ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■システム構成別
- PMS・サイトコントローラー一体型：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、CheckInn
- PMS単体で外部システムと連携：aipass、陣屋コネクト、Staysee
- ■施設の規模別
- 客室数の少ない旅館・小規模ホテル：GLOVIAsmartホテル、やどるん
- 複数施設を運営するホテルチェーン：WASIMIL、GLOVIAsmartホテル
ホテル向けシステムの乗り換えが検討される場面
ホテル向けシステムの乗り換えを検討するきっかけは、故障や現行システムへの不満だけでなく、運営方針の変化などさまざまです。理由によって新システムに求める条件が異なるため、まずは自施設の状況を整理しましょう。
オンプレミス型の保守期限やサーバ更新
館内にサーバを置くオンプレミス型のPMSでは、ハードウェアの保守期限やOSのサポート終了が乗り換えのきっかけの一つです。サーバの更新には機器代と設定費用がかかるため、同じタイミングでクラウド型への移行を比較する施設もあります。
クラウド型はインターネット経由で利用するため、館外からの予約状況の確認にも対応しています。一方、回線障害時には操作に支障が出るため、回線の冗長化や障害時の代替手段もあわせて検討しましょう。
非対面チェックインや多言語への対応
人手不足への対策として、セルフチェックイン機や事前のオンラインチェックインを取り入れたい施設もあります。現在のPMSがこうした仕組みに対応していない場合、乗り換えを検討する理由の一つになります。
訪日客の受け入れを増やしたい場合は、予約確認メールや登録カードの多言語対応も確認対象です。導入したい仕組みが先に決まっているなら、その機器やサービスと連携するPMSから候補を絞ると、比較の手間を減らせます。
複数施設の一元管理
施設を増やした運営会社では、施設ごとに異なるPMSを使っている場合があります。施設ごとにログインして数字を集める運用では、全体の稼働率や売上をすぐに把握するのは困難です。
複数施設の予約や売上を一元管理するため、システムを統一するケースもあります。この場合は、施設別の料金や運用ルールの設定、本部と各施設での閲覧権限の管理に対応しているかを確認しましょう。
PMSだけを替えるか周辺システムごと替えるか
ホテル向けシステムは、PMSのほかにサイトコントローラーや予約エンジン、精算機などで構成されています。乗り換えの範囲によって作業量や費用、現場への影響が変わるため、それぞれの進め方の特徴を整理しましょう。
PMS単体を替える進め方
PMSだけを替える方法は、使い慣れたサイトコントローラーや予約エンジンをそのまま利用する点がメリットです。OTA側の設定や公式サイトの予約画面を大きく変えずに済むため、予約担当者の負担を抑えられます。
ただし、新PMSと既存のサイトコントローラーとの連携が前提です。連携に対応していても、在庫や料金の反映方法、予約の取り込み間隔が変わる場合があるため、テスト予約で動作を確かめてから契約に進むとよいでしょう。
サイトコントローラーや予約エンジンもまとめて替える進め方
周辺システムもまとめて替える方法には、連携の不具合が起きた際の問い合わせ先を減らせるメリットがあります。PMSとサイトコントローラーが一体の製品なら、在庫や料金の設定を一か所に集約できる場合もあります。
一方で、OTAとの接続や公式サイトの予約画面も作り直すため、作業範囲は広がります。予約経路ごとに切り替え時期を分けるなど、段階的な移行計画を立てると、トラブル時の原因を絞り込みやすくなります。
施設の規模による選び分け
客室数の少ない旅館や小規模ホテルでは、少人数で予約からフロント業務まで担う場合があります。このような施設には、PMSとサイトコントローラーを一つの画面で扱える構成も、操作の手間を減らす選択肢です。
複数施設を運営するホテルチェーンでは、施設ごとに必要な機能が異なるため、PMSを中心に外部システムと連携させる構成も検討されます。適した構成は運営体制によって変わるため、両方を比較してみましょう。
見積もり段階で確かめたい乗り換えの費用
ホテル向けシステムの乗り換え費用は、新システムの料金だけでは判断が難しいものです。データ移行や機器の改修、旧システムの解約にも費用がかかる場合があるため、見積もりの段階で対象範囲を確認しておきましょう。
初期費用とデータ移行費
初期費用には、初期設定や研修、データ移行の作業費が含まれる場合があります。データ移行が初期費用に含まれるのか別料金なのか、どのデータが移行対象となるかを見積もり時に確認しましょう。
移行範囲が「予約データのみ」か「顧客情報や宿泊履歴まで」かによって、作業量は変わります。複数社から見積もりを取る際は、条件をそろえる必要があるため、移行対象のデータを事前に一覧化しておくと比較がスムーズです。
月額料金の算定単位
クラウド型のホテル向けシステムでは、客室数や施設数、利用する機能の数などで月額料金が決まる製品があります。算定単位は製品ごとに異なるため、自施設の客室数をもとに試算した金額で比較しましょう。
サイトコントローラーや予約エンジンを別契約にする場合は、それぞれの月額料金も合計して比較が必要です。予約件数に応じた手数料の有無も確認しておくと、予算の見通しを立てやすくなります。
旧システムの解約とデータ出力の費用
見落としやすいのが、旧システム側で発生する費用です。契約期間の途中で解約する場合の違約金や、データ出力に伴う作業費などが発生する場合があります。
旧システムの契約書で解約の通知期限と最低利用期間を確認し、新システムの稼働日から逆算して解約手続きを進めましょう。並行稼働中は両方の料金がかかるため、その期間も予算に含める必要があります。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
フロントや清掃スタッフを新システムに慣らす
夜勤を含むシフト制で運営しているホテルでは、全スタッフを一度に集めて研修するのは難しいものです。乗り換えを円滑に進めるには、勤務形態にあわせた研修計画と、旧システムとの違いを伝える工夫が必要です。
シフトにあわせた研修計画
研修は、夜勤や早番などの勤務帯ごとに分けて行うと、全員が受講しやすくなります。ベンダーの研修を受けたスタッフが各勤務帯の教え役を務める方法もありますが、特定の人に負担が集中しないよう、複数人で分担しましょう。
研修用の環境やテストデータを使い、チェックインから精算、予約変更までの一連の操作を実際に試す時間を設けると、本番での戸惑いを減らせます。
旧システムと異なる操作の洗い出し
使い慣れた手順が新システムでどう変わるかを一覧化しておくと、現場の混乱を防げます。例えば、部屋割りの変更方法や領収書の発行手順、団体予約の登録方法は、システムによって操作が異なる場合があります。
洗い出した違いは、写真入りの簡単な手順書にまとめ、フロントに置いておくと便利です。稼働後に寄せられた質問も追記すれば、新しく入ったスタッフの教育にも役立ちます。
繁忙期を避けた本番稼働
本番稼働は、スタッフが操作に慣れる期間を確保するため、繁忙期を避けて設定しましょう。稼働直後は一件あたりの処理時間が長くなる可能性もあるため、フロントの人員を普段より多めに配置する方法もあります。
稼働後しばらくは、ベンダーへの問い合わせ時間帯や連絡手段を全スタッフに周知しておきましょう。夜間に不明点が出た場合の対応方法も、あらかじめ決めておくと安心です。
稼働後に点検したいホテル向けシステムの運用
新しいホテル向けシステムの稼働後も、しばらくは数値や連携状況を点検しましょう。乗り換え直後は、設定の不備が日々の売上や予約に表れる場合があるためです。点検項目を事前に決めておけば、問題の早期発見につながります。
売上や稼働率の数字を照合する
稼働後の最初の数週間は、PMSの日報に出る売上や稼働率を、OTAの予約実績や会計ソフトの数字と照合しましょう。料金プランや税の設定に誤りがあると、集計の段階で差が表れる場合があります。
前年同月の数字と比べて極端な差がある場合は、集計方法の変更か設定ミスかを確認します。経理担当者と一緒に確認すれば、月次決算への影響も早めに把握できます。
連携エラーの通知と確認の担当を決める
サイトコントローラーや精算機との連携では、予約の取り込み失敗や同期の停止が起こる場合があります。管理画面や通知メールによるエラーの通知方法を確認し、対応する担当者を決めておきましょう。
担当を一人に限定すると、休みの日に対応が滞るおそれがあります。複数人で確認する体制を整え、対応内容を記録として残せば、同じエラーが起きた際の対処にも役立ちます。
乗り換え先候補のシステム構成を比較
PMS単体の製品からサイトコントローラーや予約エンジンと一体になった製品まで、見直す範囲を決める際の参考になるホテル向けシステムを一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | サイトコントローラーや決済、セルフチェックインを一体化したオールインワン型 |
| aipass | PMSとチェックイン、ゲストアプリを組み合わせ、APIで外部システムとつなげる |
| CheckInn | サイトコントローラー、PMS、自社予約システムを一つにまとめたオールインワン型 |
| WASIMIL | PMSと予約エンジンを統合し、クラウドで複数施設間のデータを共有 |
| 陣屋コネクト | 予約・販売情報を一元管理し、PMSを中心に各種システムとの連携機能を提供 |
| Staysee | 旅館やホテル、民泊に対応し、サイトコントローラー連携や公開APIを備えたPMS |
| GLOVIAsmartホテル | 小規模からチェーンまで対応し、クラウド型は月額利用でサーバが不要 |
| やどるん | 小・中規模の宿泊施設向けサイトコントローラーで、スマホ操作にも対応 |
見直す範囲と施設規模で選ぶ乗り換え先
一体型か連携型か、単館かチェーンかといった観点で比べやすいホテル向けシステムを紹介します。自施設の運営体制にあう構成を検討する際にお役立てください。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
株式会社スマートオーダーが提供する「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」は、サイトコントローラーまで一体になったクラウド型の宿泊管理システムです。予約管理や決済、セルフチェックインといった機能もPMSにまとめて搭載しています。ホテル・旅館・民泊施設に対応し、チャネル連携や予約管理、データ統計を一括で扱えます。指紋認証や暗証番号で解錠する無人化設備も用意されており、省人化を進めたい施設の候補です。参考価格は5,000円～で、部屋数に応じて料金を調整する仕組みのため、自施設の客室数で見積もりを確認するとよいでしょう。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、予約連携やレベニューマネジメント連携、会計システム連携など、外部システムとつなぐ機能を備えたホテル管理システムです。PMSにスマートチェックインや宿泊ゲスト専用アプリを組み合わせた運用に対応し、APIも用意されています。わかりやすい管理画面により、スタッフの教育コストを抑えやすい点も特徴です。複数の宿泊施設の管理・運営に関する課題にも対応しており、導入後はメールや電話によるサポートを提供しています。
CheckInn （Check Inn 株式会社）
- ポップアップ自社予約でHP離脱率低下に貢献
- Googleホテル広告掲載で自社予約率を向上
- 初期費用無料で月額18,000円から利用可能
WASIMIL （株式会社AZOO）
- 業務自動化で作業時間を短縮し、運営を効率化。
- 高度なツールで収益を最大化する
- クラウドで場所を問わず複数施設間のデータ共有が容易になる。
陣屋コネクト （株式会社 陣屋コネクト）
- 予約・顧客・販売情報をクラウド上で一元管理。
- PMSを中心に各種システムとの連携機能を提供。
- 宿泊施設運営に必要な業務データの活用を支援。
Staysee （ステイシー株式会社）
- 予約・客室・売上管理など基本機能を搭載。
- サイトコントローラー連携や公開APIに対応。
- セルフチェックインや清掃アプリなどの追加機能を完備。
GLOVIAsmartホテル （富士通株式会社）
- 全国1,000施設以上で導入実績があり、運用実績が豊富
- ホテル業務の効率化とコスト削減を一元管理で支援。
- クラウド/パッケージ選択可、クラウドは月額利用
やどるん （株式会社宿研）
- 宿研独自開発、豊富なOTA運用ノウハウから誕生
- 初期費用0円、月額4,800円(税抜)から利用可能
- 販売管理に必要な機能に絞り、使いやすさを追求
まとめ
ホテル向けシステムの乗り換えでは、PMSだけを替えるか、サイトコントローラーや予約エンジンまで含めるかを最初に決めるのが重要です。範囲を明確にすれば、見積もりで確認する費用や現場の研修内容も具体化します。ホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）は、構成や対応する施設規模が製品によって異なります。資料請求で複数の製品を比較し、自施設の運営体制にあう乗り換え先を検討してください。
