PDMとは
PDMとは「Product Data Management」の略で、企画や設計・生産工程などを一元管理するシステムのことです。これにより情報の連携を可能にし、結果として生産性の向上が期待できます。PDMには、下記のような機能が設けられています。
- ■データ管理機能
- ■ワークフロー管理機能
- ■情報検索機能
- ■セキュリティ機能
PDMを使えばさまざまな業務データを管理し、さらにデータ同士を紐付けることもできます。ドキュメントと図表などを紐づけることで、情報管理を強化できます。加えて、業務のワークフローを可視化することで、業務工程の確認や遂行が容易になります。
また、キーワードや条件を設定してグローバルな検索ができ、必要な情報を瞬時に閲覧可能です。それにより、仕事のスピードが上がり、生産性の向上が見込めます。そして、見られたくない情報には閲覧制限をかけることもできるため、内部のセキュリティ対策にも繋がります。
PDM導入のメリット
それでは、次にPDMの具体的なメリットを見ていきましょう。PDMを導入すれば、以下のような恩恵を受けられます。
情報を一元管理できる
PDMを活用すれば、情報の一元管理が可能です。
従来は企画や設計、生産工程においてそれぞれ別のシステムが導入されており、システム間の情報はバラバラに管理されていました。単一の工程内で情報の行き来が完結すればよいのですが、現代は工程管理が複雑化していることもあり、なかなかそうもいきません。
商品を企画する段階で製造工程の情報が必要なこともあれば、その逆もあるのではないでしょうか。そこで各工程の情報をグローバルに一元管理できれば、いつでも好きな時に必要なデータを参照し、業務効率を上げられるでしょう。
また、一元管理された情報はセキュリティ機能によって保護されます。情報を見られたくないグループや部署からのアクセスを制限できるため、情報漏洩のリスクを減らせます。
業務のプロセスを共有・管理できる
PDMを活用すれば、業務プロセスの共有や管理が可能です。ツール上でワークフローを可視化すれば、従業員の勘や経験に頼ることなく業務の標準化に繋がるでしょう。
また、ワークフロー上にチェックポイントを設け、必要な情報が入力されていないとそれ以上先に進めないような設定も可能です。従業員の確認ミスによる業務の滞りは意外と多いものですが、PDMを利用すれば必要な情報を確実に共有・管理できます。
加えて、システム上で申請や承認作業を行うこともできるため、顔を合わせて書類を提出する手間を省けます。上長による確認漏れが発生している場合はアラートを鳴らすなど、広範囲におけるプロセス管理を行えます。
生産性の向上が期待できる
PDMの真のメリットは「生産性の向上」といえるでしょう。前述の通り、PDMを導入すると無駄な作業が減り、業務をスムーズに行えるようになります。
その結果として、全社的な生産性の向上が期待できるでしょう。情報の一元管理も業務プロセスの可視化も、そこに繋げるためのフローの１つにすぎません。
PDMを導入する際は、「どのように活用すれば生産性が上がるか」という点をしっかりと考えておくことが肝要です。
PDM導入のデメリット
業務効率化に寄与してくれるPDMですが、デメリットもいくつか存在します。PDM製品を検討する際は下記のような点を鑑み、どのように解決するかを予め策定しておきましょう。
システムの導入に時間がかかる
PDMの導入には、時間がかかるデメリットがありますす。PDMは複数の業務プロセスを一元的に管理できるシステムですが、その分仕様や使い勝手が複雑になりがちです。
システムへの理解度が足りないと導入しても恩恵が得られにくく、最悪の場合は経営上の損害が発生する可能性もあります。それでは、何のためにシステムを導入したのかが分からなくなってしまうため、そのような事態は避けなければなりません。
PDMは、時間をかけて計画的に導入しましょう。焦って導入するとシステムの仕様や特性が自社と合わなかったり、現場の混乱が予想されます。
また、PDMは単一の部署やチームのみが恩恵を受けられるシステムではなく、全体的なワークフローを管理するものです。そのため、全社的なプロジェクトだという点を意識し、導入課題を明確にした上でトップダウンで進めましょう。
初期投資が大きい
２つめのデメリットは、初期投資額が大きくなりやすいという点です。
現在、各種サービスはクラウド型（インターネット上にアプリケーションやデータを設置するプランのこと）で提供されているのが主流です。クラウド型は初期費用が安く、コストの削減につながるのがその理由です。
しかし、PDMの場合はオンプレミス型（自社で専用の機器を設置し、システムを導入するプラン）での導入が主流なため、数千万?程度の予算が求められます。だからこそ、費用対効果をしっかりと考える必要があります。
たとえば、１０名の従業員が商品企画に下記のように時間を割いている場合、以下の計算式にあてはめてトータルコストは100万円になります。
10名（従業員数）×50時間（プロセス遂行時間）×2,000円（時給）＝1,000,000円
そこで、PDMを導入してかかる時間を80％削減できれば、以下の計算のとおりコストは20万円になり、80万円のコスト減になります。
10名（従業員数）×10時間（プロセス遂行時間）×2,000円（時給）＝200,000円
あくまで単純化した計算ですが、つまりは初期費用が高くても、それをカバーできるだけの効果が見込める可能性もあります。自社の現状を把握し、総合的な目線で費用対効果を考え、導入するかどうかの判断を行いましょう。
PDMの導入で事業をより効率的に行いましょう！
PDMは各業務工程を一元管理するシステムで、業務プロセスの共有も可能です。これにより、生産性の向上が期待できます。しかし、システムの導入には時間とコストがかかるため、どの程度業務を効率化できるかあらかじめ把握しておくことも必要です。
自社に合ったPDMを導入し、業務を効率的に進めましょう。
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