ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■アプリの利用者別
- ■利用形態別
PMSに関わるアプリの種類
PMSのアプリと一口に言っても、使う人と目的によって役割は大きく異なります。まず誰が何のために使うアプリなのかを整理すると、必要な機能と比較のポイントが見えてきます。
スタッフが使う業務用アプリ
スタッフ向けのアプリは、スマートフォンやタブレットから客室の状況や予約を確認し、業務を進めるためのものです。フロントのパソコンの前にいなくても、館内の巡回中に状況を把握できます。
製品によっては、閲覧だけに限られる場合と、予約の登録や変更まで行える場合があります。どの操作までアプリで行えるかは、導入前に確認しておきたい項目です。
宿泊者が使うチェックインや予約のアプリ
宿泊者向けのアプリでは、事前に宿泊者情報を入力するチェックインや、予約内容の確認、客室の解錠に使うデジタルキーの利用ができる場合があります。到着時の手続きの短縮が期待できます。
これらはPMSとは別のサービスとして提供され、PMSと連携して動く形で提供されることがあります。宿泊者向けの機能は、PMS本体ではなく外部サービスの利用が前提となる場合もあります。
アプリとブラウザ利用の違い
専用アプリを入れる方式と、スマートフォンのブラウザからPMSの画面を開く方式があります。ブラウザ方式は端末への導入作業が不要で、機種の違いを気にしにくい点が利点です。
専用アプリは、通知機能やカメラの活用など、端末の機能と連携しやすい傾向があります。一方で、更新の適用や端末のOS対応を管理する手間がかかるため、運用面も含めて比べましょう。
スタッフ用アプリで変わる館内業務
スタッフ用アプリを使うと、フロント業務の一部を館内や外出先でも行えます。ここでは、導入後に変化を実感しやすい三つの業務を取り上げます。実際にできる範囲は製品ごとに異なる点に注意しましょう。
客室状況と清掃連絡の確認
客室の清掃状況や空室の状態を、スタッフの端末で確認できる製品があります。清掃スタッフが清掃完了の入力を行えば、フロントはその情報をもとに、すぐにチェックインの案内を判断できます。
連絡のために電話や内線を使う回数が減り、案内の遅れを防ぎやすくなります。清掃の担当者ごとに表示される客室を絞れるかも、現場で使いやすいかを見極める材料です。
予約確認と簡易的なチェックイン対応
到着前のお客様の予約内容や特記事項を、スマートフォンで確認できるアプリがあります。ロビーや駐車場で出迎える場面でも、お客様の名前や人数を把握したまま対応できます。
チェックインの受付をアプリで行えるかどうかは、製品によって異なります。名簿の記入や本人確認など、宿泊施設に必要な手続きがアプリ上で完結するか、事前に確認しましょう。
夜間や外出先での確認
支配人や経営者が、外出先から予約状況や当日の売上を確認できるアプリもあります。夜間の少人数体制のときに、状況を離れた場所から把握できるため、判断が必要な場面に備えられます。
外部から見られる情報の範囲は、権限の設定で制限するのが望ましい運用です。個人情報や売上を扱うため、端末の紛失時の対応とあわせてルールを決めておきましょう。
宿泊者向けアプリとPMSの連携
宿泊者が使うアプリは、PMSと連携して予約や宿泊者の情報をやり取りします。連携の仕組みによって、スタッフの入力作業が減るかどうかが変わるため、情報の流れを確認することが大切です。
事前チェックインと宿泊者情報の入力
宿泊者が到着前に氏名や連絡先などをスマートフォンで入力すると、その内容がPMSに反映される仕組みがあります。フロントでの記入の時間が短くなり、混雑時の待ち時間の軽減につながります。
宿泊者名簿に必要な記載事項は、旅館業法などの制度で定められています。事前入力の項目が制度上必要な内容を満たしているかは、所管の保健所や自治体の案内で確認しましょう。
デジタルキーや客室内サービス
スマートフォンで客室を解錠できるデジタルキーは、キーの受け渡しの手間を減らす仕組みです。利用するには、PMSとキーシステムが連携でき、客室の錠が対応している必要があります。
既存の客室設備を入れ替える場合は、工事や費用が発生することもあります。PMSの対応だけでなく、設備メーカーとの連携の可否を、導入前に具体的に確認しましょう。
予約確認や会員向けの機能
宿泊者が予約の内容を確認したり、会員情報を管理したりできるアプリもあります。リピーターの再予約や、宿泊履歴にもとづく案内など、継続的な関係づくりにも活用できます。
ただし、こうした機能がPMSに含まれるのか、予約エンジンなど別サービスの機能かは、製品によって異なります。誰がどのデータを管理し、どこで連携するのかを整理して比べましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
アプリを使うときの端末と通信環境
アプリは端末と通信環境の上で動くため、準備が不十分だと現場で使いにくくなります。導入を決める前に、館内の環境と端末の管理方法を点検しておきましょう。
館内のWi-Fiと電波の状況
館内を移動しながら使う場合、客室や廊下、バックヤードで通信が安定していることが前提です。電波が届きにくい場所があると、客室の状況を確認できず業務が滞るおそれがあります。
導入前に、館内のWi-Fiの範囲や同時に接続できる台数を点検し、必要に応じて機器の増設を検討しましょう。通信が途切れた場合に、紙の運用などの代替手段を用意しておくと安心です。
端末の管理と紛失への備え
アプリを入れた端末には、宿泊者の個人情報が表示される場合があります。端末の画面ロックの設定や、紛失時に遠隔でデータを消去する仕組みなどのルールを、あらかじめ決めておく必要があります。
端末を施設で用意するか、スタッフの私物を使うかによって、管理の方法も異なります。利用できる端末の種類やOSの対応範囲は、製品ごとに異なるため、導入前に確認しましょう。
なお、宿泊者の個人データを扱う端末については、個人情報保護法に基づく安全管理措置も考慮する必要があります。端末の盗難・紛失防止やアクセス制限など、適切な管理体制を整えましょう。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
アプリの更新とOS対応
アプリは定期的に更新され、端末のOSの更新によって動作条件が変わることがあります。更新後に操作が変わる場合は、現場のスタッフへ事前に伝える仕組みがあると混乱を減らせます。
更新の適用をスタッフ任せにすると、バージョンがそろわず不具合につながる場合があります。更新の通知方法や、古いバージョンのサポート期間もあわせて確認しておきましょう。
導入前にアプリの使い勝手を試す方法
アプリの使いやすさは、カタログだけでは判断しにくい項目です。デモやトライアルで実際の業務を想定して操作し、現場の声を聞きながら比べることをおすすめします。
実際の業務を想定したデモの進め方
デモでは、客室状況の確認や予約の変更など、普段の業務の流れを再現して操作してもらうようベンダーに依頼しましょう。画面の見やすさや、操作の手順の数を具体的に確かめられます。
スマートフォンの小さな画面で、情報が見やすいかも確認が必要です。夜間の暗い場所や、片手での操作のように、現場の使い方に近い状況で試すと違いが見えやすくなります。
現場スタッフによる試用と意見の集約
フロントや清掃、予約担当など、実際にアプリを使うスタッフにも試してもらいましょう。担当によって使う機能や操作の頻度が異なるため、複数の立場の意見を集めると、導入後の定着度を見通せます。
意見は、操作のしやすさや困った点を具体的に書き出して集約します。評価の基準をそろえておくと、複数の製品を比べるときにも判断しやすくなります。
通信できないときの動作の確認
電波の状態が悪いときや回線が切れたときに、アプリがどう動くかも確認しておきたい項目です。入力途中のデータが失われないか、通信の回復後に自動で反映されるかは、製品ごとに異なります。
トライアルの期間中に、あえて通信を切って挙動を確かめる方法もあります。ただし、本番環境で試すと業務に影響するため、検証用の環境の利用をベンダーに相談しましょう。
スタッフ用と宿泊者用のアプリ対応一覧
スタッフが館内で使う業務アプリと、宿泊者のスマートフォンで使う手続きに分けて、アプリの使い方が確認できた製品を一覧にしました。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型。モバイルキーにも対応 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | クラウド型PMS。清掃の割り振りをアプリで確認。PCとスマホに対応 |
| Staysee | 予約・客室・売上管理に加え、セルフチェックインや清掃アプリも追加可能 |
| DYNA PMS | 事前チェックインや自動チェックイン、タブレットでの清掃状況の共有 |
| FlexIN | 宿泊者のスマホだけでチェックインが完了するセルフチェックイン |
| Tabiq | タブレット型チェックイン。ゲストのスマホで事前記帳できるウェブアプリ |
現場と宿泊者のスマホ利用を支える製品
スタッフ用の清掃連絡や、宿泊者向けの事前チェックインなど、アプリの活用場面が分かる製品を紹介します。導入前にデモで操作性を確かめるのがおすすめです。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、宿泊管理システム、スマートチェックイン、宿泊ゲスト専用アプリを組み合わせて使うホテル管理システムです。ゲストは自分のスマートフォンで事前チェックインやモバイルキー、施設案内、ルームオーダーなどを利用でき、4か国語の自動翻訳にも対応します。スタッフ側はタブレットによるセルフチェックインや電子レジカードを使えます。PCとスマートフォンに対応し、PMSとゲスト向けアプリを一体で検討したい施設に向く製品です。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」は、清掃の割り振りをアプリで確認できるクラウド型のPMSです。予約カレンダーや国内OTAとの連携、決済、セルフチェックインに加え、複数チャネルのメッセージを一括で管理する機能も備えます。対応デバイスはPCとスマートフォンです。スマートチェックイン機や遠隔操作できるスマートロックなどの無人化設備も用意されており、現場の省人化を進めたい施設で検討しやすい製品です。
Staysee （ステイシー株式会社）
- 予約・客室・売上管理など基本機能を搭載。
- サイトコントローラー連携や公開APIに対応。
- セルフチェックインや清掃アプリなどの追加機能を完備。
DYNA PMS （バリューコマース株式会社）
- チェックイン事前手続きや自動チェックインで、混雑軽減
- 清掃状況のリアルタイム共有やタブレット清掃システムで効率化
- 顧客データと宿泊履歴によるRFM分析／CRM機能
FlexIN （株式会社情報創研）
- 宿泊者のスマホだけでチェックイン完了
- 本人確認や宿泊者台帳取得など必要機能を選択可能
- 民泊やゲストハウスなど外国人宿泊客の受け入れにも対応
Tabiq （株式会社リクリエ）
- スマートロックやキーボックスなど、あらゆる鍵と連携可能。
- マスク着用でも顔認証チェックインが最大10名まで可能。
- ゲストのスマホで事前記帳ができるウェブアプリ。
まとめ
宿泊施設向けPMSのアプリには、スタッフ向けの業務用アプリと宿泊者向けの事前チェックインやデジタルキーなどがあります。比較するときは、アプリで行える操作の範囲、館内の通信環境、端末の管理方法を確認しましょう。デモやトライアルで現場の声を集めることも大切です。気になる製品は、資料請求で比較してみてください。
