AI機能搭載の宿泊施設向けPMSを比較！AIの活用方法や運用のコツも紹介

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■AIが担う業務別

• 収益の予測と最適化：IDeaS
• 需給の異常検知と価格設定の支援：PriceAnalyzer

■提供形態別

• SaaSで利用：IDeaS、PriceAnalyzer

PMSに搭載されるAI機能の種類

PMSのAI機能は、大きく分けて数字を予測する機能、文章でやり取りする機能、書類や画像を読み取る機能があります。同じAIという表記でも中身は異なるため、種類ごとの役割を押さえておくと比較しやすくなります。

需要予測と料金提案

過去の予約状況や稼働率、曜日や時期の傾向などを分析し、将来の需要を予測して販売料金を提案する機能があります。人手では見落としやすい細かな需要の波を拾える可能性があります。

ただし、提案の精度は蓄積されたデータの量や質に左右されます。開業間もない施設では、予測が安定するまで時間がかかる場合があります。提案を自動反映するか、担当者が確認してから反映するかも製品ごとに異なります。

問い合わせ対応を自動化するチャット機能

宿泊者からの問い合わせに、AIチャットが自動で回答する機能があります。チェックイン時間や駐車場、アクセス方法のような定型の質問は、スタッフが電話やメールで答える手間を減らせます。

一方で、予約変更やクレームのように判断が必要な内容は、スタッフへ引き継ぐ仕組みが欠かせません。対応言語の数や、会話の履歴をPMS上で確認できるかも、比較しておきたい項目です。

書類の読み取りと入力補助

パスポートや身分証の画像から氏名や国籍を読み取り、宿泊者情報の入力を補助する機能もあります。チェックイン時の手入力が減ると、窓口の待ち時間の短縮が期待できます。

読み取り結果に誤りが混ざることもあるため、最終的にはスタッフが画面で確認する運用が望まれます。読み取った画像の保管方法や、個人情報を扱う際の取り決めも、導入前に確認しておきましょう。

なお、宿泊者名簿の作成・保存には旅館業法に基づくルールがあります。日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、旅券の提示や写しの保存なども求められるため、AIによる読み取り機能が法令上の要件を満たす運用につながるか確認しましょう。

参考：旅館業法｜e-Gov法令検索

AI機能搭載のPMSを比較するポイント

AI搭載をうたう製品を比べるときは、AIの有無ではなく、どの業務にどう使えるかを見ます。データの持ち方や連携先、提案の扱い方、費用の構成によって、実際の使い勝手は大きく変わります。

AIが参照できるデータの範囲

AIが予測や提案に使えるデータは、PMSの中にある予約や宿泊履歴だけとは限りません。サイトコントローラーやOTA（オンライン旅行予約サイト）の予約状況、競合施設の料金を参照できる製品もあります。

参照できる範囲が広いほど提案の材料は増えますが、連携の設定や費用も必要です。自館が重視するデータをAIが取り込めるか、ベンダーに具体的に確認しましょう。

提案と最終判断を分ける設計

AIの提案をそのまま反映するか、承認を経て反映するかは、運用リスクにかかわります。料金のように売上へ影響する項目は、担当者が確認する承認の流れを選べると安心です。

あわせて、提案の根拠が画面で確認できるかも見ておきましょう。なぜその料金なのかが説明できれば、現場やオーナーへの共有もしやすくなります。提案を無視して手動で設定できるかも確認項目です。

追加費用と提供形態の確認

AI機能がPMSの標準機能に含まれるのか、オプションとして別料金なのかは、製品によって異なります。外部のAIサービスと連携する形では、PMSとは別に利用料が発生する場合があります。

初期費用と月額費用だけでなく、利用量に応じた従量課金の有無も確認しましょう。トライアル期間中に、自館のデータでどこまで動くかを試せるかも、比較の判断材料として役立ちます。

宿泊施設でのAIの活用方法

AIは宿泊施設のあらゆる業務に使えるわけではなく、データが蓄積されていて、判断の型がある業務で力を発揮しやすい道具です。ここでは、導入効果を想定しやすい三つの場面を紹介します。

稼働率と客室単価の見立てへの活用

需要予測を使うと、繁忙日の料金を上げ、閑散日に販売を促す判断を数字の裏づけつきで行えます。販売担当者の経験に頼っていた料金設定を、チームで共有できる形にしやすくなります。

活用するときは、AIの提案と実績の差を定期的に見直します。地域のイベントや天候など、AIが把握しにくい要因は、担当者が補う前提で運用すると判断を誤りにくくなります。

問い合わせ対応と口コミ返信の下書き

生成AIを備えた製品では、問い合わせへの返信文や口コミへの返信の下書きを作成できる場合があります。文章を一から考える時間が短くなり、返信の品質を一定に保ちやすくなります。

下書きをそのまま送らず、事実関係や言い回しをスタッフが確認する運用が大切です。施設の方針と異なる回答が出ないよう、よくある質問や禁止表現を事前に登録できるかも確認しましょう。

人員配置や清掃割り当ての見通し

予約数や客室タイプの内訳から、必要な清掃人数やフロント要員の目安を見立てる活用方法もあります。繁閑にあわせたシフトを組むときの材料として使えます。

こうした機能は、PMSに標準で備わる場合と、別のシフト管理や清掃管理のシステムと連携する場合があります。自館の人員配置が曜日ごとにどれだけ変わるかを整理し、必要性を見極めましょう。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

AI導入の前に整えたい自館のデータと体制

AIは入力されたデータをもとに動くため、土台が整っていないと提案の質が安定しません。導入を決める前に、自館のデータと現場の体制を点検しておくと、立ち上がりがスムーズです。

予約や料金の履歴データの整理

需要予測や料金提案を使うなら、過去の予約や料金、稼働率の履歴が整っているかを確認します。履歴が短い場合や、旧システムのデータが引き継がれていない場合は、予測の材料が不足することがあります。

キャンセルや団体予約、一時的な休業日のように、通常と異なる日のデータは印をつけておくと誤学習を防ぎやすくなります。移行できるデータの期間は、ベンダーへ早めに確認しましょう。

客室タイプやプランの名称の統一

客室タイプやプランの名称が予約経路ごとに異なると、AIが同じ商品として扱えず、分析がぶれる場合があります。名称の表記ゆれやコードの対応は、導入前に整理しておきたい作業です。

特に長く運営している施設では、使っていないプランが残っていることもあります。AIの活用を機会に、販売中のプランを棚卸しして、名称と内容を統一しておくと管理の手間を減らせます。

現場スタッフへの説明と役割分担

AIの導入は、フロントや予約担当者にとって仕事が奪われる不安につながる場合があります。AIは判断を助ける道具であり、最終的な判断は人が行うことを、導入の前に説明しておきましょう。

誰がAIの提案を確認し、誰が設定を見直すのかも決めておきます。担当者が一人に偏ると、休暇や異動で運用が止まるおそれがあるため、複数人で状況を共有できる体制が望まれます。

AIを使いこなす運用のコツ

AI機能は導入しただけでは成果につながりにくく、運用の工夫が必要です。小さく始めて振り返り、個人情報の扱いまで含めてルールを決めると、現場に定着しやすくなります。

小さな業務から試して広げる

最初から全業務にAIを使うのではなく、料金提案だけ、問い合わせの定型回答だけといった一つの業務から始めます。効果と課題が見えやすく、現場の戸惑いも小さく抑えられます。

試す期間と評価の基準をあらかじめ決めておくのがコツです。期間が終わったら、使い続けるか範囲を広げるかを、現場の声とあわせて判断しましょう。

提案結果を振り返る指標の設定

AIの提案が役立っているかは、感覚ではなく数字で振り返ります。料金提案なら稼働率や客室単価、問い合わせ対応なら自動で解決できた件数や、スタッフへ引き継いだ件数が目安です。

月に一度など定期的に確認する場を設けると、設定の見直しにつながります。AIの提案が外れた日の要因もメモしておくと、次の判断の材料として蓄積できます。

個人情報の取り扱いルールの整備

宿泊者の氏名や連絡先、パスポート情報などをAIが扱う場合、情報の保管場所や利用目的を明確にしておく必要があります。入力した内容がAIの学習に使われるかどうかは、製品ごとに確認が必要です。

社内では、AIに入力してよい情報と避ける情報を文書にまとめ、スタッフへ周知しましょう。判断に迷う場合は、ベンダーや社内の情報管理の担当者に相談するのが確実です。

また、外部のAIサービスに個人データの取り扱いを委託する場合は、委託先の安全管理措置やデータの利用範囲を確認することも重要です。

参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会

AI機能を確認できる宿泊向け製品の一覧

宿泊施設の収益予測や需給の分析にAIを使う製品を一覧にしました。PMS本体のAI機能は製品ごとに異なるため、詳しくは資料で確認してください。

料金や需給の判断にAIを使う製品

客室の料金設定や需給の見立てにAIを役立てたい施設に向けて、収益予測と価格分析の2製品を紹介します。

まとめ

宿泊施設向けPMSのAI機能は、需要や料金の予測、問い合わせ対応、書類の読み取りなど、製品によって担う範囲が異なります。比較するときは、AIが参照するデータ、提案を承認する流れ、追加費用を確認しましょう。導入後は小さな業務から試し、数字で振り返りながら広げるのがコツです。気になる製品は、資料請求で比較してみてください。