ITトレンドがおすすめする製品・サービス
- ■運営形態別
- 複数施設のデータ共有：WASIMIL
- ■連携先別
- サイトコントローラーやOTAとの連携：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 決済端末やカードキーとの連携：aipass
- 会計ソフトとの連携：aipass
クラウド型PMSがもたらす運用の変化
クラウド型では、サーバーを自社で持たず、サービス提供会社の環境をインターネット経由で利用します。運用の仕方が変わるため、導入前に何が変わるのかを把握しておきましょう。
場所を選ばずに状況を確認できる
インターネットに接続できる端末があれば、フロント以外の場所からも予約や客室の状況を確認できます。支配人が出張中でも状況を把握でき、運営の判断を迅速に行いやすくなります。
ただし、外部から見られる範囲が広がるため、利用者ごとの権限の設定が大切です。どの情報を誰が見られるかを、導入時に整理しておきましょう。特に、売上や宿泊者の個人情報は、閲覧できる人を絞る運用が望まれます。
制度変更や機能追加が提供側で反映される
クラウド型は、サービス提供会社がシステムを更新するため、利用者が自分で更新作業を行う負担を抑えられます。税率の改定や新機能の追加も、提供側の対応にあわせて反映される製品もあります。
一方で、画面や操作が突然変わることもあります。更新の予告がどのように届くか、重要な変更の前に内容を確認できるかを、ベンダーに尋ねておくと安心です。
初期費用と月額費用の構造
クラウド型は、サーバーの購入が不要で、初期費用を抑えやすい傾向があります。費用は月額の利用料が中心で、客室数や利用する機能に応じて金額が決まる料金体系もあります。
長期間使うと、総額がオンプレミス型を上回る場合もあります。月額に含まれる範囲や、オプション費用、契約期間の縛りを含めて、数年分の総額で比較しましょう。
複数施設を運営するときのクラウド型PMS
複数の施設を運営している場合、クラウド型PMSは、拠点ごとの情報をまとめて扱いやすい点が特徴です。本社と各施設の役割を整理しながら、使い方を考えましょう。
拠点をまたいだ予約や売上の確認
全施設の予約状況や売上を、一つの画面で比較できる製品があります。本社の担当者が施設ごとの稼働の差を把握し、販売方針を調整する場面で役立ちます。
集計の単位や表示できる指標は、製品によって異なります。日別や月別、施設別など、見たい切り口で集計できるかも確かめたい点です。自社が見たい数字、例えば稼働率や客室単価、宿泊人数などを、画面で確認できるか確かめましょう。
施設ごとの権限と情報の分け方
各施設のスタッフには自施設の情報だけを見せ、本社の担当者には全施設を見せるといった、権限の分け方が必要です。権限が細かく設定できるかどうかは、運用のしやすさを左右します。
異動や退職が発生したときに、利用者の登録や削除を迅速に行える仕組みも確認しておきましょう。放置されたアカウントは、情報の漏えいにつながるおそれがあります。
料金やマスタの一括管理
客室タイプや料金のルールを、複数施設で共通化したい場合があります。クラウド型では、本社で設定した内容を各施設へ反映できる製品もあります。
施設ごとに料金体系が異なる場合は、共通の部分と個別の部分を分けて管理できるかが大切です。設定の変更に、承認の仕組みを設けられるかも確認しましょう。
クラウド型PMSと外部サービスの連携範囲
PMSは、予約サイトや精算機などの外部サービスとつながって初めて業務を支えます。クラウド型では、連携できる先と方法が製品ごとに異なるため、自館で使うサービスとの相性を確認しましょう。
サイトコントローラーや予約エンジンとの連携
OTA（オンライン旅行予約サイト）の在庫や料金を管理するサイトコントローラー、公式サイトの予約エンジンとの連携は、宿泊施設の収益に直結します。連携できるサービスの種類と、連携方式を確認しましょう。
連携の方式には、PMSと一体で提供されるものと、外部のサービスとつなぐものがあります。連携が止まったときの通知や、手動で再取り込みできるかも見ておきましょう。
自動精算機やキーシステムとの接続
館内に設置された自動精算機やカードキーの発行機は、クラウド型のPMSとも連携する場合があります。館内の機器とインターネット上のサービスをつなぐため、接続の方法が製品ごとに異なります。
既存の機器を使い続けたい場合は、接続できるかどうかと、追加工事が必要かを、ベンダーと機器メーカーの両方に確認しましょう。連携の追加費用が発生する場合もあります。
APIの提供範囲と連携の費用
API（システム同士をつなぐ仕組み）が公開されていると、会計ソフトや自社の分析ツールなど、独自のサービスとつなげる幅が広がります。公開されている範囲は、製品によって異なります。
連携の設定に、別途費用や専門の知識が必要な場合があります。標準で用意されている連携と、個別の開発が必要な連携を分けて、費用を確認しましょう。
ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。
回線やサービスが止まったときへの備え
クラウド型は、インターネット回線とサービス提供側の稼働に依存します。夜間も営業を続ける宿泊施設では、止まった場合でも業務を続けられる備えを考えておく必要があります。
インターネット回線の冗長化
回線が一つしかないと、障害が起きたときにPMSを使えなくなります。予備の回線を用意する、モバイル回線に切り替えるなど、回線を複数にしておく方法があります。
どこまで備えるかは、費用と許容できる停止時間のバランスで決まります。回線の事業者や、館内のネットワーク機器の故障も想定に入れて検討しましょう。
システム停止時の紙運用や代替手段
サービスが停止した場合に、宿泊者の一覧や当日の予約を確認できる手段を用意しておきます。印刷した予約一覧を日次で準備する方法もあります。
停止時の手順は文書にまとめ、夜間のスタッフにも共有しましょう。復旧後に、紙で受け付けた内容をシステムへ入力する流れも決めておくと、情報の抜けを防げます。
稼働状況の通知とサポートの確認
サービス提供会社が、稼働状況をどのように知らせるのかを確認します。障害の発生時にメールや専用のページで通知される仕組みがあると、状況を把握しやすくなります。
サポートの窓口が対応する時間帯も、大切な確認事項です。夜間や休日に連絡できるかによって、障害時の安心感が変わります。契約書に稼働率の目標値が書かれているかも確認しましょう。目標値は、サービスの品質を判断する一つの材料です。
契約前に確認したいクラウド型PMSのデータの扱い
クラウド型では、宿泊者の個人情報や売上のデータを、サービス提供会社の環境に預けます。安心して使えるかを判断するため、契約前にデータの扱いを具体的に確認しましょう。
データの保管場所とバックアップ
データがどこに保管され、どのくらいの頻度でバックアップされているのかを確認します。海外のデータセンターに保管される場合は、制度や契約の面で、国内と異なる点がないかも見ておきましょう。
バックアップから復元できる範囲や期間は、製品ごとに異なります。誤ってデータを削除した場合に、元に戻せるかどうかも質問しておくと安心です。
なお、海外のクラウドサービスを利用して宿泊者の個人データを保存する場合は、保存先の国の制度や、サービス提供会社によるデータの取り扱いも確認しましょう。契約内容や運用形態によっては、外国にある第三者への個人データの提供に関する規定が適用される場合があります。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（外国にある第三者への提供編）｜個人情報保護委員会
解約時のデータの取り出し
解約や乗り換えの際に、自館のデータを取り出せるかどうかは大切です。予約履歴や宿泊者の情報を、どの形式で、どの範囲まで出力できるのかを確認しておきましょう。
出力に費用がかかる場合や、解約後に一定期間でデータが削除される場合もあります。将来の乗り換えを見据えて、契約書の内容を事前に確かめましょう。
セキュリティ対策と第三者の認証
通信の暗号化やアクセスの制限、操作の記録など、サービス提供会社が行う対策を確認します。ISO/IEC 27001のような第三者の認証を取得しているかも、判断材料の一つです。
ただし、認証があれば安全というわけではありません。利用者側でも、パスワードの管理や権限の見直しを行う必要があります。責任の範囲を、契約の前に整理しておきましょう。
なお、宿泊者の個人データを扱う場合は、個人情報保護法に基づく安全管理措置が必要です。外部事業者に個人データの取り扱いを委託する場合は、委託先のセキュリティ対策や管理体制も確認しましょう。
参考：個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編）｜個人情報保護委員会
クラウド型PMSの特徴と連携の一覧
クラウド型として提供される宿泊施設向けシステムを、特徴とあわせて一覧にしました。複数施設の運営や外部システムとの連携を比べる際の入口として使えます。
| 製品名 | 特徴 |
|---|---|
| aipass | クラウド型。スマレジや会計システム、カードキーなどと連携 |
| 株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム | オールインワンのクラウド型PMS。OTA連携や清掃管理、決済を搭載 |
| WASIMIL | PMSと予約エンジンを統合したクラウド型オールインワンシステム |
| 陣屋コネクト | 予約・顧客・販売情報をクラウド上で一元管理する宿泊施設向けシステム |
| CheckInn | サイトコントローラー・PMS・自社予約システムを一つにまとめたSaaS |
| HOTEL SMART | PMS、セルフチェックイン、自社予約システムを提供するクラウド型 |
複数施設と外部連携で選ぶクラウド型PMS
複数施設のデータ共有や、会計・決済・チェックイン機器との連携に注目して、クラウド型の製品を紹介します。連携の対象と費用は資料で確認しましょう。
aipass
- PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
- 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
- 分かりやすい画面で教育コストを削減
aipass株式会社が提供する「aipass」は、宿泊管理システムとスマートチェックイン、宿泊ゲスト専用アプリを組み合わせて使うクラウド型のホテル管理システムです。スマレジとの連携で売店やレストランの会計を部屋付けでき、会計システムや決済端末、カードキーとの連携にも対応しています。権限設定や操作ログ、IPアドレス制限も備えた製品です。外部のシステムとつなぐ運用を重視する施設に向き、API「aipass API」も用意されています。
株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム
- 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
- 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
- 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能
「株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム」は、クラウド型のオールインワン宿泊管理システムです。日本国内のAWSクラウドを利用し、PCとスマートフォンで使えます。国内のOTAとの連携や予約管理、清掃管理、決済、セルフチェックインを一つに集約。月額5,000円から利用でき、料金は部屋数に応じて調整されます。
WASIMIL （株式会社AZOO）
- 業務自動化で作業時間を短縮し、運営を効率化。
- 高度なツールで収益を最大化する
- クラウドで場所を問わず複数施設間のデータ共有が容易になる。
陣屋コネクト （株式会社 陣屋コネクト）
- 予約・顧客・販売情報をクラウド上で一元管理。
- PMSを中心に各種システムとの連携機能を提供。
- 宿泊施設運営に必要な業務データの活用を支援。
CheckInn （Check Inn 株式会社）
- ポップアップ自社予約でHP離脱率低下に貢献
- Googleホテル広告掲載で自社予約率を向上
- 初期費用無料で月額18,000円から利用可能
HOTEL SMART （xxx株式会社）
- PMSとチェックイン機能で宿泊業務の効率化を支援。
- セルフチェックインに対応
- 自社予約システムの提供により予約管理を効率化。
まとめ
クラウド型のPMSは、どこからでも現状を確認でき、複数施設の情報もまとめやすい方式です。一方で、回線やサービスの停止、データの扱いについては、事前の備えと確認が必要です。連携先の範囲、停止時の運用、解約時のデータの取り出しを確認しながら比較しましょう。気になる製品は、資料請求で比較してみてください。
