運行管理システムとはどのような仕組みか
メリットを判断する前に、何を担う仕組みなのかを押さえておきましょう。車両の位置を見るだけの仕組みではなく、計画から実績の記録までを扱います。ここでは役割と、車載機器との関係を確認します。
運行管理システムの基本的な役割
運行管理システムとは、車両とドライバーの配車計画を立て、実際の運行状況を記録し、実績を集計するための仕組みです。トラック運送業だけでなく、営業車やサービス車両を多く抱える企業でも使われています。
備わっている機能は製品によって異なりますが、配車計画の作成、車両の現在地の表示、運行実績の記録、日報の作成、労働時間の集計、燃費や走行距離の把握といった要素が中心です。車載機器やドライバーのスマートフォンから情報を取得し、事務所側の画面で確認する構成が一般的です。
デジタルタコグラフとの関係
デジタルタコグラフは、車両の速度や走行距離、運転の状況を記録する車載機器です。運行管理システムは、この機器から得た情報を含めて、計画と実績を突き合わせる役割を担います。両者は置き換えの関係ではなく、組み合わせて使われることが多い構成です。
製品によっては、既存の車載機器から情報を取り込める場合と、指定の機器を新たに搭載する必要がある場合があります。すでに機器を導入している企業では、手元の機種が対応するかどうかが費用に影響します。型番を伝えたうえで、対応の可否をベンダーに確認しておきましょう。
運行管理システムを導入するメリット
ここからは、日々の業務でどのような効果が見込めるのかを整理します。計画、記録、指示という三つの面から確認します。
配車計画づくりの負担を減らせる
配車の組み立ては、車両の空き状況、ドライバーの勤務可能な時間、荷物の量や納品先の位置など、複数の条件を同時に考える必要があります。ホワイトボードや表計算ソフトで管理していると、担当者の経験に頼る部分が大きくなります。
システム上で条件を整理できれば、割り当ての候補を検討しやすくなります。過去の運行実績を参照できる製品であれば、所要時間の見積もりにも活用できます。担当者が不在の際に他の人が計画を引き継ぎやすくなる点も利点です。ただし、現場ならではの事情をすべて反映できるとは限らないため、最終的な判断は人が行う前提で運用しましょう。
労働時間の把握と記録を効率よく行える
運送業では、拘束時間や休息期間について国が定めた基準への対応が求められます。手書きの日報や紙の記録を集計する運用では、確認までに時間がかかり、基準を超えそうな状況に気づくのが遅れる可能性があります。
運行の記録が自動で蓄積されれば、集計にかかる作業を減らせます。基準に近づいた段階で知らせる機能を備えた製品もあり、勤務の調整を検討する材料になります。基準の内容や適用の範囲は改正される場合があるため、対応方法は所管の窓口や社内の労務担当に確認しながら進めましょう。
車両の状況を把握して指示を出しやすくなる
車両の現在地や進行状況が分かれば、荷主からの問い合わせに事務所側で答えられます。ドライバーへ電話で確認する回数が減るため、運転中の負担も軽くなります。
急な依頼が入った際も、近くにいる車両を確認して割り当てを検討できます。遅延が生じている場合は、早い段階で納品先へ連絡する判断がしやすくなります。位置情報の取得間隔や表示の精度は製品や通信の状況によって差があるため、実際の運用に足りるかを試用で確かめておくとよいでしょう。
立場から見た運行管理システムの効果
導入の効果は、関わる立場によって感じ方が変わります。社内で説明する際は、それぞれの立場に沿った利点を示すと理解を得やすくなります。
運行管理者にとっての効果
運行管理者にとっての利点は、計画と実績を同じ画面で確認できることです。誰がどの車両でどこへ向かっているかを把握できるため、状況の確認に費やす時間を減らせます。
あわせて、点呼の記録や指導の履歴を残せる製品もあります。記録が整理されていれば、監査や社内報告の準備にかかる手間を抑えられます。どこまでの記録に対応するかは製品によって異なるため、自社で求められる書類の種類を整理したうえで確認しましょう。
ドライバーと事務部門にとっての効果
ドライバーにとっては、日報の記入にかかる時間を減らせる点が助けになります。運行の記録が自動で残る仕組みであれば、帰社後の作業を短くできます。スマートフォンから当日の予定を確認できる製品もあり、事務所へ立ち寄る回数を減らせる場合があります。
事務部門にとっては、集計作業の負担が軽くなることが利点です。手書きの日報を転記する作業がなくなれば、給与計算や請求業務に充てる時間を確保できます。既存の給与システムや会計システムと連携できるかどうかも、効果の大きさに関わります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料を取り寄せて機能や特徴をさまざまな製品で比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）で運行管理システムの一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
運行管理システム導入前の注意点
車両とドライバーが関わるため、事務所側の都合だけで進めると定着しにくくなります。検討段階で押さえておきたい点を二つ挙げます。
車載機器の導入と通信にかかる費用
費用はシステムの利用料だけでは決まりません。車載機器を搭載する場合は、機器の代金と取り付け作業、通信のための費用が台数分かかります。車両を増やす際にも同じ費用が発生します。
スマートフォンを使う構成であれば初期の負担を抑えられますが、取得できる情報の範囲が限られる場合があります。どの情報が業務に必要かを整理したうえで、数年単位の総額で比べるとよいでしょう。車両の入れ替え時に機器を載せ替えられるかどうかも、確認しておきたい項目です。
現場の運用にあわせた定着の進め方
ドライバーにとっては、新しい機器や画面の操作が加わることになります。目的が十分に伝わらないまま導入すると、記録されることへの抵抗が生まれる場合があります。
取得する情報の範囲と使い方を事前に説明し、日報作成の負担が減るといった本人にとっての利点も伝えると理解を得やすくなります。運用開始後は現場の声を聞き、入力項目や通知の設定を調整する機会を設けましょう。一部の車両から試験的に始め、課題を整理してから広げる進め方も有効です。
運行管理システムの選び方
事業の内容によって、必要な機能は大きく変わります。比較の段階で確認しておきたい基準を三つ挙げます。
車両台数と業務内容の整理
最初に、対象となる車両の台数とドライバーの人数を整理します。長距離の輸送が中心なのか、地域内の配送を繰り返すのか、決まった路線を走るのかによって、重視する機能が変わります。
あわせて、今後の増減の見込みも伝えておきましょう。台数に応じた料金体系を採る製品が多く、規模の想定は費用の試算に直結します。営業所が複数ある場合は、拠点ごとの管理が必要かどうかも整理しておくと提案を受けやすくなります。
必要な機能と記録の範囲の確認
配車計画、位置の把握、日報の作成、労働時間の集計、点呼の記録、燃費の管理など、必要な機能を洗い出します。すべてを備えた構成は費用も上がるため、業務に欠かせないものとあれば便利なものを分けて整理すると判断しやすくなります。
法令にもとづく記録の作成に使う場合は、必要な項目が出力できるかを具体的に確認しましょう。書類の様式や保存期間の要件は改正される場合があるため、対応状況をベンダーに確かめ、判断が難しい部分は所管の窓口にも相談することをおすすめします。
サポート範囲と費用体系の確認
料金は、車両台数に応じた月額制、機器代を含む一括の契約、機能ごとの追加課金など、製品によって考え方が異なります。通信費が別立てになる場合もあるため、総額で比べることが必要です。
サポートについては、どこまで対応してもらえるのかを具体的に確かめます。操作方法の案内にとどまるのか、車載機器の設置を含めて依頼できるのか、運用開始後の設定変更を相談できるのかは製品ごとに差があります。機器が故障した際の対応時間や代替機の有無も確認しておきましょう。
配車と点呼を支える運行管理システム
労務管理や車両の状況把握にあわせて検討できる、運行管理システムを紹介します。
点呼Neo
- 対面点呼や電話点呼のほか、IT点呼にも標準で対応
- 点呼記録をクラウドで一元管理！情報を探す手間や紙書類を削減
- 免許証と顔写真を用いた本人確認・有効期限確認・なりすまし防止
株式会社東計電算が提供する「点呼Neo」は、乗務前後の点呼記録を電子的に管理するシステムです。アルコールチェックの結果や健康状態の確認を記録として残せる構成になっており、法令に沿った記録の保存に活用できます。運行管理者が離れた拠点にいる場合でも、遠隔での点呼に対応した機能を備えています。
ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド
- 経路検索技術を活かした、効率的な配送計画をかんたんに作成
- 今の車両位置だけでなく、正確な到着予想時刻もわかる動態管理
- 大型車の車格を考慮した高性能なカーナビ
株式会社ナビタイムジャパンが提供する「ビジネスナビタイム輸配送管理クラウド」は、配車計画の作成と車両の位置把握を扱うシステムです。ナビゲーションの技術を活かした経路の算出に対応しており、配送先までの所要時間の見積もりに活用できます。運行実績の記録も一元的に管理できます。
SmartDrive （株式会社スマートドライブ）
- 走行データを自動収集し、車両情報を可視化
- 位置情報や走行履歴、運転診断を確認可能。
- 運転日報・月報管理やアルコールチェック機能を搭載。
MOVO Fleet 動態管理サービス （株式会社Hacobu）
- 5秒毎の位置情報で車両状況を把握
- 走行データからCO2排出量を算定し日報を自動作成
- 協力会社との一括管理でBCP対策を強化します。
通信型ドライブレコーダー Offseg（オフセグ）
- SDカード不要、内蔵メモリーへ自動保存で記録漏れのリスクを軽減
- AIが事故要因を検出し自動でドライバーに警告、管理者にも通知
- 日報・月報や教育資料を自動作成し安全運転管理を効率化
運行管理システムに関するよくある質問
導入を検討する担当者から寄せられることの多い質問と回答をまとめました。
- Q1： 車両が数台でも導入する意味はありますか？
- 台数が少なくても、日報の作成や労働時間の集計に時間がかかっている場合は効果が見込めます。少数の車両向けのプランを用意する製品もあります。現在の集計作業にかかる時間を整理し、費用の見合いを検討するとよいでしょう。
- Q2： 既存のデジタルタコグラフを使い続けられますか？
- 対応する機種であれば情報を取り込める場合がありますが、製品によって扱える範囲は異なります。現在使用している機器の型番と設置台数を伝えたうえで、対応の可否と必要な作業を確認しましょう。
- Q3： 導入までにどのくらいの期間がかかりますか？
- 車両台数や車載機器の設置範囲によって幅があります。スマートフォンを使う構成であれば短期間で始められるケースもある一方、全車両への機器搭載や既存システムとの連携を伴う場合は数か月を要することもあります。具体的な期間はベンダーに確認しましょう。
- Q4： 位置情報の取得についてドライバーの同意は必要ですか？
- 取得する情報の範囲と利用目的を事前に説明し、社内規程として明示しておくことが望まれます。労務や個人情報の取り扱いに関わるため、進め方については社内の労務担当や法務部門に確認したうえで判断しましょう。
まとめ
運行管理システムは、配車計画の作成から運行実績の記録、労働時間の集計までを扱う仕組みです。計画づくりの負担を抑えられるほか、記録が自動で蓄積され、車両の状況を踏まえた指示を出しやすくなる点も利点といえます。一方で、車載機器や通信の費用、現場への定着には準備が必要です。車両台数と業務内容を整理し、必要な機能や記録の範囲、サポートまで比べて選びましょう。まずは資料請求から検討を進めてみてください。
