ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■提供形態別
- パッケージソフトでも導入できる：GLOVIAsmartホテル
- クラウド型：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass、GLOVIAsmartホテル、DYNA PMS
- ■サポート体制別
- 電話で相談できる：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、aipass
- 運営経験のある担当者が導入前にヒアリング：aipass
オンプレミス型PMSの仕組みと責任の範囲
オンプレミス型は、ソフトウェアをライセンスとして購入し、自社の設備で動かす方式です。サーバーの設置から日々の保守まで、誰がどこまで担うのかを先に理解しておくと、導入後の負担を見通せます。
サーバーと端末の基本的な構成
例えば、バックヤードなどにPMS用のサーバーを置き、フロントや事務所のパソコンを館内のネットワークでつなぎます。データは施設内のサーバーに保存されるため、インターネットの状態に左右されにくい構成です。
ただし、サーバーの設置場所には、空調や電源、施錠などの条件が必要です。設置場所が確保できるか、導入時にベンダーと現地の状況を確認しておきましょう。
保守や運用で自社が担う作業
オンプレミス型では、サーバー機器の故障対応やバックアップの実施、OSやソフトの更新を、自社またはベンダーとの契約にもとづいて行います。担当者が不在だと、障害時の初動が遅れるおそれがあります。
保守を自社で行うのか、ベンダーに任せるのかで、必要な人員と費用が変わります。保守契約の対応時間や、現地へ駆けつけてもらえるかどうかも確認しましょう。
クラウド型との責任範囲の違い
クラウド型では、サーバーの運用や更新をサービス提供会社が担うのに対し、オンプレミス型は多くの作業が利用者側の責任です。責任の範囲が広い分、運用の自由度が高い点が特徴です。
どちらが優れているかではなく、自館の人員や技術力にあうかで選びます。判断に迷う場合は、両方の提案を受けて、運用の負担を具体的に比べてみましょう。
PMSと館内機器の連携とネットワーク
PMSは、予約サイトや自動精算機、キーシステムなど、多くの機器やサービスとつながります。オンプレミス型では、館内ネットワークの設計が連携の安定性を左右するため、全体像を整理しておく必要があります。
自動精算機やキーシステムとの接続
自動精算機やカードキーの発行機は、館内の通信で直接PMSとつなげる構成があります。外部のインターネットを経由しないため、通信の遅延が起きにくい利点があります。
接続できる機器の種類は、製品ごとに異なります。既存の機器を使い続けたい場合は、PMSの導入前に、機器メーカーとベンダーの双方に接続の可否を確認しましょう。
予約サイトとの連携の通信経路
サイトコントローラーやOTA（オンライン旅行予約サイト）との連携では、館内のサーバーが外部と通信する経路を用意する必要があります。通信の許可設定や、機器の保護の仕組みも考えなければなりません。
外部との通信が止まると、予約の取り込みや在庫の反映が滞るおそれがあります。通信が止まった場合の検知方法と、連絡を受ける担当者も決めておきましょう。
ネットワーク機器の設計と分離
PMSのサーバーと、宿泊者向けのWi-Fiは、ネットワークを分けておくのが望ましい構成です。同じネットワークに置くと、宿泊者の端末からPMSの機器へ接続される危険が高まります。
ネットワークの設計には専門知識が必要なため、情報システム部門やベンダー、専門の事業者へ相談するのが現実的です。設計の内容は文書にまとめ、担当者が変わっても引き継げる状態にしましょう。
停電や故障に備えるPMSの運用
自社でサーバーを持つ場合、機器が故障したときや停電への備えも自社の責任です。宿泊施設は夜間も営業するため、システムが止まった場合でも業務を続けられる準備が求められます。
バックアップの方法と保管場所
データのバックアップは、同じ建物の中だけに保管すると、火災や水害などで同時に失われるおそれがあります。外部媒体への保存や、遠隔地への複製など、保管場所を分ける方法を検討しましょう。
バックアップの頻度と、データを戻せるか確認する復元の試験も大切です。取っているだけで復元できない状態を避けるため、定期的に手順を確かめておきましょう。
また、宿泊者の個人データについては、個人情報保護法に基づく安全管理措置も必要です。バックアップの保存先やアクセス権限、復旧手順などを含め、適切な管理体制を整えましょう。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
機器の故障や停電への対策
サーバーが故障した場合に備えて、予備の機器を用意する方法や、無停電電源装置（UPS）で一時的に電力を確保する方法があります。対策の範囲は、費用と許容できる停止時間のバランスで決まります。
どの程度の停止なら業務に耐えられるかは、施設ごとに異なります。ベンダーが提示する復旧までの目安時間も、確認しておきましょう。
システム停止時の紙運用と手順書
システムが使えない間も、チェックインとチェックアウトを続けられるよう、紙の台帳や手計算の手順を用意しておきます。宿泊者名簿の記入様式も、紙で準備しておくと安心です。
手順書は、夜間のスタッフが一人でも対応できる内容にします。復旧後にシステムへ入力し直す流れも書いておくと、データの抜けを防ぎやすくなります。
なお、旅館業法では宿泊者名簿の作成が義務付けられており、施行規則では３年間の保存が定められています。システム停止時も必要な情報を記録・保存できるよう、代替手段を整えておきましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
オンプレミス型PMSの保守と更新の費用
オンプレミス型は、導入時の費用に加えて、運用を続けるための費用や手間が発生します。数年先まで含めて見積もりを比べることが、費用面での判断に役立ちます。
初期費用とサーバー更新の費用
オンプレミス型では、ソフトの購入費に加えて、サーバーや周辺機器の購入、設置作業の費用がかかる場合があります。クラウド型より、導入時にまとまった費用が必要になる傾向があります。
サーバーは、数年ごとに機器の入れ替えが必要です。更新時の費用や時期の目安を、導入前に見積もりへ含めてもらいましょう。
OSやソフトの更新への対応
サーバーのOSには、提供元のサポート期間があります。サポートが終わると、セキュリティ上の更新が受けられなくなるため、期限にあわせた更新計画が必要です。
PMS本体のバージョンアップも、費用や作業の有無を確認しましょう。更新の際に、館内の機器との連携が影響を受けないか、事前にテストできるかも大切な確認事項です。
税率改定や制度変更への対応
消費税率の改定や、宿泊税のような地域の制度が変わった場合、PMSの設定やプログラムの修正が必要になることがあります。この対応が保守契約に含まれるかは、製品や契約ごとに異なります。
変更のたびに追加費用が発生するのか、年間の保守費に含まれるのかを、導入前に確認しましょう。対応の時期が遅れると、請求の誤りにつながるおそれもあります。
特に宿泊税は、自治体によって税率や課税対象、制度の開始時期などが異なります。施設所在地の条例や公式情報を確認し、PMSが必要な税額計算や請求処理に対応できるか確かめましょう。
オンプレミス型が向く施設とクラウドを検討する場面
オンプレミス型があうかどうかは、館内の設備や運用体制によって異なります。向く条件と、クラウド型も候補に入れたほうがよい条件を整理しておくと、判断しやすくなります。
オンプレミス型が向く施設の条件
館内に専用の設備があり、複数の機器と密接に連携させたい施設では、オンプレミス型があう場合があります。インターネットの状態に左右されず、館内で業務を完結させたい考え方とも相性があります。
社内に情報システムの担当者がいる、または保守を任せられる事業者がいることも条件です。運用体制が整っているほど、オンプレミス型の自由度を活かしやすくなります。
クラウド型も検討したほうがよい場面
情報システムの担当者がいない施設や、複数の施設を一元管理したい場合は、クラウド型の検討が有効です。サーバーの管理を任せられるため、運用の負担を抑えられます。
クラウド型でも、館内機器との連携や停止時の備えを確認する必要があります。オンプレミス型と並べて、費用と手間の両面から比べましょう。
併用や段階的な移行という選択肢
館内にサーバーを置きつつ、一部の機能だけをクラウドで提供する製品もあります。現在の設備を活かしながら、将来のクラウド移行に備える段階的な進め方も選択肢の一つです。
併用型は、運用の範囲が複雑になる場合があります。どのデータがどこに保存され、障害時にどちらで業務を続けられるのかを、ベンダーに具体的に確認しましょう。
提供形態から選ぶPMSの比較一覧
オンプレミス型を検討するときに比べたい、パッケージ型とクラウド型のPMSを一覧にしました。オンプレミス構成の可否は製品ごとに異なるため、資料で確認してください。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | クラウド型でPMS、セルフチェックイン、ゲスト用アプリを提供 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | 日本国内のAWSクラウドで提供。月額5,000円から、部屋数で料金を調整 |
| GLOVIAsmartホテル | クラウドとパッケージを選べるPMS。クラウドは月額利用 |
| DYNA PMS | 予約管理・フロント会計・顧客管理を統合したホテル管理システム |
オンプレミス以外も含めたPMSの選択肢
自館サーバーでの運用を想定しつつ、クラウド型との違いも比べられるように4製品を紹介します。サーバー構成や保守の範囲は、資料請求で確かめましょう。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、クラウド型で使えるホテル管理システムです。宿泊管理システムに、タブレットや自動チェックイン機で使うスマートチェックイン、宿泊ゲスト専用アプリを組み合わせられます。導入前は、施設運営の経験を持つ営業担当がヒアリングし、初期設定や操作方法、必要な機器を案内します。導入後のサポートはメールと電話です。権限設定や操作ログ、IPアドレス制限にも対応。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
自館にサーバーを置く構成と比べたいなら、「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」が選択肢です。日本国内のAWSクラウドを利用するクラウド型のPMSで、OTA連携、予約管理、清掃管理、決済機能、セルフチェックインを備えています。専属のサポートチームが運営を支援し、電話、チャット、メールで相談可能です。料金は月額5,000円からで、部屋数に応じて調整されます。旅館業法と住宅宿泊事業法にも対応。
GLOVIAsmartホテル （富士通株式会社）
- 全国1,000施設以上で導入実績があり、運用実績が豊富
- ホテル業務の効率化とコスト削減を一元管理で支援。
- クラウド/パッケージ選択可、クラウドは月額利用
DYNA PMS （バリューコマース株式会社）
- チェックイン事前手続きや自動チェックインで、混雑軽減
- 清掃状況のリアルタイム共有やタブレット清掃システムで効率化
- 顧客データと宿泊履歴によるRFM分析／CRM機能
まとめ
オンプレミス型のPMSは、自社のサーバーで運用するため、館内機器との連携が取りやすい一方、保守や更新の負担を自社で担います。判断するときは、バックアップや停電への備え、数年先を含めた費用、運用体制を確認しましょう。体制が難しい場合は、クラウド型や併用型も検討できます。まずは資料請求で、製品を比較してみてください。
