中小規模の宿泊施設向けPMSの選び方！少人数運営で優先したい条件

ITトレンドがおすすめする製品・サービス

■施設形態別

• 旅館・ホテル・民泊に対応：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム、Staysee
• ゲストハウスや民泊の外国人宿泊客の受け入れ：FlexIN
• 小・中規模の宿泊施設向け：やどるん

■料金体系別

• 初期費用を抑えて始められる：CheckInn、やどるん
• 客室数に応じた料金：株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム

中小規模の宿泊施設が抱えやすいPMSの課題

中小規模の宿泊施設は、少ない人数で予約や接客、清掃までを担うことが多く、管理の手間が経営に影響しやすくなります。課題を具体的に整理すると、PMSに求める条件がはっきりします。

兼務が多い現場での管理の手間

フロント、予約、清掃、経理を一人が兼ねている施設では、予約の確認や会計の入力に時間を取られがちです。業務が属人化し、担当者の休暇中に状況を把握できなくなる場合もあります。

PMSは、こうした作業を一つの画面にまとめることで、確認の手間を減らす道具です。スタッフ全員が同じ手順で操作できるかを、選ぶときの基準にしましょう。慣れていない人でも迷わない画面かどうかは、デモで確かめたい点です。

台帳やスプレッドシートによる管理の限界

紙の台帳や表計算ソフトで予約を管理している施設では、複数のOTA（オンライン旅行予約サイト）の予約を手作業で転記します。転記漏れや重複登録が、二重予約の原因になる場合があります。

予約サイトの数や客室数が増えるほど、手作業の確認は難しくなります。管理の方法を見直すタイミングは、予約の転記に時間がかかり始めたときが目安です。月末の売上集計に半日以上かかるなど、事務作業の負担が目立つ場合も、見直しのきっかけです。

導入の費用と学習への不安

小規模な施設では、システムの導入費用や、操作を覚える時間への不安が障壁となりがちです。使い慣れた方法を変える負担を感じるスタッフもいます。

不安を和らげるには、無料のトライアルやデモで実際に触れてみることが有効です。スタッフが交代で触り、迷った箇所を書き出しておくと、比較の材料にもなります。サポートの内容と、初期設定の支援があるかどうかも確認しましょう。

少人数運営で優先したいPMSの機能

PMSの機能は数多くありますが、中小規模の施設がすべてを使いこなすとは限りません。自館の業務に必要な機能から優先順位をつけると、費用と手間を抑えやすくなります。

予約の一元管理とOTAとの連携

複数のOTAや公式サイトの予約を一つの画面で管理できる機能は、小規模な施設でも優先度の高い機能です。サイトコントローラーとの連携で、在庫の更新を自動化できる製品もあります。

連携できるOTAの種類は、製品ごとに異なります。自館が使っている予約サイトが、連携の対象に入っているかを確認しましょう。掲載を検討中のサイトがある場合は、あわせて確認すると安心です。

会計処理と宿泊者名簿の作成

宿泊料金や追加料金を記録し、領収書を発行できる会計機能は、日々の業務で使う基本の機能です。宿泊者名簿を作成する機能も、制度への対応という面で確認しておきたい項目です。

名簿の記載事項や保存の扱いは、旅館業法や自治体の案内で定められています。PMSで管理する場合も、所管の保健所の案内を確認しながら運用しましょう。

参考：旅館業法｜e-Gov法令検索

清掃管理と売上のレポート

客室の清掃状況を管理する機能があると、チェックアウト後に出す清掃の指示や、完了の確認を簡単に行えます。口頭の連絡が減り、案内の遅れを防ぎやすくなります。

売上や稼働率を見られるレポートは、経営の判断に役立ちます。表計算ソフトへ出力できるか、会計ソフトと連携できるかも、中小規模の施設では助けになる確認事項です。

無理のない費用に抑えるPMSの料金の見方

費用は、中小規模の施設にとって大きな判断材料です。料金体系の種類を知り、自館の規模や繁閑にあうものを選ぶと、費用負担を抑えやすくなります。

月額定額と客室数に応じた料金

PMSの料金体系には、月額の定額制や、客室数に応じて金額が変わる方式、利用する機能ごとに加算される方式などがあります。客室の少ない施設では、客室数に応じた料金が負担を抑えやすい場合があります。

一方で、予約件数が増えると費用が上がる料金体系もあります。繁忙期の費用も含めた年間の総額で、見積もりを比べましょう。

初期費用と周辺機器の費用

初期費用には、設定の費用や研修の費用が含まれる場合があります。自動精算機やカードキーなどの周辺機器を導入する場合は、別途の費用が必要です。

すでに使っている機器を引き続き利用できるかも、費用を左右します。見積もりの内訳を確認し、含まれる範囲と含まれない範囲を分けて整理しましょう。設置工事や出張費が別になっていないかも、見落としやすい点です。

繁閑の差を考えたプランの選び方

観光地の旅館などは、季節によって稼働率が大きく変わります。閑散期にも一定の費用がかかるため、料金が固定か変動かを確認する価値があります。

契約期間の縛りや、途中でプランを変更できるかも確認しましょう。閑散期だけ利用を一時停止できる契約があるかも、聞いておくとよい点です。事業の拡大や縮小にあわせて、柔軟に見直せる契約だと負担を減らせます。

ITトレンドでは、最新の製品・サービスを多数比較・掲載しています。まず資料請求して、さまざまな製品の機能や特徴を比較してみてください。忙しい業務時間内でも、各社に問い合わせる手間なく、たった1回の入力（約60秒）でホテル・宿泊施設向けシステム（PMS）の一括資料請求が可能です。浮いた時間で、じっくりと製品を比較検討し進めましょう。

施設の形態から考える中小規模のPMSの選び方

同じ中小規模でも、旅館とゲストハウスでは必要な機能が異なります。施設の形態ごとに、重視したい点を整理しておくと、PMSの比較がしやすくなります。

旅館やペンションでの選び方

食事付きの宿泊が多い旅館やペンションでは、夕食や朝食の提供時間、料理の内容、アレルギーへの対応を記録できる機能が役立ちます。部屋食の配膳の段取りに使える製品もあります。

大浴場や貸切風呂の予約管理に対応しているかも確認します。団体の宿泊や、一部屋の中で人数が変わる予約への対応力も、比べたい点です。

ゲストハウスや簡易宿所での選び方

ベッド単位で販売するドミトリー形式では、客室ではなくベッドごとに在庫を管理できる機能が必要です。無人や少人数の運営では、事前チェックインの機能も役立ちます。

外国人の宿泊者が多い場合は、多言語に対応しているか、パスポートの情報を記録できるかも確認しましょう。宿泊者名簿の扱いは、所管の自治体の案内で確かめる必要があります。

なお、日本国内に住所を有しない外国人宿泊者については、旅券の提示や写しの保存などが求められます。PMSを選ぶ際は、必要な情報の記録や画像の保存に対応できるかも確認しましょう。

参考：旅館業における衛生等管理要領の一部改正について｜厚生労働省

民泊や小規模ホテルでの選び方

民泊では、住宅宿泊事業法にもとづく届出や宿泊者名簿の扱いなど、事業の形態に応じた制度への配慮が必要です。PMSの機能が自館の制度にあうかは、所管の案内で確認しましょう。

小規模なホテルでは、複数のOTAとの連携や、会計ソフトとの連携を重視するケースがあります。将来の客室の増設も見据えて、拡張しやすい製品を選ぶと安心です。

参考：住宅宿泊事業法｜e-Gov法令検索

導入後に少人数でPMSの運用を回す工夫

PMSは導入して終わりではなく、運用を定着させる工夫が必要です。少人数の施設だからこそ、誰が休んでも業務が回る状態をつくることが重要です。

操作マニュアルと役割分担の整理

業務の流れにあわせた簡単なマニュアルを作ると、新しいスタッフやアルバイトも迷わず操作できます。写真付きの手順書や、短い動画を使う方法もあります。

誰がどの操作を担当するかも整理しておきます。繁忙期に臨時のスタッフが入る施設もあるため、短時間で説明できる手順にしておくと現場が混乱しません。特定の担当者だけが操作を知っている状態を避け、複数人が代わりに対応できる体制を目指しましょう。

サポート窓口の活用と相談の準備

わからないことが起きたときに、電話やメール、チャットで相談できるサポートの有無は、少人数の施設には大切です。対応する時間帯が営業時間にあうかも確認しましょう。

問い合わせる前に、操作の画面や症状をメモしておくと、解決が早まります。画面を撮影して送れる窓口なら、状況がより正確に伝わります。ベンダーが提供する、操作方法の資料や動画があるかも確認しましょう。

事業の成長にあわせた見直し

客室を増やしたり、新しい予約サイトに掲載したりと、事業が変化することもあります。PMSの機能や料金プランを定期的に見直すと、無駄な費用を抑えられます。

見直しは、年に一度など時期を決めておくのがコツです。使っていない機能がないか、足りない機能はないかを、スタッフの声とあわせて点検しましょう。

中小規模の宿泊施設向け製品の特徴一覧

旅館やゲストハウス、民泊など、少人数で運営する宿泊施設が検討しやすい製品を一覧にしました。料金の目安や対応する施設の形態を比べてみてください。

少人数運営と費用にあわせて選べるPMS

兼務が多い現場でも運用しやすい製品を、料金の始めやすさや施設の形態に注目して紹介します。必要な機能と費用は資料で確認しましょう。

aipass

aipass株式会社

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《aipass》のPOINT

1. PMSと宿泊ゲスト専用アプリの一体型
2. 豊富な省人化・無人化機能や外部連携
3. 分かりやすい画面で教育コストを削減

株式会社スマートオーダーのPMS 宿泊管理システム

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製品・サービスのPOINT

1. 宿泊施設がスマートに管理でき、運営コスト削減・効率化
2. 指紋認証や暗証番号解錠など無人化設備で省人化を促進
3. 次世代SNSを活用したインバウンド集客の強化が可能

まとめ

中小規模の宿泊施設がPMSを選ぶときは、少人数でも使いこなせる操作性、予約の一元管理、無理のない料金体系を優先しましょう。旅館やゲストハウスなど、施設の形態によって必要な機能は異なります。導入後はマニュアルとサポートで運用を定着させます。気になる製品は、資料請求で比較してみてください。