オンラインアシスタントの連携性を見る前提
オンラインアシスタントは人が作業するサービスのため、ソフトウェアのシステム連携とは意味が異なる場合があります。連携性を判断する前に、連携の形と目的を整理しましょう。連携の形を、次の表にまとめました。
| 連携の形 | 内容 | 確認する点 |
|---|---|---|
| 自動連携 | 自社のシステムとサービスのシステムをAPIなどで接続する | 提供の有無と、対応する範囲 |
| 共有による連携 | クラウドストレージやカレンダーを共有する | 共有の範囲と権限 |
| 受け渡しによる連携 | CSVファイルやメールで資料を受け渡す | ファイルの形式と受け渡しの手順 |
| 作業環境の利用 | 委託先が自社のツールにログインして作業する | アカウントの発行と権限 |
システム連携と人の作業による連携の違い
ソフトウェアの連携は、システム同士がデータを自動でやり取りする仕組みです。オンラインアシスタントでは、人が自社のツールで作業する形や、ファイルの受け渡しが中心となる場合があります。
サービスによっては、自社のシステムと接続できる仕組みを用意している場合もあります。提供の有無や範囲は異なるため、自社が求める連携がどの形で実現できるかを、問い合わせて確認しましょう。連携の形によって、必要な準備や社内の手続きも変わります。
連携の目的を整理する
連携を確認する前に、連携の目的を整理しておくことが大切です。目的は、入力の手間を減らす、情報の共有を速める、記録を一か所にまとめるなど、業務によって異なります。目的が明確だと、必要な連携の形も絞り込めるため、比較の軸も定まります。
目的があいまいなままだと、不要な連携を求めて、手続きや費用が増える場合があります。目的に対して、最小限の連携で足りるかを検討しましょう。社内の関係者と共有しておくと、確認が進めやすくなります。
連携先ごとの優先度を決める
自社が使っているツールのうち、委託先と共有する必要があるものを一覧にします。チャット、クラウドストレージ、会計システム、顧客管理のシステムなど、種類ごとに整理します。共有の必要がないツールは、一覧に含めなくて構いません。
一覧の中で、必要性の高い連携から優先度をつけましょう。どの連携にも対応できるとは限らないため、優先度が高いものから順に、対応の可否を確認します。対応できない場合の代替手段も、あわせて聞いておくと安心です。
連携性を高めるチャットとストレージの活用
チャットツールとクラウドストレージは、オンラインアシスタントとの連絡や資料の共有に使われやすい手段です。使い方を整理しておくと、依頼のやり取りが円滑に進みます。確認したい点を、次のとおり3つにまとめました。
- ■チャット
- 依頼の受け付けと、進捗の連絡
- ■ストレージ
- 資料と成果物の共有
- ■権限
- 閲覧と編集の範囲、共有の期間
チャットツールでの依頼と連絡
ビジネスチャットツールを使うと、依頼の受け付けや進捗の確認を、やり取りの履歴として残せます。自社が使っているチャットツールを委託先が利用できるかは、サービスによって異なります。履歴を残せる点は、後から経緯を確認する際にも役立つ利点です。
委託先が指定するツールを、自社が使う場合もあります。ツールが増えると連絡が分散するため、依頼ごとの連絡先を一つに決めておきましょう。外部の利用者を招待できるかは、自社の規程にもとづいて確認します。
クラウドストレージで資料を共有する
資料や成果物の受け渡しには、クラウドストレージの共有フォルダが使われます。メールに添付する方法より、保管場所が一か所にまとまり、最新の版を確認しやすくなります。ファイルの名前の付け方を決めておくと、整理を進めやすい点も利点です。
フォルダは、依頼の種類や部署ごとに分けておくと、権限の管理も容易です。成果物の保管期間や、契約終了後のデータの扱いも、あらかじめ決めておきましょう。保管場所の容量や、利用できるサービスの条件も確認します。
共有範囲と権限の設定
チャットやストレージの共有では、閲覧のみ、編集可能、削除可能など、権限の種類を使い分けます。委託先には、依頼で使うフォルダやチャンネルだけに権限を付与します。権限を限定することで、意図しない閲覧や編集を防ぎやすくなる点がメリットです。
共有の期間を区切り、依頼が終わったら権限を外す運用も有効です。担当者が替わったときに、権限の見直しを行う手順も、社内で決めておくと安心です。操作の履歴を確認できるかも、あわせて見ておきます。
会計システムやSFA・CRMと連携するときの確認点
会計システムやSFA、CRMとの関わり方は、委託先が自社のシステムにログインして作業する形か、データを受け渡す形かで異なります。システムによって、委託先に付与できる権限や、利用規約の条件も変わります。それぞれの確認点を、順に整理していきましょう。
会計システムへの入力を依頼する形
会計システムへの入力を依頼する場合、委託先が自社のシステムにログインして入力する形があります。入力用のデータを作成してもらい、自社で取り込む形もあります。どちらが可能かは、サービスと自社のシステムの条件によって異なります。
ログインを認める場合は、入力のみ、承認は自社など、権限を限定します。仕訳の確定や支払いの承認は、自社の担当者が行う運用が考えられます。システムの利用規約も、事前に確認しましょう。
SFAやCRMへの入力と更新を任せる
SFAやCRMでは、名刺情報の登録、活動履歴の入力、顧客リストの更新などを依頼できる場合があります。入力の項目や書き方のルールを、事前に手順書として共有しておきます。名刺や案件の情報は、入力前の資料も保管しておきます。
入力するデータの品質を保つため、入力後の確認の流れを決めておきましょう。重複した登録や、項目の入力漏れが起きないよう、確認の頻度と担当者を定めると、運用を進めやすくなります。確認の結果は、記録として残しておくと振り返りに使えます。
顧客データの取り扱いと閲覧範囲
顧客管理のシステムには、個人情報や取引の情報が含まれます。委託先に閲覧させる範囲は、依頼する業務で使う項目だけに絞り、不要な情報は見えない設定にします。システムの権限の種類は、製品ごとに異なる点にも注意が必要です。
個人情報保護法にもとづく委託先の監督が必要なため、取り扱いの手順や、再委託の有無を確認します。秘密保持契約に、システム上の情報の取り扱いが含まれるかも、あわせて見ておきましょう。権限の設定は、情報システム部門にも確認すると安心です。
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APIやCSVによるデータ連携の確認点
データの連携には、APIによる自動のやり取りと、CSVファイルによる受け渡しがあります。人が作業するサービスでは、CSVなどの受け渡しが中心の場合もあるため、両方の考え方を、表で比べながら確認しておきましょう。
| 方法 | 特徴 | 確認する点 |
|---|---|---|
| API | システム同士が自動でデータをやり取りする | 提供の有無、認証の方法、利用の範囲 |
| CSV | ファイルでデータを受け渡す | 項目、文字コード、形式の指定 |
API連携の可否と範囲を確認する
APIとは、システム同士がデータをやり取りするための接続の仕組みです。オンラインアシスタントでは、APIの提供を前提としていないサービスもあり、提供の有無は問い合わせで確認します。確認の際は、自社が連携したいシステムの名称も伝えます。
APIを使える場合も、対応する機能の範囲や、認証の方法、利用できる条件が異なります。自社のシステム側の設定や開発が必要な場合もあるため、情報システム部門や開発会社にも相談しましょう。
CSVでの受け渡し形式を確認する
CSVは、項目をカンマなどで区切ったテキスト形式のファイルです。さまざまな業務システムで使われますが、項目の並びや文字コードが異なると、正しく読み込めない場合があります。取り込む側のシステムの仕様も、事前に確認が必要です。
委託先に作成を依頼する場合は、項目名、並び順、日付の書式、文字コードを指定します。見本のファイルを共有すると、認識のずれを防ぎやすくなります。出力の柔軟さは、指定できる項目の範囲で確認しましょう。
受け渡しの手順とデータの保管を決める
データの受け渡しは、方法と頻度、担当者を、依頼の開始前に決めておきます。メールに添付する場合は、誤送信を避けるため、パスワードの設定や宛先の確認を行う運用が必要です。受け渡しの記録は、依頼の履歴と一緒に残します。
受け渡したデータの保管期間と、契約終了後の削除の方法も、委託先と取り決めます。削除の確認は、書面などで記録を残すと、社内の説明に使えます。削除の対象に、バックアップが含まれるかも確認しましょう。
連携性を安全に運用する体制づくり
連携の形が増えるほど、情報の取り扱いや権限の管理が重要です。連携を安全に運用するため、アカウント、担当者の入れ替わり、契約の3点を確認します。それぞれの観点を、自社の規程と照らしながら見ていきましょう。
アカウントの発行と権限の管理
自社のツールに委託先がログインする場合は、担当者ごとにアカウントを発行します。共有のIDを複数人で使うと、誰が操作したかが分からなくなるため、避けるのが基本です。委託先の担当者が複数名の場合は、全員分のアカウントを管理します。
権限は、業務で使う範囲だけに絞り、定期的に見直します。操作の履歴を確認できるかも、ツール側とサービス側の双方で確かめておきましょう。不要になったアカウントは、速やかに削除します。
担当者の入れ替わり時に連携設定を見直す
委託先の担当者が替わるときは、アカウントや共有フォルダの権限を見直します。前任者の権限を残したままにすると、情報にアクセスできる範囲が意図せず広がる場合があります。権限の見直しは、入れ替わりの当日に行うと漏れを防げます。
入れ替わりの通知を事前に受けられるか、引き継ぎの内容に連携設定が含まれるかを確認しましょう。自社側の担当者が替わる場合も、設定の一覧を後任に引き継ぎます。見直しの結果は、記録として残しておきましょう。
業務委託契約と連携ツールの使い方
業務委託では、発注側が作業者に直接の指揮命令をしない関係が基本です。自社のチャットで作業者に細かな指示を出し続けると、偽装請負と判断される恐れがあります。契約書の記載だけでなく、実際の運用でも指揮命令の関係に注意が必要です。
連携に使うツールは、依頼内容や成果物のやり取りに用い、作業の進め方は委託先に任せます。秘密保持契約には連携ツール上の情報の扱いも含め、稼働時間の取り決めも確認しておきましょう。連絡の窓口を一つに決めると、この線引きも保ちやすくなります。
チャットやメールで依頼できるサービス
チャットやメールなど、普段の連絡手段で依頼できるオンライン業務代行サービスを紹介します。システム連携の可否は個別に確認が必要です。
タクシタ
- 採用率0.5%の本当のプロ人材のみが在籍
- 幅広い業務を柔軟に対応できるチーム体制
- ご依頼内容が決まっていなくても業務の棚卸しから対応可能
株式会社kubellパートナーが提供する「タクシタ」は、経理、労務、採用、営業事務などのバックオフィス業務を、オンラインで依頼できる業務代行サービスです。依頼はメールやビジネスチャットから、要望にあわせた方法で行えます。依頼にあたって特別な準備や書類は不要とされ、依頼内容が決まっていなくても業務の棚卸しから相談でき、依頼はオンラインで完結するとされています。自社で使っているツールへの対応は、問い合わせで確認しましょう。
HELP YOU
- 選考や採用の手間がなく、最適なアシスタントがすぐに見つかる
- 退職などによる引継ぎは不要！誰でも業務を遂行でき常に安定稼働
- 平均5人のチーム編成！スキルを組み合わせ幅広い業務に対応
株式会社ニットが提供する「HELP YOU（オンラインアウトソーシング）」は、業務に必要なスキルのあるアシスタントでチームを編成し、オンラインで支援するアウトソーシングサービスです。業務の進め方は、依頼する側が使い慣れたフォーマットやツールにあわせて対応するとされています。AIやRPAなどの技術を活用した効率化の支援も行い、依頼する側での導入や契約は不要とされています。具体的な対応の範囲は個別に確認しましょう。
すぐやる （株式会社COMPANY）
- 最短即日納品でPC作業を代行
- 資料作成から動画編集・データ入力まで対応
- 深夜2時まで営業、LINEで気軽に相談可能
フジ子さん （フジア株式会社）
- 必要なときに・必要な分だけ依頼できるオンラインアシスタント。
- 時差を活かした世界30ヵ国以上の実務経験者による24時間体制。
- 採用コストを抑え高品質なバックオフィス支援。
オンラインアシスタントに関するよくある質問
オンラインアシスタントの連携性についてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：自社のチャットツールで依頼できますか？
- A：委託先が自社のチャットツールを利用できるかは、サービスによって異なります。対応していない場合は、委託先が指定するツールを使う方法もあるため、問い合わせで確認しましょう。
- ■Q2：API連携はできますか？
- A：人が作業するサービスでは、APIの提供を前提としていない場合があります。提供の有無や対応する範囲は、サービスごとに異なるため、連携したいシステム名とあわせて確認しましょう。
- ■Q3：会計システムへ入力を任せるときの注意点は何ですか？
- A：入力のみを許可するなど権限を限定し、仕訳の確定や支払いの承認は自社が行う運用が考えられます。システムの利用規約も、事前に確認しましょう。
- ■Q4：CSVでデータを受け渡すときは何を決めればよいですか？
- A：項目名、並び順、日付の書式、文字コードを指定し、見本のファイルを共有すると認識のずれを防げます。受け渡しの方法と保管期間も取り決めておきましょう。
まとめ
オンラインアシスタントの連携性は、システム連携だけでなく、チャットやストレージの共有、データの受け渡しなど、複数の形で確認できます。会計システムやSFA・CRMを使う場合は、権限の限定と顧客データの取り扱いが重要です。アカウント管理や契約の確認も欠かせません。複数のサービスに資料請求し、自社のツールにあう連携方法を比べてみてください。
