イベント管理システムに求められる基本機能とは
イベント管理システムを導入する際は、まず申込受付から参加者情報の管理までを一貫して行えるかを確認する必要があります。基本機能を理解しておくことで、自社の課題に合った製品を選びやすくなります。
申込フォーム作成機能
多くのイベント管理システムには、専門知識がなくても短時間で申込フォームを作成できる機能が搭載されています。ドラッグ操作で入力項目を追加できるものや、テンプレートを選ぶだけで公開できるものがあり、担当者の負担を軽減します。
例えばセミナーや展示会では、氏名・会社名・部署に加えて興味のある製品カテゴリなど独自の質問項目を設定するケースが多くあります。フォームの回答は自動でデータベースに蓄積されるため、Excelへの転記作業が不要になり、集計にかかる時間を短縮できます。さらに、スマートフォンからも入力しやすいレイアウトに対応した製品であれば、SNS経由で流入した参加者の申込離脱を防ぎやすくなる点も見逃せません。
参加者管理・データ集計機能
申込データを一元管理し、参加ステータスや属性ごとに絞り込める機能も重要です。参加者リストをリアルタイムで確認できれば、当日の運営計画も立てやすくなります。
加えて、名刺情報やCRM・MAツールとの連携に対応した製品を選ぶと、獲得したリードをその後の営業活動やメールマーケティングにつなげやすくなります。部門をまたいだ情報共有の観点からも、外部ツール連携の有無は確認しておきたい項目です。参加者の属性をタグ付けして分類できる機能があれば、次回イベントの案内対象を絞り込む際にも役立ちます。
受付・当日運営を支えるイベント管理システムの機能
当日の運営効率は、受付や座席管理の仕組みによって大きく変わります。ここでは会場での実務に直結する機能を紹介します。
QRコードによる受付機能
申込完了時にQRコード付きのチケットを自動発行し、当日はスキャンするだけで受付を完了できる機能があります。紙の名簿と照合する手間がなくなり、待ち時間の短縮につながります。
大規模なカンファレンスや展示会では、来場者数が数千人規模になることもあり、QRコード受付があると受付スタッフの人数を抑えられる場合があります。スマートフォンのカメラで読み取れる製品であれば、専用機器を用意する必要がなく、コストを抑えて導入できる点も利点です。読み取り結果を来場者データとリアルタイムで同期できる製品を選べば、当日の来場率をその場で把握でき、遅れて来る参加者への対応もスムーズです。
座席・セッション管理機能
複数セッションを並行開催するイベントでは、参加者ごとの受講セッションや座席を管理する機能が役立ちます。事前に座席表を作成し、申込状況に応じて自動で割り当てる製品もあります。
セッションごとの定員管理機能があれば、満席になった時点で自動的に申込を締め切ることができ、当日のトラブルを防げます。会場の座席数やセッション数が多いイベントほど、この機能の有無が運営負担に直結するため、事前に確認しておくとよいでしょう。参加者ごとの受講履歴を記録できる製品であれば、複数日程にわたるカンファレンスでも出欠状況を正確に管理できます。
参加費決済に対応したイベント管理システムの機能
有料イベントを開催する場合は、参加費の回収方法もあわせて検討する必要があります。決済に関する機能を理解しておくと、経理業務の負担を軽減できます。
オンライン決済機能
クレジットカードやコンビニ決済など、複数の決済手段を申込フォーム上で選べる機能があります。申込と同時に決済が完了するため、入金確認の手間を減らせます。
決済代行会社と連携している製品であれば、システム側で個人情報や決済情報を厳重に扱う仕組みが整っており、自社でカード情報を直接保持せずに済みます。海外からの参加者を想定する場合は、対応通貨や決済手段の種類も確認しておくと安心です。キャンセル時の返金処理を自動化できる製品であれば、問い合わせ対応にかかる時間も削減できます。
請求書発行・入金管理機能
法人向けのイベントでは、請求書払いに対応できるかどうかも選定時のポイントです。申込内容に応じて請求書を自動発行できる製品であれば、経理担当者の作業を効率化できます。
入金状況を参加者リストと紐づけて管理できる機能があると、未入金者への案内漏れを防ぎやすくなります。決済方法ごとにステータスを一覧で確認できるかどうかは、運営規模が大きいほど重要な観点です。会計システムへのCSV出力に対応していれば、経理部門への報告資料を作成する手間も減らせます。
リマインドメールやアンケートで満足度を高める機能
参加率や満足度を高めるには、開催前後のコミュニケーション機能も欠かせません。ここではメール配信と集計に関する機能を紹介します。
リマインドメール配信機能
開催日が近づくと自動でリマインドメールを配信する機能があります。当日の会場情報や持ち物などを事前に案内することで、当日の欠席や問い合わせを減らす効果が期待できます。
配信タイミングを複数設定できる製品であれば、1週間前と前日など段階的に案内を送ることも可能です。メールの開封率を確認できる機能があれば、案内が届いているかどうかを事前に把握でき、当日の運営計画にも役立てられます。参加者の属性ごとに配信内容を出し分けられる製品であれば、講演内容やアクセス方法など必要な情報を的確に届けられます。
アンケート集計機能
開催後のアンケートをシステム内で作成し、自動で集計できる機能も多くの製品に搭載されています。紙のアンケートを回収して手作業で集計する必要がなくなり、担当者の負担を軽減します。
回答結果をグラフで可視化できる製品であれば、満足度や改善点を関係者間で共有しやすくなります。次回イベントの企画に反映させる材料として、集計結果をそのままレポート化できるかどうかも確認しておきたいポイントです。自由記述の回答をキーワードごとに分類できる機能があれば、多くの意見の中から改善のヒントを見つけやすくなります。
イベント管理システムを選ぶ際のポイント
数多くの製品から自社に合うシステムを選ぶには、機能の充実度だけでなく運用面での適合性も考慮する必要があります。以下の観点で比較検討することをおすすめします。
自社の開催規模との適合性
小規模なセミナーと大規模な展示会では、必要な機能や料金体系が異なります。想定する参加者数に対して十分な処理能力があるかを事前に確認しておくことが大切です。
無料プランやトライアル期間が用意されている製品であれば、実際の運用イメージを確認したうえで導入を判断できます。開催頻度が高い場合は、月額制と従量課金制のどちらが自社のコストに合うかもあわせて検討するとよいでしょう。年に数回だけ開催する企業であれば、必要な期間だけ利用できる従量課金制の方が費用を抑えられる場合もあります。
既存ツールとの連携のしやすさ
自社で利用しているCRMやMAツール、会計システムとの連携が可能かどうかも重要な基準です。連携機能があれば、イベントで得た情報を他の業務にスムーズに引き継げます。
APIやCSV出力に対応している製品であれば、既存の業務フローを大きく変えずに導入しやすくなります。導入前には自社で使用しているツールとの連携実績があるかどうかを、製品の公式サイトや問い合わせで確認しておくと安心です。連携範囲が広い製品ほど設定に時間がかかることもあるため、導入時のサポート体制が整っているかも確認しておくと安心です。
申込から決済・アンケートまでを支えるイベント管理システム
ここまで紹介した申込受付・QRコード受付・決済・アンケートといった機能を実際に備えた製品を紹介します。運営規模や重視したい機能に応じて比較検討する際の参考にしてください。
株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム
- リアル・オンラインを組み合わせたハイブリッド形式の開催も対応
- 多くの実績と様々なイベントで培ったノウハウでサポート
- 豊富な機能で会期前から会期後までの業務を効率化
株式会社シャノンが提供する「株式会社シャノンのイベントマーケティングシステム」は、集客ページの作成から申込受付、QRコード認証による当日受付、決済、メール配信、アンケート作成までを一つのシステムで行えるイベントマーケティングシステムです。リアルとオンライン双方の参加者データを一元管理できる点が特徴で、属性情報や行動履歴をもとにした詳細なデータの抽出・分析にも対応しています。複合型のイベントを運営する企業に向いています。
teket （株式会社teket）
- NTTドコモの新規事業創出プログラムから企画。
- イベント主催者の販売・集客をサポート
- 電子チケット、座席管理、来場者分析機能付き
LivePocket-Ticket- （LivePocket株式会社）
- 電子チケットならLivePocket
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イベントペイ （株式会社メタップスペイメント）
- セブン-イレブンで紙チケット発券
- 来店・来場管理サービスを提供
- ファストパスサービス対応
EventRegistforHubSpot （イベントレジスト株式会社）
- 基本機能は無料で、有料チケット販売も可能。
- イベント運営を効率化し、手軽に導入可能。
- 要望に応じた開発と既存システム連携。
Doorkeeper （Doorkeeper株式会社）
- QRコード受付や事前決済など、イベント運営を効率化。
- 自動イベント通知とメールマーケティングで集客をサポート。
- 月額・年会費のサブスク機能で資金調達が可能。
まとめ
イベント管理システムには、申込フォーム作成、QRコード受付、参加費決済、リマインドメール配信、アンケート集計、座席・セッション管理などさまざまな機能があります。自社の開催規模や運営スタイルに合わせて必要な機能を見極め、複数の製品を比較したうえで導入を検討してください。無料トライアルを活用し、実際の操作感を確かめてから決めることも失敗を防ぐポイントです。
