連携エラーが起きる場面と原因の切り分け
連携とひと口にいっても、人手で行う連携とシステム同士の連携があります。ここでは、連携エラーの種類と、原因を切り分ける考え方、依頼側とサービス側と連携先の責任の分け方を整理します。
人手の連携とシステム連携の違いを押さえる
オンラインアシスタントでは、担当者が依頼側のツールにログインして作業する形が中心です。一方で、サービスによっては、API（システム同士をつなぐ窓口）などで接続する形もあります。連携の形は、サービスごとに異なります。
どちらの形なのかで、起こりうるエラーは変わります。人手の場合は権限や手順のずれ、システム連携の場合は認証や同期の問題が中心です。契約前に連携の方式を確認し、依頼側の管理者が状況を把握できるようにしておきましょう。
認証と権限と設定を順に点検する
連携がうまくいかないときは、認証の情報、アクセス権限、連携の設定を順に点検します。パスワードの更新や権限の変更が原因で、接続が止まる場合があります。点検では、最後に接続が成功した日時を確認すると、変更の影響を受けた時期を絞り込めます。
点検の際は、設定を変更した履歴を確認しましょう。エラーの表示やメッセージを記録しておくと、サービス側や連携先に相談する際の手がかりになります。点検の順番を手順書にしておくと、担当者が替わっても同じ対応ができます。
依頼側とサービス側と連携先の責任を分ける
連携の不具合では、原因が依頼側の設定、サービス側の作業、連携先の仕様や障害のどこにあるか、すぐには分からない場合があります。分け方の例として、アカウントの管理は依頼側、作業の実施はサービス側、仕様の案内は連携先とできます。
責任を一方に決めつけず、それぞれが確認できる範囲を事前に取り決めておきましょう。連絡先と対応の流れを文書にしておくと、問題発生時に速やかに動けます。連携先の障害情報の公開ページを確認する習慣も、切り分けの助けになります。
会計システムとの連携で不具合が出る場合
会計の業務を代行してもらう場合、会計システムとの間でデータの受け渡しが発生します。不具合が起きやすい場面と、確認の方法、権限の分け方を表も交えて確認しましょう。
| 起こりうる不具合 | 確認する点 |
|---|---|
| データ反映の遅れ | 取り込みの頻度と、反映の確認方法 |
| 一部項目の欠損 | 取り込む項目と形式が一致しているか |
| 重複登録 | 同じデータが複数回入力されていないか |
取り込む項目と形式のずれを確認する
会計システムにデータを入力または取り込む際は、項目の名称や形式、文字コードの違いにより、一部の項目が欠けたり、誤って反映されたりする場合があります。確認の際は、取り込み前後の件数と、数値の項目の合計が一致するかを見ると、欠けを見つけやすくなります。
代行を依頼する前に、取り込み用の書式と記入例を作成しておきましょう。試しに少量のデータで入力し、結果を確認してから本格的に進めると、ずれを早く見つけられます。形式の違いは、文字コードや日付の書き方、桁区切りの有無にも表れます。
二重計上や未反映の有無を確かめる
手作業と取り込みが重なると、同じ取引が二重に登録される場合があります。逆に、処理が途中で止まり、一部が反映されていないケースもあります。照合では、取引の件数、合計金額、日付の範囲の3点を、元の資料と会計システムで見比べます。
作業の完了後は、件数や合計額を照合する習慣をつけましょう。処理の履歴を確認できる会計システムなら、いつ誰が登録したかをたどれます。照合の結果を記録しておくと、不具合の傾向もつかみやすくなります。
閲覧と承認の権限を分けて設定する
会計の情報は、閲覧や登録、承認の権限を分けて設定できる場合があります。代行を依頼する担当者には、業務に必要な範囲の権限だけを付与しましょう。権限の分け方の例として、代行担当者は登録まで、依頼側の責任者は承認までと分けます。
承認は依頼側の担当者が行う流れにすると、誤りに気づく機会が増えます。権限の設定方法に不安がある場合は、会計システムの提供元や専門家に相談しましょう。異動や退職のたびに、権限の一覧を見直すことも欠かせません。
Teams・Slackなどチャットツールの連携エラー
依頼のやり取りにチャットツールを使う場合、招待や権限の設定によってエラーが起きることがあります。原因と、通知の欠落への備え、情報管理の取り決めを整理しましょう。
招待とアクセス権限の設定を確認する
外部のサービスの担当者をチャットツールに招待する場合、組織の設定によっては、ゲストの追加が制限されている場合があります。招待が届かない、参加できないといった状況の原因になります。
導入前に、自社のチャットツールの管理者へ、外部の参加者を許可できるかを確認しましょう。参加できる範囲と閲覧できるチャンネルの設定も、あわせて決めておきます。設定の変更が必要な場合は、社内の手続きに時間がかかることもあるため、早めに相談しましょう。
通知の欠落に備えて連絡手段を整える
通知の設定やツールの更新によって、メッセージの通知が届かない場合があります。依頼や回答に気づかずに、対応が遅れる原因になります。メール通知とチャット通知の両方を確認しておきましょう。
重要な依頼は、チャットの通知に加えて、メールでも写しを送る決まりにしておくと確実です。急ぎの場合に使う手段も取り決め、通知の設定は担当者ごとの端末でも確認しておきましょう。一日の終わりに未確認の依頼がないか見直す時間を設けると、見落としにも気づけます。
情報管理のルールと契約を確認する
チャットツールには、機密情報や個人情報を含むやり取りが残ります。外部の担当者が参加する場合は、秘密保持契約の範囲や、共有してよい情報の基準を決めておきましょう。確認の項目は、共有する情報の種類、閲覧できる人、保管の期間、削除の時期の4点です。
業務委託契約の終了時には、参加の権限を速やかに取り消す手順も必要です。履歴の保管や削除の扱いは、自社のルールにもとづいて判断します。ルールは、導入前の打ち合わせでサービス側にも共有しておきましょう。
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APIの呼び出し回数に制限があるときの対処
システム同士を接続する場合、APIの呼び出し回数に制限が設けられていることがあります。制限の考え方と、達したときの対処を確認しましょう。
- ■制限の有無
- 連携先やサービスに、呼び出し回数の上限があるか
- ■達したときの動き
- 処理が止まるのか、待機して再開するのか
- ■通知と再実行
- エラーを通知で知らせ、手動で再実行できるか
回数制限が設けられる理由を知る
APIには、システムの安定した稼働を保つため、一定時間内の呼び出し回数に上限が設けられている場合があります。上限の内容は、連携先のサービスごとに異なります。資料の確認は、連携先の公式の案内ページが基本です。
サービス側が提供するAPIと、自社が利用する連携先のAPIの両方に、制限がある可能性があります。仕様は公開資料で確認できることが多いため、事前に調べておきましょう。制限の値は変更される場合もあるため、定期的に最新の情報を確認することも大切です。
上限に達したときの症状を把握する
上限に達すると、処理の停止、一部の処理の失敗、データ反映の遅延といった症状が出る場合があります。同期が止まったまま、気づくのが遅れる場合もあります。確認する際は、連携先の管理画面で利用状況や、エラーの履歴を見られるかも調べておきます。
エラーが通知されるか、手動で再実行できるか、未処理のデータを確認できるかを、あらかじめ確かめておくと安心です。対応の担当者も決めておきましょう。症状を知っておけば、異常に早く気づき、落ち着いて対応できます。
利用量を見積もって確認する
1日や1か月あたりの処理の件数を見積もり、制限の範囲に収まるかを確認しましょう。繁忙期や、データをまとめて移行する時期は、通常より呼び出しが増える場合があります。見積もりには、1回の処理で必要な呼び出しの回数も含めましょう。
見積もりが難しい場合は、サービス側に相談するとよいでしょう。上限を超えそうなときの選択肢として、処理の分割や、実行時間の調整といった方法があります。見積もりの根拠は、記録に残して共有しておくと見直しがしやすくなります。
SFA・CRMと連携しても手作業が残る理由
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）と連携しても、あらゆる作業が自動化されるとは限りません。手作業が残る理由と、残る作業の洗い出し方、見直しの進め方を整理します。
連携する項目の範囲を確認する
連携では、あらゆる項目が自動で受け渡されるとは限りません。連携できる項目が限られていたり、独自に追加した項目が対象外だったりすると、その部分は手作業になります。確認では、自社で独自に追加した項目が連携の対象に含まれるかを、特に注意して聞きましょう。
連携前に、受け渡したい項目の一覧を作り、連携の範囲と照らし合わせましょう。対象外の項目は、手作業か別の方法で補う方針を決めます。項目の追加が必要になったときの手続きも、あわせて確認しておきましょう。
手作業が残る作業を洗い出す
連携が設定されていても、確認や修正、例外的な処理などが手作業で残る場合があります。重複した登録の整理や、欠けた項目の補完も、その例です。一覧には、作業の名前、頻度、1回あたりの時間、担当者、手作業になる理由の5つを書き出します。
残る作業を一覧にして、頻度と所要時間を記録しましょう。負担が大きいものから、依頼の範囲に含めるか、運用を変えるかを検討します。洗い出しは、担当者への聞き取りと、作業の記録の両方で行うと漏れを防げます。
入力ルールと運用の取り決めを整える
SFAやCRMでは、入力の基準が人によって異なると、連携後のデータにも乱れが生じます。表記や必須項目のルールを統一し、依頼先にも共有しましょう。ルールには、表記のそろえ方、必須の項目、入力の期限、確認する担当者の4点を含めると運用しやすくなります。
データの修正が必要になったときの担当者と手順も、決めておくと安心です。連携の設定を変更する場合は、影響を受ける業務を事前に確認してください。取り決めの内容は、運用の実態にあわせて見直していきましょう。
普段使うツールを前提に確認したいサービス
チャットやメールなど、依頼側が使い慣れたツールでの進め方を基準に、外部委託サービスを紹介します。連携の方式や範囲は、個別に確かめましょう。
HELP YOU
- 選考や採用の手間がなく、最適なアシスタントがすぐに見つかる
- 退職などによる引継ぎは不要！誰でも業務を遂行でき常に安定稼働
- 平均5人のチーム編成！スキルを組み合わせ幅広い業務に対応
株式会社ニットが提供する「HELP YOU（オンラインアウトソーシング）」は、オンラインのアウトソーシングサービスで、AIやRPAなどの技術も活用して業務の効率化を支援します。依頼側でツールの導入や契約をする必要はなく、サービス側のエンジニアがプログラム制作やツールの設定を担い、依頼側が使い慣れたフォーマットやツールと連携すると案内されています。具体的な連携の方法や範囲は、導入前に個別で確認しましょう。
タクシタ
- 採用率0.5%の本当のプロ人材のみが在籍
- 幅広い業務を柔軟に対応できるチーム体制
- ご依頼内容が決まっていなくても業務の棚卸しから対応可能
株式会社kubellパートナーが提供する「タクシタ」は、バックオフィス業務を、メールやビジネスチャットなどを通じてオンラインで依頼できる業務代行サービスです。依頼側の要望に応じた連絡方法で対応するとされ、普段のやり取りを大きく変えずに始められる点が特徴です。システム導入支援といった提案も可能とされており、連携を含む運用の設計も相談できます。連携の可否や範囲は、契約前に個別へ確認しておくと安心です。
フジ子さん （フジア株式会社）
- 必要なときに・必要な分だけ依頼できるオンラインアシスタント。
- 時差を活かした世界30ヵ国以上の実務経験者による24時間体制。
- 採用コストを抑え高品質なバックオフィス支援。
ココナラアシスト （株式会社ココナラ）
- 業務効率化をサポートします
- 月額制で手軽に利用可能
- 柔軟な対応で幅広い業務をサポート。
オンラインアシスタントに関するよくある質問
オンラインアシスタントの連携のエラーについてよくある質問と回答をまとめました。
- ■Q1：連携が突然止まったとき、最初に何を確認すべきですか？
- A：認証の情報、アクセス権限、連携の設定の順に確認しましょう。パスワードを更新したり権限を変更したりした直後に、止まる場合があります。エラーの表示は記録し、サービス側や連携先へ相談するときの手がかりにしましょう。
- ■Q2：連携先で設けられた呼び出し回数の上限は、どこで確認できますか？
- A：連携先の公式の案内資料や管理画面に記載されている場合があります。サービス側が提供するAPIにも制限がある可能性があるため、両方を問い合わせて確認しましょう。
- ■Q3：SFAやCRMと連携すれば、手作業はなくなりますか？
- A：連携できる項目が限られていたり、確認や例外の処理が必要だったりして、手作業が残る場合があります。残る作業を一覧にして、頻度と時間を見積もりましょう。
- ■Q4：チャットツールに外部の担当者を招待できないのはなぜですか？
- A：組織の設定で、外部のゲストの追加が制限されている場合があります。自社のツールの管理者に、許可できるかを確認しましょう。許可する場合は、参加できる範囲も決めておきます。
まとめ
オンラインアシスタントの連携エラーは、認証や権限の設定、連携先の仕様、APIの利用量の制限、入力ルールの違いなど、複数の要因から起こる場合があります。連携の方式を確認し、責任の範囲と連絡の流れを決めておきましょう。自社の環境にあうサービスを見つけるために、資料請求で比較してみてください。
