会員管理システムの機能とは？基本となる機能とポイント管理の範囲を整理して解説

会員管理システムとはどのような仕組みか

機能を見る前に、何を担う仕組みなのかを押さえておきましょう。

会員管理システムが担う役割

会員管理システムとは、会員の情報と、その会員との取引や利用の記録をまとめて管理する仕組みです。店舗の会員組織、スポーツ施設や教室の利用者、業界団体や協会の加入者など、継続的な関係を持つ相手を対象とします。

会員ごとの情報を保持するだけでなく、入会や更新の手続き、会費の請求と入金の確認、利用の状況の記録まで扱えることが特徴です。担当者の手元にある名簿では追いきれない情報を、一か所にまとめて管理できます。

表計算ソフトでの管理との違い

会員名簿を作るだけであれば、表計算ソフトでも対応できます。人数が少なく、更新の頻度も低い段階では十分に機能します。

違いが表れるのは、会員数が増えた場合と、扱う情報の種類が広がった場合です。入金の状況や利用の履歴を名簿と別に管理していると、突き合わせに手間がかかります。条件を指定して対象者を抽出する、更新の時期が近い会員へ案内を送るといった操作も、件数が増えるほど手作業では難しくなります。

基本となる機能

多くの製品に備わっている機能を、三つに分けて確認します。

会員情報の登録と検索

氏名や連絡先、入会日、会員の区分といった情報を登録し、条件で検索できる機能です。名簿としての土台にあたる部分になります。

登録の方法も確認点です。担当者が入力する形だけでなく、会員本人がWebの画面から登録や変更を行える構成であれば、事務の負担を減らせます。同じ人が重複して登録された場合の扱いや、名寄せの機能があるかもあわせて確かめておきましょう。登録できる項目を自社で追加できるかも、運用にあわせるうえで確認しておきたい部分です。

入会から退会までの手続き

入会の申し込みを受け付け、審査や承認を経て会員として登録する流れを扱う機能です。更新の時期を管理し、案内を送る機能を備えた製品もあります。

退会の手続きも重要な部分です。退会した会員の情報をどう扱うか、再入会した際に過去の記録と結び付けられるかは、運用に関わる確認点になります。休会という区分を設けたい場合は、その扱いが可能かも確かめておきましょう。

会費や請求に関わる機能

会費の請求書を発行し、入金の状況を管理する機能です。年会費や月会費のように定期的に発生する費用を扱う場合、自動で請求を生成できる構成が役立ちます。

決済の手段も確認点です。口座からの引き落とし、クレジットカードでの決済、コンビニでの支払いといった手段に対応するかは製品によって異なります。未入金の会員を抽出し、督促の案内を送る運用に対応するかもあわせて確認しましょう。

ポイントや特典に関わる機能

会員制度と組み合わせて使われる機能を、二つに分けて確認します。

ポイントの付与と利用

購入金額や来店の回数に応じてポイントを付与し、次回以降の支払いに使えるようにする機能です。付与の条件や利用の単位を設定できる構成が一般的です。

有効期限の設定と、期限が近づいた際の案内も確認点になります。期限を過ぎたポイントをどう扱うか、失効の記録が残るかも確かめておきましょう。ポイントは会計上の処理にも関わる場合があるため、社内の経理担当や顧問の税理士に扱いを確認しながら設計することをおすすめします。

会員区分と特典の管理

利用の実績や会費の種類に応じて会員を区分し、区分ごとに異なる特典を設定する機能です。上位の区分では割引率を高くする、限定の案内を送るといった運用が組めます。

区分の判定を自動で行えるか、いつ時点の実績で判定するかは確認しておきたい部分です。判定の条件を後から変更できる構成であれば、制度の見直しにも対応しやすくなります。会員へ区分が変わったことを知らせる仕組みがあるかもあわせて確かめておきましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で会員管理・ポイント管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

導入前に確認したい注意点

会員の情報を扱うため、運用面での整理が欠かせません。二つ挙げます。

個人情報の取り扱い

会員の氏名や連絡先、利用の履歴は個人情報として扱う必要があります。取得の際にどのような目的を伝えているか、その範囲で利用しているかを確認しておきましょう。

案内の送信に利用する場合は、同意の取り方と、配信を停止する手段の用意も必要です。保管される場所や期間、閲覧できる担当者の範囲も整理しておきましょう。具体的な取り扱いは、社内の個人情報保護の担当や法務部門に確認しながら進めることをおすすめします。

既存データの移行と会員への周知

これまでの名簿を移す作業では、表記の揺れや重複した登録を整理する必要があります。過去の利用履歴やポイントの残高をどこまで引き継ぐかも、事前に決めておきましょう。

会員本人が使う画面が変わる場合は、事前の案内も欠かせません。ログインの方法が変わる、ポイントの表示が変わるといった変更は、問い合わせにつながります。切り替えの時期と手順を知らせ、問い合わせを受ける窓口を用意しておきましょう。

会員管理システムの選び方

ここまでの内容を踏まえ、製品を選ぶ際の確認事項を整理します。

対象業態と会員数の整理

最初に、どのような会員制度を運用しているのかを整理します。店舗の会員組織なのか、施設の利用者管理なのか、団体の加入者管理なのかによって、必要な機能が変わります。

あわせて、現在の会員数と今後の見込みも整理しましょう。会員数に応じた料金体系を採る製品が多く、規模の想定は費用の試算に直結します。店舗が複数ある場合は、拠点をまたいだ管理が必要かも確認しておきましょう。

必要な機能と外部との連携

基本の会員管理だけでよいのか、会費の請求やポイントの管理まで含めるのかを整理します。すべてを備えた製品は費用も上がるため、実際に使う機能に絞って比較しましょう。

販売管理システムや店舗の会計の仕組み、メール配信の仕組みとの連携も確認点です。購入の情報がポイントに反映される流れを組めれば、手作業を減らせます。連携の方式と、失敗した際に気づける仕組みがあるかも確かめておきましょう。

費用とサポート範囲の確認

料金は、会員数に応じた月額制、機能ごとのプラン分け、初期費用と月額の組み合わせなど、製品によって考え方が異なります。決済の手段を追加する際の費用も、あわせて確認しておきましょう。

サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、既存データの移行や制度の設計を支援してもらえるのかは製品ごとに差があります。会員本人からの問い合わせにどう対応するかも、事前に整理しておきたい部分です。

ポイント管理にも対応した会員管理システム

基本機能とポイント特典の管理にあわせて検討できるシステムを紹介します。

ぜぶらる

株式会社インターナショナルスポーツマーケティング

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《ぜぶらる》のPOINT

1. 初期費用・月額費用0円
2. 会員組織をもつ団体運営に必要な機能を網羅
3. サポート実績4,000団体以上のノウハウに基づく機能と使いやすさ

会員管理システムに関するよくある質問

導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。

Q1： 表計算ソフトから切り替える目安はありますか？

一律の基準はありませんが、入金の確認と名簿の突き合わせに時間がかかる、更新時期の案内が漏れる、条件を指定した抽出が手作業になっているといった状況が続く場合は検討の時期といえます。現在の作業時間を整理して判断しましょう。

Q2： ポイント制度は後から始められますか？

機能として備えている製品であれば、運用の開始後に始めることもできます。ただし過去の購入分をどう扱うかを決めておく必要があります。制度の内容は会計上の処理にも関わるため、経理担当や顧問の税理士に確認しながら設計しましょう。

Q3： 会員本人が情報を変更できるようにできますか？

会員向けの画面を用意する製品であれば可能です。事務の負担を減らせる一方、本人確認の方法や変更できる項目の範囲を決めておく必要があります。運用の方針とあわせて確認しましょう。

Q4： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？

会員数や既存データの整理状況、決済や外部システムとの連携範囲によって幅があります。標準機能で会員管理から始める場合は短期間で立ち上げられる一方、決済や連携を伴う場合は準備に時間を要します。会員への周知期間も見込んで計画しましょう。

まとめ

会員管理システムには、会員情報の登録と検索、入会から退会までの手続き、会費や請求に関わる機能が基本として備わります。これに加えて、ポイントの付与と利用、会員区分に応じた特典の管理まで扱える製品もあります。導入にあたっては、個人情報の取り扱いと既存データの移行、会員への周知を整理しておくことが欠かせません。対象業態と会員数を踏まえ、必要な機能と連携、費用を比べて選びましょう。