マイナンバーセキュリティシステムの人気製品を比較！機能や選び方も解説

マイナンバーセキュリティシステムで人気が重視される背景

マイナンバーセキュリティシステムで人気や知名度が重視されるのは、重要情報を扱うためです。導入後に長く使うシステムだからこそ、機能の充実度だけでなく、運用のしやすさや比較検討のしやすさも判断材料になります。

法令対応の負担を減らしたい

マイナンバーは、給与所得の源泉徴収票や社会保険関連書類など、限られた目的で利用されます。事業者には、特定個人情報を適正に取り扱うための安全管理措置が求められます。

そのため、人気のマイナンバーセキュリティシステムでは、保管場所を限定し、アクセスできる担当者を管理できる機能が重視されます。担当者の異動や退職があっても、操作権限を見直しやすい仕組みがあると安心です。

参考：特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン｜個人情報保護委員会

紙や表計算ソフトの限界がある

紙の書類や表計算ソフトでマイナンバーを管理すると、保管場所や閲覧履歴を追いにくくなります。従業員数が増えるほど、提出依頼や本人確認、廃棄対象の確認にも時間がかかります。

システムを使えば、提出依頼や回収状況、保管中のデータを一元管理しやすくなります。人事労務の担当者だけで運用を抱え込まない体制を作れる点も、人気が高い理由の１つです。

従業員の入力負担も見られる

マイナンバー管理では、担当者側の安全管理だけでなく、従業員側の提出しやすさも重要です。入力画面がわかりにくいと、差し戻しや問い合わせが増えます。

人気のシステムは、スマートフォンやパソコンから提出できるものが多くあります。本人確認書類の提出や不備確認までオンラインで進められると、紙の受け渡しを減らせます。

人気のマイナンバーセキュリティシステムに共通する機能

人気のマイナンバーセキュリティシステムには、収集・保管・利用・廃棄を安全に進める機能が共通しています。特に、アクセス制御や操作ログ、暗号化、外部システム連携は、比較時に確認したい基本項目です。

収集と本人確認を効率化する

まず確認したいのは、従業員や扶養家族のマイナンバーを安全に収集できるかです。提出依頼をメールで送信し、従業員が専用画面から入力できる製品であれば、紙の回収作業を減らせます。

本人確認書類の画像提出や不備チェックに対応しているかも重要です。収集状況を一覧で確認できると、未提出者への催促や差し戻しも進めやすくなります。

権限管理とログを残せる

マイナンバーは、誰でも見られる状態にしてはいけません。担当者や管理者など、役割に応じて閲覧や編集の権限を分けられる機能が必要です。

あわせて、誰がいつ閲覧し、どの操作を行ったかを記録するログ管理も確認しましょう。万一の確認が必要になった場合に、操作履歴を追えることは、社内説明や再発防止にも役立ちます。

暗号化と保管方法を確認する

人気のシステムでは、データの暗号化や通信経路の保護に対応しているものが多くあります。ただし、暗号化の有無だけで判断せず、運用上の保管方法も確認が必要です。

例えば、データをダウンロードできる権限や、帳票作成時の出力制御を確認しましょう。システム外にデータを持ち出す場面が多いと、管理対象が広がりやすくなります。

利用と廃棄まで管理する

マイナンバーは、必要な手続きが終わったあとも保管し続ければよいものではありません。保管期間や利用目的を整理し、不要になった情報を適切に削除、廃棄する運用が求められます。

システム上で廃棄予定日や削除履歴を管理できれば、担当者の記憶に頼る運用を避けやすくなります。収集だけでなく、出口となる廃棄管理まで対応できるかを比較しましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で「マイナンバーセキュリティシステム」の一括資料請求が可能です。ぜひ、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。

人気のマイナンバーセキュリティシステムが向く企業

マイナンバーセキュリティシステムは、従業員数や拠点数が増え、手作業での管理に不安が出てきた企業に向いています。特に、労務や給与計算の業務とあわせて安全管理を見直したい場合に効果を発揮します。

■人事労務とあわせて管理したい企業

入社手続き、扶養追加、社会保険手続きと一緒にマイナンバーを扱いたい場合に向いています。

■拠点や店舗が多い企業

紙の受け渡しを減らし、本社で提出状況をまとめて確認したい場合に検討しやすいでしょう。

■給与計算との連携を重視する企業

年末調整や法定調書の作成前に、必要な情報を確認しやすくしたい場合に適しています。

従業員数が増えてきた企業

従業員数が少ないうちは、紙の封筒やローカルファイルで管理している企業もあります。しかし人数が増えると、提出依頼や確認、保管、廃棄の対象も増加します。

人気のシステムを導入すれば、未提出者の確認や書類の差し戻しを一元管理できます。入社や扶養追加が多い企業では、担当者の確認漏れを減らす運用に役立ちます。

複数拠点で労務管理する企業

本社だけでなく、支店や店舗、工場で従業員情報を扱う企業では、紙の受け渡しに時間がかかります。郵送やメール添付でやり取りすると、紛失や誤送信のリスクも無視できません。

クラウド型のシステムなら、拠点ごとの提出状況を本社で確認しやすくなります。現場担当者には必要な操作だけを許可し、本社側で全体を管理する運用にも向いています。

給与や労務システムと連携したい企業

マイナンバーは、給与計算や社会保険手続きと関係が深い情報です。そのため、人事労務システムや給与計算システムとの連携可否は、人気製品を比較する際の重要な観点です。

従業員マスタと連携できると、入退社や扶養変更にあわせた確認を進めやすくなります。二重入力を減らせるため、入力ミスや確認工数の削減にもつながります。

人気のマイナンバーセキュリティシステムを選ぶ際の注意点

人気のマイナンバーセキュリティシステムであっても、自社の運用にあわなければ使いにくさが残ります。導入前には、機能の多さだけでなく、権限設計や既存業務との相性、社内ルールの整備状況を確認しましょう。

人気だけで選ばない

人気や口コミは参考になりますが、自社に必要な機能とは限りません。例えば、従業員数が少ない企業と、複数拠点で労務管理する企業では、必要な権限設定や承認フローが異なります。

まずは、現在の管理方法で不安な点を洗い出しましょう。収集が大変なのか、保管や閲覧制御が課題なのかを整理すると、比較すべき機能が明確になります。

社内ルールも整備する

システムを導入しても、誰が確認し、どのタイミングで削除するかが決まっていなければ、運用が曖昧になります。特に、閲覧権限の付与や退職者情報の扱いは事前に決めておきたい項目です。

社内規程や業務マニュアルとシステム設定をあわせることで、担当者が変わっても同じ手順で運用しやすくなります。導入時には、操作説明だけでなくルール整備も進めましょう。

帳票出力後の扱いに注意する

法定調書や手続き書類を作成する際、システムからマイナンバーを含むデータを出力する場面があります。出力後のファイルや紙の管理を決めていないと、システム外でのリスクが残ります。

国税庁は、本人に交付する源泉徴収票などにはマイナンバーを記載しない扱いを示しています。帳票の提出先や交付先によって扱いが異なるため、運用前に確認しましょう。

参考：法定調書に関するFAQ｜国税庁

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自社にあうマイナンバーセキュリティシステムを選ぶコツ

自社にあうマイナンバーセキュリティシステムを選ぶには、人気順だけでなく、管理対象や連携先、セキュリティ機能、サポート体制を比べることが重要です。資料請求前に確認軸をそろえると、比較が進めやすくなります。

管理対象を明確にする

まず確認したいのは、誰のマイナンバーを管理するかです。従業員だけでなく、扶養家族や退職者、個人事業主の支払先などを扱う場合、対象範囲が広がります。

対象者ごとに収集方法や保管期間が変わるため、システムが対応できる範囲を確認しましょう。入退社が多い企業では、従業員情報の更新と連動できるかも重要です。

連携先システムを確認する

マイナンバーセキュリティシステムは、単独で使うよりも、人事労務や給与計算と連携したほうが運用しやすい場合があります。すでに使っているシステムがある場合は、連携方法を確認しましょう。

API連携やCSV取り込み、同じシリーズ内での連携など、対応方法は製品によって異なります。既存業務を大きく変えずに導入できるかを見てください。

セキュリティ機能を比較する

比較時には、暗号化や権限管理、ログ管理、二要素認証、IPアドレス制限などを確認しましょう。すべての機能が必要とは限りませんが、自社のリスクにあわせた対策が必要です。

例えば、在宅勤務や拠点利用が多い場合は、アクセス制限や認証機能を重視します。情報システム部門が少人数の場合は、管理画面のわかりやすさも見逃せません。

サポート体制を確認する

マイナンバー管理は、導入後の設定や従業員からの問い合わせ対応も発生します。初期設定の支援、操作マニュアル、問い合わせ窓口の有無を確認しましょう。

年末調整や入社が集中する時期は、担当者の負担が高まりやすくなります。繁忙期に困らないよう、サポート対応時間や相談方法も比較しておくと安心です。

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人気のマイナンバーセキュリティシステムを比較

ここからは、ITトレンドに掲載されているマイナンバー関連製品を紹介します。マイナンバーの収集や保管、権限管理、ログ管理を重視したい企業は、労務や給与計算との連携範囲も含めて比較しましょう。

ジョブカン労務HR

株式会社DONUTS

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《ジョブカン労務HR》のPOINT

1. 人材管理機能では全社的な人材情報の活用や、汎用性◎の通知機能
2. 入退社・年末調整・ストレスチェック等幅広い業務を自動・効率化
3. シリーズ導入25万社以上！電話・メール・チャットで無料サポート

SmartHR

株式会社SmartHR

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《SmartHR》のPOINT

1. スマホで完結。従業員本人が直接入力し、収集の手間を大幅削減
2. ISO/IEC27001やSOC2Type2取得。最高水準セキュリティで安全保管
3. e-Gov連携でそのまま電子申請！破棄も確実・簡単に

ジンジャー人事労務

jinjer株式会社

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《ジンジャー人事労務》のPOINT

1. マイナンバー情報の収集・保管・利用・廃棄まで一括管理
2. 従業員マスタを一元管理し、オンラインで履歴、最新情報を確認
3. 500円/1名で豊富な機能をご提供

freee人事労務

フリー株式会社

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《freee人事労務》のPOINT

1. 人事情報を勤怠・給与とも一元化。検索・分析がしやすい
2. 低コストで手軽に管理
3. 金融機関並みの通信・暗号化技術で万全のセキュリティ

ハーモス労務給与

株式会社ビズリーチ

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《ハーモス労務給与》のPOINT

1. 労務・給与業務がすべてシステム内で完結
2. 大量の給与計算・社会保険手続きを一括処理
3. 従業員が直接入力できる柔軟なフォーム設計

人気のマイナンバーセキュリティシステムに関するFAQ

マイナンバーセキュリティシステムを比較する際は、クラウド利用の安全性や無料ツールとの違い、導入範囲に迷うケースが多くあります。ここでは、導入前によくある疑問を整理します。

Q１：クラウド型でも安全に使えますか？

クラウド型でも、暗号化や権限管理、ログ管理、認証機能が整っていれば安全な運用を進めやすくなります。ただし、担当者の権限設定や出力後のファイル管理は社内で決める必要があります。製品のセキュリティ機能と自社の運用ルールをあわせて確認しましょう。

Q２：表計算ソフト管理との違いは何ですか？

表計算ソフトは手軽ですが、閲覧権限や操作履歴、廃棄履歴を管理しにくい点が課題です。専用システムでは、提出状況や権限、ログを一元管理できます。従業員数が増えた企業や拠点が多い企業では、専用システムのほうが運用を標準化しやすくなります。

Q３：導入時に準備することはありますか？

導入前には、管理対象者や担当者の権限、利用目的、保管期間、廃棄手順を整理しましょう。既存の人事労務システムや給与計算システムと連携する場合は、従業員マスタの項目も確認が必要です。社内ルールを整えると、導入後の混乱を抑えられます。

Q４：人気製品を選べば問題ありませんか？

人気製品は比較候補として有効ですが、自社にあうとは限りません。従業員規模や拠点数、利用中の労務システム、必要なセキュリティ機能によって適した製品は異なります。資料請求で機能やサポート、連携範囲を比較することが重要です。

Q５：小規模企業でも導入すべきですか？

従業員数が少なくても、マイナンバーの安全管理は必要です。紙や表計算ソフトで運用できる場合もありますが、担当者変更や廃棄管理に不安があるならシステム導入を検討しましょう。まずは必要機能を絞り、費用と管理負担のバランスを確認するのがおすすめです。

まとめ

人気のマイナンバーセキュリティシステムを選ぶ際は、収集から保管、権限管理、ログ管理、廃棄まで安全に運用できるかを確認しましょう。知名度だけでなく、自社の従業員規模や既存システムとの相性も重要です。複数製品を比較したい方は、ITトレンドの一括資料請求を活用してください。