「楽楽精算」の導入事例【トレンダーズ株式会社様】

経費精算のスピードアップで月次決算の早期化を実現

導入企業

トレンダーズ株式会社様

業種

広告業　

従業員規模

86名（2017年6月30日現在）　

事業内容

マーケティングPR事業
メディア事業

導入前の課題: 課題だらけの経費精算方法

導入後の結果: 月初2営業日には経費精算が完了！決算の早期化も実現

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「楽楽精算」導入前の課題

課題だらけの経費精算方法

田中隼人様

「楽楽精算」導入前は経費精算をエクセルで管理していました。経理から提供していたエクセルのフォーマットに、申請者自身が入力をして、領収書とともに上長に提出、捺印してもらい最後に経理にまわすというフローです。

この運用については課題だらけという状態でした。
例えば、申請者からするとフォーマットへの手入力がとても手間でしたし、上長が確認し経理に上がってきたものを見ても、金額に誤りがある、意図せずエクセルの数式が変更されていて合計金額が合わないなどの問題が多く、経理側での確認と修正に手間がかかっていました。
そもそも期日に間に合わない場合も多く、本人の提出もれなのか、上長の承認フローで止まっているのか、状況を確認しようがなかったため、経理側の業務負担が非常に大きい状況でした。

また、その当時は社員が60名ほどだったのですが、新卒が15名入社し一気に社員数が増えました。実作業に慣れていないメンバーが加入したことにより、一層経費精算におけるミスなど課題が増えたことに加え、上場を控えており業務効率化への意識が強まっていきました。
そこで経費精算システムの導入検討が始まりました。

「楽楽精算」導入後の結果

月初2営業日には経費精算が完了！決算の早期化も実現

「楽楽精算」の導入効果は抜群でした。
交通費精算においては、内蔵された乗換案内システムで駅を指定し金額を調べるようになっているため、申請者自身が調べていた時と比べ、人為的なミスが起こりません。また、「ICカード取込み機能」により、1件1件金額を入力する必要がなくなり、月50件訪問があったとしても1回の入力で済むなど、現場での作業量が圧倒的に減りました。
それにより経理側でも、電車賃については詳細に確認をしなくてもよいというコンセンサスが取れたので、確認時間の削減ができました。ここの効果はとても大きいものでしたね。

以前の体制ではわからなかった精算状況も、「楽楽精算」では一目わかるようになりました。精算を出せていないのか、マネージャーが止めているのか、差し戻しているのかなど、「楽楽精算」上でステータスを確認できるので、申請者本人や上長にすぐ確認が取れるようになりました。

その結果、以前は4～5営業日までかかっていた経費精算が、現在では月初2営業日目のお昼頃には全員の精算がほぼ完了し、労務にデータを送れるようになっています。2営業日までというと、社員の負担が大きくなってしまいそうですが、「楽楽精算」により精算作業の効率化ができていますので、大きな問題もなく運用ができています。
それに伴い、月次決算の締め日も早めることができました。経理では経営課題として決算の締めを早くするということが求められていますが、「楽楽精算」はそれに大きく貢献してくれています。

管理画面も使いやすいですね。アカウントの作成画面も分かりやすく、新たに社員が入社する際もすぐに作成ができます。申請画面も簡単にカスタマイズができ、必要のない項目は非表示にする、不要な項目を外すなど、経理で簡単に設定ができるため、スピード感をもって対応でき、助かっています。

「楽楽精算」

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株式会社ラクス

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