使いやすいオンラインアシスタントの判断軸
使いやすさは感覚で語られがちですが、依頼する側の負担に置き換えると、サービス同士を比較できます。ここでは、判断軸の立て方と、依頼にかかる負担の見積もり方、派遣や社内担当との契約上の違いを整理します。
使いやすさを3つの場面に分けて考える
オンラインアシスタントとは、秘書業務や事務作業を、オンラインで受けるサービスです。使いやすさは、依頼する場面、進める場面、受け取る場面の3つに分けると整理できます。例えば、依頼のしやすさは窓口の数、進める場面は連絡の回数、受け取る場面は修正の依頼方法で確かめられます。
この3つの場面ごとに、自社でかかる手間を書き出してみましょう。サービスごとの手間を並べて見積もると、使いやすさの違いを比べやすくなります。過去に外部へ依頼した経験があれば、その実績も参考になります。
依頼する側の負担を事前に見積もる
サービスを使い始めると、依頼文の作成、手順の説明、成果物の確認といった作業が依頼側に発生します。これらの時間が想定より大きいと、使いにくいと感じる原因になります。見積もりの結果は、導入後の実績と比べて見直しましょう。
導入前に、依頼1件あたりに必要な準備と確認の時間を見積もっておきましょう。見積もりには、手順書があるか、過去の依頼を再利用できるかが影響します。サービス側に、依頼の流れを具体的に見せてもらうと、負担を想像しやすくなります。
派遣や社内担当との違いを押さえる
オンラインアシスタントは業務委託契約にもとづくサービスで、成果物や業務の完了を約束する形が中心です。依頼側が個々の担当者に細かな指示を出す派遣とは、契約の考え方が異なります。契約書に、成果物の内容や業務の範囲が書かれているかも、確認の手がかりになります。
細かな指示を直接出すと、契約の形によっては偽装請負と判断される場合があります。依頼の方法は、契約内容にあわせて決めておくと安心です。判断に迷うときは、契約書の内容を法務部門や専門家に相談しましょう。
操作が簡単でシンプルな依頼の仕組み
操作が簡単かどうかは、依頼から受け取りまでの手順の少なさで判断できます。シンプルな運用にするために、依頼の窓口、書式、進捗と成果物の確認方法の3点を、表で確認してから詳しく見ていきましょう。
| 場面 | 確認する点 |
|---|---|
| 依頼する | 窓口が1つか、普段使う連絡手段で依頼できるか |
| 進める | 進捗を画面や定期連絡で確認できるか |
| 受け取る | 成果物の形式を指定でき、修正を依頼しやすいか |
依頼の窓口が1つにまとまっているか
依頼の窓口が複数に分かれていると、どこに連絡したか分からなくなる場合があります。メールやチャットなど、普段使っている連絡手段で依頼できるかも確認したい点です。窓口の営業時間や、休日の連絡の扱いも、あわせて聞いておくと安心です。
専用の画面や管理ツールが必要な場合は、アカウントの発行方法や操作の説明資料の有無を聞きましょう。窓口が1つなら、担当者が替わっても依頼の流れを変えずに済みます。社内の誰が窓口になるかも決めておくと、連絡の重複を防げます。
依頼書式とテンプレートの有無を見る
依頼書式が決まっていると、依頼文の書き方に迷わず、伝え漏れも減らせます。目的、期限、参考資料、納品形式を記入する欄があるかが、確認の目安です。見本の依頼文を見せてもらうと、記入の手間を具体的に想像できます。
書式が用意されていない場合は、自社で依頼用のひな形を作る方法もあります。繰り返し依頼する業務は、手順をテンプレートにして共有しておくと、担当者ごとの依頼内容のばらつきを抑えられます。ひな形は、実際の依頼のたびに見直すと精度が上がります。
進捗と成果物の受け取り方法を確認する
進捗の確認方法は、画面での表示、定期的な報告、完了時の連絡などサービスごとに異なります。確認のために毎回問い合わせる必要があるかも、使いやすさを左右します。受け取りの期限が、自社の業務の締めにあうかも見ておきましょう。
成果物は、ファイルの共有、メールへの添付、指定したツールへの入力などで受け取ります。形式を指定でき、修正を依頼しやすいかを事前に聞いておくと、受け取り後の手戻りを減らせます。修正の回数に決まりがあるかも、あわせて確認しましょう。
初心者でも使いやすい初期設定の進め方
初めて使う場合は、初期設定の手順が少ないほど始めやすくなります。簡単に始められるかを判断するために、設定の流れと所要期間、アカウントの権限の決め方、最初の依頼の出し方を、順に整理します。
初期設定の手順と所要期間を聞く
初期設定には、契約手続き、担当者との打ち合わせ、連絡手段の設定、業務の引き継ぎなどが含まれます。何を自社で行い、何をサービス側が進めるかを一覧で示してもらいましょう。手順に不明な点があれば、設定前に質問しておくと安心です。
所要期間は、依頼する業務の種類や量によって変わる場合があります。開始希望日から逆算し、余裕のあるスケジュールを確認しておくと、設定の遅れによる混乱を防げます。初心者の担当者でも進められるよう、案内資料の有無も聞いておきましょう。
アカウントと権限の設定を整理する
共有フォルダやクラウドサービスなど、社内の情報を扱わせる場合は、アカウントの権限設定が欠かせません。閲覧のみか、編集もできるのかを、業務ごとに分けて決めます。権限の設定は、一覧表にして記録しておきましょう。
権限は必要な範囲にとどめ、利用が終わったら速やかに無効にする運用が望ましいといえます。あわせて、秘密保持契約の内容や、個人情報の取り扱いの範囲も確認しておきましょう。情報システム部門がある場合は、設定前に相談すると安全です。
最初は小さな依頼から試す
最初から多くの業務を任せると、うまく伝わらなかった場合の影響が大きくなります。まずは、スケジュール調整や資料の整形など、範囲が明確な作業から依頼してみましょう。依頼から納品までの日数と、修正の回数を記録しておくと、次の依頼の目安になります。
結果をもとに、指示の出し方や確認の頻度を調整します。依頼内容を少しずつ広げれば、サービスの使い方に慣れながら、無理のない範囲で任せる業務を増やせます。小さな依頼は、相性の確認にも向く方法です。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でオンラインアシスタントの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
サポートが手厚いと判断できる基準
サポートが手厚いかどうかは、受けられる範囲と対応の仕組みで判断します。印象で選ばず、窓口の種類と対応時間、担当者が替わるときの引き継ぎ、相談のしやすさの3点を、具体的な基準で確認しましょう。
サポート窓口の種類と対応時間
サポートには、操作方法の案内、依頼内容の相談、トラブル時の対応など、複数の種類があります。どの内容を、どの窓口で受け付けるのかを区別して確認しましょう。問い合わせてから返信までの時間を、試しに一度測ってみるのも一つの方法です。
対応時間や、連絡手段が電話、メール、チャットのどれかも比較の材料です。自社の就業時間にあわせて相談できるか、休日や夜間の連絡がどう扱われるかを聞いておくと安心です。稼働時間の枠も、この機会に確認できます。
担当者の入れ替わりと引き継ぎの体制
オンラインアシスタントでは、担当者が替わる場合があります。替わっても業務の品質を保てるよう、手順や依頼の履歴を共有する仕組みがあるかを確認しましょう。引き継ぎの際に、過去の依頼の記録が共有されるかも、具体的に聞いておきましょう。
固定の担当者がつくのか、チームで対応するのかによっても、引き継ぎの方法は異なります。急な不在のときに代わりの担当者が対応するかも、事前に質問しておきたい点です。引き継ぎ時に、再度の説明が必要になるかも聞いておきましょう。
困ったときの相談先と回答の目安を知る
問い合わせへの回答時間の目安が示されていると、依頼の予定を立てやすくなります。目安が公開されていない場合は、問い合わせて確認しましょう。依頼が止まったときの連絡先も、通常の窓口とは別にあるか聞いておくと安心です。
操作マニュアルやよくある質問が整備されているかも、自分で解決できる範囲に関わります。相談した内容の記録が残るかを確認しておくと、同じ質問を繰り返す手間を減らせます。担当者との面談を設けているかも、確認項目の一つです。
使いやすさを導入前に確かめる方法
使いやすさは、資料だけでは判断しにくい面があります。ここでは、サービスへの質問の整理、試行依頼、社内ルールの3つで、導入前に確かめる流れをまとめます。まずは、確認項目を一覧にしておきましょう。
- ■依頼のしやすさ
- 窓口や書式が決まっており、普段の連絡手段で依頼できるか
- ■初期設定
- 手順と所要期間が示され、自社の作業範囲が明確か
- ■サポート
- 窓口の種類、対応時間、担当者交代時の引き継ぎが分かるか
- ■契約と情報管理
- 業務委託契約、秘密保持、個人情報の扱いが明示されているか
問い合わせ時に聞く質問を整理する
資料請求のあとに問い合わせるときは、上の項目を質問リストにしておくと、サービス同士を同じ基準で比べられます。回答は日付とあわせて記録しておきましょう。質問は、依頼の流れ、初期設定、サポート、契約と情報管理の4つに分けておくと、聞き漏れを防げます。
依頼できる業務の範囲や稼働時間も、使いやすさに直結します。対応できない業務が含まれていないかを、あらかじめ確かめておくと安心です。口頭の回答は、書面やメールでも残してもらうと確実です。
試行依頼で実際の使い勝手を確かめる
トライアルや少量の試行依頼を受け付けているサービスなら、実際の手順を体験できます。用意されていない場合は、デモ画面や過去に納品した成果物の例を見せてもらいましょう。あわせて、担当者の応対の丁寧さや、質問への回答の分かりやすさも観察しましょう。
試行では、依頼文を書く時間、やり取りの回数、成果物の修正のしやすさを記録します。複数のサービスで同じ内容を依頼すると、使いやすさの違いを比較できます。記録は、社内で導入を相談するときの材料にもなります。
社内の使い方ルールを決めておく
サービスが使いやすくても、社内で依頼のルールが決まっていないと混乱します。誰が依頼でき、誰が成果物を確認するのかを、導入前に決めておきましょう。例えば、依頼は担当者を通す、機密情報は事前に責任者へ確認する、といった決まりを定めておきます。
依頼の書き方や共有してよい情報の範囲も、簡単な手順書にまとめておくと便利です。担当者が替わっても同じ運用を続けられ、特定の人への依存も防げます。ルールは、運用しながら見直していくと定着します。
操作や依頼の手間を抑えたい場合に確認したいサービス
依頼の始めやすさやサポートのしかたを基準に、外部委託サービスを紹介します。窓口や事前準備の違いを、比べる際の参考にしてください。
オンライン業務代行 StepBase（ステップベース）
- パーソルグループの長年の実績を活かした業務代行を月4.8万円で
- 採用倍率500倍以上！実務経験が豊富なアシスタントを直接採用
- マニュアルは不要！事前準備なしで業務依頼可能。内製化支援にも
パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社が提供する「パーソルグループのオンライン業務代行 StepBase（ステップベース）」は、オンラインで業務を委託できる業務代行サービスです。事前にマニュアルや手順書を用意しなくても依頼でき、一度業務を見せたあとに、サービス側で手順化する流れが特徴です。業務代行を使ったことがなく、依頼の仕方や進め方が分からない場合にも相談しやすい点が挙げられます。依頼できる業務の例として、労務、経理、総務、事務などが紹介されています。
タクシタ
- 採用率0.5%の本当のプロ人材のみが在籍
- 幅広い業務を柔軟に対応できるチーム体制
- ご依頼内容が決まっていなくても業務の棚卸しから対応可能
株式会社kubellパートナーが提供する「タクシタ」は、経理、労務、採用、営業事務などのバックオフィス業務を、チャットを通じてオンラインで依頼できる業務代行サービスです。メールやビジネスチャットなど、依頼側の使いやすい方法で連絡でき、特別な準備や書類の用意は必要ないとされています。依頼内容が決まっていない段階でも、業務の棚卸しから相談できる点が特徴です。定型業務から専門領域まで幅広い業務を代行するとされており、委託する範囲は相談しながら決められます。
i-STAFF （株式会社ビープラスト）
- 厳選された優秀な人材によるサポート
- 迅速かつ高品質な業務遂行
- 幅広い業務に柔軟に対応。
秘書とクロコ （Man to Man株式会社）
- 2時間分の無料トライアルキャンペーン実施中
- 繁閑の業務量でプラン変更可能、月10時間から利用可
- 採用・教育コストを削減し、デバイス準備も不要
オンラインアシスタントに関するよくある質問
オンラインアシスタントの使いやすさについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：専門知識がなくても、オンラインアシスタントを使いこなせますか？
- A：依頼の書式や窓口が整っているサービスなら、専門知識がなくても使い始められる場合があります。ただし、依頼内容を言葉で伝える力は必要です。最初は範囲が明確な作業から依頼し、伝え方を調整しましょう。
- ■Q2：依頼のたびに同じ説明をする手間を減らせますか？
- A：手順書や依頼のテンプレートを作り、サービス側と共有すると、説明の手間を減らせる場合があります。過去の依頼の履歴を担当者が見られるかも確認しましょう。担当者が替わったときの引き継ぎ方法もあわせて聞いておくと安心です。
- ■Q3：使いにくいと感じたとき、途中でサービスを見直せますか？
- A：契約の内容によって、見直しの条件は異なります。解約の申し出の期限や、契約期間の定めを事前に確認しましょう。試行依頼から始めておくと、合わない場合に影響を小さくできます。
- ■Q4：サポートが手厚いかどうかは、何で判断すればよいですか？
- A：対応する範囲、窓口の種類、対応時間、担当者交代時の引き継ぎの仕組みを、具体的に確認しましょう。印象ではなく、書面や資料で示されている内容で比べることが大切です。問い合わせへの返信の早さも、試しに確かめられます。
まとめ
使いやすいオンラインアシスタントを選ぶには、依頼のしやすさ、成果物の受け取りやすさ、初期設定、サポートの4点を、具体的な基準で比べることが大切です。契約の形や秘密保持、権限の管理もあわせて確認しましょう。資料だけで判断せず、試行依頼で使い勝手を確かめると、導入後のずれを減らせます。複数のサービスの資料請求を行い、自社の業務にあうものを比較してみてください。
