オンラインアシスタントの費用が決まる仕組み
オンラインアシスタントの費用は、料金体系と、依頼する業務や稼働の条件で決まります。具体的な金額はサービスごとに異なるため、この記事では金額ではなく仕組みを整理します。まず、主な料金体系の種類を次の表にまとめました。
| 料金体系 | 内容 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 月額固定型 | 毎月の契約時間に対して一定額を支払う | 契約時間の上限と、超過時の扱い |
| 従量型 | 依頼した時間や件数に応じて支払う | 時間や件数の数え方 |
| 成果物単位型 | 成果物ごとに支払う | 修正の回数と範囲 |
| 組み合わせ型 | 基本額に、追加の依頼分を加える | 基本額に含まれる範囲 |
料金体系の主な種類を知る
オンラインアシスタントの料金体系には、毎月の契約時間に対して一定額を支払う月額固定型があります。依頼した時間や件数に応じて支払う従量型や、成果物ごとに支払う形もあり、サービスによって異なります。どの体系が自社にあうかは、依頼の頻度で変わります。
基本額に追加の依頼分を加える組み合わせ型もあります。同じ月額でも、契約時間に含まれる業務の範囲が異なる場合があります。金額だけで比較せず、内容を同じ条件でそろえて確認しましょう。
費用に影響する条件を整理する
費用に影響する条件には、業務の種類、専門性、稼働時間、担当者の体制があります。データ入力のような定型業務と、経理や採用のような専門性の高い業務では、条件が異なる場合があります。業務ごとに条件が変わる点に注意が必要です。
早朝や夜間の対応、専任の担当者の配置、チームでの対応なども、費用に影響する場合があります。自社が必要とする条件を先に決めておくと、見積もりを比較しやすくなります。優先する条件と、妥協できる条件を分けておきましょう。
相場を一律に示しにくい理由と調べ方
料金の相場を一律に示しにくい理由は、料金体系や含まれる業務、稼働の条件がサービスごとに異なるためです。公開されている料金表も、前提となる条件が違うと単純には比べられません。公開情報だけで判断せず、同じ条件で確認することが大切です。
相場を知るには、自社の依頼内容を伝えて複数のサービスから見積もりを取る方法が現実的です。料金体系は個別に確認が必要で、見積もりの根拠が説明されるかも、判断の材料です。月額の目安は、見積もりをもとに自社で試算しましょう。
見積もりで確認したい費用の内訳
見積もりでは、月々の費用だけでなく、初期費用や追加費用の有無まで確認します。内訳が分からないまま契約すると、想定外の費用が生じる場合があります。確認する項目を、次の3つに整理し、見積書の項目ごとに照らし合わせましょう。
- ■初期費用
- 契約時の手数料や、設定にかかる費用の有無
- ■月額費用
- 契約時間に含まれる業務と、時間の範囲
- ■追加費用
- 時間の超過や、急ぎの対応で生じる費用の条件
初期費用と月額費用の範囲を確認する
初期費用は、契約時の手数料や、業務の手順を共有するための設定にかかる費用などです。初期費用が不要なサービスもあるため、見積もりに含まれているかを確認しましょう。見積書の項目名だけでは内容が分からない場合は、問い合わせて確かめます。
月額費用は、契約時間に含まれる業務の範囲を確認します。窓口となる担当者の費用や、連絡手段の利用料が含まれるかは、サービスによって異なります。含まれない項目は、一覧にしておくと便利です。
契約時間の超過と繰り越しの扱いを確認する
契約時間を超えて依頼したときの費用は、サービスによって異なります。超過分を追加で支払う場合や、翌月の契約時間から差し引く場合などがあり、事前の取り決めが必要です。取り決めは、書面で残しておきましょう。
使い切れなかった時間を翌月に繰り越せるかも、確認したい点です。繁忙期と閑散期の差が大きい業務では、繰り越しの可否が実際の負担に影響します。繰り越しの期限や、繰り越せる時間の上限も、あわせて聞いておきましょう。
最低契約期間と解約時の費用を確認する
最低契約期間が設けられている場合、期間内に解約すると費用が生じるサービスがあります。契約の更新が自動か、更新の前に通知があるかも、契約書で確認しましょう。解約の申し出に必要な期間と方法も、契約前に確かめておきます。
見積もりの根拠を丁寧に説明してもらえるかも、サービスを見極める材料です。説明があいまいな場合や、書面での提示を避ける場合は、契約を急がず、他のサービスとも比べましょう。見積書に記載された項目の意味も、質問して確かめます。
年間費用を試算する手順
年間費用は、依頼する時間や件数の見込みを立ててから、料金体系にあてはめて試算します。従業員50名規模の会社を想定しながら、試算の手順を3つの段階に分けて説明します。段階ごとの内容は、次の表のとおりです。
| 段階 | 内容 |
|---|---|
| 月間の依頼量 | 部署ごとの依頼時間や件数を集計する |
| 料金への当てはめ | 見積もりの条件にあてはめ、月額を計算する |
| 年間への換算 | 12か月分に、初期費用と繁忙期の追加分を加える |
依頼する業務の時間を集計する
試算の第一歩は、依頼する業務の月間の時間や件数を集計することです。50名規模の会社では、経理、総務、営業など複数の部署から依頼が出る場合があるため、部署ごとに集計します。部署ごとの依頼量を把握しておくと、契約時間の目安を立てやすくなります。
社内で実際にかかっている作業時間を記録し、その一部を委託する前提で見積もります。委託後も、依頼書の作成や成果物の確認にも社内で時間がかかる点を、忘れずに加えましょう。記録の期間は、繁閑の差が見えるよう、複数か月分にしておきます。
料金体系にあてはめて月額を計算する
集計した時間や件数を、見積もりで示された料金体系にあてはめて月額を計算します。月額固定型であれば契約時間の枠を、従量型であれば時間や件数の単位を確認します。計算式は、社内で共有しておきましょう。
複数のサービスで計算するときは、対応時間帯や担当者の体制など、条件をそろえて比べます。条件が異なる状態で月額だけを並べると、実際の負担を見誤る場合があります。計算に使った前提は、記録として残しておきましょう。
年間費用に換算して追加分を見込む
月額を年間に換算するときは、12か月分に、初期費用と繁忙期の追加分を加えます。決算期や新年度など、依頼が増える時期は部署ごとに確認しておくと、試算のずれを抑えられます。実際の請求額と試算の差は、定期的に見直しましょう。
契約更新時に条件が変わる場合もあるため、2年目以降の見込みも確認します。試算の結果は幅を持たせて社内に示し、予算の承認を得る際の根拠として使いましょう。人数の増加による依頼量の変化も、見込んでおくと安心です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でオンラインアシスタントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
安さだけで選ばないための費用対効果の見方
費用が安いサービスは魅力的ですが、対応範囲や品質が自社の要件にあうかは別の問題です。費用に見合う効果が得られるかを、複数の観点から確認します。対応範囲、他の手段との比較、効果の測り方を順に見ていきましょう。
費用が安いサービスで確認したい対応範囲
費用が安いサービスを選ぶ場合は、依頼できる業務の範囲と、対応の品質を確認します。範囲が限られていると、追加で依頼するたびに別の費用が生じる場合があります。対応範囲の違いは、見積書の備考欄に記載されている場合もあります。
担当者の経験、修正の対応回数、連絡の返信にかかる時間も、費用に見合うかを判断する材料です。費用の差が、対応範囲や体制の差によるものかを、見積もりから読み取りましょう。安さの理由を質問し、納得できる説明があるかも確認します。
社内の人件費や派遣と比べるときの注意点
社員を採用する場合や派遣を利用する場合と比べるときは、費用の項目をそろえます。採用では募集や教育の費用、社内の管理の時間も、費用に含めて比較します。派遣の場合は、契約の枠組みや料金の内訳を、派遣会社に確認しましょう。
費用を抑えようとして、委託先の担当者に細かな指示を出し続けると、偽装請負と判断される恐れがあります。業務委託は、成果物や業務の基準を示す形が基本です。派遣とは契約の枠組みが異なる点に注意しましょう。
費用対効果を測る指標と期間を決める
費用対効果は、削減できた社内の作業時間、ミスや遅れの減少、担当者の負担の変化で確認します。費用だけでなく、本来の業務に使える時間が増えたかも重要な指標です。指標は、測定しやすいものを3つ程度に絞ると運用が続きます。
効果を測る期間と指標は、契約前に社内で決めておきます。開始から数か月分の結果を毎月記録し、依頼内容や契約時間を見直す材料にしましょう。効果が見えにくい場合は、依頼する業務の範囲を調整します。
無料トライアルを活用して費用を抑える工夫
費用を抑えるには、料金の交渉だけでなく、依頼の仕方や試し方の工夫も有効です。無料トライアルの確認、依頼内容の整備、見積もりの比較の3点を整理します。この3点は、契約前の準備として順に取り組めます。
無料トライアルや初回相談の有無を確認する
無料トライアルや初回相談の有無、条件はサービスによって異なります。無料の範囲が、時間、業務の種類、期間のどれで区切られているかを確認しましょう。無料トライアルを実施していないサービスもあるため、問い合わせで確認します。
トライアルでは、実際の業務を一部依頼して、対応の品質や連絡の取りやすさを確かめます。トライアルから本契約へ移る際の費用や手続きも、あわせて聞いておきます。トライアルの結果は、社内の関係者にも共有しましょう。
依頼書の整備で手戻りを減らす
修正のやり取りが増えると、契約時間を消費して追加の費用につながる場合があります。依頼書に目的、期限、完成の基準を書いておくと、手戻りを減らしやすくなります。依頼書の項目は、依頼元の部署が書きやすい形にそろえます。
手順書や過去の成果物のサンプルを、依頼にあわせて共有する方法も有効です。依頼のたびに同じ説明をしなくて済むため、契約時間を本来の作業に使いやすくなります。依頼書は、運用しながら更新しましょう。
同じ条件で複数の見積もりを比べる
費用を比較するときは、依頼する業務、契約時間、対応時間帯、担当者の体制を同じ条件にそろえます。その条件で、複数のサービスに見積もりを依頼しましょう。条件が異なると、金額の差の理由が分かりません。
見積もりは書面で受け取り、含まれる項目と、含まれない項目を一覧にして整理します。気になる点は、回答の期限を伝えたうえで契約前に質問しましょう。資料請求を活用すると、複数のサービスの情報を効率よく集められます。
依頼量にあわせて利用できるサービス
必要な分だけ依頼する形で利用できる、オンライン業務代行サービスを紹介します。料金体系は個別に確認が必要です。
オンライン業務代行 StepBase（ステップベース）
- パーソルグループの長年の実績を活かした業務代行を月4.8万円で
- 採用倍率500倍以上！実務経験が豊富なアシスタントを直接採用
- マニュアルは不要！事前準備なしで業務依頼可能。内製化支援にも
パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社が提供する「パーソルグループのオンライン業務代行 StepBase（ステップベース）」は、必要な時に必要な分だけ依頼できるオンライン業務代行サービスです。稼働時間を増やすこともできるため、依頼量の変化にあわせて利用できます。採用や教育に固定費がかかる課題を背景に、必要な業務のみを依頼でき、事前のマニュアル準備なしで始められるため、立ち上げの手間も抑えられます。見積もりの条件は問い合わせで確認しましょう。
タクシタ
- 採用率0.5%の本当のプロ人材のみが在籍
- 幅広い業務を柔軟に対応できるチーム体制
- ご依頼内容が決まっていなくても業務の棚卸しから対応可能
株式会社kubellパートナーが提供する「タクシタ」は、経理、労務、採用、営業事務などのバックオフィス業務を、オンラインで依頼できる業務代行サービスです。業務量にあわせて必要な分だけ柔軟に依頼でき、複数の業務を組み合わせて相談できます。採用や育成のコストをかけずに依頼できる点が特徴で、依頼できる業務の例には経理、総務、労務、営業、秘書、採用などがあります。料金体系や追加の見積もりが必要なケースは、問い合わせで確認しましょう。
秘書 （株式会社アプリケーション）
- 契約期間の縛りなし。1ヶ月から利用可
- 専属アシスタントに要望を伝えるだけで対応可能
- 配送センター保有でオンライン・オフライン作業に対応
ForyourBusiness （株式会社Radice）
- 契約期間の縛りなし、月35,000円から利用可能
- アシスタントとマネージャーによるチーム体制
- 事務的業務からクリエイティブまで幅広く対応
秘書とクロコ （Man to Man株式会社）
- 2時間分の無料トライアルキャンペーン実施中
- 繁閑の業務量でプラン変更可能、月10時間から利用可
- 採用・教育コストを削減し、デバイス準備も不要
オンラインアシスタントに関するよくある質問
オンラインアシスタントの費用についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：料金体系にはどのような種類がありますか？
- A：毎月の契約時間に対して支払う月額固定型、依頼した時間や件数に応じて支払う従量型などがあります。サービスによって異なるため、料金体系は個別に確認が必要です。
- ■Q2：見積もりで確認すべき項目は何ですか？
- A：初期費用、月額費用に含まれる業務と時間の範囲、超過時の扱い、繰り越しの可否、解約時の条件を確認しましょう。内訳が分からない項目は、契約前に質問します。
- ■Q3：無料トライアルはありますか？
- A：有無や条件はサービスによって異なります。無料の範囲が時間、業務の種類、期間のどれで区切られているかを問い合わせで確認しましょう。
- ■Q4：年間費用はどのように試算すればよいですか？
- A：依頼する業務の月間の時間や件数を集計し、見積もりの料金体系にあてはめて月額を計算します。12か月分に、初期費用と繁忙期の追加分を加えて試算しましょう。
まとめ
オンラインアシスタントの費用は、料金体系、業務の種類、稼働の条件によって異なります。見積もりでは、初期費用、月額費用、追加費用、解約時の条件まで確認することが大切です。年間費用は、依頼時間を集計して試算し、費用対効果もあわせて確認します。料金体系は個別に確認が必要なため、複数のサービスに資料請求して、同じ条件で比較してみてください。
