経費精算システム導入前の課題
経費精算システムの導入を検討する前に、経費精算業務にはどのような課題があるのか、確認しておきましょう。
- 1. 手作業による計算の手間とミスの発生リスク・人件費の増大
- 手作業による経費の計算は、入力ミスや計算ミスのリスクが高まります。またミスを防止するためのダブルチェック体制、ミスの修正などを行う手間など、利益に直接結びつかない人件費も発生します。
2.仮払い手続きや証憑書類の管理業務の負担
出張や外出の多い従業員の仮払いや立て替え手続きの手間、領収証などの証憑書類の管理・保管の手間などに多くの人的リソースが消費されます。
3.生産性の低下
経理担当者は経費精算業務に長時間拘束されるため、ほかの業務に手が回らず全体的な生産性が低下します。
経費精算システムの導入メリット
上記のような課題を解決するために、経費精算システムにできることと導入のメリットを紹介します。
導入メリット１．労務の軽減、ミスの防止
経費精算システムの多くは乗換案内アプリなどのように合理的なルート、運賃を自動計算・集計してくれたり、交通系ICカードの履歴などを旅費データとして取り込んでくれる機能があります。
それによって経理担当者の労務負担が軽減され、手計算によるミスが回避できたり、申告にミスがあったとしても短時間で修正対応が可能です。
導入メリット２．仮払いの簡素化や領収証対応でコスト削減
経費精算システム導入によって、仮払いの申請から支払までのサイクルの短縮や仮払い手続の簡素化なども実現できます。これによって、出張や外出の多い従業員の立て替え負担も軽減できるようになりました。
このほか、原本のデータ化が難しい領収証など（証憑書類）の管理に対応できる製品もあります。領収書・レシートをスキャナで撮影することで、電子化して保存することが可能なため、ペーパーレス化により保管コストを削減できるようになりました。
導入メリット３．一貫したデータ処理により全体の生産性が向上
さらに、製品によっては作業結果をそのまま上司に承認申請できる機能を備えているものもあります。経費精算の作業だけではなく業務の流れ全体を一貫したデータ処理によって円滑にし、企業の収益に直接結びつかない経費精算業務を簡略化することで、経理担当者が本来取り組むべき業務の生産性を高めることができます。
※経費精算システムを導入するメリットに関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
経費精算システムで解決できる課題と導入メリット
経費精算システムの基本機能
商品によってそれぞれ機能は異なりますが、今回は一般的なサービスを例に、経費精算システムの機能について詳細に解説していきます。
基本機能１．ルート検索とのデータ連携
多くの経費精算システムでは、パソコンで検索したルートデータを元に、経費データを作成することが可能です。手入力で起きる単純ミスなどを防ぎ、集計を自動的に行えるため、担当者の作業負担は大幅に軽減されます。
また、経路情報とも連携しているので、適切な経路を使って申請しているかチェックを行うのも容易です。
基本機能２．経費申請・承認機能
経費精算システムはWeb上でのデータやり取りを通じて、申請から承認、あるいは経理部門への提出に至るワークフロー業務を電子化し、業務の効率化できます。
基本機能３．会計ソフトとのデータ連携
経理部門での処理が終わったデータを会計ソフトと連携させて、仕訳データの生成などを行う機能です。
こうした機能を備えた製品であれば、経費精算に関する事務作業をデータ上で完結させることができます。事務作業の重複や、再入力の際のヒューマンエラーなどを防ぎ、全社的なレベルで業務の改善を行うことができます。
その他の機能
その他の機能１．データ生成
経費を従業員の口座に振り込むためのデータ生成機能を持つ製品もあります。こうした製品を活用すれば、経理部門の業務全体を通じた一層の省力化が可能になります。
その他の機能２．データ分析
全社的な視点で経費を可視化し、無駄なコストの発見やその原因を特定することができます。コスト削減に向けた効果的な施策を実施するためにも役立ちます。
その他の機能３．スマホ対応
スマホからの経費精算処理に対応した製品も登場し、社内に不在の担当者にも、不便を感じることなく経費精算を進めてもらうことができます。
スマホで写真を取るだけで申請業務が完了するため、領収書を糊付けする業務は必要ありません。一度に多くの領収書を申請したい場合は、まとめてスキャンし、電子をすることができるシステムもあるため、効率的に申請出来ます。
その他の機能４．証憑書類の管理
領収書、レジレシート、注文書控、契約書控、支払証明書などの証憑類の添付台紙の出力機能を持ち、簡単な手順で精算内容との照合を行える製品もあります。こうした機能を利用すれば、重要な原本確認を必要最低限で済ませることが可能になります。
※経費精算システムの機能に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
経費精算システムの基本機能とは？
経費精算システムの現状
さまざまなメリットを持つ経費精算システムですが、現状浸透していないと言わざるをえません。交通費を例にあげると、交通ICカードからデータを自動で読み込むシステムを導入している企業はごくわずかで、システムに手入力をしたり、紙での申請を行っている企業すら珍しくありません。
そのような中でも、経費精算システムもより機能が充実し利用しやすくなっており、導入企業は着実に増えています。次の章からシステムのトレンドを紹介しています。
経費精算システムの今後のトレンド
トレンド１： クラウド（SaaS・ASP）型経費精算システム
現在、定額課金のクラウド型経費精算システムが人気を集めているようです。
クラウド（SaaS・ASP）型のシステムは、いずれも1ヶ月ごとに定期的な使用料を支払うことで利用が可能になるソフトウェアサービスのことです。Web上でデータ等をやり取りするという特徴があります。
クラウド型経費精算システムは、Web上でデータのバックアップなどを自動で行い、機器の破損によるデータ損失を防ぐことができます。また、経費処理の流れを電子化・一元管理することでペーパーレス化により、セキュリティ対策もしやすくなり、情報漏えいなどのリスクを大幅に減らすことも可能です。
また、他のソフトウェアとの連携や、経理データの電子化などができるなど、自由にカスタマイズできるものも生まれてきています。それらの製品の中でも、「操作しやすい」製品が人気の上位を占めています。
トレンド２： 会計ソフトと連携したシステム
また、「会計ソフトと連携」したシステムも注目を集めています。
経費処理は、経理担当の仕分け業務を経て、経費計上、企業の決算へと繋がってきます。当然、これらの業務は一連の流れであり、連携することで大幅な業務効率化が見込めるのです。
申請時に勘定科目や税区分を自動的に紐づけ、CSVデータを生成し、会計ソフトと連携させることができます。これにより一気に経費計上の流れがスムーズになります。
※経費精算の方法に関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
経費精算とは何か？を解説！経費精算のやり方や業務効率化の方法も紹介
経費精算システムリプレイスの４つのケース
公開されている経費精算システムの導入事例の中から、旧システムからリプレイスされているケースを参考に異なる4パターンをモデルケースとして構成して紹介します。
リプレイス事例１ 経費精算システムをクラウド化
- ■リプレイスの背景
- メーカー企業H社は、パッケージ型の経費精算システムを利用していましたが、法令が改正されたり増税がされるたびに、システムのバージョンアップをする必要があり、その都度手間がかかっていました。
- ■導入ポイント
- クラウド型のシステムを選定
- ■導入効果
- クラウド型システムにリプレイスしたことで、バージョンアップが自動的になされ、管理コストが削減されました。増税、運賃改定などに即座に対応できるので、手間がかからず便利です。
リプレイス事例２ 規模拡大に伴い多機能システムを要望
- ■リプレイスの背景
- IT企業G社はシンプルな機能の経費精算システムを利用していました。しかし、事業の拡大にともなって企業の規模も拡大し、経費精算の処理が煩雑になってきました。そこで、より多機能なシステムを使って経費精算の処理をさらにシステム化させたい、また会計システムや給与計算システムと連携させて管理コストを削減したいという要望が大きくなりました。
- ■導入ポイント
- 多機能なシステム（交通費等を自動で計算、モバイル対応など）、会計システム・給与計算システムとの連携
- ■導入効果
- 電車の経路を自動で算出できたり、タブレットでの申請ができるので、管理側もユーザ側も効率的な業務の遂行が可能になりました。また、会計システムや給与計算システムとの連携が可能になり、二重入力の手間が削減されました。
リプレイス事例３ 機能を使いこなせなかった
- ■リプレイスの背景
- 製造業C社は、多機能な経費精算システムを導入しましたが、ITスキルの高い社員が少なく、使いこなせていませんでした。また、小口現金の制度が浸透しているため、完全なキャッシュレス化は実現できませんでした。そのため、申請・承認フローの機能しか利用しておらず、リプレイスを決定しました。
- ■導入のポイント
- 申請・承認のフローだけシステム化したい
- ■導入効果
- 申請・承認フローのみをシステム化したことで、小口現金の制度を残したまま業務の効率化を実現することができました。シンプルな機能なので、社員も十分使いこなすことができました。さらに、機能の少ないシステムのため、以前のシステム利用時よりも費用を安く抑えることができました。
リプレイス事例４ ICカード紛失リスクを削減
■リプレイスの背景
IT企業Y社は、経費精算システムと交通系ICカードを連携させていますが、ICカードの紛失が多く、再設定などで手続きがより煩雑になってしまいました。また、紛失による情報漏えいの懸念もあり、リプレイスを決定しました。
■導入のポイント
ICカードとの連携はせず、交通費の自動計算機能を重視
■導入効果
ICカード紛失による手続きの必要がなくなったため、再設定などの手間が削減されました。また、交通費の自動計算機能を利用することにより、自動的に経路や金額が算出されます。そのため、ICカード連携時よりは劣りますが、十分効率的に交通費精算をすることができました。
※経費精算システムのリプレイスのタイミングに関しては、以下の記事にて詳しく解説しています。
経費精算システム、リプレイスはどのタイミング？
経費精算システムで選ばれているポイントは？
現在、人気の経費精算システムはさまざまありますが、企業の業務形態や規模によって最適なシステム・ソリューションは異なります。ここでは、どのような経費精算システムを導入することが適切か考えていきましょう。
選定ポイント①： 自社に合ったものを選定する
経費精算システムの機能は多岐にわたっています。自社においてボトルネックになっているのはどの業務なのかを把握し、IT化するべき業務を十分に検討する必要があります。
そのために、まず企業内のニーズや課題を把握し、解決ができるように、きちんと対応しているものを比較し、選定しましょう。
選定ポイント②： ライセンスに関する規約を確認する
システムの利用に際して、不都合になる規約がないかきちんと確認する必要があります。多くの経費精算システムは、ライセンス契約によって使用許諾を得ます。その際、膨大な使用許諾に関する要綱を確認しておきましょう。
中には万が一の事態に保障がないケースや、不都合な場合があるかもしれません。導入前に感じる疑問点を、あらかじめ解消しておくことは重要です。長く使うシステムになるので、最初の導入時には慎重に選定を行いたいものです。
選定ポイント③： 既存のソフトウェアとの連携が可能か確認する
すでに会社で導入済みのソフトウェアとの連携が可能であるかどうかも重要な選定ポイントです。基幹システムや会計システムなどとの連携ができるとできないとでは、作業効率にも大きな差が生じてくるでしょう。
経費精算システムの中には、特定のソフトウェアとの連携しかできないものもあり、開発会社の既製品にのみ連携対応しているといったシステムも存在しています。そのような場合、それらの連携を実現するために新たに対応するソフトウェアを導入し直すなど、初期導入コストがかさんできてしまうことも考えられるのです。そのため柔軟な連携ができるシステムが多く選ばれています。
※人気の経費精算システムや選び方は、以下の記事にて詳しく解説しています。
経費精算システムとは？概要と人気製品35選を比較！
まとめ
いかがでしたでしょうか。経費精算システム導入前の課題から、経費精算システムのメリット・機能・今後のトレンドや選定ポイントまで、詳しく説明してきました。
経費精算システムを導入することで、経理担当者を悩ませていたさまざまな業務を効率化することが出来ます。しかし、そのメリットを受けるためには、自社に合った最適な経費精算システムを選ばなければなりません 。市場シェアだけを参考にするのではなく、まずはどのシステム・ソリューションが自社のニーズに合致するか、比較検討から始めてみるといいでしょう。
実際に利用して初めて分かることがあるかもしれません。無料トライアルを利用できる経費精算システムもあるので、自社に合うか比較検討する際は無料トライアルを是非利用してみてください。また、ツール選定に迷ったら、人気ランキングから選んでみるのも良いかもしれませんね。
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