分析
製品によって、搭載されている機能が異なります。高機能・高精度なシステムであるほど、高額な費用がかかります。製品選びに迷わないよう、自社のイベント管理業務における課題や必須機能を明確にしておきましょう。
例えば、イベントの質を向上させたいのであれば、データ分析機能が備わった製品を選ぶべきです。自社が必要とする機能に絞ることで、費用を抑えつつ、適切なイベント管理システムが選定できます。
月額料金や初期費用が予算以内かどうか
クラウド型のイベント管理システムは、定額課金と従量課金の料金形態があります。
定額課金は利用量に関係なく、月額などのランニングコストが発生します。そのため、多くのイベントを開催する企業に最適です。従量課金は、システムの利用量や利用時間に応じて料金が変わります。イベントの開催数が多いと、高額な費用がかかるかもしれません。
一方で、オンプレミス型はランニングコストは発生しませんが、サーバーの導入が必要なため、初期費用は高額になります。しかし、長期利用するのであれば、クラウド型よりも価格が安くなるケースがあります。イベントの開催頻度や利用期間などを考慮して、予算内に抑えましょう。
無料プランや無料トライアルする事が可能かどうか
イベント管理システムの導入を検討する際は、無料トライアルが備わっているかどうかを確認すべきです。無料トライアルの活用で、導入後のギャップを無くせます。また、本番環境にデータを引き継げば、スムーズに運用が進められます。最初から有料版を導入すると、想定していた効果が発揮されないかもしれません。
トライアルではなく、無料プランを提供している製品もあります。しかし、無料プランは機能が制限されており、大規模なイベントには利用できない可能性があります。小規模のイベントであれば、問題なくイベントを開催できるでしょう。
導入してから社内浸透を見据えた操作性を確認
イベント管理システムは、社員だけでなく参加者も利用します。イベントの担当者や参加者にとって操作性が悪いと、イベントの途中で支障をきたす可能性があります。イベントの主催者や管理者が、独自に製品を決めてはいけません。
イベント参加者の年代はさまざまです。機械やシステムに詳しくない方でも、操作しやすい製品を選定すべきです。社内浸透を見据えるためにも、無料トライアルで事前に操作性を確認しておきましょう。
セキュリティ性は十分かどうか
イベント管理システムは自社情報以外にも、参加者の個人情報が多く含まれています。万が一、情報が流出すると、多大な損害を被ることになります。したがって、セキュリティ性が十分かどうかの確認が重要です。
オンプレミス型は、自社のサーバー環境にアクセスするため、セキュリティ対策を自社で行わないといけません。クラウド型は、外部業者のクラウド環境へアクセスが必要です。アクセス中は、サイバー攻撃にあう可能性が高くなります。「ISO」「ISMS」「プライバシーマーク」などの認証を受けている業者であれば、セキュリティ性があると判断できるでしょう。
おすすめしたいイベント管理システム
イベント管理システムの導入により、イベント業務の効率化が図れます。しかし、製品によって搭載される機能がさまざまです。初期費用がかからず、月額費用のみで利用できるものもあります。複数を比較検討したうえで、自社に最適な製品を選びましょう。
イーベ！
株式会社フラッグシステムが提供。イベント情報から参加者管理、アフターフォローまで対応が可能なイベント管理システムです。イベント当日の受付処理をQRコードで行うため、非接触対応ができ衛生面でも安心できるでしょう。また、申し込みページのデザインを自由にカスタマイズできるのも特徴です。新規登録後の30日間は、無料で利用可能です。初期費用は55,000円(税込)で、料金プランは5,500円(税込)から用意されています。
Q-PASS
株式会社コプロシステムが提供。オンラインイベント開催に特化したイベント管理システムです。オンデマンドとライブの動画配信に対応しています。受付情報のリアルタイム集計で、来場者や来場率といったデータの可視化が可能です。視聴制限を行うと、申込者以外の視聴を防げます。Webの申し込みフォームは、最短３日で開設できるため、スピーディーなイベント開催を実現します。
EventHub
株式会社EventHubが提供。オンライン・オフライン・ハイブリットのあらゆる形式に対応したイベント管理ツールです。メール配信・出欠管理・登録ページ作成など豊富な機能が用意されており、イベント運営に関わる業務をワンストップで対応できます。ユーザーの情報や行動履歴をMA・SFAツールへ取り込むことで、マーケティングに活用することが可能です。
eventos
bravesoft株式会社が提供。自社専用のイベント用プラットフォームを作成できるイベント管理システムです。サイト構築はノーコードなだけでなく、CSS編集やHTMLの埋め込みが可能です。ログ収集や自動話しかけ・チャットといった幅広い機能が備わっています。モバイルアプリの活用により、プッシュ通知でクーポンといった情報が容易に届けられます。
Eventory
株式会社Collective Pathが提供。BtoCやBtoBに関わらず、大規模から小規模まで幅広い内容に対応したイベント管理ツールです。初期費用やオプション費用は一切不要で、月額費用のみで利用可能です。イベント運営に必要な機能だけでなく、リード獲得に向けた機能が備わっています。世界セキュリティ基準をクリアしており、世界750社以上に導入した実績を誇ります。
Event Cloud Mix
株式会社ティーケーピーが提供。大規模なセミナーから勉強会までさまざまな場面の運営管理ができるイベント管理システムです。イベントサイト管理や顧客管理、一括メール配信など、合計100個以上の機能が搭載されています。あらゆる機能を組みあわせて、イベント業務の効率化を図ることが可能です。初期費用は不要で、安価なプランだと月額10,780円(税込)となります。
Peatix (ピーティックス)
Peatix Japan株式会社が提供。世界27カ国のユーザーに支持されているイベント・コミュニティ管理サービスです。最短５分でイベントに必要なチケット販売と申し込みの受付が可能です。840万人の会員がいるため、容易にイベントの集客を行えます。無料イベントの場合、費用はかかりませんが、有料イベントだとチケット１枚から費用が発生します。
イベント管理システムのメリット
イベント管理システムの導入メリットは、イベントに関連する業務の効率化が図れることです。ほかにも、人員コスト削減やユーザー満足度の向上につなげられます。それぞれのメリットを詳しく解説します。
イベント管理に関する業務効率化
イベント管理には、氏名や連絡先など参加者ごとに個人情報を管理する必要があります。大規模なイベントになるほど、参加者は増え、管理に工数がかかります。ほかにも、イベント開催当日は、参加者の受付業務をしたりスタッフへ仕事を割り当てたりしないといけません。
イベント管理システム導入により、参加者情報の一元管理が可能です。受付処理も個人情報を確認することなく、QRコードで対応します。有料チケット販売や決済の対応も容易です。業務を効率化すると、スムーズにイベント運営ができるでしょう。
人員コストを削減できる
イベントを運営する際は、設営・受付・進行を行う多くの人員が必要です。自社の従業員で足りない場合は、人員を補うために外注費用が発生します。外部の人員が増えると、情報共有が困難になり、効率よくイベントが進まないかもしれません。
イベント管理システムは、情報共有を円滑にするだけでなく、人員の削減が可能です。外部の人員を雇うことなく、自社の社員に厳選できるでしょう。
イベントの満足度にも繋がる
イベント終了後のアフターフォローの有無によって、満足度は変わります。参加者の満足度が高いイベントは、企業と参加者のつながりが強く、リピーターが多数いるでしょう。
イベント管理システムの管理画面から、連絡先であるメールアドレスの確認が可能です。イベント終了後にお礼のメールを配信すれば、満足度を高められます。
イベント管理システムのデメリット
イベント管理システムは、導入コストや操作性を事前に把握していないと、導入の無駄になるかもしれません。導入の際に発生するデメリットを解説します。
導入コストがかかる
イベント業務の効率化により、人員コストを削減できる反面、イベント管理システムは導入コストが発生します。コストがかかるシステムを導入する際は、企業にとって負担が大きく、経営層からの承認が必須です。無料で利用できるシステムもありますが、大規模なイベントを行う企業には適していません。
デモや無料トライアルで利便性を経営層に理解してもらえれば、承認を得られやすくなるでしょう。
使いこなせないケースも存在する
イベント管理システムは、高機能だからといって、自社にあうわけではありません。高機能なシステムほど、操作性が複雑なため、使いこなせない可能性があります。性能がよくても使いこなせないと、導入の無駄になるでしょう。
操作性が優れており、自社に必要な機能が備わったイベント管理システムを選定すべきです。機能を絞っておくことで、導入コストも抑えられます。業者のサポートサービスへ加入しておけば、導入後の操作で不明点があっても、すぐに問いあわせできます。
イベント管理システムの選定は必要な機能の見極めが重要
イベント管理システムは、顧客情報の一元管理やデータ分析・受付処理などの機能が用意されています。機能を組みあわせて活用すれば、イベント業務の効率化が図れるでしょう。
しかし、高機能なシステムになるほど、高額な費用が発生します。自社に必要な機能へ絞り込むことで、導入コストを削減できます。したがって、イベント管理システムの選定は、機能の見極めが重要です。
