イベント管理システムで追加コストが発生する仕組み
イベント管理システムの料金体系は、基本料金に加えて利用量に応じた課金が組み合わさっているケースが多くあります。ここでは代表的な2つの課金要素を確認します。
申込件数・決済件数に応じた従量課金
多くのイベント管理システムでは、月額固定料金のプランに加えて、参加申込の受付件数やクレジットカード決済の処理件数に応じた従量課金を設定しています。基本プランの範囲内であれば追加費用は発生しませんが、想定を超える申込が集中すると、超過分に対して1件あたり数十円から百円程度の追加料金が発生する場合があります。
特に集客規模が大きいイベントや、複数回開催を予定している場合は、年間の想定申込件数をあらかじめ見積もり、どのプランの上限件数に収まるかを確認しておくことが重要です。見積もり依頼の際は、超過時の単価と上限件数の両方を明示してもらうと比較がしやすくなります。また、過去の開催実績がある場合は、実際の申込数・決済数の推移を提示すると、より実態に近い料金プランを提案してもらいやすくなります。
受付端末・QRリーダーなどオプション機器費用
当日の受付をスムーズに行うために、QRコードリーダーやチェックイン用のタブレット端末をオプションで用意しているシステムもあります。これらは基本料金に含まれず、レンタルまたは購入という形で別途費用が発生することが一般的です。
例えば、会場が複数フロアに分かれている、あるいは同時多発的に受付を設置する必要がある大規模イベントでは、端末台数が増えるほど費用も比例して増加します。自社で保有するスマートフォンやタブレットで代用できるかどうかは、システムごとに対応状況が異なるため、事前に確認しておくと無駄な出費を抑えやすくなります。端末を購入するかレンタルするかによっても総額が変わるため、開催頻度が高い場合は購入、単発利用が中心の場合はレンタルを選ぶなど、利用シーンに応じて検討するとよいでしょう。
イベント管理システム導入時に見落としやすい隠れコスト
初期費用や月額料金だけを見て契約すると、後から想定外の請求に気づくことがあります。決済手数料とアカウント・拠点の追加費用は特に見落とされがちな項目です。
決済手数料・入金サイクルに関わる費用
参加費や出展料をクレジットカードやコンビニ払いで回収する場合、決済代行会社を経由する分の決済手数料が発生します。手数料率はシステムや決済方法によって異なり、決済金額の数パーセント程度が目安となることが多いため、大規模イベントほど総額への影響が大きくなります。
また、入金サイクル(売上が実際に振り込まれるまでの期間)が月1回程度に設定されているケースもあり、資金繰りに影響することがあります。決済手数料の料率だけでなく、振込手数料や入金タイミングまで含めて見積もりを取ることが、想定外のコストを防ぐポイントです。決済方法を複数用意するシステムほど手数料体系が複雑になる傾向があるため、主に利用する決済方法を絞った上で料率を比較すると分かりやすくなります。
アカウント・拠点追加にかかる費用
運営メンバーの人数が増えたり、複数拠点や複数部署で同じシステムを利用したりする場合、追加アカウントや拠点単位のライセンスが必要になることがあります。基本プランに含まれるアカウント数を超えると、1アカウントごとに追加料金が発生する仕組みが一般的です。
組織の拡大や新規拠点の開設を予定している企業は、将来的なアカウント増加を見込んだ上で、追加時の単価やまとめ買いによる割引の有無を確認しておくと、後々のコスト管理がしやすくなります。部署ごとに個別契約するよりも、全社でまとめて契約したほうが割安になるケースもあるため、導入前に利用予定の部署や担当者数を洗い出し、必要なアカウント数を具体的に見積もっておくことも有効です。
イベント管理システムの解約時に発生しうる違約金や注意点
契約期間の途中で解約すると、違約金や残期間分の料金が請求される場合があります。契約前に解約条件を確認しておくことがトラブル防止につながります。
中途解約時の違約金の考え方
年間契約などの長期契約を結んでいる場合、契約期間の途中で解約すると、残りの契約期間分の料金相当額を違約金として請求される仕組みを採用しているシステムがあります。月額契約に比べて年間契約は基本料金が割安に設定されていることが多い一方、途中解約時の負担が大きくなる傾向があるため、契約期間の長さと解約条件はセットで確認しておくべき項目です。
また、無料トライアル期間から自動的に有料プランへ移行する契約形態もあるため、契約開始日と最初の請求タイミングを確認しておくと安心です。加えて、解約の申し出期限(何日前までに連絡が必要か)についても事前に把握しておくとよいでしょう。契約書やサービス利用規約に違約金の算出方法が明記されているかを確認し、不明な点は契約前に営業担当へ直接問い合わせておくとトラブルを避けやすくなります。
契約更新時に注意すべきポイント
契約更新のタイミングでプラン内容や料金が改定される場合があります。特に自動更新型の契約では、更新の何か月前までに解約や条件変更の申し出をすべきか、更新条件が契約書に明記されているかを確認しておくことが重要です。
更新のたびに利用アカウント数やイベント開催実績を見直し、現在のプランが自社の利用状況に見合っているかを点検する機会として活用すると、不要な追加コストの発生を防ぎやすくなります。契約更新前に営業担当へ利用実績を共有し、プラン見直しの相談をしておくのも一つの方法です。更新時期を社内カレンダーに登録しておくと、担当者の異動などがあっても確認漏れによる自動更新を防ぎ、条件交渉のタイミングを逃さずに済みます。
イベント管理システムの3年間の総コストを試算する方法
単月の料金だけでなく、複数年単位でのコストを試算しておくと、システム間の比較がしやすくなります。ここでは試算の考え方と比較時の着眼点を紹介します。
初期費用・月額費用・従量費用を合算した試算方法
3年間の総コストを算出する際は、初期導入費用に加えて、月額料金の36か月分、想定される申込件数・決済件数に基づく従量課金、端末レンタル費用や決済手数料などを合算して見積もる方法が有効です。単純に月額料金を36倍するだけでは、実際の請求額と差が出る場合があります。
年に数回イベントを開催する企業であれば、開催回数分の従量課金や端末費用を加味した上で年間コストを算出し、それを3倍することで、より実態に近い総コストを把握できます。過去のイベント実績データがあれば、平均申込件数を基に試算すると精度が上がります。試算表を作成する際は、初期費用・月額固定費・従量費用・オプション費用を項目ごとに分けて記載すると、後から料金プランを見直す際にも比較しやすくなります。
複数社の見積もりを比較する際の着眼点
複数のシステムを比較する際は、月額料金の金額差だけでなく、含まれる機能の範囲、従量課金の単価と上限件数、解約条件までを含めた総額で比較することがポイントです。表面上の料金が安く見えても、従量課金や端末費用を含めると総コストが高くなる場合があります。
見積もり依頼の段階で、想定申込件数や開催頻度、必要なアカウント数を具体的に伝えることで、各社から実態に近い金額を提示してもらいやすくなります。複数社の条件をそろえた上で比較することが、コスト差を正確に把握する基準といえます。同じ条件で複数社に見積もりを依頼し、担当者に不明点を質問しながら比較検討を進めることで、契約後の想定外の請求を防ぐことにつながります。
追加コストの仕組みを踏まえて比較したい製品
ここまで見てきた従量課金・オプション費用・決済手数料といった追加コストの考え方を踏まえ、料金体系の確認ポイントが分かりやすい製品を紹介します。
株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム
- リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
- 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
- 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化
株式会社シャノンが提供する「株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム」は、リアルイベントとオンラインイベントのデータを一つの管理画面で一元管理できるイベント管理システムです。集客ページ作成、受付・電子チケット発行、決済機能、メール配信、アンケート作成、データ集計・分析など運営に必要な機能を幅広く備えています。オンラインイベント向けには2D型・3DCG型・実写型・アバター型の複数の配信形式に対応しています。リアルとオンラインの同時開催にも対応可能です。料金は個別見積もりとなるため、想定申込件数や開催規模を伝えたうえで、従量課金や追加費用の有無をあわせて確認するとよいでしょう。
ムビ活コレクト
- ノーコードで項目やデザインを自由に動画投稿フォーム生成
- 応募者はURLアクセスのみ、ログイン不要で投稿
- 動画、画像を審査員画面で採点・コメント、平均点を自動集計
インフォームシステム株式会社が提供する「ムビ活コレクト」は、動画・画像の応募受付から審査までをノーコードで運用できるフォーム作成サービスです。応募者はログイン不要でURLから投稿でき、審査員は1～10点の採点やコメント入力ができるほか、平均点の自動集計にも対応します。基本プランは80日間の利用で2フォームまで同時に使えるプランとなっており、期間延長やデータ容量追加、フォームの追加はそれぞれオプション料金として個別に設定されています。短期利用を前提とした料金体系のため、開催期間や必要フォーム数に応じて追加費用がどの程度発生するかを事前に確認しておくと安心です。
teket （株式会社teket）
- NTTドコモの新規事業創出プログラムから企画。
- イベント主催者の販売・集客をサポート
- 電子チケット、座席管理、来場者分析機能付き
TIGET （株式会社grabss）
- イベント中にリアルタイムでアンケート回収
- JASRAC・NexTone許諾番号取得済みで音楽イベントも安心。
- 登録・ログイン無料で主催者・購入者双方に優しい設計。
LivePocket-Ticket- （LivePocket株式会社）
- 電子チケットならLivePocket
- 誰でも簡単、今すぐ売れる電子チケット販売サービス
- Pontaパス会員限定特典あり
PeatixBusiness （Peatix Japan株式会社）
- 多彩な機能でイベント集客・成功を支援
- オンライン・ハイブリッド開催対応
- 豊富なイベントノウハウで集客力向上
イベントペイ （株式会社メタップスペイメント）
- セブン-イレブンで紙チケット発券
- 来店・来場管理サービスを提供
- ファストパスサービス対応
まとめ
イベント管理システムには、申込件数や決済件数に応じた従量課金や受付端末費用、決済手数料といった隠れコストが発生する場合があります。ほかにもアカウント・拠点追加費用や解約時の違約金など、基本料金以外にさまざまな費用が発生することがあります。契約前に料金体系全体を確認し、3年間などの長期スパンで総コストを試算した上で、自社の開催規模に合ったシステムを選ぶことが大切です。
