イベント管理システムの導入条件を確認する重要性
イベント管理システムには集客管理、来場登録、アンケート集計などさまざまな機能があり、製品によって得意分野が異なります。導入前に自社の目的や運用体制を踏まえた条件を洗い出しておくことで、導入後のミスマッチを防げます。
導入条件を明確にすべき理由
イベント管理システムの導入条件を明確にしないまま製品を選ぶと、必要な機能が不足していたり、逆に使わない機能ばかりで運用が複雑になったりすることがあります。目的や規模に応じて条件を整理することが、失敗を防ぐ第一歩です。
例えば、社内向けの小規模セミナーであれば来場管理機能だけで十分です。一方、大規模な展示会や国際イベントでは、決済機能や多言語対応、外部システムとの連携など、より多くの導入条件を満たす必要があります。想定する参加人数、開催頻度、担当者の運用工数まで含めて事前に利用シーンを具体化しておくことで、比較検討の軸がぶれず、自社に合った製品を選びやすくなります。すでに社内で使っている顧客管理システムや会計システムがある場合は、それらとの連携要否も条件に含めて整理しておくと、後工程での手戻りを減らせます。
失敗しやすい導入条件の見落としポイント
イベント管理システムの導入で見落とされやすいのが、既存システムとの連携可否や、社内のセキュリティポリシーへの適合です。機能面だけで比較すると、後から連携できないことが判明する場合があります。
また、サポート言語や対応時間帯も見落としがちな条件です。海外製のシステムは日本語のサポート窓口がない、または対応時間が日本の営業時間と合わないケースもあるため、契約前に確認しておくことが重要です。あわせて、初期費用だけでなく利用人数や機能追加にともなう従量課金の有無も、導入条件として比較表に加えておくと後々の予算超過を防げます。担当部署だけで判断せず、情報システム部門や法務部門にも早い段階で相談しておくと、契約直前になって条件が合わないという事態を避けられます。
国産イベント管理システムに求められる導入条件
海外製のイベント管理システムも増えていますが、日本語対応や国内特有の商習慣への適合を重視する企業もあります。その場合は、国産のイベント管理システムを導入条件の軸に据えることも選択肢の一つです。
日本語対応と国内商習慣への適合
国産のイベント管理システムは、申込フォームや請求書、領収書のフォーマットが国内の商習慣に合わせて設計されている場合が多くあります。海外製のシステムでは対応していない帳票形式や決済方法が必要な場合、国産システムの方が導入条件を満たしやすくなります。
加えて、管理画面やマニュアルが日本語で提供されているため、担当者が操作を覚える負担も抑えられます。問い合わせ窓口が国内にあることで、トラブル時の対応スピードも期待できる点は、導入条件として比較する際の重要な観点です。さらに、請求書払いや銀行振込など、日本企業が採用しやすい決済方法に対応しているかどうかも、経理部門を交えて確認しておきたいポイントです。
サポート体制と運用のしやすさ
イベント管理システムは導入して終わりではなく、実際の運用フェーズで問い合わせが発生しやすいものです。国産システムであれば、電話やチャットなど複数のサポート窓口が用意されているケースが多く、運用担当者の負担を軽減できます。
また、国内の展示会や研修会など、日本特有のイベント形式に合わせた機能やテンプレートが用意されている製品もあります。自社が開催するイベントの形式に合ったテンプレートがあるかどうかも、導入条件の一つとして確認しておくとよいでしょう。導入時に操作研修やオンボーディング支援を受けられるかどうかも、初めてイベント管理システムを導入する企業にとっては重要な判断材料です。運用開始後にマニュアルやFAQ（よくある質問）が随時更新される製品であれば、担当者交代時の教育コストも抑えられます。
API連携とカスタマイズ性から考える導入条件
自社の基幹システムやCRM(顧客関係管理システム)と連携させたい場合や、独自の申込フローを構築したい場合があります。こうしたケースでは、API連携の可否とカスタマイズ性を導入条件として重視する必要があります。
API連携を導入条件にする際の確認ポイント
API連携が必須の場合は、どのシステムとどのデータを連携させたいのかを事前に整理しておくことが重要です。連携できるシステムの種類や、API仕様が公開されているかどうかは製品によって差があるため、比較検討の際に必ず確認しましょう。
また、API連携には専門的な知識が必要になる場合があります。自社に開発リソースがない場合は、ベンダーが連携設定を支援してくれるかどうかも導入条件に含めておくと安心です。連携実績が豊富な製品であれば、円滑に導入を進めやすくなります。CRM(顧客関係管理システム)やMAツールとの連携実績が公開されている製品を選ぶと、導入後のトラブルを事前に想定しやすくなる点もメリットです。
カスタマイズ性を評価する基準
申込フォームのデザインや入力項目、参加者への自動メール文面など、細かい部分までカスタマイズしたい企業も多くあります。カスタマイズ性が高い製品であれば、自社のブランドイメージやイベントの雰囲気に合わせた運用が可能です。
ただし、カスタマイズできる範囲が広いほど設定に時間がかかる傾向があります。導入時にどこまで自社で設定できるのか、テンプレートがどの程度用意されているのかを比較し、運用体制に合った製品を選ぶことがポイントです。専門知識がなくても管理画面上で設定変更ができる製品であれば、担当者が変わった際の引き継ぎもしやすくなります。無料トライアルや試用期間が用意されている製品であれば、実際の操作感を確認したうえで導入条件を満たしているか判断できるため、契約前に活用するとよいでしょう。
多言語対応とハイブリッド開催に関する導入条件
海外からの参加者を想定したイベントや、オンラインと会場を組み合わせたハイブリッド開催を計画している場合は、多言語対応と配信機能の有無も重要な導入条件です。
多言語対応が必要なケースと確認ポイント
海外拠点の社員や海外からの参加者を招く国際イベントでは、申込フォームや案内メールを複数言語で表示できるかどうかが導入条件として重要です。対応言語の種類は製品によって異なるため、必要な言語が含まれているかを事前に確認しましょう。
加えて、多言語対応をうたっていても、管理画面自体は日本語のみというケースもあります。参加者向けの画面だけでなく、運用担当者が操作する管理画面の言語対応状況もあわせて確認しておくと、導入後の混乱を防げます。時差のある海外拠点とやり取りする場合は、問い合わせ対応の言語や時間帯も導入条件に含めておくとよいでしょう。加えて、通貨の切り替えや現地の決済手段に対応しているかどうかも、海外向けイベントを開催する企業にとっては見逃せない確認事項です。
オンラインと会場を組み合わせたハイブリッド開催への対応
近年は、会場参加とオンライン参加を同時に受け付けるハイブリッド開催の需要が増加しています。ハイブリッド開催に対応したイベント管理システムを選ぶ際は、配信機能との連携や、会場・オンライン双方の参加者情報を一元管理できるかを確認することが導入条件です。
配信ツールを別途契約する必要がある製品と、配信機能が標準で組み込まれている製品があるため、追加コストや設定の手間も含めて比較することが重要です。当日の運営体制も踏まえて、無理なく運用できる製品を選びましょう。会場スタッフとオンライン配信担当者が同じ管理画面で参加状況を確認できるかどうかも、当日のトラブル対応をスムーズにする導入条件です。回線トラブル時の代替手段や、過去のハイブリッド開催実績が公開されているかどうかも、選定時にあわせて確認しておきましょう。
導入条件別に見るイベント管理システムの例
ここまで解説した国産対応やカスタマイズ性、API連携、多言語対応、ハイブリッド開催といった導入条件を踏まえ、条件を満たしやすい代表的なイベント管理システムを紹介します。
株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム
- リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
- 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
- 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化
株式会社シャノンが提供する「イベントマーケティングシステム」は、集客ページの作成から来場受付、電子チケット発行、決済までを一つの画面で行えるイベント管理システムです。メール配信やアンケート作成、データ集計・分析にも対応しています。会場参加者とオンライン参加者の情報を一元管理できるため、ハイブリッド開催時にも参加者データを分断せずに把握できます。国内企業が提供しており、日本語でのサポートを受けながら運用できる点も導入条件として検討しやすいポイントです。
ムビ活コレクト
- ノーコードで項目やデザインを自由に動画投稿フォーム生成
- 応募者はURLアクセスのみ、ログイン不要で投稿
- 動画、画像を審査員画面で採点・コメント、平均点を自動集計
インフォームシステム株式会社が提供する「ムビ活コレクト」は、動画・画像コンテストやオーディションを対象としたイベント管理システムです。応募受付から審査までをブラウザ上で完結できます。ノーコードで投稿フォームを作成でき、メイン画像や背景色などのデザインを自社イベントの雰囲気に合わせてカスタマイズできます。役割別の権限管理やIP制限機能を備えており、クローズドな環境での運用にも対応できる点が特徴です。
Cvent （SaaSpresto株式会社）
- 世界100か国以上で導入され、累計620万件以上のイベントを支援。
- 多様なイベントに対応し、目的に最適な機能を提供。
- 継続施策として活用し、関係構築や商談・人材化へ接続。
EventRegistforHubSpot （イベントレジスト株式会社）
- 基本機能は無料で、有料チケット販売も可能。
- イベント運営を効率化し、手軽に導入可能。
- 要望に応じた開発と既存システム連携。
BALES （スマートキャンプ株式会社）
- BALESメソッドによるターゲティングとアプローチ設計
- 人×テクノロジーによる企画実行力
- 毎年インサイドセールス業界レポートを発行
everevo （ソーシャルワイヤー株式会社）
- クレカ決済機能は2025年3月31日15時で終了
- 無料イベントは手数料0円
- SNSアカウントで登録・ログイン可能
まとめ
イベント管理システムの導入条件は、国産対応や日本語サポート、セキュリティ、API連携、カスタマイズ性、多言語対応、ハイブリッド開催への対応など多岐にわたります。自社のイベント形式や運用体制を踏まえて条件を整理し、複数の製品を比較したうえで選定することが、導入後のミスマッチを防ぐポイントです。
